Los viajes de negocios, o business travel, representan una enorme oportunidad a la hora de captar nuevas oportunidades o clientes. No obstante, una deficiente gestión de viajes de negocios puede afectar la organización general de una pequeña empresa y su presupuesto.
Sin lugar a dudas, crear políticas claras para la planificación y posterior gestión de viajes de empresa es de vital importancia para, por un lado, controlar los gastos y, por otro, obtener la mejor gestión de tareas posible dentro de cada departamento. A este fin, nada mejor que tomar en consideración 7 consejos para organizar viajes de negocios.
Claves para la gestión de viajes de negocios
Las pequeñas empresas se enfrentan, en muchas oportunidades, a los viajes de negocios sin una estipulada y correcta gestión de travel management. Esto significa que la mayor parte de las veces los viajes se determinan por necesidad, sin contemplar un presupuesto determinado, ya que esta información no se encuentra debidamente pautada.
Entre los mejores consejos para organizar viajes de negocios, se encuentra la necesidad de crear parámetros que no solo determinen presupuestos sino procedimientos, para que todos los miembros de la organización puedan seguir los mismos pasos cada vez que necesiten pautar un viaje. Sin embargo, esto no es lo único que deberías observar a la hora de mejorar la gestión de viajes de negocios de tu pequeña empresa.
1. Políticas de viajes
El primer paso para consolidar la gestión de viajes de empresa consiste en desarrollar un completo manual que recoja todos los pasos a seguir a la hora de comprar pasajes, escoger hoteles, realizar reservas en restaurantes y toda actividad relacionada con la captación de clientes, proveedores u oportunidades de negocio.
Estas directrices generales deben ser de conocimiento público y estar adecuadamente asentadas dentro de la intranet organizacional. De hecho, dicho manual debería ser fácilmente accesible por cualquier miembro de la compañía. Para ello, nada mejor que optar por una plataforma como Bitrix24 que facilita la organización, clasificación y almacenamiento de la información de la empresa.
2. Presupuestos predeterminados
Minimiza los riesgos de realizar gastos por encima de las posibilidades de la empresa a través de la determinación de presupuestos exclusivos para los viajes de negocio. Incluso, puedes gestionar un presupuesto total y presupuestos departamentales, según las necesidades y objetivos de cada sector.
El uso de Bitrix24 puede ayudarte a este fin, al permitir un fácil monitoreo de los gastos de cada departamento. Los presupuestos pueden crearse de manera directa en el software y, luego, ser aprobados por el responsable de contabilidad de la compañía.
3. Centralización de gastos
Resulta bastante habitual que los empleados compren sus propios pasajes de avión y realicen toda clase de reservas de manera autónoma, enviando la información de gastos al departamento de finanzas una vez terminado el viaje.
No obstante, el uso de correos electrónicos empresariales, chats internos y una intranet que permita cargar datos facilita la comunicación entre el empleado que viaje y el encargado de gestionar los gastos. De esta forma, se evitan las pérdidas de facturas y recibos que pueden dificultar rastrear la totalidad de los gastos llevados a cabo.
4. Calendario de viajes
En toda empresa resulta importante comunicar cuando un empleado no estará disponible debido a un viaje de negocios. No obstante, en las pequeñas empresas este intercambio de información resulta aún más vital si es que cabe, ya que sobre un mismo empleado pueden recaer múltiples responsabilidades y funciones.
Así, utilizar un software de gestión de viajes de negocios favorece la comunicación interdepartamental al permitir que todos los empleados sepan del futuro viaje de su compañero. Bitrix24, por ejemplo, cuenta con calendarios privados, públicos y compartidos que contribuyen a una correcta organización de los viajes de empresa.
5. Online meetings
Otro punto importante a tomar en consideración al hablar de la gestión de business travel es determinar si el viaje es realmente necesario, ya sea porque el empleado puede aprender algo valioso para la organización, cerrar un trato u obtener prestigio para la empresa.
En caso de no tratarse de un viaje estrictamente necesario, puede optarse por organizar un online meeting a través de las videollamadas HD de Bitrix24. De esta manera, se minimizan los costos que van mucho más allá de los gastos de gasolina o de billetes de avión y alojamiento, y que incluyen gastos de alimentación y traslados locales, entre otros.
6. Información fácilmente accesible
Otra de las grandes ventajas de optar por un software de gestión de viajes de negocios es la posibilidad de centralizar toda la información relativa al viaje en un único lugar para que el empleado pueda acceder a ella en cuestión de segundos.
La aplicación de Bitrix24 puede descargarse en el móvil para facilitar la consulta de datos. Así, el empleado que se encuentre de viaje podría acceder a sus reservas, consultar los datos del servicio al cliente e, incluso, visitar información sobre productos y servicios propios o datos de clientes o leads.
7. Gestión de tareas y proyectos
Por último, la gestión de viajes de negocios implica, también, la manera en la que estos desplazamientos afectarán al desarrollo diario y cotidiano de la actividad empresarial durante la ausencia del o los empleados implicados.
Las plataformas que facilitan la adjudicación de tareas y proyectos contribuyen a que las tareas no se traspapelen durante un viaje de negocios y estén bien estipuladas para que el empleado pueda retomarlas a su regreso o, incluso, pueda llevarlas a cabo durante el mismo viaje si el tiempo lo permitiese.
Bitrix24, el software de gestión de viajes de negocios que estás buscando
Bitrix24 es mucho más que un software de gestión de viajes de negocios. Se trata de una plataforma integral, que no solo permite gestionar los viajes, sino también los proveedores, los contactos y los clientes, facilitando la organización y planificación de viajes así como también de las tareas habituales relacionadas con la actividad empresarial.
A través de sus múltiples aplicaciones, como calendarios, videoconferencias y videollamadas, CRM y gestión de proyectos y tareas, entre otros, favorece la gestión completa del día a día de una pequeña empresa. ¿A qué esperas para probar Bitrix24 y simplificar la gestión general de tu compañía? ¡Regístrate ahora!
