Una de las mejores formas de controlar el avance de un determinado proyecto o procedimiento dentro de la empresa es a través de un software de flujo de trabajo. Estas plataformas permiten dividir tareas y determinar responsabilidades a la vez que facilitan la visualización de las actividades asignadas, en progreso y finalizadas.
Sin lugar a dudas, un diagrama de flujo de trabajo favorece la coordinación de los esfuerzos organizacionales, además del entendimiento de la importancia de cada tarea a nivel global por parte de cada uno de los miembros del equipo. Es decir, que este tipo de presentación visual permite que cada empleado comprenda cómo encaja la actividad que está desarrollando en un proceso comercial más amplio.
¿Cómo elegir un software de flujo de trabajo?
Tu elección dependerá, en primera instancia, de las características particulares de tu empresa, ya que no es lo mismo optar por una aplicación para una PYME que para una gran empresa. No obstante, también deberías prestar especial atención a las necesidades particulares de cada uno de los departamentos y, sobre todo, a cuáles son los procesos que podrían ser automatizados para ganar tiempo y ahorrar dinero.
Una herramienta de control de flujos de trabajo contribuye a la automatización de tareas que requieren de tiempo de manera regular por parte de los empleados. Asimismo, brinda informes que permiten a los líderes de la empresa evaluar el rendimiento y tomar decisiones en pos de un aumento de la productividad. A fin de clarificar todas las actividades para cada miembro de la empresa, lo ideal es optar por un software de flujo de trabajo integral que incluya un diagrama claro y fácil de utilizar.
1. ¿Por qué implementar un diagrama de flujo de trabajo?
Una clara visualización puede ayudar a cada miembro de la compañía, sin importar su puesto, a comprender el funcionamiento de la misma a través de una descripción general gráfica del proceso empresarial. El diagrama de flujo de trabajo muestra, así, todos los pasos necesarios para completar un proceso o proyecto desde el principio al fin.
Esta clase de diagramas busca la optimización de las actividades empresariales a través, por un lado, de la determinación de tareas y subtareas necesarias para alcanzar el objetivo final y, por otro, a través del seguimiento de cada uno de esos pasos. Así, es posible identificar los problemas potenciales y tomar decisiones preventivas para solventarlos, además de crear planes de contingencia. Finalmente, su implementación es fundamental de cara a la optimización del uso de recursos, tanto humanos como materiales y temporales.
2. ¿Dónde puede utilizarse un diagrama de flujo de trabajo en equipo?
Los métodos de visualización como los diagramas de flujo de trabajo son de utilidad para toda clase de negocio, ya que brindan información clara sobre cada uno de los procedimientos de la empresa, así como también de cada proyecto, sin importar la industria a la que hagan referencia.
Un software como Bitrix24 permite crear diagramas que documenten, por ejemplo, procesos de compras y ventas, procesos de cobros, actividades a llevar a cabo en cualquier clase de procedimiento estándar como podría ser la inscripción de pacientes en Urgencias de un hospital o de estudiantes en un colegio, las tareas de desarrollo de una app o un producto, desde la lluvia de ideas hasta su testeo final, o, incluso, las tareas de producción para elaborar un determinado producto dentro de una fábrica.
3. ¿En qué procesos se implantará?
Idealmente, el diagrama de flujo de trabajo debería implantarse de manera generalizada en toda la organización, creando un diagrama diferente para cada proceso, proyecto o departamento según las necesidades particulares de cada sector.
Para ello, será necesario realizar una capacitación de los miembros de los diferentes equipos de trabajo para que puedan comprender en su totalidad la información que brinda esta herramienta. A través de Bitrix24 los empleados pueden acceder de forma remota al diagrama para estar siempre al día de los avances y cambios en cada proceso.
4. ¿Es una herramienta fácil de comprender?
Un diagrama de flujo trabajo en equipo incluye diferentes formas y flechas que brindan información visual sobre el funcionamiento del proceso; esto es sobre la progresión normal de las tareas para obtener el resultado deseado. Habitualmente, estos se leen de izquierda a derecha, aunque también pueden leerse de arriba a abajo; esto será indicado por las flechas.
La plataforma que escojas debe permitir una comprensión rápida y sencilla, sin posibilidad de error. Solamente de esta manera contribuirá a mejorar los procesos en tu empresa. Ten en cuenta que esta es la meta final de dicha implementación: facilitar procesos, no hacerlos más complejos.
5. ¿Puede adaptarse a las necesidades de la compañía?
En el mercado, existen muchas plataformas distintas que ofrecen la posibilidad de crear flujos de trabajo. Por lo general, estas incluyen plantillas prediseñadas que ahorran tiempo y esfuerzo a la hora de crear los diagramas. Las mismas son diseñadas sobre la base de las necesidades más solicitadas dentro de las corporaciones.
Sin embargo, tus necesidades pueden ser diferentes y, por eso, a la hora de tomar la decisión es imprescindible escoger un software que pueda adaptarse. Bitrix24 permite la creación de un diagrama de forma totalmente personalizada a través de la propia elaboración de cada uno de los criterios, la ruta que siguen, dónde finalizan y cualquier variable del proceso en sí.
6. ¿Es posible crear múltiples flujos de trabajo?
El punto fuerte del uso de diagramas de flujo de trabajo es favorecer una rápida visualización de todo un proceso para contribuir a la comprensión general de todo miembro de la empresa. Ahora bien, ¿qué sucede cuando la empresa necesita observar diferentes procedimientos o proyectos?
En estos casos, se hace presente la necesidad de gestionar diferentes flujos adaptados a cada situación particular. En Bitrix24 podrás crear tantos flujos como consideres necesarios utilizando ya sea las plantillas prediseñadas o los criterios determinados por ti mismo.
7. ¿Cómo pueden determinarse las responsabilidades?
Una vez elaborado el flujo de trabajo, con su respectivo punto de partida, tareas intermedias y meta, es imprescindible contar con la posibilidad de asignar determinadas actividades a un departamento o empleado en particular. Solamente de esta manera se podrá evaluar el rendimiento y mejorar la productividad.
Bitrix24 responde al 100 % a esta necesidad al brindar la posibilidad de incorporar un responsable de cada actividad en cuestión de solo un par de clics. Por otra parte, los superiores designados tendrán la posibilidad de aprobar o denegar sus solicitudes o entrega de tareas.
8. ¿Cómo son los software disponibles?
Actualmente, existe en el mercado un sinfín de plataformas que buscan simplificar la organización interna de las empresas. Una plataforma de elaboración de flujos permitirá a los responsables de cada departamento contar con un mayor control de todo lo que sucede en cada proceso.
No obstante, a la hora de optar por un software resulta interesante decantarse por una plataforma integral como Bitrix24 donde además de crear flujos de trabajo con inclusión de documentos puedas automatizar los envíos de correos electrónicos masivos de marketing, centralizar la información sobre leads y clientes, así como la atención al cliente, facilitar la creación de facturas y de recibos de sueldo, y contar con herramientas de comunicación como videoconferencias y chats, entre otras funciones.
9. ¿Cuántas personas pueden usar la herramienta de control de flujos de trabajo?
Algunas plataformas de diseño y creación de diagramas de flujo de trabajo permiten la utilización de la herramienta a un determinado número de empleados. A la hora de llevar a cabo tu elección es importante que tomes en consideración para cuántas personas necesitas habilitar esta opción.
En el caso particular de la plataforma colaborativa Bitrix24, los flujos de trabajo pueden crearse para usuarios ilimitados ya desde su suscripción gratuita. Esto puede resultar muy conveniente para probar si la herramienta se adapta a las necesidades de tu empresa.
10. ¿Qué compatibilidad tiene la herramienta?
Toda empresa utiliza de manera habitual y cotidiana diferentes herramientas para llevar a cabo la gestión normal de todos los procedimientos. Por este motivo, lo más aconsejable es corroborar las integraciones posibles del software de diagrama de flujo de trabajo que se está considerando para determinar si es compatible con las apps utilizadas hasta el momento.
Bitrix24 ofrece una gran versatilidad que permite su integración con aplicaciones ampliamente utilizadas como Outlook, MailChimp y muchas otras, además de contar con un enorme Marketplace donde es posible obtener apps específicas para complementar las funcionales que de por sí ofrece la herramienta.
11. ¿Cuáles son los precios?
Un tema no menor a la hora de buscar y encontrar el mejor software de diagrama de flujo de trabajo es el precio. El mismo debe ajustarse al presupuesto de la organización a la vez que debe brindar todas las funcionalidades esperadas para suplir las necesidades de la empresa.
Bitrix24 tiene una suscripción gratuita que permite crear un flujo de trabajo, o varios, además de diferentes suscripciones de pago pensadas para cada presupuesto y necesidad. Echa un vistazo a las ofertas de la plataforma colaborativa y registra el que más se adecúe a los requisitos de tu empresa.
Sin lugar a dudas, Bitrix24 es la herramienta de control de flujos de trabajo de fácil uso y compatibilidad tanto con aplicaciones externas como con dispositivos de sobremesa y móviles que estás buscando. No lo dudes y pruébala gratis. Verás lo que es el poder de la integración.
