12 Consejos esenciales para la gestión de equipos virtuales

¿Cómo trabajar con equipos en entornos virtuales? ¿Qué hace a un equipo virtual eficaz? La gestión de equipos virtuales eficiente se centra en el intercambio de información a través de canales digitales. Aunque no siempre es sencillo, sincronizar actividades y grupos de trabajo de forma remota es posible. No pierdas detalle sobre estos 12 consejos esenciales para la gestión de equipos virtuales. Seguro que te ayudarán a dirigir tu equipo en la dirección adecuada.

1. Facilita la comunicación fluida

Uno de los consejos esenciales para la gestión de equipos virtuales involucra la comunicación. Desde la asignación de las tareas, hasta su aceptación y ejecución requiere un intercambio de información frecuente.

Pero, ¿cómo es la comunicación de equipos virtuales? Para salvar las distancias es necesario utilizar herramientas que garanticen comunicación verbal y escrita, como salas de chat, videollamadas y notas de voz que agilicen la solución de inconvenientes o búsqueda de información. 

2. Define y da a conocer los objetivos

Toda empresa debe contar con un plan de acción para el logro de sus objetivos. Se trata de establecer metas claras donde todo el equipo conozca qué se quiere lograr y en qué plazo de tiempo. En este sentido, la implementación de un software para gestión de proyectos permite el registro y revisión del proyecto, soportado en herramientas que sirven como base del conocimiento.

Asimismo, dar seguimiento a la evolución y cumplimiento de los objetivos garantiza resultados dentro del rango esperado. La flexibilidad también es clave, ya que las variaciones del entorno pueden llevar a la necesidad de redefinir los objetivos.

3. Utiliza una metodología dinámica

Contemplar las diferentes estrategias de gestión, y seleccionar la más apropiada, permite obtener resultados más rápidos y minimizar costos. Una metodología ágil puede orientar al usuario a trabajar en equipo en entornos virtuales de forma eficiente. Trabajar sobre la base de un sistema de entregas y revisiones frecuentes enfocadas al logro de los objetivos propuestos integra la flexibilidad y facilidad de adaptación, indispensable en muchos casos.

Incorporar el uso de calendarios, listas de tareas y verificación, etiquetas, un sistema ágil para la asignación de tareas y otras herramientas permite a todo el equipo mantenerse actualizado sobre la situación de los proyectos y conocer cuándo se requieren modificaciones.

4. Simplifica los procesos

Simplificar procesos es uno de los consejos esenciales para la gestión de equipos virtuales más importantes y refiere a una reevaluación de los flujos de trabajo para la mejora constante. Independientemente del nivel de automatización que se gestione en una empresa, los procesos deben ser sencillos y claros. El enfoque siempre debe ser el desarrollo de un proyecto o actividad, evitando retrasos asociados a trámites burocráticos que sólo desvían al personal de la meta.

5. Balancea la distribución del trabajo

Otro consejo para la gestión de equipos virtuales consiste en mantener equilibrio en la carga de trabajo de cada miembro del equipo virtual. Tomar en cuenta las habilidades y destrezas de cada uno permite sacar un mayor provecho de la gestión.

Resulta útil recopilar información sobre el rendimiento de cada trabajador, para tener una visión clara y actualizada de la carga laboral individual y por equipos. Esto, sumado al conocimiento de las habilidades de cada integrante del grupo, ayuda al manager a realizar una distribución justa y eficiente de las labores, lo que redunda en mejores tiempos de respuesta.

6. Fomenta un buen clima laboral

Un equipo de trabajo virtual donde todos pueden opinar y participar en las decisiones que se van a tomar, de forma organizada y coherente puede resultar muy productivo. Las personas que se sienten parte de un equipo y están motivadas, dan lo mejor de sí, trabajan con pasión y se divierten cumpliendo con las tareas.

Mostrar interés por las inquietudes de los trabajadores y consultar su opinión en la toma de decisiones genera un clima laboral positivo y productivo. Espacios propicios que fomenten la participación como actividades de crecimiento personal e interacción apoyan esta labor. Además, implementar encuestas como medios de adquisición de información para medir la satisfacción de los empleados es un recurso que permite detectar perturbaciones en el entorno que puedan afectar el trabajo en equipo.

7. Incentiva la responsabilidad compartida

Concienciar a los empleados sobre la importancia de la calidad de su trabajo en el resultado final es una labor que un líder de equipo o supervisor debe incluir como soporte a la gestión de equipos virtuales. Conocer los retos y dificultades que deben enfrentar de modo particular y grupal al trabajar a distancia, puede servir como elemento motivador, estimulando el sentido de responsabilidad de cada integrante del equipo.

Los equipos virtuales efectivos están compuestos por personas asertivas, responsables y con alta capacidad para el trabajo independiente. En general, saben lo que la empresa requiere de ellos y su sentido de compromiso optimiza los resultados.

8. Busca la satisfacción del cliente

El enfoque principal de los procesos de la empresa debe apuntar a la satisfacción del cliente. En este sentido, es necesario disponer de un entorno de trabajo que también facilite la comunicación con ellos. Disponer de un software para la gestión de las relaciones con el cliente, y un equipo de trabajo motivado con este enfoque, permite avanzar también hacia la excelencia del servicio.

Mantenerse actualizado con el uso de herramientas que aporten el beneficio de una comunicación rápida, y fluida, abre nuevas oportunidades.

9. Capacita al equipo de forma continua

La capacitación continua de los trabajadores permite minimizar las dificultades en la gestión de equipos de proyectos virtuales y está comprobada como una estrategia de utilidad que favorece el trabajo eficaz de un equipo virtual. En tal sentido, los empleados estarán preparados para gestionar interacciones basadas en los medios tecnológicos, conocerán las normas y canales de comunicación, así como las opciones y herramientas para una colaboración en equipo más estrecha.

10. Coordina las diferentes zonas horarias 

Para gestionar equipos de trabajo en ubicaciones geográficas con diferente zona horaria es necesario trabajar con un calendario para la programación de entregas, revisiones y reuniones que considere los periodos de tiempo activo en común.

La diferencia de zona horaria en algunos casos puede ocasionar retrasos en el flujo de trabajo. Para evitar los desajustes en los tiempos de entrega es fundamental tener en cuenta este factor en la programación original.

11. Da seguimiento a los procesos

El líder de un equipo virtual tiene la responsabilidad de mantener la información actualizada sobre los avances del proyecto. Es necesario monitorear el progreso del plan de trabajo de forma constante para corregir a tiempo desviaciones que conlleven a posibles retrasos en el logro del objetivo. Definir tareas, delimitar responsabilidades y tiempos de entrega, enmarcados en un diagrama de Gantt, apoya al supervisor a controlar el estado de las actividades con la frecuencia requerida.

12. Implementa un software de gestión integral

Las nuevas tecnologías son aprovechadas para transformar el modo de operar en el ámbito laboral. Las empresas que utilizan software para la gestión integral de empresas como Bitrix24 facilitan los procesos de trabajo y el logro de los objetivos establecidos. Esta herramienta representa un elemento útil para la ejecución y seguimiento de los procesos de modo sencillo. Con un software completo como Bitrix24 es posible gestionar equipos virtuales sin importar el ámbito o rubro de tu empresa. Registra tu cuenta y ¡pruébalo de forma gratuita!