7 alternativas a Google Docs para crear y gestionar documentos

Google Docs se ha convertido en la herramienta de gestión de documentos en la nube más famosa del momento. Su interfaz fácil de usar, la posibilidad de editar y colaborar en tiempo real y acceder a las diferentes versiones de cada archivo hacen de ella una buena opción para el trabajo remoto e híbrido. Sin embargo, tiene sus limitaciones y, al descubrirlas, quizá te interese explorar otras opciones.

Una de sus desventajas es su bajo nivel de seguridad. Además, no brinda la posibilidad de publicar documentos en una base de conocimientos pública ni ofrece análisis de uso del contenido. Por este motivo, muchas empresas optan por contratar alternativas a Google Docs con más funcionalidades y características más potentes.

A continuación, te presentamos 7 herramientas de productividad en documentos que podrían ser lo que estás buscando.

1. Bitrix24

La completa plataforma Bitrix24 se presenta como una de las mejores herramientas de gestión de documentos disponibles en el mercado. Al crear tu cuenta en Bitrix24, no solo podrás visualizar documentos docx, pdf, ppt, xls, csv, html, entre otros, sino también coeditarlos, incluso con personas externas a tu equipo de trabajo, sin necesidad de instalar extensiones. La aplicación se integra con Google Docs y Office365, simplificando la colaboración con profesionales que emplean diferentes soluciones. Solamente comparte el enlace con los permisos adecuados (solo lectura o edición) y recibe las modificaciones o comentarios en tiempo real. Además de abrir y editar documentos, también puedes escoger una plantilla y personalizarla para crear un documento adaptado a tu empresa o, simplemente, elaborar uno desde cero. Tendrás la posibilidad de almacenarlo como plantilla para su uso posterior.

De forma similar a otras aplicaciones de procesamiento de textos, Bitrix24.Docs recopila un historial de cambios, permitiéndote visualizar la fecha y la hora de la modificación, y el usuario que la realizó y recuperar una versión anterior en caso de ser necesario. Comenta sobre el documento o chatea con otros colaboradores en tiempo real. Asimismo, puedes editar los archivos dentro de las tareas, noticias o, incluso, durante una videollamada. También, como administrador, puedes bloquear los cambios o conceder acceso a un determinado documento durante un tiempo determinado. Merece la pena señalar que la solución Bitrix24 integra multitud de herramientas dentro de una misma plataforma, con lo que administrar documentos e información de tu negocio es mucho más sencillo.

Guarda los documentos en el Drive empresarial o en el Drive de un equipo de trabajo, según tus necesidades y reglas de almacenamiento. Genera autorizaciones de acceso y protege carpetas o archivos con contraseña. Sincroniza el software de gestión de documentos en la nube con tu disco local Windows o Mac OS para una edición más eficiente. Asimismo, Bitrix24 se integra con One Drive, Google Drive, Dropbox y Box, con lo cual siempre tendrás todos los documentos actualizados. Por último, en Bitrix24 puedes ver fácilmente cuánto espacio disponible tienes en el Drive y qué archivos pueden eliminarse debido a falta de uso o desactualización. Merece la pena aclarar que Bitrix24 dispone de 7 capas de seguridad que protegen los documentos y las comunicaciones empresariales de extremo a extremo, con cifrado de datos, autentificación de dos pasos, contraseñas y alto nivel de protección de servidores.

Como ves, Bitrix24 es una de las alternativas a Google Docs más completas en la actualidad, debido a su interfaz simple e intuitiva, sus múltiples integraciones y la potencia del software a la hora de elaborar, editar, compartir y almacenar documentos. De hecho, puede considerarse una de las más interesantes alternativas gratuitas a Google Docs. No obstante, si deseas disfrutar de todas las características descritas en este artículo, quizá te convenga optar por un plan de pago.

2. Microsoft 365

Una de las alternativas a Google Docs más extendidas es Microsoft 365, sobre todo entre quienes trabajan habitualmente con las herramientas de Microsoft. En este sentido, prácticamente no hay una curva de aprendizaje, ya que los miembros del equipo conocen cómo funcionan programas como Word, PowerPoint o Excel. Además, estas aplicaciones tienen una amplia gama de características avanzadas que permiten la elaboración de documentos desde cero o a partir de plantillas, obteniendo un formato y estilo profesional.

Microsoft 365 ofrece un software de gestión de documentos que permite crear y editar en la nube, ingresando a través del navegador. De hecho, varias personas pueden trabajar de manera conjunta en el mismo documento. La coautoría en tiempo real es posible: solamente debes establecer permisos, al igual que en Google Docs. Una vez en el documento, podrás visualizar la presencia de los diferentes editores y los cambios que están haciendo. Agrega comentarios, rastrea y revisa los cambios, y edita, todo desde la nube. Almacena los archivos en OneDrive y facilita, así, la colaboración dentro de la empresa.

Entre los programas similares a Google Docs, Microsoft 365 puede ser una buena elección para las empresas acostumbradas al entorno Microsoft. Incluso, puedes descargar la aplicación para teléfonos inteligentes y gestionar los documentos estés donde estés, con la máxima seguridad y confianza que asegura el gigante tecnológico. Eso sí, ten en cuenta que no ofrece un plan gratuito, solo una prueba de un mes y, luego, deberás abonarte a alguna de sus suscripciones de pago.

3. Zoho WorkDrive

La antigua aplicación Zoho Docs se llama ahora Zoho WorkDrive y ofrece aún más funciones, entre ellas la gestión de documentos en la nube. Al igual que otras alternativas a Google Docs, esta plataforma centraliza los documentos para que estén siempre organizados y accesibles cuando los necesites. Utiliza los programas Writer, Sheet o Show para preparar diferentes tipos de documentos y organizarlos en carpetas. Luego, otorga roles (editor, organizador, administrador o lector) para simplificar el trabajo colaborativo.

Su función de control de actividad nos es sumamente interesante, ya que permite controlar quién ha trabajado en cada documento y los cambios que ha realizado. A diferencia de otras herramientas de documentos en línea, esta información se observa en una sección separada, denominada Actividad, donde cada participante tiene un color asignado y su fotografía para simplificar la visualización de los cambios. Asimismo, podrás recibir alertas de cambios y marcarlos como leídos. De este modo, te aseguras de tener un monitoreo total de lo que sucede con los documentos de tu compañía.

Puedes trabajar desde el navegador o descargar la aplicación para iOS o Android. Recibe informes personalizables con estadísticas de accesos a archivos, auditorías y más. Zoho WorkDrive cumple con los estándares de la industria de niveles de protección y seguridad de datos (SOC 2 Tipo II e ISO 27001). En cuanto a los precios, Zoho WorkDrive no dispone de suscripción gratuita ni mes de prueba. Los costes están asociados a la cantidad de usuarios y las funcionalidades incluidas.

4. Hive

Otra de las herramientas de gestión de documentos que queremos presentarte es Hive. Al emplear este software, podrás mantener al tanto a todos los miembros de tu equipo de los objetivos empresariales, al tiempo que se organizan las notas, los documentos y las tareas en un solo lugar.

Si bien Hive no se considera una de las plataformas de edición de documentos del momento, posee una aplicación para escritura y edición colaborativa, similar a Google Docs: Hive Notes. Allí, los diferentes profesionales pueden editar en tiempo real y de manera conjunta. Esta aplicación destaca por su integración con HiveMindAI, una herramienta integrada de inteligencia artificial que puede ayudarte a crear contenido con un solo clic, desde agendas de reuniones hasta publicaciones para el blog empresarial.

Por supuesto, como las demás alternativas a Google Docs mencionadas hasta ahora, Hive incluye el control de versiones para realizar un seguimiento de los cambios en los documentos y, también, revertirlos cuando se requiriese. Conversa con los miembros del equipo dentro del mismo documento y asigna tareas relacionadas con los archivos de manera integrada. Como Hive no es una app tan extendida como Google Docs, es posible que la curva de aprendizaje sea alta. La plataforma tiene disponible un plan gratuito hasta 10 miembros, espacio de almacenamiento limitado, y varios planes de pago con mayores funciones.

5. Document360

El proceso de creación en Document360 es bastante similar al de otras herramientas para documentos en línea. Sin embargo, difiere en su proceso de edición, ya que aquí es posible asignar roles a los editores dependiendo de la etapa en la que contribuyen al documento. De este modo, puedes gestionar una colaboración más estructurada, dividiéndola en etapas con responsabilidades determinadas en cada una de ellas.

Más allá de permitir la edición colaborativa, Document360 tiene un buscador completo que facilita encontrar y acceder a los datos requeridos. Además, cada usuario puede personalizar su página de inicio, resaltando aquellos documentos necesarios para desempeñar sus funciones habituales. A diferencia de las anteriores alternativas a Google Docs, Document360 se centra en la creación de bases de conocimientos, ofreciendo un enfoque global en la creación, gestión y publicación de documentos para su uso interno, pero también, y principalmente, externo; es decir, para consultas de clientes.

Por otro lado, esta plataforma brinda análisis detallados sobre el rendimiento de la documentación, incluyendo datos sobre la popularidad de los artículos y la demografía de la audiencia. Así, podrías adaptar tus artículos y preguntas frecuentes para proporcionar el mayor valor posible a tus potenciales clientes. Document360 tiene un plan gratuito con un espacio de trabajo incluido y una base de conocimientos pública con almacenamiento restringido. Para obtener mayores ventajas, como sucede con la mayoría de alternativas a Google Docs, deberás optar por una suscripción de pago.

6. Dropbox Paper

Dropbox Paper no es, simplemente, una más de las herramientas para la gestión de documentos que puedes encontrar investigando online. Se trata de una de las mejores alternativas a Google Docs debido a que reúne en una única herramienta la edición y el formateo de documentos con la colaboración en tiempo real y la asignación de tareas desde el mismo archivo.

Una de las características más interesantes de Dropbox Paper es la posibilidad de incorporar una enorme variedad de contenido multimedia dentro de los documentos. Podrás incorporar mapas de Google, clips de SoundCloud, vídeos de YouTube, GIF y mucho más. Así, destaca entre las soluciones para la creación de documentos al enriquecer la experiencia del usuario de una forma más visual. Por supuesto, tendrás acceso a plantillas predefinidas, como planes de lanzamiento de productos, notas de reuniones o lluvias de ideas, y podrás agregar notas o comentarios en los documentos, etiquetando a los usuarios, para colaborar con ellos.

Su diferencial más notable es, por supuesto, su integración total con la suite Dropbox. Por lo tanto, si tu empresa trabaja regularmente con esta plataforma, Dropbox Paper puede ser la elección más adecuada al analizar las diversas plataformas de edición de documentos. Está disponible de forma gratuita para quienes poseen una cuenta Dropbox.

7. Coda

El último de los programas similares a Google Docs que abordaremos en esta lista de alternativas es Coda, una aplicación que combina procesamiento de texto con bases de datos, hojas de cálculo y gestión de proyectos. Así como Document360 está pensado para bases de conocimiento tanto públicas como privadas, esta app fue desarrollada para crear documentación interna.

Si deseas centralizar el conocimiento y los datos de tu compañía, Coda puede ayudarte. Prepara carpetas con documentos organizados. Emplea las plantillas para crear contratos, manuales y toda clase de archivos. Usa sus funciones de formato para que se vean llamativas y comprensibles para los lectores. Asigna tareas desde documentos y verifica los cambios realizados. Configura permisos para cada miembro del equipo y comienza a preparar la wiki de tu empresa hoy mismo.

Coda se integra con diversas herramientas muy utilizadas, como Slack, Asana, Salesforce o Google Drive. Así como otras alternativas a Google Docs, Coda cuenta con un plan gratuito, aunque el mismo no incluye el almacenamiento del historial de cada archivo. Si quisieses esta función y otras más específicas, deberías optar por un plan de pago.

Elige entre las alternativas a Google Docs la que se adapte a tu negocio

En la actualidad, existe una enorme variedad de aplicaciones de procesamiento de textos. Muchas de ellas no solo permiten la creación y la edición colaborativa de documentos, sino que también favorecen un almacenamiento organizado de los mismos para recuperarlos rápidamente cuando fuese necesario.

Antes de tomar una decisión, analiza en profundidad tanto las necesidades de tu empresa como las características de las diversas soluciones para la creación de documentos. Opta por aquella que te brinde una mejor relación calidad-precio. Ten en cuenta que las alternativas gratuitas a Google Docs pueden ser prácticas cuando el flujo de documentos es bajo, pero no cumplir con las expectativas cuando el flujo aumenta.

Entre todas las alternativas a Google Docs, Bitrix24 sobresale como una de las más completas. Elabora documentos en cuestión de un clic escogiendo una plantilla predeterminada. Modifícala y almacénala para su posterior uso. Trabaja de forma colaborativa con tus colegas y subordinados. Comparte documentos de manera interna y externa. Configura permisos de acceso y contraseñas. Chatea y añade comentarios en el documento. Verifica los cambios, recházalos o acéptalos, y recupera versiones anteriores.

Organiza una gran cantidad de documentos y agrega etiquetas para encontrarlos fácilmente en el Drive de Bitrix24. Sin dudas, este software de gestión de documentos te ofrece una experiencia integral para que el equipo cree contenido de forma conjunta y, a la vez, lo guarde de manera estructura para que el conocimiento no se pierda. No dudes más y abre tu cuenta en Bitrix24 gratis.

FAQ

Las funciones clave que deberían tener las alternativas a Google Docs son:

• Compatibilidad con múltiples formatos de archivo para trabajar diferentes clases (documentos, tablas, presentaciones).

• Opción para la colaboración en tiempo real, permitiendo que varios usuarios trabajen simultáneamente.

• Funciones de edición avanzadas, como crear tablas o insertar imágenes, para estructurar documentos profesionales.

• Almacenamiento en la nube para permitir el acceso desde cualquier dispositivo.

• Seguridad, privacidad y capacidad de recuperar datos.

• Control de versiones, que permite revisar, rastrear y revertir cambios.

• Integraciones con otras herramientas.

• Disponibilidad sin conexión.

Las alternativas a Google Docs pueden mejorar la colaboración en documentos al:

• Permitir la edición colaborativa y la sincronización de cambios.

• Incorporar comentarios o chat para simplificar las discusiones dentro del documento.

• Ofrecer notificaciones de cambios.

• Brindar la posibilidad de asignar roles (editor, lector, revisor) para garantizar la seguridad de la información.

• Incluir un historial de versiones para rastrear modificaciones.

Existen alternativas a Google Docs que ofrecen mayor privacidad y seguridad; entre ellas, destaca Bitrix24. La plataforma ofrece 7 capas de protección para evitar el acceso no autorizado a los datos:

• Alojamiento seguro a través de Amazon Web Services (AWS)tanto en los EE. UU. como en la Unión Europea, con certificaciones HIPAA, GDPR e ISO 27001, entre otras.

• Autenticación de dos pasos mediante aplicaciones como OTP y Google Authenticator.

• Transmisión de datos mediante conexión segura (SSL) encriptada.

• Protecciones contra ataques externos, como firewall.

• Seguridad física de las instalaciones, protegidas con acceso mediante tarjeta y sistemas de monitoreo de video, y acceso restringido a los servidores.

• Dos centros de datos independientes.

• Copias de seguridad diarias.