7 consejos de expertos para triunfar en entrevistas virtuales

El notable avance tecnológico de los últimos años y el crecimiento del trabajo remoto han influido en el aumento de las entrevistas virtuales, como parte del proceso de selección de personal normal y lógico. En un mundo donde las fronteras ya no influyen en la contratación, es importante que conozcas las mejores prácticas para entrevistas online.

Más allá de los aspectos técnicos involucrados y la preparación para las entrevistas virtuales, hay otras variables que debes tomar en consideración para alcanzar tus objetivos de reclutamiento. ¿Te preguntas cómo realizar entrevistas virtuales exitosas? Ten en cuenta nuestras recomendaciones y ponlas en práctica.

1. Lleva a cabo una preparación detallada para entrevistas virtuales

Una de las mejores prácticas para entrevistas online es la preparación. De hecho, estar preparado es un consejo básico para todo entrevistador, más allá de que el encuentro se produzca de manera virtual o presencial. En primer lugar, familiarízate con el puesto para el que estás contratando. No pienses únicamente en las habilidades buscadas, sino también en aquellas que podrían ser un plus en el puesto. Determina, también, qué rasgos de personalidad serían positivos para el equipo de trabajo actual y qué experiencias anteriores podrían sumar conocimiento. Revisa con cuidado cada una de las candidaturas y toma nota de aquellas circunstancias que te gustaría explorar en profundidad, dudas que surjan o situaciones que te llamen la atención.

Además, es importante que como persona a cargo de la selección de empleados, envíes una invitación virtual, incluyendo un código de acceso personal, con la suficiente antelación y corrobores la confirmación de asistencia de cada candidato, para evitar posteriores confusiones. El éxito en las entrevistas online radica, en muchos casos, en la información que tanto el entrevistador como el entrevistado tienen del desarrollo de la interacción. Por eso, agrega una guía de la entrevista a la invitación. Proporciona instrucciones sobre cómo acceder a la tecnología de videoconferencia y comparte información sobre el tiempo y la duración prevista de la entrevista, así como los perfiles de LinkedIn de los entrevistadores.

Por otra parte, en el caso de llevar a cabo múltiples entrevistas virtuales, sería recomendable no hacerlas una a continuación de la otra por dos motivos. El primero es sencillo de imaginar: si un encuentro se demorase, lo harían los demás y constituiría una falta de respeto y una muestra de poca seriedad por parte de la empresa. En segundo lugar, las pausas entre entrevistas te permiten recopilar datos y sensaciones e, incluso, conversar con los demás entrevistadores, si los hubiera, con la información fresca en la mente. Por lo tanto, lo mejor es dejar al menos media hora de descanso entre una entrevista virtual y otra.

Asimismo, cuando te prepares para las entrevistas virtuales, no subestimes el poder de la comunicación no verbal. Incluso si la interacción es a través de una pantalla, la expresión facial, el lenguaje corporal y la entonación siguen siendo elementos clave en la transmisión de la información y la creación de conexiones significativas. El modo en que te presentas al entrevistado puede impactar en su percepción. Adopta una postura confiada, haz contacto visual a través de la cámara y habla con entusiasmo y claridad. Esta clase de preparación exhaustiva para las entrevistas virtuales muestra el mismo compromiso acostumbrado para una entrevista en persona.

2. Escoge un lugar óptimo para realizar el encuentro con tranquilidad

Entre los errores comunes en entrevistas online, tanto por parte del entrevistador como del entrevistado, destaca la mala elección del sitio para llevar a cabo la reunión. Seleccionar un lugar óptimo es un aspecto crítico que puede impactar significativamente tanto en la calidad de la interacción como en la percepción del proceso de selección. Busca un ambiente adecuado y libre de distracciones para realizar las entrevistas virtuales, ya sea dentro de la oficina o en tu hogar. Idealmente, el espacio debe tener una puerta que pueda cerrarse con llave para evitar interrupciones. Asimismo, nunca está de más comunicar sobre la entrevista a las demás personas que compartan contigo el entorno para que minimicen los ruidos ambientales.

La habitación escogida debe contar con una iluminación apropiada que permita que tu rostro se vea claramente y sin sombras en la pantalla. Controla la luz externa porque tanto el exceso como la falta de luz pueden dificultar la visibilidad en la cámara. Verifica la ubicación del escritorio y cierra las cortinas de ser necesario. Por último, no olvides que las entrevistas virtuales deben evidenciar el mismo profesionalismo que las presenciales. El fondo debe ser ordenado y estar libre de objetos que puedan distraer o transmitir una imagen negativa.

3. Comprueba el funcionamiento de la tecnología para entrevistas a distancia con anterioridad

El desarrollo de entrevistas virtuales es una gran oportunidad para poner de manifiesto la competencia de tu compañía. Lo hemos señalado anteriormente y no nos cansaremos de repetirlo. Por eso, verifica el funcionamiento de la tecnología para entrevistas a distancia antes de la primera reunión. Y con esto no nos referimos a cinco minutos antes, sino a, al menos, con una hora de tiempo para poder afrontar cualquier inconveniente.

En el mercado, existe una enorme variedad de herramientas para entrevistas virtuales y si bien la mayoría funciona de manera similar, cada una tiene su propia interfaz y secretos que debes conocer para sacarles el mejor provecho. Investiga las funciones básicas de la plataforma elegida para entender cómo llevar a cabo cada acción de manera eficiente. Si tienes dudas, consulta con el departamento de IT o con algún colega.

Por supuesto, uno de los consejos para entrevistas a distancia de los expertos es realizar una prueba de vídeo, con el fin de garantizar una experiencia sin contratiempos para el candidato. Asegúrate de que la señal de internet sea adecuada, que la cámara y el micrófono funcionen correctamente y que estén configurados para que el candidato pueda verte y escucharte claramente. Si tienes pensado compartir tu pantalla durante la entrevista, practica esta función. Conéctate unos minutos antes del horario fijado y vuelve a comprobar el funcionamiento del audio y el vídeo, así como la conexión.

4. Desarrolla una estrategia definida para conducir las diversas entrevistas virtuales

Como empleador, es esencial que prepares una estrategia para conducir las diversas entrevistas virtuales de manera organizada y efectiva. En el primer punto de este artículo, te hemos aconsejado revisar los CV de los candidatos y tomar notas sobre cada uno de ellos. Pues bien, ahora llega el momento de diseñar la estructura de los encuentros para alcanzar el éxito en las entrevistas online. Evalúa si el proceso de selección será largo o corto. ¿Cuántas rondas de entrevistas deberá pasar cada candidato? ¿Cuántos entrevistadores habrá presentes en cada encuentro? ¿Qué aspecto diferente del puesto o conjunto de habilidades requerido abordará cada uno?

Evita improvisar durante la entrevista. Ten preparado un guión introductorio para presentarte (y a los demás entrevistadores si los hubiera) y también las preguntas para mantener el rumbo. En general, todos los expertos están de acuerdo en que comenzar la entrevista con algunas preguntas rompehielos para hacer sentir al candidato a gusto es uno de los mejores consejos para entrevistas a distancia. Esta clase de preguntas establece un ambiente relajado que puede mejorar la calidad de la interacción. Luego, puedes hacer preguntas más detalladas sobre las habilidades del candidato y su historial laboral, así como algunas preguntas de entrevista basadas en comportamientos que profundicen en cómo el candidato ha utilizado habilidades críticas en trabajos anteriores. Considera incluir algunos problemas de situación para analizar el pensamiento lateral del entrevistado y observar su reacción frente a escenarios desafiantes.

Una vez hayas establecido una estructura, intenta seguirla al pie de la letra en cada una de las entrevistas virtuales para poder comparar más fácilmente a los diversos candidatos. Por supuesto, también puedes introducir consultas espontáneas o específicas; hazlo siempre que sea necesario y, posteriormente, retoma el rumbo pautado para la reunión. Finalmente, reflexiona sobre cómo interpretarás la comunicación no verbal del entrevistado. Si bien hemos hablado de esto en el punto uno, en este apartado nos referimos específicamente a la observación de la postura y los gestos de tu interlocutor. Los movimientos de manos, los cambios en el rostro y la postura pueden darte pistas sobre el nivel de interés y la sinceridad del profesional, datos que deberías anotar durante el proceso de selección de personal.

5. Estandariza el proceso de selección mediante preguntas consistentes

Lo abordado en el punto anterior está intrínsecamente ligado a la estandarización de preguntas. Más allá de diseñar una estructura para las entrevistas virtuales, puede ser sumamente positivo elaborar preguntas consistentes. Emplear exactamente las mismas preguntas con cada uno de los candidatos elimina cualquier sesgo inconsciente y te permite compararlos de manera objetiva y justa. Escucha sus respuestas y evalúa sus fortalezas y capacidades, en lugar de buscar similitudes sociales, educativas o profesionales. De este modo, te centrarás en una selección basada en el mérito que es, justamente, lo que deseas.

Para que este enfoque resulte efectivo, deberías tomar notas detalladas durante la entrevista o grabarla (siempre con consentimiento del entrevistado). Hoy en día, algunas herramientas para entrevistas virtuales desarrolladas para RR. HH. incluyen scorecards, que permiten calificar a los candidatos directamente dentro del software y en tiempo real. Si tu empresa no tiene acceso a esta avanzada tecnología para entrevistas a distancia, puedes emplear tarjetas de puntuaciones en formato físico. Estas suelen incluir una variedad de criterios con una escala de 1 a 5.

Al estandarizar el proceso de selección mediante preguntas consistentes y herramientas de evaluación objetivas, podrás mejorar la calidad de las contrataciones y asegurarte de que seleccionas a los candidatos más adecuados para el puesto y la cultura de tu empresa.

6. Da a conocer la cultura y los valores organizacionales

Si hay una variable que no deberías descuidar es la comunicación efectiva en las entrevistas virtuales. Da a conocer las expectativas y las responsabilidades del puesto de manera transparente. Sé claro en relación con los horarios habituales, la posibilidad (o no) de teletrabajar, los beneficios, las oportunidades de capacitación y crecimiento, y las horas extras. No escondas ninguna variable durante la entrevista online porque, al fin y al cabo, estás buscando una persona que encaje al 100 % con tu compañía.

Asimismo, dedica tiempo durante la reunión a distancia para presentar la cultura organizacional. Sé convincente y destaca los valores y el atractivo de tu empresa. Cuenta su historia, enfocándote en la misión y la visión. Intenta conectar con cada candidato para asegurarte de que comparten los valores empresariales. Hay muchas formas de comunicar la cultura empresarial, algunas van más allá de tu discurso.

Por ejemplo, podrías preparar un vídeo con un recorrido virtual por las instalaciones, compartir materiales visuales, como testimonios de empleados o publicaciones en redes sociales que reflejen momentos significativos de la vida laboral diaria, y manuales de convivencia. Aunque la posición que estés buscando cubrir sea remota, es importante que el candidato escogido se integre con el equipo y comparta los valores de la empresa. Recuerda que la cultura organizacional es un factor clave para el éxito y la retención de empleados a largo plazo. Al mostrar de manera transparente y persuasiva la cultura y los valores organizacionales durante las entrevistas virtuales, estás construyendo una base sólida para relaciones laborales positivas y duraderas.

7. Realiza un seguimiento después de las entrevistas virtuales

Evita que los candidatos se pregunten cómo seguirá el proceso y si están siendo considerados o no para el puesto. Recuerda que, como hemos destacado en el punto 6, la comunicación fluida es vital, incluso de cara a profesionales que no pasarán a formar parte de tu plantilla. Al fin y al cabo, todo lo que haces comunica y repercute en la reputación de tu empresa. En tu rol de empleador o entrevistador, deberías llevar a cabo un seguimiento después de las entrevistas virtuales.

Envía un mensaje de agradecimiento por haber concedido tiempo para hablar con el equipo e informa sobre los siguientes pasos, en caso de que el candidato continúe dentro del proceso de selección. Puede ser necesario que asista a una nueva entrevista, participe de una evaluación o se realice una verificación de antecedentes. Sea cual fuera el escenario, debes dejárselo en claro a cada candidato. Incluso, podrías brindar retroalimentación, indicando las fortalezas percibidas, así como cualquier oportunidad de mejora.

Al mismo tiempo, solicita, también, la opinión del candidato. Intenta comprender cómo vivió la experiencia, qué funcionó bien y qué podría modificarse. Recopilar feedback te ayudará a refinar el proceso de tus entrevistas virtuales en el futuro y optimizar el reclutamiento de tu empresa.

Emplea las entrevistas virtuales para contratar talento en cualquier lugar del mundo

Aunque las entrevistas virtuales pueden parecer menos naturales que las reuniones en persona y presentar algunos desafíos para mostrar la cultura de tu empresa, funcionan y brindan, sin lugar a dudas, una excelente oportunidad para adquirir talento de manera global.

Para alcanzar el éxito en entrevistas online, presta especial atención a tu preparación: conoce el puesto y los candidatos. Escoge un lugar tranquilo y profesional para el encuentro y verifica la tecnología con anticipación. Diseña una estrategia clara y utiliza preguntas consistentes para una evaluación objetiva. Invierte esfuerzo en la comunicación efectiva en cada una de tus entrevistas virtuales, presentando de manera transparente la cultura y los valores de tu empresa y realiza un seguimiento posterior con agradecimientos y retroalimentación.

El uso de herramientas para entrevistas virtuales, como Bitrix24, puede simplificar y optimizar todo el proceso de selección de personal. Bitrix24 dispone de una poderosa solución de videollamadas en HD y videoconferencias que asegura una conversación sin sobresaltos debido a su gran estabilidad y calidad, incluso con internet lento. Envía invitaciones por email, incorpora contraseñas para proteger las entrevistas de accesos indeseados y configura recordatorios y notificaciones. Comparte pantalla y emplea fondos personalizados o desenfoque de fondo.

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FAQ

Una entrevista virtual es un proceso de selección en el que el entrevistador y el candidato se encuentran en ubicaciones geográficas diferentes y utilizan la tecnología, como las videollamadas o videoconferencias, para llevar a cabo la reunión de evaluación. Este método permite la interacción cara a cara sin la necesidad de estar físicamente presentes en el mismo lugar.

Las diferencias clave entre las entrevistas virtuales y las presenciales se presentan en varios aspectos cruciales del proceso de selección. En las entrevistas virtuales, la interacción se lleva a cabo a través de plataformas de videoconferencia, lo que puede afectar la comunicación no verbal y requerir una preparación técnica más específica. Mientras que las entrevistas presenciales ofrecen una mejor percepción del lenguaje corporal y un entorno controlado, así como una estructura más convencional.

Puedes asegurar una conexión a internet estable para tu entrevista virtual al:

• Realizar pruebas de velocidad de internet.

• Colocar tu enrutador en un lugar central y elevado en tu hogar para mejorar la cobertura de wifi.

• Conectar tu dispositivo directamente al enrutador, utilizando un cable Ethernet.

• Cerrar aplicaciones y desconectar dispositivos innecesarios que estén utilizando ancho de banda de internet.

• Notificar a otros usuarios para que eviten realizar actividades que consuman ancho de banda.

Los aspectos técnicos que debes considerar para presentarte de la mejor manera en una entrevista virtual son los siguientes:

• Realizar las actualizaciones de software antes de la entrevista.

• Familiarizarte con la plataforma para conocer sus funciones básicas.

• Asegurar una señal estable de internet.

• Escoger un lugar tranquilo, ordenado y bien iluminado para la entrevista.

• Ajustar el ángulo de la cámara para que esté a la altura de tus ojos y enfoque tu rostro.

• Utilizar auriculares con micrófono para garantizar un audio claro y sin interferencias.

• Probar el audio y la cámara antes de la entrevista.

• Hacer pruebas técnicas previas.