10 Herramientas esenciales para la gestión del tiempo

En un mundo laboral cada vez más exigente, la gestión efectiva del tiempo se ha convertido en un desafío crucial. Afortunadamente, existen soluciones diseñadas para optimizar el uso del tiempo y aumentar la productividad. Estas herramientas para la gestión del tiempo brindan funcionalidades que van desde la planificación y la organización de tareas hasta el seguimiento del progreso y la colaboración en equipo. 

Indudablemente, si combinas la utilización de una de estas aplicaciones con algunas de las más famosas técnicas de gestión del tiempo, podrás alcanzar un mayor equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Como lees, puedes crecer a nivel profesional sin renunciar a tus pasatiempos ni a disfrutar de preciosos momentos en familia. Elige entre las mejores herramientas de gestión del tiempo para el trabajo que te presentaremos a continuación y mejora notablemente tu programación diaria. ¡Nunca más correrás para finalizar una entrega!

Las mejores herramientas de gestión del tiempo de 2023

El tiempo es un recurso preciado, sobre todo en el ámbito laboral, donde un desperdicio del mismo puede implicar una gran pérdida de dinero. Implementar herramientas de gestión del tiempo es una excelente manera de maximizar la productividad y, por eso, uno de los primeros consejos de gestión del tiempo que brindan los expertos. Así, los profesionales pueden optimizar su organización diaria, semanal e, incluso, mensual, establecer prioridades y tener una visión clara de sus plazos y metas. Además, estas herramientas facilitan la sincronización y la colaboración en equipos, lo que mejora la eficiencia y el flujo de trabajo.

Ahora bien, no todas las herramientas para la gestión del tiempo son iguales. Por lo tanto, antes de elegir una, deberías considerar varios aspectos clave. En primer lugar, debe ser intuitiva y fácil de usar, para que puedas aprovecharla al máximo sin necesidad de una capacitación. Asimismo, busca una app que se ajuste a tus necesidades específicas, ya sea para la gestión personal, de un proyecto o de un equipo de trabajo. Otras características que podrían interesarte son la sincronización con dispositivos móviles, la posibilidad de recibir notificaciones y recordatorios, así como la capacidad de generar informes y estadísticas sobre el uso del tiempo. ¿Preparado para descubrir las herramientas de software más completas del mercado actual? 

1. Scoro

Entre las herramientas de gestión del tiempo para empleados y directivos, destaca Scoro, ya que se trata de una plataforma bastante completa y versátil. Una de las características más interesantes de esta herramienta es que combina el seguimiento del tiempo con la gestión de proyectos y el CRM, lo que mejora la colaboración y facilita la administración de todos tus procesos comerciales en un único lugar. Además, Scoro te permite planificar proyectos y asignar recursos de manera holística. Establece plazos realistas, realiza un seguimiento del tiempo facturable y no facturable, y genera facturas basadas en las horas trabajadas.

Ten una visión completa de la salud de tu negocio a través del panel de control de Scoro, que muestra los indicadores clave de rendimiento, las tareas accionables y las conversiones. También, puedes efectuar un seguimiento detallado de las tareas completadas con informes desglosados por miembros del equipo, clientes, proyectos y actividades. Evalúa a tu equipo, identifica y resuelve cuellos de botella, y optimiza actividades que consumen tiempo. La plataforma se integra con numerosas aplicaciones para que puedas compartir información fácilmente. Cuenta solamente con planes de pago, aunque ofrece una demo gratuita para explorar todas sus funcionalidades.

2. ProofHub

Planifica, administra y monitorea proyectos de cualquier tamaño, desde simples hasta complejos, con ProofHub, una plataforma sencilla de utilizar. Obtén una imagen visual de los mismos a través de gráficos de Gantt y asigna tareas con un simple clic. Adjudica plazos de entrega y prioridades. Configura la agenda de ProofHub para saber exactamente qué tareas debes cumplir cada día antes de comenzar a trabajar. Priorízalas fácilmente y reacomódalas si fuese necesario. 

Trabaja online junto a otros trabajadores y ahorra, así, tiempo al evitar múltiples correos electrónicos de ida y vuelta. ProofHub ofrece una función de versionado de archivos. Podrás cargar múltiples versiones de un documento, realizar un seguimiento de los cambios y revertir a versiones anteriores fácilmente cuando sea necesario. Comparte comentarios y sugerencias dentro de cada documento. Ofrece una prueba gratuita para que puedas comprobar si es la mejor elección para tu empresa dentro de las herramientas para la gestión del tiempo más extendidas.

3. Harvest

A diferencia de otras herramientas de gestión del tiempo para empleados, Harvest se enfoca particularmente en una única actividad: el seguimiento de tiempo y la facturación. Básicamente, te permite rastrear las horas trabajadas para cada cliente y generar facturas de manera rápida y directa. El control del tiempo se puede realizar tanto desde el navegador, como con una app descargable para iPhone o Android. 

Por otra parte, cuenta con numerosas integraciones con otras soluciones de gestión de proyectos. Asimismo, Harvest proporciona informes sobre el tiempo usado por cada empleado en cada tarea, lo que te permite mantener un control preciso de las actividades. Ofrece un plan gratuito para hasta dos proyectos y un plan mensual de pago, en caso de que necesites una mayor capacidad y funcionalidad.

4. ActiveCollab

Al igual que otras herramientas para la gestión del tiempo, ActiveCollab tiene un cronómetro integrado que se puede activar para tareas y proyectos. Saber en qué has estado trabajando y cuánto tiempo te ha llevado cada tarea nunca antes fue tan sencillo. Todos los registros de tiempo se resumen de manera ordenada en las hojas de cada empleado y del equipo, así como en los informes. Las horas facturables se calcularán en el presupuesto del proyecto y directamente en la nómina de los empleados. Además, podrás comparar las horas estimadas con las registradas. 

Puedes crear un número ilimitado de proyectos, una funcionalidad ideal si eres un líder de múltiples proyectos. De este modo, podrás gestionar las tareas de los mismos, comprobar el tiempo invertido en cada una y el uso de recursos fácilmente. Asimismo, es posible invitar a los clientes comerciales al proyecto para centralizar, así, las interacciones. Emplea la opción «oculto para los clientes» en cada tarea, nota y discusión que desees mantener en privado. Por último, merece la pena señalar el sistema de colores que te permite visualizar de un vistazo quiénes han estado trabajando, en qué momento y si las horas se encuentran dentro del tiempo reglamentario de cada empleado o de horas extras. Disponible en versión gratuita para hasta 3 usuarios y 1 GB de almacenamiento, o con plan de pago.

5. Bitrix24

Al pensar en las mejores herramientas para la gestión del tiempo del 2023, es imposible no nombrar a Bitrix24, una plataforma colaborativa, intuitiva y fácil de usar que ofrece una innumerable cantidad de funcionalidades prácticas. Realiza un seguimiento preciso de las horas invertidas en cada tarea con el reloj registrador en línea. Inicia, pausa o finaliza tu jornada laboral desde tu dispositivo móvil, tu portátil o tu ordenador de sobremesa. Organiza tus responsabilidades y compromisos con su completo gestor de tareas e incorpora recursos y plazos de entrega. Escoge la visualización que prefieras, incluyendo Cuadro Kanban y Diagrama de Gantt. ¿Tienes pendientes tareas que podrías delegar? Con unos pocos clics, podrás escoger un empleado para que las complete en el tiempo determinado. Una vez asignadas, podrás observar los avances de cada una e, incluso, colaborar online con el responsable a través del uso de un documento compartido en línea o alguna de las variadas herramientas de comunicación de Bitrix24. 

Si eres el líder de un proyecto, puedes monitorear el tiempo empleado para cada tarea y, así, evaluar la eficiencia de tus empleados al conocer exactamente cuánto tiempo dedican a cada tarea. Esto es especialmente útil para distribuir la carga de trabajo de manera equitativa y asegurarte de que cada proyecto se complete dentro de los plazos establecidos. Además, Bitrix24 ofrece un gráfico de ausencias y horarios de trabajo que te permite administrar permisos por enfermedad y tiempo libre remunerado. Esto simplifica el seguimiento de los empleados que están fuera de la oficina por diversos motivos, como vacaciones o viajes de negocios. Factura sobre la base de los datos obtenidos. Simplemente, escoge una plantilla, personalízala y deja que el software determine exactamente cuánto debes cobrarle a tus clientes o pagarle a tus trabajadores. 

En resumen, Bitrix24 es mucho más que una de las herramientas de gestión del tiempo del momento, ya que no solo ofrece herramientas para administrar el tiempo. Crea tu calendario personal, así como calendarios de grupo para asentar fácilmente tus reuniones y otros compromisos. También, posee funcionalidades adicionales como chats individuales y grupales, videollamadas de alta definición, CRM y almacenamiento en la nube para compartir archivos. Accede a los informes y refina tu gestión del tiempo y la de tus subordinados sobre la base de los datos recopilados. Por último, pero no por ello menos importante, se integra con distintas herramientas altamente extendidas y tiene disponibles un plan gratuito y diversos planes de pago.

6. Toggl

Toggl es una de las herramientas para la gestión del tiempo más famosas y utilizadas debido a su practicidad y facilidad de uso. Descargas el plug-in en tu navegador, creas tu cuenta y ya estás listo para comenzar a trabajar controlando lo que haces en cada momento. Quizá por este motivo se encuentra entre las soluciones preferidas de los trabajadores por cuenta propia.

La plataforma te permite desarrollar proyectos ilimitados, así como subproyectos. Incluso es posible generar etiquetas para señalizar exactamente qué actividad se ha llevado a cabo para cada cliente en particular. Por otro lado, se integra con diversos sistemas de gestión de proyectos. Accede a sus completos informes para observar el progreso del equipo y tomar decisiones. Puede emplearse de manera gratuita o con suscripción de pago, dependiendo de tus necesidades.

7. Replicon

Replicon se distingue de otras herramientas para la gestión del tiempo debido a su enfoque en las organizaciones grandes que buscan gestionar de manera más eficiente el tiempo de sus empleados. Su principal diferencial es ofrecer una visión integral de cada minuto empleado en el trabajo. Así, tendrás un panorama completo de la productividad de la empresa. El software captura automáticamente los datos de tiempo y trabajo de los empleados, incluso desde múltiples aplicaciones que se integran con el mismo. Determina el coste por hora para cada empleado o cliente y la plataforma generará de manera automática las facturas.

También, podrás utilizar la app para llevar a cabo estimaciones y presupuestos para proyectos o estudiar sus analíticas para incrementar la productividad. La plataforma tiene interfaces de usuario optimizadas para teléfonos, tabletas y ordenadores, y, además, ofrece validaciones y flujos de trabajo avanzados. De este modo, se agiliza el proceso de facturación. Por supuesto, podrás personalizar opciones de seguimiento en Replicon según las necesidades de tu compañía. No dispone de plan gratuito, pero sí de una prueba de 14 días para cada una de sus tres suscripciones de pago.

8. TimeCamp

¿Te preocupa comprobar exactamente el tiempo usado en cada proyecto para facturar a tus clientes? TimeCamp podría ser lo que estás buscando. Entre sus principales características se incluyen el seguimiento automático del tiempo facturable y no facturable, una pasarela de pago integrada, presupuestos en dólares o tiempo, y una variedad de informes. Una de las funcionalidades más interesantes es el cálculo de los ingresos en función del tiempo trabajado. Esto proporciona una visión más completa y precisa de los costos y los beneficios de los proyectos.

Verifica los registros de tiempo de los empleados a través de hojas de tiempo detalladas o una vista gráfica similar a un calendario. Estima de manera precisa los recursos y controla el rendimiento del equipo. Analiza los informes e integra la app con otras herramientas que tu empresa ya esté utilizando. Configura palabras clave específicas para tareas y proyectos, para facilitar su uso reiterado en diferentes proyectos. Disponible en plan gratuito y de pago.

9. Nutcache

Nutcache es, en realidad, una herramienta integral de gestión de proyectos que incluye funciones de seguimiento de tiempo y facturación. Ha sido diseñada pensando en los equipos pequeños que facturan a sus clientes por proyecto y buscan planificar su tiempo de manera más eficiente. Monitorea el uso del tiempo y genera facturas según los datos recabados. Gestiona los gastos y vincúlalos a las tareas y los proyectos. 

Asigna tareas y responsabilidades dentro de la app. Una vez llevada a cabo esta acción, cada empleado podrá ingresar el tiempo invertido en cada tarea y esta, a su vez, estará asociada a un proyecto. Estos ingresos de tiempo pueden ser enviados para aprobación y confirmados tras su comprobación por parte del project manager. Asimismo, presupuesta y configura cada proyecto para evitar exceder los límites presupuestarios. Observa los informes de productividad individuales y grupales. Nutcache está disponible solamente con planes de pago.

10. Teamwork

Teamwork es la última de las herramientas de gestión del tiempo de nuestra selección. La misma fue diseñada específicamente para el trabajo con clientes, ya que te ayuda a tener una visión completa de todos tus proyectos, equipos, clientes y freelancers en un único lugar. Organiza tu día con Timesheets y emplea su reloj registrador para contabilizar el tiempo que dedicas a cada tarea. Agrega etiquetas o descripciones a cada ingreso, incluyendo si debería contabilizarse o no en la factura.

Brinda informes para estudiar el rendimiento de equipo y personal. Permite la colaboración en tiempo real para facilitar el día a día de todo proyecto. La plataforma es escalable y puede complementarse con otras funciones interesantes para tu empresa, como un CRM, aunque por supuesto las mismas se pagan por separado. Cuenta con un plan gratis y varias suscripciones de pago.

Las herramientas para la gestión del tiempo contribuyen a la productividad de tu empresa

¿Te preguntas cómo incrementar tu productividad, la de tus empleados y de tu empresa en su conjunto? Analiza las herramientas para la gestión del tiempo que te hemos presentado y escoge una hoy mismo. Su empleo te permitirá optimizar el uso de recursos, maximizar el tiempo invertido en los proyectos y mantener un control eficiente sobre las tareas y los plazos. Evita retrasos, gestiona eficazmente las horas trabajadas por tu equipo, realiza un seguimiento preciso de los proyectos y garantiza una facturación correcta. ¿Qué te parece?

Si aún no has probado una herramienta de gestión del tiempo, no esperes más. Hazlo ahora y experimenta por ti mismo los beneficios que puede aportar a tu empresa. Entre las diversas opciones disponibles en el mercado, Bitrix24 destaca como una solución completa y versátil. Con funcionalidades que van desde el seguimiento del tiempo hasta la planificación de proyectos, Bitrix24 es una plataforma integral y colaborativa que te permitirá tener una visión clara de tus proyectos y un control total sobre todas tus actividades diarias. ¡Prueba Bitrix24 y lleva la productividad de tu empresa al siguiente nivel!

FAQ

¿Cuál es una herramienta útil de gestión del tiempo?

Bitrix24 es una herramienta de gestión del tiempo muy útil, que ofrece funcionalidades específicas como seguimiento de tareas, calendarios compartidos, recordatorios y control de horas trabajadas. Ayuda a optimizar la planificación, mejorar la productividad y facilitar la colaboración en equipos de trabajo.

¿Cuáles son las herramientas para la gestión del tiempo?

Las herramientas para la gestión del tiempo pueden ser:

• Calendario. 
• Administrador de tareas o proyectos. 
• Reloj registrador online. 
• Aplicación para tomar notas (con plantillas).
• Seguimiento de hábitos. 
• Herramientas de prevención de distracciones. 
• Alertas y recordatorios

¿Cuáles son las técnicas de gestión del tiempo más comunes?

Entre las técnicas de gestión del tiempo más comunes, destacan las siguientes:

• Técnica Pomodoro. 
• Priorización de tareas. 
• Matriz de Eisenhower. 
• Agrupación de tareas. 
• Lista de tareas: puede ser una to-do list o to-don’t list. 
• Regla 80/20. 
• Bloqueo de tiempo. 
• Horas de máxima concentración.

¿Cuáles son los conceptos principales de la gestión del tiempo?

Los conceptos principales de la gestión del tiempo son:

• Priorización. 
• Planificación. 
• Delegación. 
• Eliminación de distracciones. 
• Establecimiento de metas claras. 
• Manejo efectivo de tareas. 
• Seguimiento del progreso.

¿Cuáles son las reglas principales para priorizar?

Al priorizar tareas, es importante seguir algunas reglas principales:

• Identificar las tareas más urgentes. 
• Evaluar el impacto y la importancia a largo plazo de cada tarea. 
• Considerar los plazos y la capacidad para completarlas. 
• Establecer objetivos claros y alinear las prioridades con los plazos. 
• Reevaluar regularmente y ajustar según sea necesario.