Las causas de la mala comunicación pueden ser múltiples. No obstante, entre ellas es posible mencionar 5 causas principales:
- Liderazgo autoritario o defectuoso.
- Sobre-información.
- Fragmentación de la comunicación.
- Falta de alineación de objetivos.
- Multiculturalidad mal aplicada en el ámbito organizacional.
Lamentablemente, la mala comunicación es una de las principales complicaciones a las que se enfrentan las empresas en la actualidad. Esto resulta curioso, teniendo en cuenta que nos encontramos en un momento histórico basado en la híper-conectividad y la comunicación. Sin embargo, contar con los medios para entablar relaciones bidireccionales no significa que realmente se los aproveche. Del mismo modo, hablar no implica comunicar efectivamente, ni oír es sinónimo de escuchar. Estas sutiles diferencias pueden afectar a la comunicación en el lugar de trabajo.
Para determinar los fallos de comunicación que aquejan a tu compañía, deberías llevar a cabo una investigación detallada. Si cuentas con un equipo de Relaciones Públicas, puedes solicitarles una auditoría de comunicación interna. En caso contrario, puedes estudiar tú mismo lo que sucede a tu alrededor. Generalmente, los problemas de comunicación dentro de una empresa pueden observarse fácilmente. Los empleados suelen verse desmotivados, no aportan ideas ni se animan a cuestionar indicaciones. No existe retroalimentación, ni tampoco coordinación de estrategias. Asimismo, falta compromiso de parte de los colaboradores y alcanzar los objetivos puede convertirse en una misión imposible.
Si notas que esto sucede en tu compañía, no te quedes de brazos cruzados. Pon manos a la obra para modificar estos patrones de conducta que solo dañan a tu empresa. Al incidir sobre los problemas de comunicación en el ámbito laboral, contribuirás a aumentar la satisfacción de tus empleados. Recuerda: un trabajador feliz se encuentra más motivado, se siente más valorado y, por ende, es más productivo. ¿Quieres descubrir cuáles son las principales causas de la mala comunicación dentro de tu empresa?
1. El liderazgo es deficiente
¿Has evaluado a los líderes de tu empresa? Piensa en los gerentes, los líderes de equipos de trabajo e, incluso, en ti mismo. Ocupar esta posición no es sencillo. Requiere de numerosas y distintas habilidades que, si bien pueden poseerse de manera innata, también es necesario cultivar. Un liderazgo deficiente puede ser una de las grandes razones de los fallos de comunicación que aquejan a tu compañía.
El liderazgo autocrático, por ejemplo, suele generar variados problemas como el ausentismo, la falta de compromiso y la alta rotación de empleados. Asimismo, es una de las razones de los problemas de comunicación dentro de una compañía. Esta clase de líderes no escuchan a los trabajadores, solamente exigen y buscan recibir lo solicitado, sin ofrecer nada a cambio. El resultado es un ambiente laboral rodeado de miedo que impide a los empleados, por un lado, comprometerse con su tarea y, por otro, sumar valor desde su experiencia. Así, se mantienen callados, acatando órdenes hasta que no soportan la opresión y deciden partir.
También, existen otras situaciones que pueden influir en la comunicación organizacional, sin relacionarse exactamente con el estilo de liderazgo, sino con las habilidades del líder. En algunas ocasiones, el líder del equipo puede carecer de habilidades comunicacionales y, por lo tanto, no ser capaz de esclarecer objetivos. En otras, la inseguridad del líder puede generar confusión al presentar indicaciones contrapuestas. Un líder puede no brindar retroalimentación sobre el desempeño o, simplemente, prometer una recompensa y no cumplir con ella. De esta manera, los miembros del equipo de trabajo avanzan como pueden, sin realmente comprender hacia dónde van, cómo, por qué ni para qué. Una capacitación formal en comunicación asertiva sería la manera de actuar para modificar el origen del problema y, luego, resolver la incertidumbre generada por la falta de información clara.
2. La comunicación es excesiva
Hablar de la sobreinformación como uno de los orígenes de los problemas de comunicación en tu empresa puede parecer extraño. Sin embargo, cuando la comunicación sobrepasa los límites de lo necesario, los empleados se encuentran tan perdidos como al no recibir información alguna. Como ya hemos mencionado, nos encontramos en la era de la comunicación. Estamos acostumbrados a un continuo bombardeo mediático. Cada día, recibimos datos de un sinfín de medios diferentes. No obstante, nunca antes en la historia existió un nivel de desinformación tan extenso como en la actualidad.
La sobreexposición a datos suele generar confusión y dificultar el avance hacia un objetivo determinado. Son tantas las variables a considerar y analizar que dar un paso al frente puede producir pavor porque, ¿qué sucedería si la acción se da de manera incorrecta? Esto puede extrapolarse tranquilamente al ámbito laboral. Si tu empresa lleva a cabo regularmente múltiples reuniones o utiliza diferentes herramientas de comunicación, es posible que tus empleados se vean afectados por la parálisis relacionada con la sobre-información. La base de esta problemática es que la empresa brinda mucha información, pero se olvida de escuchar (realmente, escuchar) a sus empleados.
Este déficit se transforma en una mala comunicación, ya que resulta imposible construir una relación bidireccional cuando una de las variables no tiene libertad de expresión. Quizás estés pensando que esto no sucede en tu compañía. Al fin y al cabo, cuentas con chats, correos electrónicos y reuniones para que tus empleados digan lo que piensan. Ahora bien, ¿realmente sienten la posibilidad de expresarse? ¿Recibes sugerencias, recomendaciones e ideas de manera abierta? ¿Escuchas atentamente lo que tienen para decirte o, simplemente, informas? ¿Generas un diálogo abierto o impones un monólogo? Estas pequeñas diferencias de postura pueden ser las causantes de los fallos de comunicación organizacional más habituales. Para erradicar esta situación, asegúrate de brindar oportunidades de intercambio de ideas y opiniones. Asimismo, puedes minimizar las reuniones y comunicación formales a lo estrictamente necesario. No confundas a tus empleados con más información de la que requieren.
3. La comunicación es fragmentada
Durante las últimas décadas, las empresas adoptaron medios de comunicación internos inexistentes en el pasado. De este modo, los reportes e intercambios de opiniones pasaron a asentarse por escrito a través de correos electrónicos o documentos compartidos. Este cambio ha supuesto un enorme avance para el trabajo colaborativo. Nunca antes fue tan fácil intercambiar pensamientos o recibir retroalimentación. No obstante, también ha implicado una complicación para la comunicación en el lugar de trabajo. ¿Es posible que las herramientas de comunicación sean a la vez una solución y un problema? Claro que sí. No obstante, esta duplicidad se relaciona más con el uso que se les da a las mismas que con su naturaleza.
Supongamos que un empleado debe preparar la estructura de un proyecto, con resumen ejecutivo, acciones y presupuesto. Luego, debe presentarlo a todo el equipo de trabajo para corregir lo que fuera necesario. Si no existe una estructura formal que dicte el procedimiento a seguir, posiblemente reciba retroalimentación fragmentada sobre su trabajo. Por un lado, un compañero puede enviarle comentarios por el chat interno, mientras que otro lo hará por email, y otro de manera oral, ya sea en persona o por teléfono. Esta fragmentación de los datos impactará directamente en el desempeño. Se trata, sin lugar a dudas, de un ejemplo de la mala comunicación en tu empresa.
La mejor manera de contrarrestar este problema es, por un lado, centralizar la comunicación y, por otro, crear un manual de procedimientos. En el primer caso, podrías implementar una plataforma de comunicación integral, como Bitrix24. Este software incluye llamadas y videollamadas en HD, chat interno, intranet, correo electrónico y videoconferencias. Además, posibilita el trabajo colaborativo a través de documentos compartidos con posibilidad de comentarios y correcciones. Por supuesto, almacena todos los cambios realizados, quién los ha hecho y cuándo. Esto permite rastrear modificaciones; a la vez, puedes bloquear las correcciones cuando lo desees para que el archivo no cambie. En el segundo caso, la elaboración de un manual de comunicación te permitirá establecer la manera de proceder. Podrás asentar de qué forma se entregan los documentos y, también, cómo se recibe la retroalimentación. Además, te asegurarás de presentar claramente el modo en el que cada comunicación formal de la empresa debe llevarse a cabo.
4. Los objetivos de los trabajadores no se alinean con los de la empresa
Otra de las grandes razones de la mala comunicación en tu compañía es la ausencia de un objetivo en común. Como bien sabes, las metas organizacionales deben ser la guía a seguir. Las mismas señalan el camino y orientan las acciones. Sin objetivos claros, tu empresa se encontrará a la deriva. Pues bien, esto es lo que sucede con los empleados cuando no existe un motivo claro que les inspire a llevar a cabo sus tareas de manera eficiente.
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En muchos casos, las metas de tu compañía pueden diferir de los objetivos personales y profesionales de los empleados. Esta contraposición afecta de manera irremediable no solo la comunicación interna, sino también la productividad de la plantilla y, por lo tanto, al rendimiento de tu negocio. Alinear los objetivos es la mejor manera de asegurar que todos los trabajadores saben hacia dónde van y se esforzarán para llegar hasta allí. ¿Quieres llegar a la cima? Pues, entonces, siéntate a resolver los problemas de comunicación que impiden la alineación de metas profesionales y personales con las organizacionales.
Para resolver esta problemática, primero debes asegurarte de que los objetivos empresariales son claros, precisos y oportunos, y de que se comunican adecuadamente. Luego, busca opciones de motivación para los empleados. ¿De qué manera alcanzar estas metas generales les ayudará a ellos en particular? Los incentivos y las recompensas, así como las posibilidades de desarrollo profesional, suelen ser muy valoradas. Plantea opciones de crecimiento ligadas al éxito de la compañía. Por supuesto, comprueba regularmente que los objetivos continúan alineados y que se comunican correctamente tanto por vías formales como informales.
5. La empresa no tiene una cultura organizacional unificada
En un mundo cada vez más globalizado, es bastante habitual que las empresas carezcan de una cultura organizacional unificada. La incorporación del trabajo remoto ha contribuido a una mayor diversidad dentro de las compañías. Si bien esto ha resultado muy positivo al incluir nuevas maneras de pensar y de resolver conflictos, también puede causar una mala comunicación. ¿Cómo? Sencillamente, porque las personas se comunican como es adecuado en su cultura. No obstante, una cultura varía de otra, así como los valores, y esto puede generar toda clase de conflictos y malentendidos.
Estos problemas de comunicación habituales relacionados con las diferencias culturales se ven incrementados, en muchos casos, por la interacción online. Muchas personas se enfrentan a complicaciones para expresarse claramente por medio escrito. Quienes lo hacen adecuadamente pueden enfrentarse a diferencias de comprensión o percepción por parte del receptor. Sin lugar a dudas, la multiculturalidad presenta un enorme desafío para los líderes.
Ahora bien, no es imposible gestionar esta diversidad e, incluso, beneficiarse de ella. Esencialmente, deberías construir una cultura organizacional sólida que siente las bases de la comunicación. Con esto nos referimos a valores que deben ser respetados y formas de comunicación a seguir. Un minucioso proceso de selección de personal, además, colaborará para que elijas a empleados que se ajusten a tu cultura. La multiculturalidad es maravillosa, pero siempre debes contratar personas que compartan valores y puedan colaborar en la construcción de tu empresa. Asegúrate de que todos tus empleados interactúen sobre la base de los pilares de tu empresa. Verás cómo disminuyen los fallos de comunicación.
Elimina los problemas de comunicación en tu empresa, hoy y para siempre
La mala comunicación influye en la motivación y el comportamiento generalizado de la plantilla. Cuando los trabajadores se sienten insatisfechos o incomprendidos, es difícil que la compañía alcance sus objetivos. Los líderes ineficaces, el exceso de información o una comunicación disociada pueden causar parálisis y afectar la consecución de metas.
Analiza cuidadosamente los procesos comunicacionales dentro de tu empresa. ¿Los empleados son escuchados? ¿Se sienten libres a la hora de opinar? ¿Existen programas de valoración de trabajadores que contribuyen a un alineamiento de objetivos personales y empresariales? ¿Las diferencias culturales suman en lugar de restar? Si no es así, es hora de que realices algunas modificaciones.
La implementación de un manual de comunicación interna y de un software colaborativo, junto con la capacitación de los líderes y de los empleados, puede ser la solución que estás buscando. Centraliza los intercambios de información y opiniones en un único lugar. Regula de qué manera se deben comunicar formalmente los empleados. Invierte, también, en formación. Las habilidades de liderazgo se desarrollan, así como también la escucha y la comunicación efectiva. Si quieres mejorar la comunicación en el lugar de trabajo, ya conoces el camino a seguir.
