10 preguntas que los gerentes de proyectos deben hacer en un análisis de proyecto

Preguntas que hacer sobre proyectos hay muchas. Sin embargo, algunas de ellas revisten una mayor importancia. Recuerda: es el momento de demostrar por qué te han elegido para la gestión del proyecto. Diferénciate haciendo preguntas incómodas, pero necesarias. Demuestra tu agudeza mental, tu pensamiento estratégico, tu análisis de la situación. Sé el líder que siempre has soñado. Para ello, no dudes en preparar las preguntas que debes hacer cuando te unes a un nuevo proyecto con antelación.

FAQ

Principales preguntas que un gerente de proyecto debe hacer al inicio de un proyecto

La sesión de análisis de proyecto es el momento perfecto para sentar las bases del éxito. Allí, conocerás todo lo que necesitas saber para sacar adelante tu tarea. O, al menos, deberías tener acceso a los datos necesarios para ello. Por eso, no debes quedarte callado durante el análisis del proyecto. Al fin y al cabo, su definición implica el planteamiento de interrogantes. Sin dudas, hay preguntas que los gerentes de proyectos deben realizar antes de planificar un proyecto.

Llevar a cabo las preguntas adecuadas en el momento oportuno te ahorrará más de un disgusto. Infórmate y no dudes en participar en toda clase de temáticas relacionadas con el nuevo proyecto. Como líder, debes disponer de suficiente información, incluyendo los antecedentes, para tomar decisiones acertadas. Como puedes imaginar, son muchas las preguntas que debes hacer cuando te unes a un nuevo proyecto para intentar alcanzar el éxito. A continuación, te presentamos las más importantes.

1. ¿Quién es el cliente y las demás partes interesadas en el proyecto?

Esta es, sin lugar a dudas, la primera pregunta que deberías abordar en la sesión de análisis de proyecto. Conocer al cliente en profundidad es esencial. Comprender su historia, sus valores, su posición en el mercado y con respecto a la competencia, y sus metas te ayudará a desarrollar las mejores estrategias para impulsar el proyecto.

Asimismo, es importante que entiendas, también, a las demás partes interesadas en la consecución de este proyecto. ¿Quiénes son y en qué radica su interés? ¿Quién es el propietario del proyecto? ¿Acaso existe algún patrocinador (o patrocinadores) del mismo? ¿Qué peso tienen los patrocinadores en la toma de decisiones? ¿Quién, además del dueño de la empresa, tiene voz de voto a la hora de decidir? ¿Tienes acceso directo a esa persona (se trata del contacto)?

2. ¿Cuáles son los objetivos?

Los objetivos indican hacia dónde vas. Sin ellos, es imposible alcanzar el éxito, pues resulta demasiado sencillo perder el rumbo. Una de las preguntas que un gerente de proyecto debe hacer en un análisis de proyecto es justamente esta: ¿cuáles son las metas del proyecto? 

Por supuesto, no deberías limitar tus dudas a los objetivos del proyecto, sino también intentar descubrir las metas organizacionales de la empresa que lo ha solicitado. Al fin y al cabo, resulta vital que todos los objetivos estén alineados para contribuir al crecimiento de la compañía. De la misma manera, deberías asegurarte de que cada objetivo es específico, mensurable, alcanzable, relevante y tiene una temporalidad limitada. 

3. ¿Cómo se define (y se mide) el éxito del proyecto?

Una vez determinados, comprendidos y redactados por escrito los objetivos del proyecto, llega el momento de otra de las grandes preguntas que los gerentes de proyectos deben realizar: ¿cuál es la definición de éxito para este proyecto en particular? En líneas generales, la respuesta la brindan los objetivos. Sin embargo, esta interrogación da lugar a una evaluación más profunda de la situación. Supongamos que un aumento de 40 % en la conversión online se considera un éxito rotundo, ¿qué porcentaje se consideraría un éxito aún sin alcanzar ese número? ¿Y qué porcentaje sería insuficiente y, por lo tanto, un fracaso? 

Del mismo modo, pueden existir diferentes variables a analizar y, así, sería necesario estipular por escrito cómo se medirán los resultados obtenidos para cada una de ellas. Este punto reviste gran importancia, ya que un resultado menor al planteado en el objetivo puede ser considerado de igual manera un éxito, según las circunstancias particulares. Señalar esto con antelación mejorará la posterior calificación del proyecto.

4. ¿Cuáles son los hitos clave del proyecto y las fechas límite de entrega?

Cada proyecto se compone de una serie de tareas que pueden ser diseccionadas en principales y secundarias. De hecho, los expertos recomiendan el uso de un gestor de tareas para señalar dependencias entre ellas y facilitar, así, el avance del proyecto. Entre todas estas actividades a llevar a cabo, algunas presentan una mayor relevancia. Se trata, sin lugar a dudas, de los hitos clave del proyecto.

Cuando uno de estos hitos clave se demora, se pone en riesgo la conclusión en tiempo y forma del proyecto. Por esta razón, resulta imprescindible determinar desde la sesión de análisis de proyecto cuáles son los eventos significativos que albergan una importancia esencial para todo el proyecto. Posteriormente, debería analizarse la fecha de conclusión de cada hito y asentarla en el gestor de tareas, siempre con un margen temporal ante la presentación de imprevistos. De este modo, se articularían las acciones para obtener efectos concretos con la mejor maximización de recursos.

5. ¿Por qué este proyecto es tan importante?

Aunque todo proyecto iniciado por la empresa es importante, algunos proyectos se convierten en verdaderos pilares para la compañía. Por este motivo, esta es una de las preguntas que un gerente de proyecto debe hacer sin dilación. ¿De qué manera afecta el éxito de este proyecto a la empresa? Y, también, ¿cuáles son las implicaciones del fracaso de este proyecto?

En algunos casos, la inversión realizada es tan alta que fracasar es una variable que no puede contemplarse, ya que la supervivencia de la compañía depende del éxito del proyecto. Advertir esto antes de iniciarlo, te permitirá tomar decisiones informadas y saber que, ante la enorme repercusión del fracaso, merece la pena arriesgarse un poco más para alcanzar la cima.

6. ¿Cuáles son los posibles obstáculos que podrían dificultar el cumplimiento del proyecto?

En la sesión de análisis de proyecto, deberías analizar junto a todo el equipo cuáles son los posibles obstáculos a enfrentar. Investigar el mercado, la competencia, los riesgos que conlleva cada tarea y los retrasos que podrían afectarlas resulta esencial en este punto. 

Asimismo, cada miembro del equipo de trabajo podría brindar su pensamiento particular sobre el proyecto desde su área de pericia. Al fin y al cabo, la experiencia permite identificar riesgos por adelantado. Por ejemplo, podrían existir riesgos intrínsecos al objetivo general del proyecto o a tareas particulares. Quienes ya hayan convivido con estas problemáticas seguramente podrán ver las señales e indicarlas.

7. ¿Cuáles son los activos del proyecto?

Como puedes ver, son muchísimas las preguntas que un gerente de proyecto debe hacer al inicio de un proyecto. No olvides incluir, entre ellas, una sobre los activos del proyecto. Básicamente, estos incluyen todas las políticas, los procedimientos, las bases de conocimiento y los planes que han sido aprobados y puestos en práctica por la organización. En pocas palabras, se trata de un know-how que puede ayudarte a llevar el proyecto a buen puerto.

Tómate el tiempo necesario para comprender las políticas de la empresa y los procedimientos relacionados con la manera de gestionar el proyecto y la comunicación. Infórmate sobre cada paso del ciclo de vida del producto, los modelos de planificación y las herramientas colaborativas disponibles. ¿Cuáles son los procedimientos de control financiero, de gestión de incidentes o defectos y las autorizaciones necesarias? ¿Existe, acaso, una auditoría final de proyecto? Y, sobre todo, ¿cuál es el presupuesto asignado al proyecto?

8. ¿Se ha intentado llevar a cabo este proyecto (o uno similar) en el pasado y qué ha sucedido?

Sin lugar a dudas, esta es una de las preguntas que un gerente de proyecto debe hacer sin falta. Conocer la respuesta favorecerá un eficiente enfoque del proyecto. ¿Por qué? Sencillamente, porque serás capaz de discernir cuáles han sido los puntos clave que han llevado el proyecto analizado hacia el éxito o el fracaso.

En caso de existir un proyecto similar o un intento previo de llevar a cabo el mismo proyecto, sumérgete en su planificación, ejecución y evaluación. Examina cada paso dado. Piensa qué habrías hecho diferente y qué igual. Aísla las variables y, luego, obsérvalas en conjunto. ¿Se podría haber previsto lo que sucedió finalmente? ¿De qué manera? Pon, en última instancia, todo lo aprendido al servicio de tu propio proyecto.

9. ¿Cuáles son las decisiones más importantes que deben tomarse?

Identificar las áreas sensibles favorece la detección de las tareas esenciales y, por ende, las decisiones de mayor relevancia. Conversa con el cliente o tu superior al respecto. ¿Cuáles son las decisiones que ellos consideran cruciales y por qué?

En general, esta es una de las preguntas que hacer sobre proyectos que no suelen formularse. Muchas veces, los gerentes de proyectos dejan de lado esta cuestión, ya que consideran que nadie debería señalarles cuáles son las decisiones fundamentales a tomar. No obstante, obtener una visión externa o la opinión de otro profesional con experiencia en proyectos similares puede contribuir a alcanzar el éxito.

10. ¿Cuánto riesgo podemos tomar para intentar alcanzar el éxito?

En el análisis del proyecto, no dudes en cuestionar el nivel de riesgo que podrás tomar a lo largo de la ejecución para lograr las metas. Por supuesto, la respuesta estará íntimamente ligada a la repercusión que el fracaso o la consecución del proyecto tenga para la empresa.

Si gestionas un proyecto con implicaciones cruciales para una compañía, es posible que puedas e, incluso, debas correr mayores riesgos. En definitiva, el crecimiento o la subsistencia empresarial dependerán del mismo. Por este motivo, esta es una de las preguntas que un gerente de proyecto debe hacer sin dilación. 

Conclusiones sobre las preguntas que un gerente de proyecto debe hacer al inicio de un proyecto

No hay garantías para el éxito. En un proyecto, muchas cosas pueden fallar. La coyuntura puede afectar al mercado. Las tareas pueden retrasarse y dañar el resultado final… Sin embargo, puedes tomar algunas medidas para que alcanzarlo se acerque más a una realidad que a una utopía. La primera de estas medidas es, sencillamente, realizar las preguntas que un gerente de proyecto debe hacer.

Involúcrate con tu proyecto desde el primer momento. Piensa en él desde distintas ópticas. Toma nota de tus dudas y de aquellos datos que no has recibido (o no han quedado claros). Durante la sesión de análisis del proyecto, aborda esta situación. Quizá, te sientas raro formulando muchas preguntas. No obstante, es la mejor manera de estar preparado para tu labor. Solamente así podrás dirigir el proyecto de manera eficiente.