El correo electrónico es un medio de comunicación continua y eficiente. No obstante, como ocurre con toda herramienta de comunicación, es necesaria una administración adecuada para sacar el mejor provecho. Una gestión eficaz del correo electrónico mejora la productividad de un equipo de trabajo, permitiéndole enfocarse en lo importante.
Todo se basa en procesos, donde el objetivo es crear estrategias de uso para evitar divagar entre correos y dejar tareas a medias. El tiempo dedicado al uso del correo electrónico es primordial para mejorar y mantener la productividad de la empresa. En este sentido, ¿cómo gestionar el correo electrónico de manera eficiente? Aquí encontrarás algunos consejos debidamente probados para tener éxito en esta labor.
Cómo gestionar el correo electrónico de forma eficaz: 7 consejos importantes para tu equipo
1. Establece un horario para revisar y responder correo electrónico
Está demostrado que programar espacios de tiempo cada día para chequear y responder emails es una práctica acertada para la gestión eficaz del correo electrónico. Clientes, proveedores y compañeros de trabajo envían solicitudes y consultas en diferentes horarios.
En ocasiones, abandonar momentáneamente una tarea, conlleva a un consumo mayor de tiempo para retomarla posteriormente. Por tal razón, uno de los consejos de gestión de correo electrónico para ejecutivos contempla determinar la urgencia del requerimiento y solo desviar la atención a este si es inevitable. El resto de solicitudes pueden ser atendidas según la prioridad, en un horario específico, antes de culminar la jornada.
También, se puede aplicar la estrategia de responder todos aquellos que no requieren más de 2 minutos, y dejar para otro momento los mensajes que requieren información que no está al alcance en ese preciso instante.
2. Responde con acierto y en orden cronológico
Es una táctica efectiva revisar la bandeja de entrada del correo electrónico en orden cronológico. Aunque pueda resultar una obviedad, responder las comunicaciones que lo requieran en el mismo orden que fueron recibidas evita dejar asuntos sin atender. Es un mecanismo que permite encargarse de cada situación de manera coordinada y evitar inconvenientes posteriores, en especial cuando se trata de la gestión de clientes.
Esta estrategia facilita el control del trabajo realizado, dando seguimiento a cada requerimiento y cerrando casos de forma más ágil. Además, es necesario que las respuestas sean claras y precisas para evitar pérdidas de tiempo en el intercambio de información con los receptores. El objetivo principal es asegurarse de no dejar de lado ninguna solicitud, documentarse y responder con los últimos datos a la mano.
3. Elimina mensajes promocionales y suscripciones
Eliminar los mensajes promocionales es una forma de gestionar eficazmente la bandeja de entrada. Es importante priorizar los mensajes y eliminar los no deseados. Lo ideal es mantener la bandeja de entrada debidamente organizada para recibir todo lo relacionado con el ámbito laboral. Los mensajes de ventas y promociones, en general distraen la atención de las prioridades del equipo.
En caso de tener suscripciones con boletines que ya no son de interés, es el momento de cancelar la suscripción para contribuir en la optimización de la bandeja de entrada. Este tipo de mensajes se acumulan con gran rapidez, constituyendo un obstáculo que invisibiliza lo relevante. Aunque puede resultar evidente éste es, muchas veces, uno de los consejos para gestionar el correo electrónico que se suele pasar por alto.
4. Establece filtros automáticos para organizar según etiquetas, carpetas y categorías
Crear filtros en el email permite que los correos entrantes puedan organizarse, etiquetarse o marcarse según los criterios establecidos. De este modo siempre hay garantía de mantener facturas o correos importantes de algún destinatario específico separadas del resto de la información. Siempre se pueden agrupar los correos por proyecto o nombre del cliente según palabras clave y asuntos específicos.
Los filtros hacen la función de un asistente personal que se encarga de la organización de los asuntos al momento de entrar en el sistema. De este modo, siempre es posible concentrarse en la gestión de tareas más urgentes. Otro beneficio de esta estrategia es la agilidad en la búsqueda de información dentro del correo electrónico, que ayuda a mejorar los tiempos de respuesta.
5. Crea un alias de remitente para la misma dirección de correo electrónico
La mayor parte de las herramientas de correo, en la actualidad, permiten crear alias utilizando la misma dirección de correo electrónico. Esta es una forma sencilla de filtrar correos entrantes. El alias es simplemente un pseudónimo para mostrar al receptor, que, puede ser incluso, otra dirección de correo electrónico. Esto permite disponer de una dirección de correo adicional, sin necesidad de tener que crear y administrar otra cuenta.
Los alias de correo electrónico brindan la oportunidad de enviar correos con un nombre diferente. Así, se pueden tratar asuntos relacionados con el trabajo desde una dirección, y los personales utilizando un alias. Por otra parte, cuando el alias se constituye por una dirección de correo diferente, es factible y conveniente configurar una firma separada que aparezca cuando se utiliza el alias.
6. Configura plantillas de correo electrónico
Las plantillas representan una de las herramientas de gestión de correo electrónico más importante a la hora de ahorrar tiempo y garantizar el uso de un tono en la comunicación acorde con la empresa. Aunque la mayoría de los correos disponen de una plantilla básica para el intercambio de correspondencia, también hay otras alternativas. Bitrix24 es una solución que permite crear y compartir plantillas de correo electrónico que pueden integrarse en el sistema de tu empresa, simplificando los procesos repetitivos y potenciando el uso del correo electrónico.
Contar con la posibilidad de agregar detalles que personalicen el correo para dar una respuesta ágil en situaciones frecuentes es, también, una estrategia de gestión eficaz del correo electrónico que permite presentar al cliente una imagen corporativa y un servicio al cliente consistente. De esta forma, es posible crear plantillas para dar la bienvenida a un nuevo cliente, dar respuesta a problemas comunes/preguntas frecuentes y atender situaciones específicas que se presentan en tu empresa.
7. Crear grupos de distribución
Para una gestión eficaz del correo electrónico es recomendable, además, identificar los grupos de trabajo con los cuales se intercambian mensajes con frecuencia. De este modo, se puede crear un grupo de distribución para incluir todos los contactos que forman parte de este grupo. Esto permite ahorrar mucho tiempo, ya que solo deberás seleccionar la lista de distribución, en lugar de añadir uno a uno los contactos al email que quieras enviar, para que la información se distribuya a todos los involucrados en el tema dentro de un proyecto o departamento de la empresa.
En el caso de grandes volúmenes de trabajo, es adecuado considerar otras herramientas para la comunicación interna. Las apps de mensajería pueden ayudar a despejar la bandeja de entrada del equipo, y solventar cuestiones de forma rápida y directa.
