11 ventajas de implementar una intranet segura en tu organización

Optimizar la comunicación, reducir el flujo interminable de correos electrónicos y las reuniones que ocupan gran parte de tu cronograma semanal no es un sueño. La implementación de una intranet segura tiene el potencial de lograr esto y mucho más.

La intranet para organizaciones ha evolucionado hasta convertirse en una solución completa. Sus poderosas herramientas pueden ser lo que tus empleados necesitan para mejorar su productividad diaria y, por lo tanto, tener un verdadero impacto en el desempeño de tu empresa.

Descubre, en este artículo, la relación entre la intranet y la comunicación interna, la cultura empresarial, la satisfacción del personal, la colaboración y el rendimiento, entre otros múltiples conceptos.

¿Cuáles son los principales beneficios de una intranet segura en tu empresa?

A principios de los años 90, las grandes empresas tecnológicas comenzaron a desarrollar un sistema que, más tarde, se conocería como intranet. Sin embargo, la adopción extendida no comenzaría hasta 10 años después. En un primer momento, su uso se circunscribía al almacenamiento y la consulta de datos; pero, más tarde, se incorporaron mayores capacidades de colaboración y comunicación en línea. Con el progreso tecnológico, se ha constatado la necesidad de implementar medidas complejas de seguridad con el fin de preservar la integridad de los datos empresariales. Así, nació la intranet segura, el gran baluarte de la ciberseguridad corporativa.

Hoy en día, la implementación de intranet en empresas ofrece una serie de beneficios que no deberías dejar de tomar en consideración. Si aún no tienes una intranet corporativa y te estás planteando desarrollar una para tu negocio, no te pierdas las ventajas que abordaremos a continuación.

1. Garantiza una cultura corporativa unificada entre los empleados

Para retener el talento a largo plazo, es imprescindible llevar a cabo un proceso de selección riguroso que permita escoger a profesionales que comparten los valores empresariales. De este modo, resulta más fácil para ellos sentirse parte de la compañía. Entre las principales ventajas de la intranet, destaca lograr que los empleados abracen los principios de la organización. Para ello, te aconsejamos implementar una intranet segura que garantice la confidencialidad de los datos sensibles y, a la vez, tenga grandes posibilidades de personalización.

Así, podrías emplear los colores organizacionales en la interfaz para reforzar la cohesión y la consistencia de marca. Se trata de una excelente forma de diferenciar un espacio empresarial de otros sitios web que los empleados podrían visitar o consultar. Por otra parte, la intranet corporativa ofrece un espacio en el que puedes compartir noticias y anuncios que refuercen los valores empresariales y garanticen una cultura empresarial cohesionada. A medida que tu negocio crezca, la cultura evolucionará: los valores y los objetivos pueden modificarse y, en ese momento, la intranet en la organización será el sitio que garantizará que se mantenga coherente. Por eso, aprovéchala para contar qué hace tu empresa, en qué colabora, qué hitos ha logrado y qué objetivos tiene por delante. Usa el espacio para acercarte a tus trabajadores

2. Protege los documentos y otros activos confidenciales de accesos indeseados

Los piratas informáticos están siempre en búsqueda de oportunidades para obtener información de clientes y otros datos que toda empresa desea proteger. Sin lugar a dudas, no te arrepentirás de invertir en el desarrollo de una intranet segura. La misma ofrece diferentes capas de seguridad, que pueden variar según la plataforma escogida. En general, ofrecen la generación automática de contraseñas seguras, así como recordatorios para su modificación periódica. También, suelen incluir la autentificación de dos pasos, una sólida medida de seguridad que evita el ingreso incluso cuando el hacker haya conseguido los datos de acceso de la cuenta; certificado SSL; respaldo automático; y alertas y bloqueos de conexiones inusuales.

Asimismo, podrías configurar permisos para el acceso a los documentos almacenados en la intranet para organizaciones para asegurarte de que tus activos confidenciales permanecen con un acceso restringido. De esta manera, no solo reduces el riesgo de filtración de datos a manos de ciberdelincuentes, sino también por parte de empleados deshonestos. Asimismo, podrías utilizar una solución de MDM (gestión de dispositivos móviles) en los dispositivos de tu negocio con el fin de recuperar o borrar datos en caso de pérdida o robo. Por último, la alta seguridad de la intranet cuida a los trabajadores, al bloquear muchas de las estafas más extendidas en internet. Cumple, de este modo, con las leyes de protección de datos y haz de estas políticas de seguridad un distintivo de tu empresa que podrías presentar en tus campañas de marketing.

3. Mejora la comunicación interna dentro de tu negocio

Sin lugar a dudas, una de las principales ventajas de una intranet segura es su capacidad de centralizar toda la comunicación entre los diferentes equipos, departamentos y empleados de tu empresa. En un mundo en el cual las personas interactúan habitualmente online, implementar una intranet puede ser la mejor manera de fomentar el contacto entre los trabajadores dentro de una interfaz de manejo intuitivo, que imita a las redes sociales, pero sin publicidad ni informaciones superfluas, sino con anuncios pertinentes y una total protección de la información.

Más allá de leer comunicados y noticias, los miembros de tu empresa pueden participar en chats y foros, o enviar mensajes instantáneos. Resolverán, así, sus dudas y preguntas de manera más eficiente, sin tener que esperar a que una determinada persona conteste, ya que seguramente algún compañero podrá hacerlo inmediatamente. Cabe destacar que la encriptación de datos mantiene los mensajes protegidos de cualquier intento de interceptación. Intranet y comunicación interna son las dos caras de una misma moneda. La primera es un puente que posibilita la excelencia de la segunda.

4. Conecta a tus empleados remotos de manera fácil y rápida

La intranet corporativa sirve de enlace entre los empleados a distancia y la organización. A través de esta plataforma, lostrabajadores remotos pueden acceder de manera rápida y sencilla a los recursos y datos necesarios para llevar a cabo sus tareas y alcanzar los objetivos. Esta conectividad permite su participación activa, garantizando que se sientan parte integral del equipo y estén al tanto de las últimas actualizaciones y noticias de la empresa.

Al conectar a los empleados dispersos en diferentes ubicaciones se fomenta una mayor sensación de pertenencia a la empresa, algo muy necesario cuando se gestiona equipos de profesionales que no se conocen en persona. La intranet refuerza la conexión, incrementando el compromiso con el equipo y con las metas empresariales. En particular, la intranet segura dispone de medidas para asegurar un acceso remoto seguro, como VPN (red privada virtual) incluida, firewalls y filtro de contenido, actualizaciones regulares y parches de seguridad.

5. Pone los datos empresariales al alcance de todos los trabajadores

Una intranet segura incluye, también, una serie de herramientas para organizar y almacenar documentos. Esta clase de aplicaciones cuenta con una estructura lógica y clara que permite acceder a datos rápidamente, reduciendo la confusión. Esto no solo mejora la eficiencia operativa al permitir la libre circulación de información en tiempo y forma, sino que también favorece la transparencia dentro de la compañía.

Asimismo, la actualización de la información es más sencilla y, por lo tanto, disminuye la cantidad de datos desactualizados que pueden generar malentendidos o conflictos. Configura los permisos de acceso según roles y deja a un lado la preocupación por accesos indeseados. Para que los archivos sean más fáciles de consultar para todas aquellas personas que cuenten con la autorización necesaria, desarrolla un directorio que recoja accesos directos a cada sección o documento esencial. De este modo, los empleados podrán encontrar los documentos de manera inmediata, sin perder tiempo en la búsqueda de los mismos.

6. Simplifica el proceso de onboarding y offboarding

Contratar a un nuevo empleado exige gran esfuerzo e inversión de recursos. El Departamento de Recursos Humanos no solo debe encontrar el talento adecuado, sino también llevar a cabo un proceso de onboarding que le permita al nuevo trabajador desempeñar sus tareas de manera eficiente en el menor tiempo posible. Sin lugar a dudas, una de las grandes ventajas de la intranet es colaborar en este aspecto al centralizar todos los documentos e informaciones de la empresa, de manera segura.

La intranet para organizaciones permite que los nuevos empleados ingresen a documentos de bienvenida, manuales, videos de capacitación e información sobre políticas y procedimientos de la empresa sin necesidad de visitar diferentes plataformas y gestionar un sinfín de contraseñas. De este modo, se acelera el proceso de integración y los recién llegados se familiarizan rápidamente con la cultura de la empresa y sus responsabilidades. Además, algunas plataformas permiten que los administradores sigan el progreso de la capacitación y las certificaciones para corroborar que los nuevos empleados cuenten con la preparación adecuada para desempeñar sus funciones de manera efectiva.

Cabe mencionar que el uso de la intranet en la organización también resulta beneficioso a la hora de llevar a cabo la desvinculación de trabajadores. Proporciona un espacio para buscar la política de offboarding de la compañía, los plazos acordados y la mejor manera de llevar a cabo el proceso sin problemas y de forma fluida para ambas partes. Además, en lugar de tener que revocar permisos de acceso a una multiplicidad de sistemas y documentos, solo se deberá bloquear la cuenta del trabajador en la intranet segura y listo.

7. Incentiva la colaboración y el trabajo en equipo

Las grandes empresas utilizan este tipo de soluciones hace muchos años y es fácil entender el porqué. Al implementar una intranet segura, todas las oficinas tienen acceso a la totalidad de la información. Sin dudas, fomenta el trabajo colaborativo, incluso en situaciones de trabajo remoto o híbrido. Sus diversas características abren la posibilidad de generar verdaderas conversaciones entre colegas, intercambiar ideas o proponer sugerencias en un tablón de anuncios en un contexto cerrado. Esta clase de diálogo ayuda a la dirección a abordar problemáticas que no son fácilmente visibles.

Una intranet segura promueve la colaboración al derribar las clásicas barreras existentes entre departamentos. Comparte documentos con personas específicas o trabaja sobre ellos de manera conjunta, con posibilidad de incorporar comentarios. Así, se facilitan las discusiones sobre proyectos interdepartamentales y se encuentran soluciones más innovadoras, gracias a la colaboración multidisciplinaria.

8. Reduce la necesidad de enviar correos electrónicos sensibles y llevar a cabo reuniones innecesarias

¿Alguna vez te has preguntado cuántos correos electrónicos se envían cada día entre los miembros de tu empresa? Evalúa también la cantidad de reuniones que ocupan tu calendario cada semana. En muchos casos, tanto la cantidad de emails como de encuentros cara a cara o virtuales podría reducirse con la implementación de la intranet en empresas. Además de estos beneficios evidentes de eficiencia y comunicación, la implementación de una intranet en empresas juega un papel fundamental en la seguridad al disminuir la circulación de correos electrónicos sensibles.

En el caso de tener el correo corporativo en los dispositivos móviles de los empleados, la vulnerabilidad ante pérdidas o robos podría exponer datos confidenciales. Frente a este potencial riesgo, la centralización de documentos y datos en la intranet no solo mejora la eficiencia, sino que también reduce la necesidad de enviar correos electrónicos sensibles al proporcionar un medio de comunicación interno cifrado y protegido. Se reduce, así, el riesgo de filtración de datos y se garantiza que la información crítica permanezca bajo control. Además, las modernas intranets seguras a menudo permiten la configuración de notificaciones y alertas automáticas que mantienen a los colegas informados sobre los cambios en un proyecto, lo que contribuye a una mayor transparencia en la gestión de la información empresarial, minimizando la necesidad de reuniones.

9. Ayuda a integrar todas las herramientas utilizadas por la empresa

La integración con las múltiples herramientas empleadas por tu negocio es uno de los más destacados beneficios de una intranet segura. Por eso, a la hora de contratar un servicio deberías verificar que funcione adecuadamente con las aplicaciones que tus empleados han estado utilizando durante los últimos años o que, en su defecto, permita migrar los datos de manera sencilla, para llevar a cabo toda la gestión empresarial desde la intranet.

Reduce la complejidad al crear un punto de acceso único que facilita al personal ingresar en la app que requiera. Esto no solo ahorra tiempo, también permite la interconexión de datos entre diferentes aplicaciones. Así, los sistemas comparten información de manera eficiente, disminuyendo la necesidad de entrada manual de datos y minimizando los errores humanos. Por otro lado, cuando una aplicación se actualiza, la intranet facilita la coordinación de estas actualizaciones en toda la organización.

10. Contribuye a incrementar la satisfacción del personal al brindar un espacio para compartir premios y reconocimientos

Los trabajadores felices se desempeñan de forma más eficiente y, por lo tanto, son más productivos. Este postulado no es ninguna novedad. De hecho, hace varias décadas que las compañías se preocupan por la satisfacción del personal. Pues bien, una intranet segura puede colaborar con esta finalidad en un ambiente privado que solo puede ser visualizado por el personal de tu empresa.

Hoy en día, las mismas se gestionan como redes sociales internas, en el sentido de que allí los directivos pueden compartir reconocimientos y recompensas con los empleados. Al mismo tiempo, el personal puede reaccionar a la publicación indicando su aprobación con un “Me gusta”. Podrías publicar anuncios destacando al empleado del mes o brindar insignias por el cumplimiento de diversos objetivos. Los elogios y las muestras de aprecio generan sentimiento de pertenencia e impulsan a los compañeros a esforzarse aún más para recibir el mismo homenaje.

11. Reduce los costes de tu empresa al utilizar una única herramienta

Uno de los principales beneficios de la intranet segura es la mejora en la gestión de los costes empresariales. Al ofrecer una solución integral con un alto nivel de seguridad, como se mencionó anteriormente en el punto 2, tu intranet puede satisfacer las necesidades empresariales sin tener que invertir en múltiples programas de software. Esto, a largo plazo, resultará en la reducción de costes a medida que tu empresa crece, además de minimizar los riesgos de fugas de datos.

Lleva a cabo llamadas telefónicas desde la intranet y olvídate de pagar una línea de teléfono fija. Tendrás un servicio de calidad y protegido de extremo a extremo. Automatiza tareas que consumen tiempo de tu equipo e incrementa así su productividad. Asimismo, una red de intranet segura puede incluir un gestor de proyectos y de clientes (CRM), email marketing y otras herramientas de gran utilidad para el día a día de tus trabajadores. Las posibilidades son múltiples y están incluidas dentro del plan de la intranet segura.

Pon en marcha una intranet segura en tu compañía hoy mismo

Como has podido descubrir en este artículo, una intranet segura puede brindar diversos beneficios a tu empresa. Alinea a los empleados con la cultura y los valores empresariales, a la vez que favoreces la colaboración y la comunicación bidireccional, siempre en un entorno confidencial y protegido. Conecta a los empleados sin importar su ubicación. Simplifica los procesos de trabajo diario, y de onboarding y offboarding. Disminuye el tiempo necesario para obtener respuestas y obtén mayor transparencia de datos. Disminuye los costes de tu negocio, sin afectar los procedimientos de tu negocio.

Sin lugar a dudas, esta plataforma puede convertirse en un motor hacia el éxito institucional. Por eso, no dudes en implementar una intranet segura en tu empresa. Protege el flujo de información dentro de tu negocio y, paralelamente, simplifica el día a día de los miembros de tu organización. Prueba la intranet de Bitrix24 hoy mismo.

FAQ

¿Qué es la intranet y la extranet?

La intranet es una red interna privada, con acceso restringido, que permite a los empleados de una empresa compartir datos y recursos, y colaborar de forma eficiente mediante el uso de herramientas digitales. La extranet, por su parte, es una red extendida que permite a usuarios externos, como proveedores, socios o colaboradores externos, acceder a cierta información, partes específicas de la intranet o a recursos compartidos, de forma controlada.

¿Cuáles son los beneficios clave de implementar una intranet segura en una organización?

Los beneficios clave de implementar una intranet segura en una organización son:

• Alineamiento de los empleados con la cultura empresarial.

• Protección de documentos y datos confidenciales.

• Optimización de la comunicación interna.

• Conexión eficaz de empleados remotos en un entorno seguro.

• Información empresarial al alcance de todos los colaboradores.

• Simplificación del proceso de incorporación y desvinculación de personal.

• Colaboración y trabajo en equipo.

• Minimización de la necesidad de intercambio de correos electrónicos y reuniones.

• Compartir anuncios y reconocimientos fácilmente.

• Elevación de la satisfacción de los empleados.

• Reducción de costes asociados a múltiples herramientas para la gestión integral de la empresa y la protección de la información.

¿Qué riesgos tiene construir una intranet para la empresa?

Construir una intranet para la empresa puede conllevar ciertos riesgos como:

• Amenazas internas y externas de los datos confidenciales debido a déficits de seguridad que podrían dar lugar a vulnerabilidades tecnológicas o accesos no autorizados.

• Resistencia al cambio por parte de los empleados.

• Dificultad en la gestión de contenido de manera efectiva.

• Rendimiento deficiente al no ser escalable y no acompañar el crecimiento empresarial.

• Problemas técnicos, como caídas del servidor o errores en el sistema.

• Riesgos legales relacionados con el cumplimiento de las regulaciones y las leyes de protección de datos.

• Dependencia de la tecnología.

¿Cómo asegurar la intranet de una organización?

Para asegurar la intranet de una organización, deberías:

• Desarrollar políticas de seguridad.

• Usar un cortafuegos.

• Emplear contraseñas seguras y cambiarlas periódicamente.

• Implementar la autenticación de dos factores.

• Controlar los accesos.

• Encriptar los datos.

• Limitar las IP de acceso.

• Contar con certificado SSL.

• Generar alertas de accesos o conexiones inusuales.

• Realizar auditorías de seguridad.

• Respaldar los datos.

• Generar planes de respuesta a peligros.

¿Qué consideraciones se deben tener en cuenta al implementar una intranet en una empresa?

Al implementar una intranet en una empresa, deberías tener en cuenta:

• Determinar los objetivos de la misma.

• Involucrar a los empleados en su desarrollo para responder realmente a sus necesidades y expectativas.

• Diseñar una estructura práctica y lógica con una interfaz intuitiva.

• Implementar buenas medidas de seguridad.

• Definir quiénes tendrán acceso a la información.

• Redactar políticas de uso y procedimientos.

• Planificar el mantenimiento.

• Organizar la capacitación de los trabajadores.

• Considerar la escalabilidad.

• Preparar KPI de rendimiento.