Las plataformas colaborativas favorecen la comunicación e intercambio de información entre los miembros de la organización, teniendo un impacto directo en la productividad de la empresa. Su adecuado uso representa mayor seguridad y comodidad para los trabajadores, por la facilidad para conseguir apoyo en la solución de diversas situaciones. Esto, a su vez, se traduce en menores tiempos de respuesta como resultado del trabajo en equipo bien organizado.
¿Por qué implementar una plataforma colaborativa en tu empresa?
Con la plataforma colaborativa adecuada es posible organizar actividades y facilitar la comunicación, lo que implica una gran velocidad de respuesta a los requerimientos y reducción de costos de operación. Claro que, es necesario garantizar las condiciones técnicas de los equipos informáticos disponibles para los empleados.
Pero, ¿qué son las plataformas colaborativas? En palabras simples, estas soluciones de colaboración representan un espacio virtual de trabajo, donde todos los miembros de una empresa pueden compartir ideas, dudas e información. Es un entorno donde todos los participantes combinan sus experiencias y habilidades para el logro de un objetivo común. Allí se pueden intercambiar archivos, compartir enlaces y notas de reuniones, entre otros. En este sentido, hemos recopilado 6 razones de peso por las que las plataformas de colaboración para equipos representan una gran oportunidad de evolución para tu empresa.
1. Facilidad para compartir información
Las plataformas colaborativas para equipos incorporan herramientas que permiten a los usuarios compartir documentos, opiniones, experiencias, calendarios, fotos, vídeos, y mucho más. Los mecanismos implementados buscan minimizar los tiempos de búsqueda de la información requerida para el avance de sus tareas y/o tareas compartidas. Estas soluciones de colaboración mantienen toda la información de interés para la empresa en un solo lugar y a solo unos clics de distancia del usuario.
Un sistema de colaboración como Bitrix24 ayuda, además, a mantener el registro de reuniones y discusiones entre diferentes miembros de la empresa para consultas posteriores; todo ello sin tener que cambiar de aplicación, para responder a las consultas de cada usuario en el momento que lo requiera. Asimismo, los trabajadores tienen acceso a las diferentes actualizaciones, que se van produciendo a lo largo de un proyecto, o a nuevas propuestas para la resolución de problemas.
2. Capturar e incentivar momentos de creatividad
En cualquier momento un usuario puede compartir una idea y recibir los comentarios al instante desde cualquier dispositivo móvil. Las plataformas colaborativas permiten a la organización aprovechar los momentos de creatividad de los usuarios para adaptar las estrategias y evaluar propuestas. La creatividad llega en momentos inesperados, y el aprovechamiento de las ideas depende principalmente de disponer de un entorno apropiado para presentarlas.
Adicionalmente, en este entorno es posible manejar redes sociales internas que generan mayor vínculo en el equipo y mejoran la participación. Al presentar una idea o inquietud, el empleado puede recibir comentarios, reacciones o una idea enriquecedora para su propuesta.
3. Reducción de costos y espacios de oficina
El trabajo remoto contribuye en la reducción de costos de transporte y de espacios en oficina a las empresas. Esto no sería posible sin las plataformas colaborativas para equipos que garantizan la efectividad de la comunicación acelerando la consecución de objetivos marcados.
De igual forma, muchos profesionales tienen la oportunidad de desarrollarse a plenitud en un entorno familiar, como puede ser su hogar, disminuyendo las tensiones presentes en una oficina. En general, las herramientas de colaboración permiten simular un lugar de trabajo digital que reemplaza el espacio físico y presencial.
4. Mejoras en los tiempos de comercialización
Para que el proceso de comercialización fluya adecuadamente hacia el éxito, es necesaria la colaboración de todos los equipos de trabajo. Los trabajadores que participan en la producción, los que se encargan del seguimiento y control, y el equipo de ventas deben coordinarse. Con las plataformas para marketing colaborativo todos los trabajadores pueden contribuir en el proceso de publicidad, promoción y marketing de la empresa.
El correcto funcionamiento de los flujos de trabajo que integran varios departamentos o unidades contribuye a generar soluciones innovadoras de alto nivel. La mejora en los tiempos de lanzamiento de los productos al mercado permite encabezar el mercado y adelantarse a la competencia. Adicionalmente, permite ser referencia en el mercado como garantía de innovación e incrementar las ganancias en menor tiempo.
Son muy variadas las razones que tienen las empresas que se han convertido en líderes en el mercado que representan. Entre ellas las que se destacan están relacionadas directa o indirectamente con los tiempos de respuesta y la correcta implementación de plataformas colaborativas para equipos.
5. Optimizar la experiencia del cliente
Un buen servicio al cliente pasa por conocer sus necesidades y deseos para poder ofrecer los productos/ servicios que necesitan. En este sentido, el software de colaboración empresarial dispone de los mecanismos para visualización de datos para analizar el mercado y realizar proyecciones. Sumado a esto, la interconexión y registro de interacciones con el cliente facilita la continuidad de servicio independientemente del empleado encargado de atender la solicitud.
Un software de gestión de empresas colaborativo como Bitrix24 mantiene los datos centralizados y las diferentes áreas disponen de una visión completa de sus clientes. Esta información pone sobre la mesa posibles escenarios futuros ante diferentes alternativas de cambio o desarrollo. Asimismo, los datos obtenidos de un servicio prestado al cliente son de gran utilidad para mejoras y desarrollo de nuevos productos.
La simplicidad de uso que ofrecen estas plataformas colaborativas permite que sean utilizadas de forma sencilla, sin mayores conocimientos. No obstante, con el fin de sacar el mayor provecho y reducir tiempos de implementación, será recomendable coordinar un plan de entrenamiento para el personal, sobre todo para los empleados menos acostumbrados a trabajar con herramientas online.
6. Mayor transparencia en la gestión
El trabajo en un ambiente de colaboración facilita el seguimiento de los avances y la medición de la productividad por parte de todo el equipo. La apertura de la comunicación en diferentes niveles permite identificar los problemas con anticipación para aplicar los correctivos necesarios. De este modo, se evita la duplicidad de trabajo y se realizan los ajustes con mayor fluidez.
Disponer de información en un ambiente compartido también ofrece a los usuarios la sensación de transparencia en los procesos que se llevan a cabo en la empresa. Todo basado en la facilidad que ofrece el entorno de estas plataformas colaborativas para acceder a la información contenida en la base de datos que comparte la empresa y cada trabajador.
