6 Estrategias para minimizar interrupciones y distracciones usando IA

Estamos recibiendo notificaciones todo el tiempo (desde interacciones en las redes sociales hasta cómo va a estar el clima mañana): indudablemente, nuestro teléfono nos bombardea con información y eso termina afectando nuestra productividad laboral. ¿Quién no ha mirado algunos Reels mientras trabaja o estudia, para distraerse un poco? Todos pasamos por eso y horas después nos encontramos con que no completamos las tareas que queríamos o que deberíamos haber hecho.

Está más que claro que los dispositivos digitales facilitan el trabajo y la colaboración cuando se trabaja de forma remota, pero no podemos ignorar una realidad: también han generado distracciones en el trabajo que perjudican nuestra productividad y eficiencia. Sobre todo cuando se trata de nuestros teléfonos, donde tenemos acceso a redes sociales, juegos, streaming, música, podcasts… todas las distracciones que podríamos desear y más.

Aquí es donde queremos ayudarte a ser más productivo, para que puedas disfrutar de momentos de ocio reales y concentrarte en todas tus tareas sin procrastinar. En este artículo, te contaremos más sobre los efectos de las distracciones digitales en tu eficiencia y también te proporcionaremos 6 estrategias para minimizar interrupciones y distracciones mediante el uso de la IA.

Definamos qué es la IA

Seguro que has estado escuchando mucho sobre la inteligencia artificial (IA) últimamente y cómo es una herramienta mágica que puede mejorar tu vida. En resumen, es una tecnología entrenada para aprender y resolver problemas como lo hacen las personas, con aplicaciones que van desde el marketing digital hasta ayudarte a resolver problemas cotidianos, como las distracciones.

Entonces, estas herramientas de IA, que utilizan distintos tipos de inteligencia artificial, no son ciencia ficción ni máquinas. Son programas informáticos súper inteligentes que emplean tecnología avanzada para comprender grandes cantidades de datos, identificar patrones y estimar resultados futuros. Utilizan técnicas de aprendizaje profundo y procesamiento del lenguaje natural, inspiradas en la capacidad humana.

Según el modelo, cada herramienta con IA puede ayudar con una variedad de tareas, como:

• Analizar datos,

• Realizar tareas repetitivas,

• Ofrecer ideas para mejorar tu creatividad,

• Hacer recomendaciones,

• Asistir en la toma de decisiones,

• Incluso controlar sistemas complejos.

Distracciones y efectividad: hay una relación

Las distracciones en el trabajo, incluso la más mínima, como mirar una notificación sin abrir una aplicación, puede hacer que tardes más en completar una tarea de lo que deberías. La distracción no solo prolonga el tiempo necesario para completar esa tarea, sino que también puede disminuir la calidad del trabajo que estás realizando. Por eso es tan importante comprender cómo las distracciones afectan la productividad y también qué se puede hacer para reducirlas. Veamos algunos ejemplos: 

1. Puedes sentirte más frustrado

Cuando algo te distrae, tu atención se desplaza a otra parte en lugar de centrarse en la tarea que estás realizando. Eventualmente, debes volver a enfocar tu atención, pero es posible que ya no recuerdes exactamente en qué estabas pensando o qué estabas haciendo antes. En última instancia, es probable que te sientas menos productivo porque no has podido completar una tarea, incluso si es simple, rápidamente. Esta menor productividad puede causar desánimo y frustración, lo que, a su vez, afecta aún más la productividad.

2. Las relaciones con los compañeros de trabajo pueden deteriorarse

Las cosas se complican aún más si el trabajo inacabado de una persona se convierte en un cuello de botella, impidiendo que los compañeros de trabajo completen sus tareas y dejándolos frustrados y resentidos.

Si un miembro del equipo es percibido como un "vago", su reputación puede verse afectada, deteriorando las relaciones con los compañeros de trabajo y empeorando la situación.

3. Las distracciones no resueltas afectan la cultura empresarial

Es posible que las personas no hablen de las distracciones durante la jornada laboral, pero deberían hacerlo. Dejar las distracciones en el trabajo sin resolver puede generar tensión y resentimiento en toda la empresa. La satisfacción laboral de las personas puede caer en picado, las relaciones con sus compañeros de trabajo pueden verse afectadas, y la cultura general de la empresa también.

Ahora, enfoquémonos en las causas de estas distracciones para luego poder ofrecer soluciones a estos problemas.

Causas de las distracciones digitales

Varios estudios muestran que el trabajador promedio experimenta hasta 56 distracciones en el trabajo al día, ya sean internas o externas, y todas tienen el poder de descarrilarnos por completo. Como te puedes imaginar, esto pone en peligro nuestra productividad y perjudica nuestra concentración. Incluso las distracciones aparentemente inofensivas no son tan inocentes; silenciosamente te hacen perder el tiempo y te cuestan minutos, horas y días valiosos.

Entendamos ahora la raíz del problema:

Acceso a tecnologías

Hoy, todos tenemos acceso a distintos dispositivos como teléfonos inteligentes, consolas de juegos, suscripciones a plataformas de transmisión y cuentas de redes sociales, que nos brindan muchas horas de diversión y esparcimiento. Sin embargo, en ausencia de todas estas fuentes de entretenimiento, sería más sencillo entender cómo concentrarse para realizar tareas en el trabajo, y luego aprovechar el tiempo de ocio de la mejor manera posible.

Presiones del cliente

En trabajos de cara al cliente o en el caso de freelancers, las demandas constantes pueden ser altamente distractivas. Algunos clientes esperan que estés disponible en todo momento para responder a sus mensajes de texto y llamadas, y esta hiperactividad puede no ser tan beneficiosa para diversos aspectos de la productividad y concentración.

Adicción

El acceso a dispositivos digitales puede dar lugar a una adicción poco saludable. Un "vídeo más" o "un episodio más" puede fácilmente convertirse en una distracción que te aleja del trabajo. Esto, a su vez, se traduce en una reducción de la eficiencia y la producción.

Ahora, adentrémonos en la parte más importante de este artículo: cómo la IA y sus modelos de aprendizaje automático pueden ayudarnos a ser más productivos, evitar la procrastinación y mantenernos concentrados al utilizar diversas aplicaciones con funciones interesantes.

Desactivar Notificaciones o usar el modo No molestar

Los sitios de redes sociales utilizan notificaciones para incrementar el tiempo que pasas en sus plataformas; es por eso que parece que recibes notificaciones todo el tiempo. El sonido de una notificación o el ícono rojo indicando una interacción pueden liberar dopamina, generando el deseo de seguir utilizando la plataforma y recibir más notificaciones (lo cual influye negativamente en la productividad).

Todos experimentamos situaciones en las que miramos nuestro teléfono para revisar una notificación, y esos pocos segundos se convierten rápidamente en minutos e incluso horas. Por eso, la forma más sencilla de librarse de esta distracción es desactivar las notificaciones, al menos durante el tiempo en que estás trabajando.

Herramientas IA de tu teléfono

Para abordar este problema, tu teléfono mismo cuenta con herramientas de IA, o inteligencia artificial, que van desde el Modo Avión hasta la capacidad de desactivar las notificaciones de aplicaciones específicas (por ejemplo, el modo No Molestar). Al activar este modo, se bloquean todas las notificaciones, excepto aquellas que tú elijas, como mensajes de Teams o Slack, así como las llamadas telefónicas.

Así que, utilizar herramientas de IA como el modo No Molestar se convierte en una solución temporal eficaz que evita que revises constantemente tu teléfono para comprobar notificaciones, permitiéndote enfocarte verdaderamente en tus tareas y trabajo.

Bloquea tu tiempo 

El método de bloqueo de tiempo es una metodología relativamente novedosa que busca devolverte la sensación de control, permitiéndote encontrar tiempo para todo lo que desees hacer en un día, no solo en lo que se refiere al trabajo.

Es extremadamente fácil de comenzar y, una vez que entras en ritmo, resulta sumamente efectivo. No es de extrañar por qué algunas de las personas más ocupadas de la Tierra, incluidos Bill Gates y Elon Musk, utilizan bloques de tiempo para realizar su trabajo de manera eficiente.

Definamos el bloqueo de tiempo

El bloqueo de tiempo, también conocido como 'monotarea' o 'fragmentación del tiempo', es un método de gestión del tiempo que organiza toda la jornada laboral en unidades establecidas y controladas. Asigna unidades finitas de tiempo a tareas específicas para el día siguiente, cómo revisar correos electrónicos, trabajar en tareas individuales, asistir a reuniones y tomar descansos, permitiéndote llevar a cabo tu jornada laboral sin interrupciones ni desviaciones.

En lugar de simplemente hacer una lista de tareas pendientes y seguirla, el bloqueo de tiempo establece espacios controlados para garantizar que cada tarea realmente se complete. También es una medida útil para asegurar que no te comprometas demasiado con ningún trabajo.

El truco radica en mantener los bloques de tiempo lo más pequeños posible, por ejemplo, bloques de cinco minutos para reuniones y correos electrónicos. Sin embargo, también puedes establecer plazos más generosos para trabajos más conceptuales, como darte 20 minutos para investigar y estructurar el primer borrador de un artículo de blog.

El uso de aplicaciones con IA, como Timely, para desarrollar estos bloques de tiempo puede ahorrarte mucho esfuerzo, ya que estas herramientas pueden interpretar rápidamente distintos patrones. Según la teoría del bloqueo de tiempo, cuanto más estrictos seamos con el tiempo dedicado a cada tarea, más centrado y orientado a los resultados será nuestro rendimiento laboral.

Analiza tus patrones

En la misma línea de lo mencionado anteriormente, es probable que enfrentemos tareas similares todos los días, y analizar estos patrones puede ayudarnos a eliminar distracciones que nos hacen perder el tiempo. Para ello, puedes utilizar software con IA, como Dewo, que cuenta con un panel de control muy sencillo de usar y analiza tus actividades diarias.

Por ejemplo, Dewo te alertará sobre la cantidad de tiempo dedicado a responder correos electrónicos o consultar las redes sociales en un día, comparándolo con días anteriores. Además, mostrará qué aplicaciones utilizas con más frecuencia durante una semana laboral, la frecuencia con la que cambias entre varias aplicaciones cada hora, el número de reuniones en las que participas en comparación con tu promedio, y los lugares físicos en los que tiendes a ser más productivo, como una oficina o una cafetería

Lleva la cuenta de tu tiempo de trabajo

Otra forma sencilla pero crucial de evitar distracciones y finalmente ponerte a trabajar como necesitas es llevar un registro de tu tiempo de trabajo utilizando alguna herramienta con inteligencia artificial, como puede ser Bitrix 24. ¡Incluso puedes registrarte de forma gratuita!

Estas herramientas te ayudan a ver exactamente cuánto tiempo te está llevando cada tarea y también si hay algo en lo que te distraes diariamente. Así, puedes dirigir tus esfuerzos a eliminar esa distracción en concreto. Por ejemplo, si lo que te distrae es Instagram, entonces puedes silenciar todas esas notificaciones durante el horario de trabajo.

Usa gráficos para entender tus comportamientos

Puede resultar un tanto complicado interpretar tanta información, pero hoy en día cuentas con herramientas con inteligencia artificial integrada en Microsoft, como Insights en Outlook, que te ofrece sugerencias basadas en IA para ayudarte a trabajar de manera más inteligente. La idea es proporcionarte 4 pilares para que no pierdas tiempo en el trabajo:

• Enfoque,

• Bienestar,

• Red, y

• Colaboración.

Por ejemplo, las estadísticas que anteriormente mostraban las horas que dedicabas al correo electrónico, chats, llamadas y reuniones fuera de tu horario laboral durante la semana pasada, ahora también te indican la cantidad de días en que te desconectaste exitosamente después del trabajo durante el mes pasado.

Pon música de fondo para concentrarte

Por último, la música de fondo generada por IA puede ayudarte a mantener la atención y la concentración mientras trabajas. Al elegir música que se ajuste a tu estilo preferido y facilite la concentración, puedes crear un ambiente de trabajo ideal y aumentar la productividad.

La IA puede analizar tus patrones de trabajo y crear listas de reproducción personalizadas diseñadas para mejorar tu concentración durante tareas o períodos específicos del día.

Este es un ejemplo perfecto y sencillo de cómo utilizar la IA para mejorar la productividad, ya que estas herramientas complementan tu flujo de trabajo actual en lugar de interrumpirlo. Y dado que la mayoría de estas herramientas son muy fáciles de usar, no te llevará más de cinco minutos configurar todo y comenzar a cosechar los beneficios.