20 consejos de gestión de proyectos imprescindibles para aumentar la productividad y la eficiencia de tu equipo en 2023

Los líderes de proyectos se preocupan cada vez más por aumentar la eficiencia y la productividad del equipo. Han comprendido que de esto depende el éxito del proyecto. Ahora bien, ¿cómo puedes contribuir a un incremento de ambas cuestiones? No te lo preguntes más. Te presentaremos 20 prácticos consejos de gestión de proyectos. Estas recomendaciones te serán de gran utilidad a la hora de llevar a cabo cualquier proyecto. Toma nota de estos consejos y tenlos siempre presentes.

FAQ

Top consejos de gestión de proyectos que deberías comenzar a aplicar hoy mismo

Liderar equipos de trabajo en la actualidad es una tarea compleja. La era digital ha repercutido en la gestión de los mismos, presentando variadas oportunidades y nuevos desafíos. Así, para alcanzar el éxito no basta con organizarse y respetar la planificación, sino que es necesario demostrar un alto nivel de plasticidad para adaptarse a los cambios.

En este punto, los consejos de gestión de proyectos que compartiremos contigo pueden ayudarte a administrar de manera más eficiente los proyectos. Sabiendo que la eficiencia aumenta la productividad del equipo de trabajo y esta, a su vez, repercute en la consecución de objetivos, ¡merece la pena prestar atención! ¿Verdad?

1. Establece metas y objetivos claros para el proyecto

El primero de los consejos de gestión de proyectos que debes poner en práctica es determinarlas metas y los objetivos del proyecto al inicio del mismo; es decir, cuál es el resultado esperado. Al establecer los objetivos del proyecto deberías asegurarte de que sean claros e inteligentes. Esto significa que deberían ser manejables y poder alcanzarse dentro del periodo determinado.

Asimismo, deberían ser lo suficientemente específicos para que se pudiese controlar si han sido alcanzados o no. Por otra parte, es esencial que te asegures de que cada miembro del equipo los comprende para evitar malentendidos que retrasen el proyecto.

2. Elabora un plan de proyecto al detalle

Como líder, deberías crear un plan de proyecto que indique todas las tareas y los hitos que deben completarse para alcanzar los objetivos. Sin lugar a dudas, este es otro de los consejos de gestión de proyectos que deberías anotar. La planificación permite alcanzar mejores resultados al organizar estrategias y tácticas direccionadas al alcance de los objetivos.

Asimismo, definir el plan del proyecto favorecerá el reconocimiento de la ruta crítica del mismo. De este modo, identificarás las tareas más importantes para cada hito. Más allá de esto, lo más relevante es que establezcas un cronograma para cada hito a cumplir. Esto puedes hacerlo fácilmente con una herramienta como Bitrix24.

3. Identifica y analiza los riesgos del proyecto y crea un plan de contingencias

Entre los consejos de gestión de proyectos esenciales, se encuentra la gestión de riesgos, conocida como risk management por su nombre en inglés. La misma supone la identificación y el análisis de los potenciales riesgos que podrían afectar a tu proyecto.

No obstante, no se queda solo allí. Tras determinar los riesgos que podrían afectar su consecución a tiempo y con los recursos asignados, debes desarrollar un plan para mitigarlos. Asimismo, podrías generar planes de contingencia en caso de que alguno, finalmente, aconteciese.

4. Prioriza las tareas adecuadamente

Todo proyecto está compuesto de numerosas tareas interrelacionadas entre sí. De este modo, la demora de una podría afectar a todo el proyecto. Por este motivo, no dudes en priorizar tareas. ¿Cuáles son las más importantes? ¿Cuáles son las más complejas? ¿Existen dependencias entre ellas? ¿Quiénes son los miembros del equipo más adecuados para ejecutarlas?

Para ello, puedes utilizar la Matriz de Eisenhower. En sus cuatro cuadrantes, plantea qué tareas son urgentes e importantes a la vez, y cuáles cumplen con solo uno de esos criterios o con ninguno de los mismos. Así, podrías decidir qué tareas automatizar, cuáles retener para ti mismo y cuáles delegar.

5. Delega responsabilidades de forma eficaz

Cada trabajador posee un talento y una experiencia diferente que deberías explotar si deseas alcanzar el éxito. Por supuesto, tú no puedes hacerte cargo de todas las tareas, sino que tras priorizarlas, deberías ser capaz de delegarlas en relación con los puntos fuertes y las habilidades de cada miembro de tu equipo.

Una excelente manera de mantener el control sobre las tareas es emplear un software de gestión de tareas. Bitrix24, por ejemplo, no solo te permite asignar responsabilidades con fecha de entrega y recursos, sino también determinar observadores y visualizar las tareas de diferentes maneras.

6. Utiliza un software de gestión de proyectos que te apoye en tu labor

La tecnología ha cambiado la manera en la que nos relacionamos, disfrutamos del tiempo libre e, incluso, trabajamos. En este último ámbito, se han presentado modificaciones muy positivas para los encargados de monitorear el progreso del proyecto. Un software de gestión de proyectos puede ser lo que necesitas para mantener organizado tu día a día.

Plataformas como Bitrix24 te permiten planificar, organizar, colaborar y controlar. Ten una visión general del proyecto en solo un par de clics y toma decisiones informadas. Gestiona flujos de trabajo, cargas laborales, equilibra el alcance, el tiempo y los costos, a la vez que planificas tu día a día. ¡Puedes incluso convertir correos electrónicos en tareas!

7. Usa plantillas y listas de verificación

Emplear tiempo en la realización de tareas repetitivas es, sin lugar a dudas, un despilfarro de recursos. En lugar de encargar su ejecución a los miembros de tu equipo de trabajo, mejor busca opciones de automatización.

Muchas plataformas, como Bitrix24, incluyen una serie de plantillas para minimizar el tiempo invertido en la creación de documentos, como facturas, cotizaciones o correos electrónicos. Las mismas pueden personalizarse e, incluso, almacenarse modificadas para su uso repetitivo. Del mismo modo, las listas de verificación pueden ayudar a agilizar las tareas repetitivas y mejorar la eficiencia.

8. Supervisa el progreso del proyecto

Monitorear el progreso del proyecto es tan importante como planificar o asignar tareas. Entre los consejos para la gestión de proyectos de los expertos, destaca el control de los avances. Estar al tanto de todo lo que sucede favorece una rápida reacción y corrección del rumbo en caso de ser necesario.

La implementación de una aplicación de gestión de proyectos colabora en este sentido al simplificar la visualización de los avances. En caso de notarse que una tarea no avanza, podrías ejecutar los ajustes necesarios para que no afectase al resultado final del proyecto.

9. Comunícate de manera efectiva con el equipo y las partes interesadas

Las personas somos seres sociales y como tales requerimos de una comunicación fluida y constante para desarrollar diferentes clases de tareas. Las laborales no son la excepción. Uno de los mejores consejos para la gestión de proyectos es prestar especial atención a la manera en la que te comunicas. Habla regularmente con los miembros de tu equipo y las demás partes interesadas.

Asegúrate de que todos estáis en la misma página y tiráis hacia el mismo lado. Asimismo, sé claro a la hora de comunicar. Explícate correctamente, escucha las dudas y repregunta siempre para asegurarte de que todo ha quedado comprendido. Apuesta a la bidireccionalidad de la comunicación del proyecto a través de herramientas de fácil uso, como el chat, las llamadas y las videollamadas.

10. Mantén motivado a tu equipo de proyecto

Un empleado motivado trabaja más y mejor. Esto no es ninguna novedad. La motivación del equipo del proyecto ocupa un lugar primordial cuando se busca alcanzar el éxito. Un grupo desanimado se esforzará menos y, por ende, bajará la productividad.

Mantén motivado a tu equipo reconociendo sus logros. Puedes hacerlo a través de insignias en la red social corporativa, menciones en el boletín empresarial, premios en metálico o tiempo libre. Pero no te quedes solo con eso. Recuerda que la retroalimentación es la manera en la que motivas a los empleados en el día a día. Pautar encuentros periódicos con ellos puede ser una excelente idea.

11. Prepara reuniones productivas

Asegurarte de que las reuniones del equipo de trabajo son productivas es otro de los consejos de gestión de proyectos que no deberías pasar por alto. En algunas empresas, las reuniones se llevan a cabo de manera regular, pero sin una organización que permita sacar el mayor provecho posible de ellas. Incluso, podría decirse que, en esos casos, solo sirven para perder el tiempo.

Para evitar esta situación negativa, prepara una agenda clara con anterioridad. Define el tema central y las variables que se van a abordar. Planifica, también, el tiempo para cada sección y no dudes enviar esta información a todos los participantes. De este modo, te aseguras de que todos los invitados estén al tanto de los temas a tratar y puedan realizar valiosos aportes. Asimismo, podrás verificar los avances de los elementos in situ.

12. Promueve una cultura de aprendizaje

¿Sabías que una cultura de aprendizaje puede contribuir a una mayor motivación del equipo del proyecto y, también, a una mayor productividad? Alienta a tus empleados a aprender y desarrollar continuamente sus habilidades. Piensa que toda mejora repercutirá en el proyecto.

Cuanto más conocimientos tengan los miembros del equipo de trabajo, mayor será la probabilidad de alcanzar el éxito. Invierte en cursos de capacitación y pon en marcha programas de mentoría para que los trabajadores menos experimentados puedan aprender de tus mejores activos.

13. Fomenta la colaboración

Finalizar un proyecto de manera efectiva depende del trabajo en equipo. A fin de cuentas, el todo es más que la suma de sus partes. Puedes contar con trabajadores eficientes, pero si no colaboran entre sí, difícilmente lograrás aumentar la productividad del equipo.

Por eso, debes contribuir a una cultura de colaboración. Predica con el ejemplo. Sé siempre respetuoso y exige lo mismo de los demás. No actúes en solitario, solicita ayuda si lo necesitas y bríndala si notas que alguien lo requiere. Recompensa el trabajo en equipo y no dudes en invertir en acciones de construcción de equipo.

14. Informa regularmente a los interesados

Otro de los consejos de gestión de proyectos más importantes es ser capaz de mantener informados a todos los interesados de manera habitual. El cliente que ha solicitado el proyecto merece estar al tanto de los avances y, del mismo modo, conocer cualquier cambio que pueda afectarle.

Lo mismo sucede con los gerentes y la cúpula directiva. Tu rol de líder exige que seas tú quien, en primera instancia, esté informado de todo lo que sucede en el proyecto. En segundo lugar, también es tu responsabilidad hablar con las distintas partes interesadas, conseguir prórrogas, aprobaciones de nuevos presupuestos o cualquier otra situación inesperada.

15. Sé flexible

Resulta imposible hablar de los mejores consejos de gestión de proyectos sin recomendarte que te mantengas flexible. Vivimos en un mundo sumamente cambiante. De hecho, el mercado sufre modificaciones de manera usual. Por eso, ¡estáte preparado para el cambio!

No te quedes en el pasado. Infórmate de manera continua y prepárate para subirte a las nuevas tendencias. Acepta los desafíos y está a la altura de los mismos. Nunca olvides que los cambios pueden ser oportunidades. Solo necesitas tener la visión y la flexibilidad necesaria para adaptarte y salir airoso frente a lo inesperado.

16. Usa metodologías ágiles

En un contexto sumamente cambiante como el actual, mantener el proyecto flexible y adaptable es esencial para alcanzar el éxito. La mejor manera de hacerlo es implementando metodologías ágiles como Scrum o Kanban. La primera se suele utilizar en la gestión de proyectos complejos, aunque al igual que Kanban puede aplicarse a toda clase de proyectos.

Al aplicar Scrum, divides el proyecto en entregas parciales a intervalos regulares. Así, contribuyes a aumentar la colaboración y la eficiencia del equipo, a la vez que minimizas los riesgos provenientes del entorno. Kanban, por su parte, favorece una clara visualización de las tareas, con responsabilidades, dependencias y fechas de entrega que colaborará a aumentar la productividad del equipo.

17. Almacena la documentación de forma organizada

Entre los consejos para la gestión de proyectos eficientes, destaca la centralización de los archivos en un único lugar. De este modo, no solo es más fácil encontrar la información siempre que sea necesario, sino que también se facilita el acceso a todos los miembros del equipo.

En el mercado, existen diferentes aplicaciones de gestión documental. Sin embargo, quizá te interese optar por una plataforma integral que incluya gestor de documentos y, también, ofrezca herramientas que simplifiquen tu rol de líder de equipos de trabajo. Es decir que contribuyan a la organización, planificación y control de las actividades. En ese caso, echa un vistazo a Bitrix24; ofrece todo lo que necesitas.

18. Realiza un seguimiento del tiempo y los gastos

Si bien es cierto que el éxito puede definirse de diferente manera, en general se considera que entre sus variables intrínsecas se encuentran la consecución de los objetivos en tiempo y forma, respetando el presupuesto previamente estipulado.

Así, aumentar la eficiencia del equipo implicaría controlar el uso que se hace de los recursos, no solamente los financieros, sino también los materiales y humanos. Para ello, usa una herramienta de seguimiento del tiempo y los gastos para realizar un rastreo de los costos del proyecto y las horas facturables.

19. Implementa mejoras continuamente

Como ya hemos señalado en los anteriores consejos de gestión de proyectos, los cambios del entorno pueden repercutir en el proyecto. No obstante, también es posible que la propia experiencia indique la necesidad de implementar mejoras.

Sobre esta base, entonces, sería imprescindible monitorear el progreso del proyecto continuamente, así como el desempeño de los miembros del equipo. Asimismo, evalúa los procesos de gestión. Si encontraras una tarea que podría ser mejorada, no lo dudes y ¡hazlo! No esperes a que el proyecto avance, lleva a cabo la modificación hoy mismo.

20. Celebra el éxito de tu equipo

Por último, pero no por ello menos importante, la obtención del éxito es motivo de celebración. Sin lugar a dudas, la finalización victoriosa de un proyecto es una oportunidad para incrementar la motivación del equipo del proyecto.

Demuestra a tus empleados que eres capaz de reconocer su esfuerzo y buen trabajo. Recompensa su actuación y no dudes en repetir aquellos pasos que han empujado al proyecto hacia la cima. Celebrar el éxito es la mejor forma de cerrar un proyecto.

Empieza a gestionar tus proyectos de forma inteligente y aumenta la productividad de tu equipo de trabajo

Si pones en práctica estos 20 consejos de gestión de proyectos, nada podrá interponerse en tu camino. ¡Ni siquiera los cambios de rumbo, los riesgos ni los cambios generados por el entorno! Recuerda que debes ser flexible y monitorear el progreso del proyecto en todo momento. Si identificas un problema, no dudes en abordarlo.

Asimismo, administra la comunicación del proyecto y comprueba que todos comprenden cuáles son las metas y cómo conseguirlas. Cuida las relaciones interpersonales y contribuye a un buen clima laboral. Aporta siempre a la motivación del equipo del proyecto y no olvides celebrar junto a ellos vuestras victorias.