Quién no ha dicho alguna vez… ¡No tengo tiempo, necesito más horas en un día! Es muy probable que, en ocasiones, sientas que no llegas a completar todas tus tareas, especialmente cuando se trata de compaginar la vida profesional y personal. Las obligaciones del día a día y las comunicaciones de tareas constantes que se reciben a través de distintos canales como correo, teléfono, chats u otros medios de comunicación dificultan realizar una gestión del tiempo eficiente. Sin embargo, es posible observar a personas con un alto rendimiento y para las que parece que el día tiene más de 24 horas. Seguramente, te hayas preguntado cómo es posible que haya perfiles tan competentes, que sean capaces de lograr una gestión del tiempo y planificación de tareas tan eficaz. Si estás interesado en descubrir las claves del éxito de las personas altamente efectivas, sigue leyendo, porque en este post se descubren 4 secretos para conseguir una mejor gestión del tiempo.
Antes de abordar algunas de las claves que serán de gran ayuda para conseguir maximizar la productividad personal, es importante entrar en detalle en el concepto de gestión del tiempo. La definición de gestión del tiempo más utilizada es la que se basa en la matriz de Eisenhower, general del ejército y presidente número 34 de los Estados Unidos. Según su famosa tabla, las tareas se dividen en cuatro categorías: tareas importantes, tareas no importantes, tareas urgentes y tareas no urgentes. En este sentido, el modo en que se evalúa la urgencia e importancia de las tareas va a determinar cómo cada individuo gestiona su tiempo. Es por esto que, aprender a colocar las tareas en la categoría correspondiente puede aportar grandes beneficios.
¡Ahora sí! Estas son 4 recomendaciones que te van a ayudar a realizar una mejor gestión del tiempo en el trabajo. Presta atención:
1. Descubre dónde pierdes el tiempo
Existen muchas situaciones en las que puedes perder un tiempo muy valioso debido a la falta planificación, o bien porque ocurren interrupciones constantes. Para empezar a ganar tiempo es esencial entender por dónde se escapa. De este modo, antes de establecer ningún tipo de plan o acción, será necesario revisar la situación actual de la gestión del tiempo. Cuando se trata de verificar la jornada laboral ligada a la gestión del tiempo en las empresas, es conveniente anotar toda la actividad y los descansos que se realizan. Durante este proceso de análisis en el que vas apuntando cuánto tiempo inviertes en cada tarea, es posible que detectes una pérdida de tiempo importante respondiendo correos o bien en reuniones no productivas, porque no han sido preparadas previamente de forma efectiva. Realizar un buen análisis de detección de las principales causas que llevan a ocasionar pérdidas de tiempo es el primer paso para poder aplicar medidas correctoras.
2. Distingue entre urgente e importante
Una de las estrategias que más beneficios aporta en la gestión del tiempo es saber priorizar. Priorizar consiste, en gran medida, en saber distinguir qué es urgente y qué es importante. Puede parecer algo sencillo, pero cuando se producen picos de trabajo y constantemente entran correos, llamadas, o mensajes, es más complejo diferenciar aquellas tareas que son importantes de las urgentes. Ser consciente de la importancia de estos dos conceptos cuando estás trabajando es un aspecto muy útil para cumplir con los tiempos marcados. Para ayudarte a gestionar tus tareas, tanto las urgentes como las importantes, es recomendable hacer uso de algún software especializado en gestión de tareas. Existen planificadores de tareas como el de Bitrix24 que ayudan a tener todas las tareas organizadas. A través de un sencillo panel de control podrás obtener una visión general del día o incluso de una semana completa. Además, con el planificador de Bitrix24 puedes saber en qué estado se encuentra cada tarea y quién es el responsable de ejecutarla en todo momento. Sin duda, combinar la estrategia de urgente e importante junto a una herramienta de software de gestión de tareas va a maximizar la gestión del tiempo de forma considerable.
3. Crea un calendario que incluya todas las tareas
Otra de las recomendaciones esenciales para conseguir una mejor gestión del tiempo es crear un calendario semanal y revisarlo diariamente. Si creas un calendario con todas las tareas, con una periodicidad semanal, seguro que te ayudará a organizar todo lo previsto y te dará margen de maniobra en caso de que surjan temas imprevistos. Existen herramientas de software especializadas que facilitan la creación de calendarios y ayudan a establecer una correcta gestión del tiempo en base a proyectos. Si estás llevando un proyecto con múltiples integrantes y debes definir cuánto tiempo está previsto para una tarea concreta, el calendario grupal de Bitrix24 es una excelente opción para asignar tiempos y observar el flujo de trabajo de cada tarea. Para realizar una gestión del tiempo efectiva es fundamental revisar las tareas al principio de la jornada. Puedes utilizar los primeros 30 minutos de la misma. De este modo, podrás ver si la planificación semanal se va cumpliendo o debes reorganizar las tareas en el planificador de tareas. Y no olvides que si optas por una herramienta de gestión del tiempo por proyecto como Bitrix24, podrás configurar avisos y notificaciones para que nunca se te pase una fecha o tiempo límite.
4. Aprende a delegar
Delegar se podría definir, en ocasiones, como un arte, ya que hay muchas personas que son incapaces de asignar responsabilidades a otras en su representación. No obstante, delegar es una habilidad que los líderes de equipo aplican constantemente para conseguir una mejor gestión de su tiempo. El hecho de delegar tareas te va a permitir poder disfrutar de ese tiempo que has asignado a otra persona para realizar otras tareas de mayor responsabilidad. De este modo, si compartes tareas recurrentes o de menor importancia con otras personas del equipo, no sólo estarás ganando un precioso tiempo, sino que, además, estarás implicando a otros miembros del equipo en el proyecto. Para hacer un seguimiento de las tareas delegadas y supervisar los tiempos de las mismas, es imprescindible utilizar herramientas de software con la funcionalidad de gestión de tiempos. El planificador de tareas de Bitrix24, además de ayudar a establecer tareas, incluye seguimiento de tiempos e informe de eficiencia para cada trabajador. Los informes generados para tal efecto proporcionan información sobre las tareas asignadas en un nuevo período, tareas atrasadas, tareas completadas, y mucho más. Si aún no pones en práctica tus habilidades para delegar por miedo a perder el control del seguimiento de las tareas, ¡no lo dudes más! Con Bitrix24 puedes empezar a delegar desde hoy mismo! Registra tu cuenta de forma totalmente gratuita.
