10 pasos para programar una reunión de equipo en distintas zonas horarias

Cómo programar una reunión de equipo en distintas zonas horarias de forma eficiente

En el pasado, las reuniones de equipo eran sencillas de organizar. Todos los miembros trabajaban en el mismo edificio y cumplían con horarios similares. Sin embargo, con la llegada del trabajo remoto y la transición al trabajo híbrido, el panorama ha cambiado. Ahora, los empleados se pueden desempeñar desde su hogar y en horarios totalmente diferentes, por lo que las reuniones virtuales se han convertido en la norma. Ante este escenario, ¿cómo se puede programar una reunión de equipo en distintas zonas horarias?

Los empleados remotos comprenden la importancia de la flexibilidad, pero los gerentes aún enfrentan desafíos para lograr que los miembros del equipo coincidan en cuanto a horarios. Por suerte, existen herramientas como los planificadores de reuniones y los conversores de zonas horarias, que ayudan a establecer una zona horaria común para la reunión. De esta manera, es posible manejar las diferencias horarias más significativas y realizar reuniones desde cualquier lugar. Si te encuentras perdido a la hora de gestionar los horarios de tus empleados para preparar la próxima reunión en línea, toma nota de estas recomendaciones.

1. Emplea un conversor de zona horaria

El primer paso para establecer la zona horaria de una reunión es determinar un momento que sea oportuno para todos los participantes. Ten en mente que es posible que el lapso de tiempo más cómodo para ti no lo sea para alguno de los otros asistentes. Quizá cuando tú estás trabajando, tus colegas están durmiendo y viceversa. Por eso, cuando deseas programar una reunión de equipo en distintas zonas horarias, necesitas emplear un conversor de zona horaria.

Estas aplicaciones en línea permiten convertir la hora de cualquier ciudad del mundo a la hora local. De este modo, es mucho más sencillo saber cuál es el horario adecuado para cada uno. En lugar de tratar de mantener en la cabeza las distintas zonas horarias, se pueden visualizar todas dentro del software. Lo mejor de todo es que puedes despreocuparte de considerar el horario de verano o de invierno, ya que esta información se contempla de manera automática. Evita malentendidos utilizando un conversor de zona horaria.

2. Sé flexible y busca un horario conveniente para todos

Al trabajar de forma remota, es fundamental ser flexible y coordinar los horarios de trabajo para encontrar tiempos en común. Ahora bien, localizar un horario adecuado para todos los participantes de la reunión puede ser un verdadero desafío, sobre todo al manejar diferencias horarias drásticas. Si conoces desde dónde están trabajando tus empleados, y dónde están basados tus clientes o proveedores, puedes emplear el conversor de zona horaria mencionado en el punto 1 para encontrar un horario que podría ser apto para todos los participantes.

Una forma práctica de hacerlo es solicitar a cada miembro del equipo que envíe cuatro espacios de tiempo en los que podría estar presente en la reunión. Para ello, podrías generar encuestas o, simplemente, invitar a los participantes a rellenar la información en un documento compartido y comparar todos los datos recabados en búsqueda de un horario que se superponga. Bitrix24 puede ayudarte con ambas opciones.

En la actualidad existen herramientas específicas que permiten habilitar lapsos de tiempo que resultan adecuados para ti para que cada persona programe directamente la reunión dentro de los mismos. No obstante, esta opción puede resultar compleja de aplicar para grandes grupos.

3. Genera una planilla con los horarios solapados de empleados, clientes y proveedores

Una forma efectiva de programar una reunión de equipo entre zonas horarias es generar una planilla con los horarios solapados de los miembros del equipo, clientes y proveedores que participarán en ella. En esta plantilla, se pueden incluir los horarios de trabajo de cada persona para poder encontrar uno en común. Obtener esta información de todos los miembros de la empresa, clientes y proveedores puede resultar trabajoso, pero la buena noticia es que una vez recogidos, estos datos simplificarán la tarea de establecer la zona horaria de una reunión.

Puedes organizar y clasificar la información en una hoja de cálculo. Emplea colores diferentes para señalar los periodos posibles para las reuniones. Luego, almacena el archivo en la base de conocimientos de tu compañía y úsala cada vez que necesites conocer posibles momentos para generar un encuentro.

4. Alterna los horarios de las reuniones

Las nuevas y avanzadas herramientas de colaboración que tenemos hoy en día nos permiten participar de reuniones desde cualquier lugar. De esta manera, se reducen los gastos por viajes y, también, se facilita la conciliación familiar-laboral. Sin embargo, cabe mencionar que la organización de reuniones online puede convertirse en un verdadero peso para los trabajadores, sobre todo si se llevan a cabo en horarios inconvenientes.

Cuando las reuniones se realizan siempre a la misma hora, ya sea muy temprano por la mañana, por la noche o en horario de almuerzo, pueden repercutir en la satisfacción de los trabajadores. Por este motivo, al programar una reunión de equipo en distintas zonas horarias, deberías considerar la variación de horarios. Esto implica que no sean los mismos empleados quienes deben participar fuera de su horario laboral o durante sus momentos de descanso. Demuestra buena voluntad y preocupación por el bienestar de los participantes al variar los horarios de las reuniones.

5. Sincroniza los calendarios de todo el equipo

Sincronizar los calendarios de todo el equipo es fundamental para coordinar reuniones y colaborar de manera efectiva. Al hacerlo, puedes verificar la disponibilidad y los horarios superpuestos con tu equipo al programar reuniones en diferentes zonas horarias. Si los trabajadores utilizan diferentes aplicaciones de calendario, un calendario compartido puede ser una excelente solución.

Imagina si pudieses sincronizar todos los calendarios en un único clic, para que los participantes tengan agendada la reunión. Esto es posible con una plataforma completa como Bitrix24. Crea tantos calendarios como necesites, incluyendo un calendario de empresa y múltiples calendarios de equipos de trabajo y personales. Ahorra tiempo y evita confusiones al planificar reuniones dentro del calendario grupal. Solo ingresa los datos de la reunión y esta se replicará en los calendarios individuales de todos los involucrados. Así, garantizarás que todos los miembros del equipo estén en la misma página.

6. Utiliza una herramienta específica para todas las reuniones

Al elegir una aplicación de reunión virtual, considera las características que son importantes para las necesidades de tu equipo. Algunas aplicaciones permiten compartir la pantalla, mientras que otras ofrecen subtítulos en vivo o servicios de traducción. También, deberías tener en cuenta el nivel de seguridad y privacidad que ofrece cada herramienta, especialmente cuando se va a tratar información confidencial o delicada. La plataforma escogida debe ser intuitiva, fácil de usar y accesible para todos los miembros del equipo, independientemente de sus habilidades técnicas o sus dispositivos.

Una vez que hayas elegido una aplicación de videoconferencia preferida, informa al equipo y proporciona instrucciones claras sobre cómo descargar y utilizar la aplicación. Anima a los trabajadores a familiarizarse con las funciones y la configuración de la aplicación antes de la primera reunión. Esto garantizará que la misma se desarrolle sin problemas y que todos puedan participar de manera efectiva, independientemente de su ubicación o zona horaria.

7. Prepara una agenda de la reunión

La implementación de un planificador de reuniones de zonas horarias simplifica la organización de los encuentros empresariales, pero también es vital que elabores una agenda de cada reunión. Indudablemente, es una de las claves para un encuentro exitoso, ya que ayuda a que la reunión se mantenga encaminada. Además de delinear los temas que se discutirán, puedes proporcionar un delineado de tiempo dedicado a cada temática para que todos sepan qué esperar. La agenda se envía con antelación para brindarles a los participantes la oportunidad de prepararse para la reunión.

Otro beneficio de elaborar una agenda con antelación es que puede motivar a los miembros del equipo a asistir a la reunión. Si saben que estará bien organizada y será eficiente, es más probable que realicen el esfuerzo de participar, incluso si se organiza fuera de su horario laboral habitual. Al sentar un precedente para reuniones efectivas, construirás una cultura de la productividad y el compromiso. Además, la agenda puede servir para tomar nota de las tareas asignadas y, posteriormente, verificar los progresos.

8. Crea recordatorios de las reuniones

Los recordatorios de reuniones son fundamentales para asegurarte de que los participantes estén disponibles en el momento adecuado. Para ello, envía recordatorios antes de cada horario estipulado. Pero no lo hagas de manera manual, ya que eso implicaría ajustar los envíos según el horario local de cada trabajador, además de incrementar tu carga laboral o la del responsable del encuentro.

El planificador de reuniones de zonas horarias de Bitrix24 es capaz de crear de manera directa recordatorios de los compromisos para que nadie pase por alto un encuentro. De hecho, cada miembro del equipo puede configurar los recordatorios según sus deseos y necesidades para recibirlos un día, un par de horas o unos minutos antes de la reunión.

9. Graba la reunión

Así como programar una reunión de equipo en distintas zonas horarias puede ser desafiante, también puede serlo asistir cuando la diferencia temporal es muy amplia. Por este motivo, los expertos suelen recomendar grabar la reunión para que los miembros que no puedan asistir puedan verla más tarde. Esto es especialmente importante para las reuniones grandes de equipo o de toda la empresa.

Recuerda informar a todos los presentes en la reunión de que la misma será grabada. Algunas aplicaciones ofrecen la posibilidad no solo de grabar, sino también de transcribir automáticamente la reunión. En este caso, quizá sea interesante contar con ambas versiones de la reunión de equipo (en vídeo y por escrito). Una vez finalizado el encuentro, puedes almacenar la grabación en el gestor de documentos de tu empresa para compartirla fácilmente con todos los interesados.

10. Continúa la conversación a través de otro medio de comunicación

Como has podido ver, emplear un planificador de zonas horarias de reuniones ayuda a encontrar un horario que funcione para todos y organizar en ese momento la reunión. No obstante, incluso llevando a cabo todos los esfuerzos posibles, puede suceder que algunos invitados no puedan asistir a la reunión. En estos casos, tras compartir con ellos la grabación de la misma, es aconsejable continuar la conversación a través de otro medio de comunicación.

¿Tu compañía aún no emplea una plataforma de comunicación interna? El chat es sumamente práctico para realizar el follow up de una reunión, pero también para las interacciones diarias de los miembros del equipo de trabajo. Traslada los comentarios sobre lo conversado durante el encuentro virtual al chat para que quienes no pudieron asistir puedan participar.

Implementa un planificador de reuniones de zonas horarias en tu empresa

Gestionar equipos de trabajo remotos plantea un sinnúmero de desafíos a los gerentes de proyectos, desde la motivación hasta el control de los avances de las tareas. La implementación de herramientas de colaboración, comunicación y planificación resultan, así, esenciales para que los grupos avancen hacia el éxito.

En el caso particular de las reuniones online, para asegurarte de que todos los miembros de tu equipo estén incluidos en las discusiones, incluso aquellos en zonas horarias diferentes, considera programarlas en un horario que funcione para todos. La combinación de un conversor de zona horaria y un planificador de reuniones de zonas horarias puede ser lo que necesitas para coordinar estos encuentros de manera eficiente.

Mantén a tu equipo conectado y al día sin importar dónde se encuentren. Programar una reunión de equipo en distintas zonas horarias puede generar un poco de estrés, sobre todo las primeras veces, pero empleando las herramientas adecuadas puedes simplificar el proceso de organización. Elige una plataforma que centralice todo lo que necesitas, desde la herramienta de videoconferencias con opciones de grabación, hasta el chat, pasando por un gestor de documentos, gestor de tareas y calendarios compartidos. Prueba Bitrix24 hoy mismo.