10 Herramientas para el onboarding de empleados

La contratación de empleados y su integración con la plantilla, los procesos y la cultura empresarial traen aparejados múltiples desafíos para el departamento de Recursos Humanos. La mejor manera de abordar esta situación es a través del uso de herramientas para el onboarding de empleados, que ayuden a simplificar la enorme cantidad de tareas que los expertos en RR. HH. deben llevar a cabo, a la vez que aseguran una experiencia de bienvenida coherente y estructurada para los nuevos trabajadores.

La inversión en herramientas de Recursos Humanos no solo reduce la carga administrativa al simplificar los procesos de onboarding, sino que también mejora la eficiencia, el compromiso y la satisfacción de los nuevos miembros del equipo. Si no cuentas con un software de incorporación de empleados y sientes curiosidad, continúa leyendo porque te presentaremos las herramientas para la integración de empleados que deberías conocer e implementar.

1. Portales de onboarding

Los portales de onboarding están diseñados para centralizar y simplificar el acceso a toda la información necesaria para que los nuevos empleados se integren eficazmente en la empresa. Sin lugar a dudas, son una de las herramientas para el onboarding de empleados más necesarias, ya que sirven como un punto único de acceso a documentos importantes, políticas de la empresa, materiales de formación y tareas de onboarding.

Al ocupar un puesto de trabajo, los profesionales pueden sentirse inseguros y dudar sobre lo que deben hacer o de qué manera. Esto puede generar estrés y dañar la productividad no solo del recién incorporado, sino de los colegas que deben responder a sus continuas preguntas o dudas. Para evitar este problema, adopta alguna de las múltiples herramientas para la bienvenida de empleados disponibles en el mercado. Un software de onboarding de este calibre centralizará los contratos, los manuales de procedimientos y otros archivos esenciales. De este modo, se facilita la distribución de la información y las tareas necesarias para la integración de los nuevos empleados, y se asegura el cumplimiento de todos los requisitos legales y regulatorios.

2. Gestión electrónica de documentos

Una vez realizada la propuesta laboral y aceptada por el profesional en cuestión, se multiplican los documentos que el departamento de Recursos Humanos debe elaborar y administrar. En este punto, se vuelve sumamente recomendable e, incluso, necesario contar con un software integral para la gestión de documentos. Esta clase de plataformas agilizan los procesos de onboarding al permitir, por ejemplo, la firma electrónica de contratos, NDAs y formularios fiscales.

Reduce la dependencia del papel y recolecta firmas a distancia sin problemas (ideal para aquellas empresas que contratan talento en otros países). Minimiza el riesgo de errores manuales. Tras redactar un contrato modelo, el mismo se podrá duplicar y personalizar adecuadamente para cada puesto y circunstancias particulares. Por otra parte, esta clase de plataformas de onboarding optimiza la organización, la clasificación y la búsqueda de documentos, permitiendo al personal de RR. HH. localizar rápidamente los archivos necesarios. Asimismo, la digitalización de documentos mejora su trazabilidad, circunstancia importante de cara a futuras auditorías.

3. Sistemas de gestión de tareas

Dentro de las herramientas necesarias para el onboarding de empleados, es imprescindible mencionar a los sistemas de gestión de tareas. Los mismos están diseñados para ayudar a RR. HH. a organizar, asignar y seguir el progreso de las diversas actividades asociadas a los procesos de onboarding. Esta aplicación garantiza que todas las tareas críticas se lleven a cabo en el momento adecuado para colaborar con la integración de la plantilla y el nuevo trabajador.

Asigna tareas específicas durante el período de incorporación a diversos stakeholders, como supervisores y mentores. Del mismo modo, se puede utilizar la herramienta de gestión de tareas para indicar las responsabilidades al nuevo empleado. Si bien no se trata netamente de un software de onboarding, es una plataforma de gran utilidad para corroborar que todos comprenden cuáles son las actividades a completar, en qué periodo y con qué expectativas. Además, es mucho más sencillo organizar el proceso de integración, realizar un seguimiento del progreso y asegurar la finalización de cada tarea.

4. Plataformas de formación para empleados

Los nuevos empleados son contratados por sus habilidades y experiencia. Sin embargo, esto no significa que sepan absolutamente todo. De hecho, habitualmente es necesario brindarles capacitación para lograr una mejor adaptación a la compañía y refinar sus conocimientos. Las plataformas de formación profesional se convierten así en esenciales herramientas para el onboarding de empleados.

Estas soluciones están diseñadas para ofrecer módulos de formación, cursos de onboarding y contenido educativo que les proporcione a los nuevos empleados los conocimientos necesarios para desempeñar sus funciones eficientemente. También es posible abordar temáticas relacionadas con la cultura corporativa para contribuir a la integración con la plantilla existente en estos espacios de capacitación. Merece la pena destacar que estas herramientas de Recursos Humanos incluyen funciones de seguimiento que permiten evaluar los resultados del aprendizaje.

5. Software de seguimiento de cumplimiento

Cumplir con los aspectos legales y regulatorios es una de las tareas más complejas que llevan a cabo los encargados de RR. HH. Por eso, no puede faltar el software de seguimiento del cumplimiento dentro de las herramientas para el onboarding de empleados que deberías emplear. Dicha plataforma facilita la recopilación y la verificación de todos los documentos necesarios para asegurar que los nuevos empleados están autorizados legalmente para trabajar en el país correspondiente.

Al mismo tiempo, el software tiene la capacidad de corroborar las certificaciones y las licencias necesarias para desempeñar el puesto e, incluso, comprobar los antecedentes. De esta manera, podrás tener la absoluta certeza de que el nuevo trabajador cumple con todos los aspectos legales, minimizando el riesgo de problemas en el mediano o largo plazo, como multas o litigios.

6. Plataformas de retroalimentación y encuestas

Una de las mejores maneras de obtener retroalimentación de los nuevos empleados es a través del uso de herramientas de Recursos Humanos. Estas plataformas permiten recolectar opiniones mediante sondeos en tiempo real en distintos estadios del onboarding o enviar encuestas detalladas, abordando diferentes aspectos del proceso. No olvides incluir variables blandas, como la comunicación y la efectividad de la formación proporcionada. Los formularios también pueden ayudar a que los empleados expresen lo que piensan y sienten de manera anónima, garantizando una mayor honestidad en las respuestas.

Al analizar el feedback de los nuevos empleados, los equipos de RR. HH. pueden identificar patrones y tendencias que indican qué partes del proceso de onboarding están funcionando bien y cuáles necesitan cambios. Esto permite realizar ajustes informados y basados en datos que pueden aumentar la satisfacción de los empleados, reducir la rotación y mejorar la eficiencia general del proceso de integración.

7. Plataformas de integración

Las plataformas de integración son sistemas que unifican las diversas herramientas para onboarding con aquellas de RR. HH. Permiten una transferencia fluida de datos y una comunicación eficiente entre las diferentes aplicaciones utilizadas durante el proceso de integración de nuevos empleados. Al conectar esta solución a las herramientas para el onboarding de empleados mejoras la interoperabilidad de los distintos sistemas; es decir, que aseguras que todos trabajen en conjunto de manera armoniosa.

Los datos se transferirán de una app a la otra de manera automática, evitando la duplicación de esfuerzos y reduciendo los potenciales errores debidos al ingreso manual. Esto significa que ni el empleado ni los miembros de RR. HH. se verán afectados por demoras o retrasos asociados a datos incompletos. De esta forma, se garantiza una experiencia de onboarding sin problemas cuando se emplean diferentes herramientas de software. Ciertamente, las plataformas de integración cumplen con las normativas de privacidad y protección de datos, además de contar con estrictas medidas de seguridad.

8. Aplicaciones móviles de onboarding

La mayoría de las personas emplea de manera regular su teléfono móvil para actividades laborales y de entretenimiento. Apostar a herramientas para la integración de empleados móviles puede ser una gran idea al permitirles a los nuevos trabajadores completar el proceso de integración desde cualquier lugar y en cualquier momento. Las plataformas de onboarding móviles demuestran el compromiso organizacional con la innovación tecnológica y la adaptación a las tendencias actuales de trabajo remoto. Comprende los nuevos tiempos y súmate a la tendencia.

Las herramientas para onboarding brindan acceso a información relevante desde los dispositivos móviles, permitiendo completar formularios, revisar y firmar documentos importantes, y participar en actividades de formación desde cualquier ubicación. Envían notificaciones y recordatorios automáticos sobre tareas pendientes y fechas límite importantes dentro del proceso de onboarding, ayudando a mantener a los empleados organizados. La interfaz de estas aplicaciones suele ser intuitiva y no requerir de capacitación, lo que permite utilizarlas de manera inmediata, convirtiéndose en un apoyo on-the-go para los nuevos trabajadores.

9. Herramientas de colaboración social

Cuando se desea promover una cultura de la colaboración desde el día uno, resulta imprescindible recurrir a herramientas para el onboarding de empleados que posibiliten la conexión entre los miembros del personal. En este sentido, las herramientas de colaboración social se presentan como una inversión ineludible. Los nuevos empleados podrán crear sus perfiles personales. Allí, plasmarán su experiencia, sus intereses y sus habilidades para presentarse de cara a los demás.

Estas soluciones funcionan como verdaderas herramientas para la bienvenida de empleados, ya que impulsan la participación en comunidades, foros y conversaciones, tanto grupales como privadas. Suelen incluir funcionalidades de mensajería instantánea para comunicarse de manera rápida y directa, haciendo más fácil la la resolución de dudas. Asimismo, allí se publican anuncios de eventos sociales, actividades de team building y otros programación de integración de plantilla que pueden ser de interés para los recién llegados. Las herramientas de colaboración social también incorporan sistemas de reconocimiento y premios, donde los empleados pueden felicitarse mutuamente por logros y contribuciones destacadas.

10. Herramientas de análisis y reportes

Sigue el desempeño de los trabajadores nuevos, las áreas de mejora y la efectividad de las iniciativas de onboarding gracias a las soluciones de análisis y reportes. Estas se consideran herramientas para el onboarding de empleados porque brindan datos fehacientes sobre el tiempo de integración, la tasa de retención temprana y la satisfacción del nuevo empleado, entre otros indicadores relevantes.

Las plataformas de análisis generan informes personalizados, además de incluir dashboards que muestran visualmente los datos recopilados. Identifica tendencias a lo largo del tiempo y cuellos de botella. Mide la efectividad de las estrategias y refina los procesos de onboarding. La toma de decisiones nunca antes fue tan sencilla.

Simplifica la labor de RR. HH. implementando herramientas para el onboarding de empleados

El uso de herramientas modernas para el onboarding de empleados no solo es crucial para el departamento de Recursos Humanos, sino también para la empresa en su conjunto y para los nuevos empleados. Estas plataformas automatizan procesos administrativos, centralizan la información, y mejoran la eficiencia y el cumplimiento normativo. Facilitan una integración más rápida y efectiva, reduciendo el estrés y la incertidumbre para los nuevos empleados, y permiten a los gestores de RR. HH. enfocarse en tareas más estratégicas y de desarrollo de talento.

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FAQs

¿Cuáles son las mejores herramientas para el onboarding de empleados?

Las mejores herramientas para el onboarding de empleados son las siguientes:

• Portales de onboarding.

• Gestión electrónica de documentos.

• Sistemas de gestión de tareas.

• Plataformas de formación para empleados.

• Software de seguimiento de cumplimiento.

• Plataformas de retroalimentación y encuestas.

• Plataformas de integración.

• Aplicaciones móviles de onboarding.

• Herramientas de colaboración social.

• Herramientas de análisis y reportes.

¿Cómo pueden las herramientas de onboarding facilitar la integración de nuevos empleados?

Las herramientas de onboarding pueden facilitar la integración de nuevos empleados al:

• Proporcionar recursos centralizados.

• Automatizar tareas administrativas.

• Ofrecer módulos de formación interactivos.

• Facilitar el acceso a políticas de la empresa, organigramas y manuales de procedimientos.

• Promover la comunicación y la colaboración.

• Simplificar la conexión con los nuevos colegas.

¿Qué características debería buscar en un software de onboarding de empleados?

Las características a buscar en un software de onboarding de empleados son:

• Interfaz intuitiva y accesible, compatible con dispositivos móviles

• Personalización de experiencias para empleados

• Automatización de tareas administrativas

• Integración con sistemas existentes.

• Seguridad de datos robusta

• Capacidades de seguimiento y análisis del proceso.