Cada software de gestión de proyectos ofrece diversos métodos de trabajo para estructurar, planificar y controlar los procesos. Conocer las características de estos procedimientos ayuda significativamente en la elección del software más adecuado.
Aunque existen muchas alternativas, es posible simplificar el proceso de selección considerando 6 aspectos básicos. El enfoque es garantizar la implementación de un software de gestión de proyectos que cumpla los objetivos de la empresa. La selección acertada representa una base sólida para el logro de los objetivos y el éxito de los proyectos.
Conocer la organización es esencial
Conocer la organización y la clase de proyectos a desarrollar es un factor primordial antes de tomar cualquier decisión sobre las herramientas de gestión de proyectos a implementar. Esta información es el punto de partida para orientar la búsqueda a un software de gestión de proyectos, que cubra las necesidades de la empresa. La idea principal es poder determinar con claridad la metodología óptima y los recursos fundamentales que debe ofrecer.
La selección apropiada está asociada al trabajo en proyectos independientes o en ambiente de multiproyecto, la capacidad de integración de diferentes procesos, el tiempo de aprendizaje de los usuarios, y por supuesto, el coste de la herramienta de planificación y gestión de proyectos.
Cómo seleccionar el software de gestión de proyectos adecuado
El objetivo es adquirir herramientas para optimizar la gestión de proyectos, simplificando procesos relacionados a la coordinación, asignación de tareas y comunicación. Considerando esto, ¿cómo elegir el tipo de software de proyectos adecuado para tu empresa? La respuesta es sencilla: evaluando los diferentes aspectos y funcionalidades que integra el software y su proceso de implementación, para elegir el que más se ajuste a las necesidades de tu compañía. Aunque puede parecer una respuesta simple, la tarea resulta algo complicada si no se siguen algunos criterios fundamentales en la elección del software. ¡Veamos algunos métodos que te ayudarán a elegir el software de gestión de proyectos ideal para tu equipo y tu negocio!
1. Busca un software de gestión de proyectos con apertura a la colaboración
Los empleados deben disponer de un sistema de comunicación eficiente que permita agilizar la colaboración y los procesos. En este sentido, la solución debe garantizar el flujo de información en todos los formatos y en todas las direcciones. Esta es una forma de garantizar accesibilidad e inmediatez de respuesta para evitar embudos en el flujo de trabajo.
Garantizando las herramientas de comunicación a través de videollamadas individuales y grupales, chats y correos electrónicos, los empleados pueden recurrir al manager de proyecto en busca de soluciones que les permitan continuar con sus tareas.
2. Elige un software de gestión de proyectos con versatilidad en la gestión de tareas
Así como existen muchas tareas puntuales e independientes, en la gestión de proyectos la dependencia de tareas y tareas recurrentes siempre está muy presente. En este sentido, es necesario que estas actividades estén correctamente definidas, con una secuencia clara. Esto evita nudos críticos y significativos retrasos en la producción de los resultados esperados.
Gracias a la organización y seguimiento de las diferentes asignaciones se mantiene al equipo dentro del camino planteado o se pueden realizar los cambios necesarios de forma oportuna. Cabe destacar que el resultado de cada tarea, además de cumplir con las fechas establecidas, debe estar de acuerdo con lo solicitado por el cliente. La definición precisa de cada fase determina la calidad del resultado final de cada proyecto dentro de la organización.
3. Selecciona un software de gestión de proyectos que disponga de recursos para captación y gestión de clientes
Los clientes son los que definen las necesidades y permiten mantener la empresa en funcionamiento. La correcta gestión de prospectos, atención de dudas y solución de problemas, aportan al crecimiento continuo de la empresa, garantizando un buen servicio. Al seleccionar un software de gestión de proyectos online para la administración de tu empresa es importante considerar la utilidad de un CRM completo y averiguar cómo obtener el mejor provecho del mismo.
4. Analiza la posibilidad y necesidad de integración con servicios externos
Incluso las opciones más integrales que incorporan todas las herramientas necesarias en una sola plataforma deben tener opción de comunicación e intercambio con el exterior. Al elegir soluciones que trabajen de forma aislada, solo se permitirá la comunicación interna. Esto restringe su uso para usuarios que utilicen el mismo software y le resta valor y utilidad a la herramienta.
Por otra parte, la integración con servicios externos abre las opciones al usuario, de forma que pueda elegir la alternativa de su preferencia y acceder de forma centralizada desde el software de gestión.
5. Considera la compatibilidad de la herramienta con diferentes dispositivos móviles y de escritorio
Al hablar de un software de gestión de proyectos online, uno de los objetivos principales es tomar ventaja de la flexibilidad que puede ofrecer, en especial en el trabajo remoto. Garantizar el acceso desde dispositivos móviles y de escritorio, independientemente del sistema operativo que estos tengan incorporados, es la situación ideal.
Para evaluar este aspecto, es necesario considerar el hardware a utilizar. Esto incluye todos los dispositivos móviles que deben tener acceso a la herramienta para garantizar el flujo correcto de la información.
6. Evalúa la implementación e inversión inicial del software de gestión de proyectos
Analizados todos los servicios que ofrecen las diferentes opciones, un último aspecto debe incluirse en la evaluación involucra el costo y proceso de implementación. La inversión inicial involucra tanto el coste del software de gestión de proyectos, como al coste indirecto que debe asumir tu empresa debido a la disminución en la operatividad durante su implementación.
La complejidad del proceso de instalación y configuración también juegan un papel protagónico. Los tipos de software de gestión de proyectos pueden variar entre versiones que trabajan en la nube y aquellas alojadas en un servidor de la empresa. La primera es, comúnmente, de implementación más sencilla, pero la decisión final dependerá del objetivo y preferencias de la empresa.
La gestión de proyectos simplificada
Conocer el tipo de empresa, objetivos y recursos, facilita seleccionar la metodología adecuada para planificar y estructurar la gestión de proyectos. De forma general, siempre es importante considerar los factores relacionados con la complejidad del proyecto, tamaño del equipo y el presupuesto requerido. El éxito está basado en la debida organización del equipo y las fases de desarrollo.
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