Una adecuada gestión de tareas implica priorizar las actividades a llevar a cabo, desde las urgentes hasta las menos importantes, para, así, cumplir con ellas en tiempo y forma. Cuando este manejo es inadecuado, aparecen los incumplimientos de deadlines y los retrasos en la finalización de proyectos.
Todo parece empeorar cuando se trata de la gestión de tareas del equipo, pero esto no tiene por qué ser así. La implementación de las herramientas adecuadas permite organizar, planificar y controlar todas las tareas de cada equipo de trabajo, facilitando la consecución de los objetivos finales.
¿Cómo gestionar las tareas del equipo?
El primer paso para alcanzar una gestión de tareas eficiente consiste en comprender que cada tarea no está aislada de las demás, sino que cada trabajador contribuye al alcance de la meta organizacional con la finalización de cada una de sus tareas y, por tanto, su rendimiento incide en el de los demás miembros de la empresa que necesitan dicha información para basar sobre ella su trabajo.
Una vez todos comprenden que forman parte de una maquinaria más grande, es momento de planificar paso a paso las tareas y asignar responsables. Estas informaciones deben quedar claramente estipuladas, con sus determinadas fechas de entrega, y ser fácilmente accesibles por todos los miembros del proyecto. De esta manera, cada trabajador siente que contribuye a una tarea mayor que las que gestiona y, por ende, se esfuerza por realizar su labor lo mejor posible y en el tiempo combinado.
7 consejos para una mejor gestión de tareas en equipo
La gestión de tareas del equipo resulta vital a fin de contribuir a la productividad y la eficiencia. Una deficiencia en este ámbito podría repercutir en las ganancias empresariales al aumentar el uso de recursos, tanto humanos como económicos y materiales, a la vez que podría dañar la imagen de la compañía de cara a los clientes o consumidores.
El primer paso para evitar estas problemáticas es pensar detenidamente en cómo delegar tareas a tu equipo de forma eficiente. ¿El método utilizado resulta adecuado o necesita ajustes? En este último caso, lo mejor es optar por la gestión del tiempo y la planificación de tareas a través del uso de un software de gestión de tareas de equipo como Bitrix24, que permite una rápida e intuitiva visualización de responsabilidades personales y compartidas.
1. Delegación clara de responsabilidades
Como líder de un equipo de trabajo, entre tus funciones se encuentra la de delegar tareas y otorgar responsabilidades. Establecer un sistema de delegación clara de tareas resulta vital para minimizar el riesgo de tareas duplicadas o incumplidas.
Cada tarea a realizar debe ser asignada a un determinado empleado, quien será totalmente responsable del cumplimiento de la misma y su resultado frente al líder del proyecto. La determinación específica de los encargados de tareas produce un sentimiento de responsabilidad que contribuye a que cada actividad sea concluida de forma exitosa.
2. Determinación de prioridades
Uno de los mayores inconvenientes a la hora de llevar a cabo la gestión de tareas, tanto a nivel individual como de equipo, es la priorización de tareas. En muchas oportunidades, las tareas rutinarias consumen tanto tiempo que resulta imposible avanzar y, así, las fechas límite no son respetadas.
En el mercado, existen diferentes aplicaciones que facilitan la determinación de prioridades de manera tal que todo el equipo esté al tanto de ellas. En Bitrix24, esta priorización puede realizarse al crear tareas principales, o “madres”, y tareas secundarias. Al modificarse una de ellas o su fecha de entrega, se modifican las demás.
3. Inspiración y motivación constante
Si bien la gestión del tiempo y la planificación de tareas son fundamentales para lograr el éxito organizacional, la motivación y la inspiración continua de los miembros de un equipo de trabajo también tienen una enorme importancia. Los trabajadores que se sienten valorados, reconocidos y escuchados suelen realizar mejor su trabajo.
Bajo esta premisa, como líder deberías mantener conversaciones regulares con los miembros de tu equipo de trabajo para brindarles tu apoyo, escuchar sus preocupaciones y responder a sus solicitudes. Estos encuentros pueden llevarse a cabo en persona o mediante herramientas de comunicación. Bitrix24 pone a disposición de los usuarios herramientas como el correo electrónico, los chats en vivo, las llamadas y videollamadas en HD, entre otras.
4. Team building
Uno de los grandes pilares que permiten que los proyectos resulten exitosos es el trabajo en equipo. No obstante, para ello es necesario contar con equipos altamente cohesionados, es decir, con trabajadores capaces de trabajar hombro con hombro para alcanzar los objetivos.
En general, las actividades de team building son ideales para construir equipos a través de juegos y actividades que poco, o nada, tienen que ver con el rubro de la empresa o la especialización de cada empleado. Sin embargo, dichas acciones favorecen las relaciones interpersonales entre los compañeros al generar cohesión, interés, comprensión y sentimiento de grupo.
5. Uso de un software de gestión de equipos
¿Te preguntas acaso cuál es la mejor manera de realizar un seguimiento de las tareas del equipo? No hay dudas: utilizar una de las múltiples herramientas de software de gestión de tareas puede ser la mejor opción para que todos los miembros puedan corroborar la asignación de tareas y las fechas de entrega.
Bitrix24 es una plataforma integral que permite la fácil gestión de tareas. La solución permite crear diagramas de Gantt, tableros Kanban o, simplemente, determinar en el software las tareas principales y secundarias, señalando quién es el encargado de cumplirlas y en qué fecha.
6. Automatización de tareas
Analiza en profundidad en qué invierte su tiempo cada uno de tus empleados. ¿Existen algunas tareas cotidianas y habituales que podrían automatizarse para liberar tiempo laboral de los trabajadores? ¿Sería posible que cada empleado utilizase ese tiempo en tareas más rentables?
Un software de gestión de tareas puede simplificar algunas actividades que consumen mucho tiempo a los trabajadores y dificultan que cumplan con las fechas de entrega estipuladas de actividades de mayor importancia. Con Bitrix24, por ejemplo, puedes automatizar el envío de emails de marketing, crear plantillas para ahorrar el tiempo dedicado a la creación de documentos y centralizar la información para una búsqueda más rápida y sencilla, entre otras funcionalidades.
7. Control de las tareas y ajustes
El último consejo para una mejor gestión de tareas es la creación de KPIs de desempeño para evaluar el trabajo de cada empleado. De esta forma, podrás determinar dónde se encuentran los problemas a la hora de alcanzar los objetivos y trabajar sobre ellos.
Bitrix24 recaba información sobre las tareas realizadas por cada miembro del equipo de trabajo y permite evaluar si ha cumplido con las expectativas, es decir, si han respetado los tiempos de entrega y los recursos asignados, favoreciendo la consecución del proyecto.
Bitrix24, el mejor software de gestión de equipos
Bitrix24 destaca como una de las mejores aplicaciones integrales del mercado al incluir una amplia diversidad de herramientas. Entre ellas destacan aquellas diseñadas para gestionar tareas y equipos de trabajo que permiten la realización de diagramas de Gantt y tableros Kanban, la creación de calendarios individuales y grupales con recordatorios y la automatización de tareas reiterativas.
Asimismo, Bitrix24 incluye una amplia gama de recursos de comunicación, como los chats entre dos o más participantes, las llamadas, las videollamadas y las videoconferencias HD. Todas estas herramientas permiten un flujo bidireccional e instantáneo de información fomentando las relaciones interpersonales y contribuyendo, por ende, al trabajo en equipo.
¿Aún tienes dudas sobre la mejor forma de perfeccionar la gestión del tiempo y la planificación de tareas de tu equipo? Bitrix24 es el software de gestión de proyectos para equipos pequeños más completo del mercado, con soluciones a medida para tu empresa. ¡Descúbrelas!
