FAQ
¿Qué es un plan anual?
Un plan anual del proyecto es, en realidad, una guía operativa que establece objetivos para un determinado programa, o para varios programas, dentro de un periodo de un año. El mismo señala las actividades que se llevarán a cabo y cuándo, además de especificar cómo contribuirán a lograr las metas estratégicas de tu compañía. Por supuesto, el mismo está íntimamente ligado al presupuesto anual de tu empresa.
¿Cómo se escribe un plan de proyecto anual?
Para escribir un plan de proyecto anual debes:
- Determinar la meta del plan y aclarar la fecha límite para alcanzarla.
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Redactar una introducción que explique brevemente el plan.
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Analizar los antecedentes del plan.
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Clarificar los objetivos que deben ser alcanzables, medibles y tener plazos establecidos.
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Consignar los recursos con los que cuentas.
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Señalar las limitaciones de la empresa.
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Asignar los responsables de cada objetivo.
Qué debe incluirse en un plan de trabajo anual?
El plan de trabajo anual debe incluir tanto las metas como los objetivos estratégicos y operativos. Además, debe recoger el análisis de antecedentes y FODA, los recursos con los que se cuenta y el presupuesto. También, debe incorporar programas y actividades específicos para lograr los objetivos, así como planes de contingencia. Finalmente, consignará el método de evaluación de la eficacia y el éxito.
¿Por qué es importante elaborar un plan anual del proyecto?
Preparar un plan de proyecto anual guía las acciones de la empresa y, de este modo, colabora a materializar sus objetivos. Asimismo, circunscribe las metas al presupuesto anual, evitando que de otra forma se lleven a cabo actividades que lo sobrepasen. Por otra parte, un plan de proyecto anual permite gestionar más eficientemente los recursos y distribuir correctamente las responsabilidades, además de determinar con tiempo los KPI de las acciones y su evaluación.
¿Existe relación entre un plan anual y uno estratégico?
El plan estratégico determina el camino a seguir a largo plazo, mientras que el plan anual del proyecto se enfoca en los objetivos estratégicos de forma específica dentro de un periodo determinado. Asimismo, señala claramente las actividades a realizar y los recursos a utilizar.
Descubre, a continuación, los 12 pasos para crear un plan anual del proyecto.
1. Analiza los antecedentes
El primer paso antes de utilizar un planificador de proyecto anual es analizar en detalle el camino que la empresa ya ha recorrido hasta el momento. ¿Cómo y cuándo nació la empresa? ¿Qué logros ha obtenido? ¿Se ha variado la meta principal? ¿Cómo ha sido el año anterior? ¿La empresa ha crecido? ¿Es necesario modificar los objetivos?
Una vez cuentes con todos estos datos, estarás en condiciones de determinar exactamente qué deseas llevar a cabo y por qué. Sin lugar a dudas, es el pilar sobre el cual deberás construir tu plan. Al fin y al cabo, conocer en profundidad lo que ha sucedido hasta el momento te permitirá detectar errores y, por lo tanto, generar variaciones en tus operaciones que conduzcan a la empresa al siguiente nivel de eficiencia y rendimiento.
2. Estudia el plan estratégico
El plan estratégico de la compañía es la guía fundamental que capitanea todas y cada una de las acciones que la empresa lleva a cabo; una verdadera visión de futuro que debería indicar hacia dónde se desea ir. Se trata, entonces, de una declaración de principios asentada sobre la visión, la misión y los valores de la empresa.
Toma en consideración que tu plan anual del proyecto debe alinearse totalmente con las metas empresariales. Al fin y al cabo, el fin de todas las acciones que lleves a cabo es ayudar a la compañía a alcanzar su meta. Es decir que cada una de las actividades y los programas que elabores deben colaborar de alguna manera para aumentar las posibilidades de ser exitosos en el plan estratégico.
3. Define las metas del plan anual del proyecto
Ahora que ya has analizado el último año de tu empresa, su desempeño y si ha logrado los objetivos (o no), llega el momento de determinar las metas del plan de proyecto. Estas servirán como lineamientos básicos que permitirán determinar, una vez finalizado el periodo, si el proyecto ha finalizado con éxito. Como ya debes imaginar, las mismas se redactan en consonancia con las metas del plan estratégico.
En pocas palabras, la definición de las metas es importante porque señalan el «norte» del proyecto. De este modo, favorecen que tanto la gerencia como los demás empleados sepan hacia dónde van. Esto no solo repercute en la eficiencia, sino también en la motivación. En definitiva, los empleados que aportan su grano de arena para cumplir un objetivo se sienten más comprometidos para alcanzarlo.
4. Especifica los objetivos
Los objetivos de tu plan difieren de las metas. Esto sucede porque estas últimas son superiores a los objetivos; es decir, que establecen qué se quiere lograr o a dónde se quiere llegar una vez el proyecto esté cumplido. En cambio, los objetivos indican la manera operativa de llevar a cabo esa meta.
Al redactar tu plan de proyecto anual, resulta vital que prestes especial atención a los objetivos. Estos deben ser específicos, alcanzables, realistas, de duración limitada y, sobre todo, medibles. De nada sirve asentar un objetivo que es imposible determinar si se ha cumplido o no. Por consiguiente, la alineación tanto con las metas como con el plan estratégico es esencial: estos objetivos marcan la manera en la que tu empresa alcanzará sus sueños.
5. Establece los KPI
Los indicadores claves de actuación, o Key Performance Indicator (KPI) por su nombre en inglés, son las métricas que te permiten evaluar si las acciones han sido exitosas o no. En líneas generales, debes buscar métricas clave que posibiliten saber si el desempeño es el esperado.
Para poder medir el éxito, deberás ajustar los KPI a cada objetivo. No es lo mismo medir el desempeño de un nuevo sitio web o del marketing online que el rendimiento financiero, de ventas, de retail o de logística. Por este motivo, cada plan debería contar con sus indicadores de medición específicos.
6. Determina responsabilidades
Una vez sepas exactamente qué acciones hay que concretar para alcanzar las metas anuales, deberás escoger los empleados más idóneos para llevarlas a cabo. ¿Cuentas con los recursos humanos adecuados dentro de la empresa o deberás recurrir a colaboradores externos? ¿Quiénes son los miembros del equipo que participarán de este proyecto?
Informa a los involucrados sobre su participación y define las responsabilidades. Esto es quién estará a cargo de todo el proyecto y quiénes de tareas específicas. Los roles claros ayudan a reducir los malentendidos y el despilfarro de recursos. En este punto, puede ser vital el uso de una plataforma que facilite la asignación de tareas, roles y responsabilidades. El gestor de proyectos de Bitrix24 contribuye a ello de forma sencilla, ya que con solo algunos clics podrás repartir las tareas, con sus correspondientes recursos y fechas de entrega.
7. Prepara un presupuesto que incluya los recursos disponibles y necesarios
Una de las características constitutivas de un plan anual del proyecto es su íntima relación con el presupuesto de la empresa. Mientras que el plan estratégico no se asocia a un presupuesto determinado, sino que plantea a dónde se quiere llegar en el largo plazo, el plan operativo responde claramente a los recursos y las limitaciones empresariales.
Tras determinar quiénes participarán del proyecto, es hora de evaluar los recursos con los que cuentas y aquellos que necesitarás a fin de llevar el proyecto a buen puerto. Especificar el presupuesto en este punto de la planificación colabora con una toma de decisiones más inteligente. No solo sabrás cuánto debería costar el proyecto, también tendrás un indicador más de medición de éxito: saber si se ha respetado o sobrepasado el presupuesto.
8. Señala los logros esperados
Los logros esperados son, en realidad, objetivos intermedios que permiten rastrear el avance del proyecto. Su determinación contribuye al rendimiento del equipo, ya que pone en perspectiva algo que alcanzar en un plazo más corto que los objetivos finales del proyecto.
No es necesario que sean grandes logros, sino que señalen un progreso. En el caso de querer indicarlos en el planificador de proyecto anual, podrías marcarlos como subtareas. Por ejemplo, si hablásemos del desarrollo de un nuevo sitio web con tienda online, contact center integrado y redes sociales, podrías dividir el objetivo final en el diseño del sitio, la puesta en línea, la creación de la tienda online, y así sucesivamente.
9. Implementa un software de trabajo colaborativo
¿Has pensado en optar por una plataforma empresarial integral? Bitrix24 es el software de trabajo colaborativo más completo del mercado. Esta aplicación te ofrece un sinfín de herramientas que harán más sencilla la planificación de un proyecto, su gestión, e incluso podrás administrar múltiples proyectos en paralelo.
Bitrix24 cuenta con herramientas de comunicación y gestión de tareas, gestión de tiempo y recursos. Asimismo, simplifica el monitoreo de los avances de un proyecto y, también, el intercambio de información entre los miembros de un equipo. Pero no solo eso: centraliza los datos, ofrece un CRM con analíticas, centro de contacto con el cliente e informes de eficiencia entre otros.
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10. Crea un calendario de proyecto anual
Implementar un planificador de proyecto anual como Bitrix24 es la mejor manera de tener bajo control todas las tareas y las actividades ligadas a tu proyecto y, también, a toda tu empresa. Tendrás la posibilidad de aunar en un único espacio todos los datos que competen a la compañía y verificar en tiempo real el avance de todos los proyectos, así como el desempeño de los responsables.
¿Desearías crear un calendario de proyecto anual? En Bitrix24, esto no es un problema, ya que la app permite la elaboración tanto de calendarios individuales como grupales. Además, un mismo trabajador puede participar de diferentes calendarios en función de los proyectos de los cuales forme parte. Su gestión y visualización es tan sencilla que cada empleado puede ver en un simple clic todos sus compromisos, incluidas las tareas que le han sido asignadas con sus respectivos recursos y fecha de entrega.
11. Elabora un diagrama de Gantt
El plan anual del proyecto agrupa una amplia variedad de tareas, acciones, actividades y objetivos que pueden resultar difícil de visualizar. Por este motivo, puede ser interesante buscar la manera de lograr una visión optimizada de los procesos a realizar. El diagrama de Gantt es la herramienta que te puede ayudar a ese fin.
En Bitrix24, puedes generar un diagrama de Gantt en pocos clics con asignación de roles y tareas. Incluso, podrás determinar dependencias y manipular las fechas de entrega fácilmente. Este gráfico es totalmente visual y, por ende, se comprende de un vistazo. Además, las modificaciones pueden hacerse solamente arrastrando las tareas para reducir o incrementar los tiempos de desarrollo o entrega. Es una herramienta sencilla de utilizar que puede ahorrar mucho tiempo a todo el equipo.
12. Evalúa los riesgos y crea de un plan de contingencia
La evaluación final que determina el éxito del plan anual del proyecto se ejecutará al concluir el periodo de un año. No obstante, para alcanzar el éxito deberías analizar las posibles amenazas que podrían afectarlo. Esta investigación, debería llevarse a cabo antes de iniciar el proyecto y, también, durante el mismo, ya que los riesgos pueden presentarse en cualquier momento.
Ten en cuenta que un plan es simplemente una planificación que puede verse modificado para adaptarse a las circunstancias. Tras determinar los riesgos, lo ideal es crear un plan de contingencia frente a cada amenaza. Esto te permitirá minimizar la improvisación y agilizar la toma de decisiones en caso de que alguno de los riesgos estudiados se produjese efectivamente.
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