Agilizar los procesos de tu organización es indispensable para lograr una alta efectividad en el desarrollo de la actividad empresarial. Una empresa que no tiene sus procesos optimizados, puede estar desperdiciando muchos de sus recursos, incluyendo tanto su mano de obra como sus herramientas. Para tratar que esto no suceda en tu empresa, a continuación, se proponen 7 consejos básicos que puedes implementar en tu organización para mejorar los procesos y el rendimiento de la misma.
1. Define qué se va a medir
En primer lugar y antes de realizar cualquier paso en la optimización de procesos de negocio, es importante establecer un punto de partida. Para ello, es relevante identificar en qué área o áreas de la empresa se encuentran los problemas. Todo aquello que se debe mejorar y se puede solucionar debe estar registrado según una categoría que vaya de menor a mayor prioridad. Por ejemplo, si se detecta que el equipo comercial está cerrando un alto volumen de visitas y esto no se ve reflejado en las ventas, habrá que centrarse en analizar todo el embudo de ventas para detectar cuáles son los errores en la estrategia y enfoque comercial.
2. Diseña un plan de acción
En segundo lugar, y una vez ya se ha definido qué se va a medir es importante diseñar un plan de acción de optimización de procesos de trabajo. Teniendo un área de trabajo detectada habrá que analizar qué recursos y cuánto tiempo se deben destinar. Siguiendo con el ejemplo anterior del equipo comercial, en el que se cierran muchas visitas, pero pocos contratos, será relevante establecer un plan de acción. En primer lugar, habrá que informar a los equipos comerciales que se van a revisar todos los procesos en la cadena de ventas y, en segundo lugar, será necesario implicarlos al máximo para detectar desviaciones. Este plan de acción debe ir ligado a una estrategia de mejora continua en la optimización de procesos de trabajo, por lo que en su diseño se debe prever en concordancia con unos plazos en el tiempo.
3. Incorpora mecanismos de medición
A la hora de optimizar procesos de trabajo es importante incorporar mecanismos de medición fiables y basados en datos. Para controlar si el plan de acción que se ha definido anteriormente está funcionando de forma efectiva, es importante integrar KPI’ s de control. En esta fase, las herramientas de software especializadas en gestión empresarial son muy útiles, ya que cuentan con las métricas más utilizadas en departamentos de marketing y ventas. El software Bitrix24 incorpora la mayoría de métricas clásicas de desempeño en equipos comerciales que incluye oportunidades en el pipeline, tasa de conversión, número de visitas, ticket medio y posibilidades de ventas cruzadas con el equipo de marketing. Controlar estos indicadores es fundamental para detectar dónde puede mejorar un equipo de ventas.
4. Haz partícipe a los equipos
Mejorar los procesos y el desempeño de ciertas áreas de una empresa conlleva hacer partícipe a los equipos de todo el nuevo proceso. Es por esto que, si se van a introducir cambios en la forma de trabajo y en la estructura organizativa de la empresa, los empleados deben ser parte esencial del cambio. Posiblemente, algunos de los errores y mermas en la actividad comercial están relacionados con temas de cultura empresarial, sistemas y competencias. Para encontrar puntos de mejora, será clave contar con todo el respaldo del equipo. A través de reuniones, formaciones y sesiones de trabajo se deben establecer áreas de mejora y controlar si los nuevos procesos aplicados son adecuados para todo el equipo.
5. Solicita un proceso de consultoría
Podría darse la situación que una empresa, ya sea una empresa grande o de mediano o pequeño tamaño, no se vea capacitada para mejorar sus procesos de negocio. En este caso sería conveniente acudir a una empresa especializada en consultoría de procesos. En muchas ocasiones, una visión externa de la organización es mucho más efectiva, ya que el consultor externo no se encuentra sesgado por opiniones y formas de actuar internas. Esta es una buena solución para iniciar y establecer las bases de una optimización de procesos de negocio.
6. Incorpora una herramienta de gestión
Muchas veces, mejorar los procesos y el desempeño de la estructura empresarial es tan sencillo como dotar al equipo de las herramientas de gestión necesarias. Es posible que los empleados dispongan de un software obsoleto que no les facilite realizar un seguimiento adecuado de sus visitas y posteriormente, el departamento de marketing no sea capaz de impactar a la audiencia previamente visitada. Contar con un software de última generación es un factor relevante para destacar como empresa y llevar a los equipos a alcanzar un alto rendimiento. Herramientas de gestión empresarial como la de Bitrix24, ayudan a interrelacionar todos los departamentos y proyectos de una empresa permitiendo maximizar todos sus procesos.
7. Seguimiento de las mejoras aplicadas
Además de haber definido los KPI’ s de control de las mejoras, es imprescindible hacer un seguimiento muy detallado de las acciones. Para ello, es recomendable definir unas fases concretas y los plazos de tiempo. Si se trata de un proyecto de implementación de procesos con un plazo largo (superior a 1 año), conviene establecer reuniones de control quincenales, mensuales y trimestrales. Además, el responsable global del proyecto y los responsables interdepartamentales, deben estar en contacto contínuo para sugerir mejoras sobre la optimización de procesos de negocio.
Si estás buscando mejorar la competitividad de tu empresa y crees que una de las áreas de mejora radica en la automatización de ciertos procesos, es posible que necesites un nuevo software de gestión. La experiencia demuestra que automatizar ciertos procesos y apoyarse en la tecnología para conseguirlo es una de las claves para reducir cuellos de botella entre equipos y proyectos. Si estás buscando una herramienta de gestión que te ayude a optimizar los procesos de tu negocio no dudes en consultar las funcionalidades de Bitrix24. ¿A qué esperas? ¡Optimiza tus procesos de negocio y empieza a ganar competitividad hoy mismo!
