10 herramientas de comunicación empresarial recomendadas

Las herramientas de comunicación empresarial alinean a los trabajadores en pos de un mismo objetivo. Sin embargo, ¿tienes en claro cuáles son las plataformas que realmente pueden llevar la comunicación de la empresa a otro nivel?

Un software de comunicación corporativa puede no ser suficiente para hacer que la información fluya libremente, al tiempo que se la protege de accesos no autorizados. Por eso, te recomendamos continuar con la lectura para descubrir las 10 mejores herramientas empresariales de comunicación en las que deberías invertir.

1. Plataformas de mensajería empresarial seguras

En la actualidad, las plataformas de mensajería se consideran herramientas de comunicación corporativa esenciales. Resulta imposible pensar en una empresa que no las utilice de manera regular, ya que son un increíble aliado para mantener a todos los empleados alineados, aun si trabajan desde su hogar. Facilitan el intercambio de opiniones y la toma de decisiones ágil. Ahora bien, no cualquier software de mensajería puede ser implementado en tu compañía.

A la hora de escoger una herramienta para la comunicación interna empresarial, debes asegurarte de que la misma funciona mediante el uso de técnicas avanzadas de cifrado de extremo a extremo. De este modo, todos los mensajes enviados entre usuarios estarán protegidos, garantizando la confidencialidad de los datos y evitando la fuga de información. Verifica que el software en cuestión cumpla con las regulaciones de privacidad GDPR e HIPAA, como es el caso de Bitrix24, ya que así evitarás daños a tu reputación y potenciales sanciones legales. Asimismo, la app escogida debería permitirte administrar y almacenar conversaciones para poder consultarlas durante las auditorías comunicacionales.

2. Soluciones de videoconferencia de nivel empresarial

El interés que el trabajo híbrido y remoto ha despertado en las nuevas generaciones ha obligado a muchas empresas a adaptarse, especialmente a aquellas de grandes dimensiones. En este contexto, el uso de un software de comunicación corporativa con videollamadas y videoconferencias es vital para que los empleados puedan desempeñarse de manera eficiente. A este fin, los gigantes tecnológicos se han encargado de diseñar herramientas de comunicación a la altura de las necesidades de las corporaciones que, por supuesto, difieren de las expectativas para uso personal o de pequeñas empresas.

Estas herramientas ofrecen características avanzadas y garantizan la seguridad de la comunicación empresarial, adaptándose al crecimiento organizacional. Al usarlas, puedes organizar reuniones con un gran número de participantes, ya sean empleados, clientes u otros stakeholders, a quienes puedes invitar enviando un enlace. Para mayor seguridad, más allá del cifrado de extremo a extremo, puedes agregar una contraseña de ingreso. Pero eso no es todo. Su soporte de múltiples participantes te permite llevar a cabo seminarios web, presentaciones, talleres, conferencias, capacitaciones o cualquier otra clase de evento virtual.

Las mejores herramientas empresariales de comunicación por videoconferencia para grandes empresas ofrecen controles de moderación para mantener el orden durante las reuniones, permitiendo al anfitrión gestionar la participación, silenciar micrófonos y controlar el acceso a la cámara. En muchos casos, estas plataformas se integran con sistemas de calendario empresarial. Bitrix24, por ejemplo, permite la creación de multitud de calendarios, simplificando así la programación de eventos, las notificaciones y los recordatorios para equipos, departamentos o incluso la empresa en general.

3. Sistemas integrales de gestión de proyectos y flujos de trabajo

Otra de las herramientas de comunicación empresarial que no puede faltar en tu negocio es el sistema de gestión de proyectos y flujos de trabajo. Este permite manejar proyectos de manera eficiente y totalmente colaborativa, de principio a fin. Una vez creado un proyecto, como líder, puedes añadir tareas primarias y secundarias, establecer dependencias entre las mismas y asignar roles y responsabilidades. Establece permisos de acceso y asegúrate, así, de que los trabajadores puedan obtener la información necesaria para realizar sus funciones.

Habitualmente, estas herramientas de colaboración para empresas suelen ser sumamente personalizables, pudiendo adaptarse a las necesidades de los diferentes departamentos de tu compañía. Por otra parte, contribuyen a mejorar la comunicación dentro de la empresa, al centralizar los datos y las discusiones, posibilitar el compartir archivos, aumentar la transparencia y facilitar la coordinación de esfuerzos.

Al investigar las diversas herramientas de software de gestión de proyectos, asegúrate de averiguar si se integra con los sistemas ERP (de los que hablaremos más adelante), para garantizar la coherencia de los datos y los procesos de toda la organización. Por último, esta clase de herramientas de comunicación corporativa debería ofrecerte funcionalidades avanzadas de informes y seguimiento de proyectos que puedas configurar según tus requerimientos. De este modo, podrás verificar el avance de los proyectos, el desempeño del equipo, el uso de recursos y el cumplimiento de plazos para tomar decisiones informadas.

4. Sistemas de comunicación unificada (UCS)

Al hablar de las herramientas de comunicación empresarial recomendadas, no pueden faltar los sistemas de comunicación unificada. De hecho, los UCS (por su sigla en inglés) son las plataformas de comunicación para negocios más completas existentes. Esto significa que combinan varios métodos de comunicación empresarial en una sola interfaz. Así, tendrás acceso a herramientas de voz, vídeo, mensajería instantánea, correo electrónico, uso compartido de archivos y colaboración en tiempo real. El objetivo de estas plataformas es brindar una experiencia de comunicación fluida que les permita a los trabajadores colaborar con sus colegas o comunicarse con proveedores y otros stakeholders.

La gran ventaja de un UCS frente a otras soluciones de comunicación para empresas es que eliminan la necesidad de cambiar de una aplicación a otra para comunicarse. Al implementar un sistema unificado de comunicación, como Bitrix24, los profesionales podrán enviar correos electrónicos, chatear, editar documentos de forma colaborativa o, incluso, realizar una videollamada sin salir de la plataforma. Además, estos sistemas pueden emplearse tanto en ordenadores de sobremesa como en dispositivos móviles, asegurando la movilidad de los trabajadores. Podría, entonces, decirse que ahorran tiempo y reducen la complejidad de la comunicación de las grandes empresas, permitiendo que los empleados se concentren en sus tareas principales y aumenten su productividad.

5. Sistemas CRM avanzados con integración ERP

Toda empresa que desee mejorar su relación con los clientes, aumentar su satisfacción y mover prospectos hacia la conversión debería invertir en un buen CRM. El Customer Relationship Management es una de las herramientas de comunicación interna esenciales para alcanzar el éxito al posibilitar el flujo de la información sobre el ciclo de vida de cada cliente. Al conocer en qué estado se encuentra cada prospecto, se puede mejorar la atención, direccionar la comunicación y, también, los esfuerzos de ventas.

El CRM debe integrarse con los sistemas de planificación de recursos (ERP) para que se sincronicen los datos automáticamente entre los diferentes departamentos (ventas, marketing, suministro y finanzas, entre otros). De este modo, toda la información relacionada con los clientes, los pedidos, el inventario, la facturación y los pagos estarán disponibles de manera inmediata y precisa en todas las áreas de la empresa, eliminando la duplicación de datos y mejorando la eficiencia operativa.

La integración de estas dos herramientas de comunicación corporativa (CRM y ERP) proporciona una visión de 360 grados del cliente. De esta forma, los departamentos contarán con la información necesaria para identificar tendencias, personalizar interacciones, predecir comportamientos y evaluar el rendimiento general. Corregir el rumbo y aprovechar oportunidades nunca antes había sido tan sencillo.

6. Sistemas personalizables para el compromiso de los empleados y redes sociales internas

Fomentar la colaboración entre los empleados requiere de un compromiso más profundo que la simple implementación de herramientas de comunicación empresarial, más aún cuando hablamos de grandes empresas. Implica presentar la cooperación como un valor organizacional, respaldado desde la cúpula y respetado en cada nivel de la compañía. Para ello, los sistemas personalizables para el compromiso de los empleados y las redes sociales internas pueden ser de gran utilidad. Por un lado, se pueden emplear para comunicar y reforzar los valores y los objetivos organizacionales; por otro, para construir sentimiento de pertenencia, confianza y sensación de equipo.

Estas herramientas de comunicación interna pueden configurarse para satisfacer las necesidades específicas de cada cultura empresarial. Por lo tanto, es posible incluir una variedad de funciones, como reconocimiento de logros de los empleados, encuestas de retroalimentación, tableros de anuncios internos e, incluso, herramientas de colaboración en proyectos. La idea detrás de su uso es construir una comunidad en la que cada persona se sienta valorada, conectada y motivada.

En un mundo acostumbrado al uso regular de redes sociales, su equivalente empresarial puede ser lo que necesitas para brindar un espacio de conexión, discusión y noticias. Generalmente, estas soluciones de comunicación para empresas generan informes de participación, compromiso y satisfacción para que puedas ajustar tus estrategias de team building y colaboración.

7. Sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM, por su sigla en inglés)

En realidad, los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) no hacen referencia únicamente a diversas herramientas de colaboración para empresas, sino también a estrategias, tácticas y métodos. Sin embargo, nos centraremos específicamente en la solución tecnológica que puede posibilitar la captura y la gestión, el almacenamiento, la preservación y la entrega de información durante su ciclo de vida. Merece la pena señalar que, en este contexto, el término información no solo aúna los contratos, los manuales y los documentos, sino también el contenido del sitio web, los vídeos, las imágenes y los correos electrónicos, entre otros.

El software ECM usa la gestión eficiente de documentos y la automatización de los flujos de trabajo para optimizar el ciclo de vida de la información. Por eso, se considera fundamental para cualquier organización con grandes volúmenes de contenido, ya que colabora para eliminar ineficiencias operativas, reducir costos y cumplir con los mandatos de cumplimiento normativo (regulaciones y estándares legales aplicables, como GDPR, HIPAA y Sarbanes-Oxley). Esto último se logra mediante la implementación de controles de seguridad, cifrado de datos, políticas de retención y auditorías de cumplimiento para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad del contenido.

Asimismo, los sistemas ECM permiten a los usuarios buscar, recuperar y acceder a la información de manera rápida, gracias a funciones avanzadas de indexación y búsqueda. Del mismo modo, facilitan la colaboración entre los equipos o departamentos y mejoran la comunicación interna empresarial al proporcionar herramientas para compartir, revisar y aprobar documentos de forma segura y en tiempo real.

8. Herramientas de seguridad empresarial y buenas prácticas

La pérdida de información y la fuga de datos son dos de los grandes problemas que afectan a las empresas de grandes dimensiones que aún no han implementado soluciones de seguridad. Sin lugar a dudas, el uso de herramientas de comunicación corporativa debe ir de la mano de la implementación de sistemas de buenas prácticas y seguridad, que eviten la filtración de información confidencial mediante la monitorización y control del movimiento de datos dentro y fuera de la red corporativa.

Estas herramientas suelen incluir medidas para proteger la infraestructura de red de la empresa contra amenazas cibernéticas. Entre ellas, pueden incluir firewalls, sistemas de detección y prevención de intrusiones (IDPS), protección contra malware y cifrado de datos en tránsito, así como autenticación de usuarios, gestión de contraseñas y acceso basado en roles.

Por último, las soluciones de mayor envergadura cumplen con regulaciones externas y normativas de la industria, además de permitir a las organizaciones establecer y hacer cumplir políticas internas de seguridad. Así, otra función que deberías observar a la hora de escoger entre estas plataformas es la posibilidad de monitorear la actividad del usuario para detectar acciones inusuales o riesgos de seguridad.

9. Plataformas de integración y gestión de API

¿Alguna vez has evaluado cuántas aplicaciones diferentes son utilizadas dentro de tu empresa? Si es así, ¿cuántas de ellas están interconectadas? En caso de una respuesta negativa, ha llegado el momento de que analices tanto las herramientas de comunicación empresarial / corporativa como aquellas centradas en procesos. Una falta de cohesión entre las apps a lo largo de la compañía puede afectar la eficiencia y la consistencia, impidiendo que se alcancen las metas.

Las plataformas de integración y gestión de API integran sistemas dispersos, como bases de datos, sistemas en la nube y herramientas de comunicación y de terceros, eliminando silos de datos. Algunas incluso facilitan la creación de integraciones personalizadas para satisfacer necesidades específicas dentro de la empresa o en su relación con socios comerciales, clientes y proveedores. Por otra parte, ayudan a automatizar procesos internos y sincronizar datos.

10. Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)

Aunque los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) no pueden considerarse plataformas de comunicación para negocios en sí, desempeñan un papel crucial para mejorar el intercambio de información y mejorar la comunicación. Estos integran múltiples procesos, como los recursos humanos, las finanzas, la cadena de suministro, la fabricación y la gestión de proyectos. Gracias a los sistemas ERP, todos los departamentos pueden trabajar sobre información centralizada y actualizada en tiempo real.

Al recoger datos de todos los departamentos en un solo sistema, los ERP proporcionan una visión global de las operaciones de la empresa. Así, los líderes pueden tener una mejor comprensión de la situación general y, por lo tanto, preparar estrategias basadas en datos precisos. Además, se emplean para automatizar procesos, como la gestión de inventarios o el pago de nóminas.

Implementa hoy las mejores herramientas de comunicación corporativa en tu empresa

Las herramientas de comunicación empresarial abordadas a lo largo de este artículo pueden incrementar notablemente la eficiencia de los diferentes departamentos de tu compañía. El flujo de datos actualizados, la protección de los mismos y la libertad en la comunicación contribuyen, por un lado, a una mayor colaboración y sentimiento de pertenencia de los empleados y, por otro, a un incremento de la productividad.

Sin lugar a dudas, merece la pena que inviertas en herramientas de comunicación empresarial completas. Bitrix24 puede ser lo que estás buscando. En una sola plataforma, encontrarás todas las apps necesarias para gestionar integralmente tu empresa. Disfruta de un software de gestión de proyectos moderno y un potente CRM. Realiza llamadas, videollamadas en HD y videoconferencias. Emplea el chat uno a uno, grupal o público. Prepara canales para que chatear sea más organizado. Usa el correo electrónico, los documentos compartidos o la base de conocimientos.

Bitrix24 se integra, además, con múltiples herramientas y puede personalizarse descargando aplicaciones en su Marketplace. Escalable, intuitiva y completa, sin dudas, es una de las mejores herramientas empresariales de comunicación en el mercado actual.

Prueba Bitrix24 hoy y da un paso más hacia el éxito.

FAQ

Las características clave al elegir herramientas de comunicación empresarial son:

• Funcionalidades de colaboración, como edición conjunta de documentos, programación de reuniones y asignación de tareas.

• Facilidad de uso.

• Compatibilidad con diferentes dispositivos y sistemas operativos.

• Integraciones con otras herramientas.

• Seguridad y protección de los datos personales.

• Escalabilidad.

• Soporte técnico.

Estas herramientas mejoran la productividad de una empresa al:

• Posibilitar una interacción más fluida.

• Reducir los malentendidos.

• Resolver consultas en tiempo real.

• Agilizar los procesos de trabajo.

• Fomentar la innovación basada en el intercambio de ideas.

• Facilitar el trabajo híbrido y remoto.

El impacto de la comunicación empresarial en el trabajo remoto es muy positivo, ya que permite mantener la cohesión del equipo, garantizar la alineación de objetivos y minimizar la sensación de aislamiento entre los miembros del equipo. Además, facilita la coordinación de tareas, la resolución rápida de problemas y el mantenimiento de la productividad en un entorno distribuido.