Los proyectos son cada vez más complejos y dinámicos y, por eso, el seguimiento de costes de proyecto tradicional ya no es suficiente. Se requiere un planteamiento novedoso que abrace la tecnología y las estrategias avanzadas para mantenerse dentro del presupuesto y tomar decisiones informadas.
Descubre los 10 enfoques innovadores que revolucionarán la forma en que gestionas los costes de tus proyectos. Reduce los errores, optimiza los recursos y alcanza una transparencia financiera sin precedentes. Maximiza la eficiencia, descubre tendencias y actúa en consecuencia. La única duda que te quedará tras finalizar la lectura es por dónde empezar.
FAQ
¿Qué es el seguimiento de costes de proyecto?
El seguimiento de costes de proyecto es una estrategia presupuestaria que implica el registro de todos los gastos asociados a las actividades de cada proyecto para evaluar su salud financiera. Se trata de un proceso que inicia durante la etapa de planificación y continúa hasta la finalización del proyecto.
¿Por qué es crucial un seguimiento efectivo de los costes de proyecto?
Un seguimiento efectivo de los costes de proyecto es crucial porque asegura la precisión financiera al monitorear y documentar los gastos de manera meticulosa y estructurada. Así, la información obtenida es precisa, confiable y sincronizada en tiempo real con los gastos de cada proyecto.
¿Cómo los enfoques innovadores mejoran el seguimiento de los costes de proyecto?
Los enfoques innovadores mejoran el seguimiento de los costes de proyecto al:
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Emplear la tecnología para obtener datos en tiempo real.
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Brindar una mayor visualización de los costes.
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Mejorar la toma de decisiones.
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Favorecer la colaboración.
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Automatizar tareas repetitivas.
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Generar un análisis predictivo de gastos.
¿Qué herramientas son esenciales para el seguimiento efectivo de los costes de un proyecto?
Las herramientas consideradas esenciales para el seguimiento efectivo de los costes de un proyecto son las siguientes:
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Gestión de proyectos.
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Software de contabilidad.
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Aplicaciones de seguimiento de gastos.
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Soluciones de almacenamiento en la nube.
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Herramientas de Business Intelligence.
¿Cómo se lleva el control de los costes en un proyecto?
Para llevar el control de los costes en un proyecto debes:
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Definir un presupuesto claro.
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Registrar todos los gastos.
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Realizar seguimientos periódicos.
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Comparar los costes reales con el presupuesto.
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Identificar desviaciones y tomar medidas correctivas.
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Ajustar el presupuesto si fuera necesario.
¿Cuáles son las 10 estrategias de seguimiento de costes de proyecto más revolucionarias?
El monitoreo efectivo de costes de un proyecto ayuda a reducir el gasto excesivo, colabora en el aumento del ROI y genera datos que pueden emplearse en la planificación de proyectos futuros. De manera tradicional, las estrategias de seguimiento de costes utilizadas comprendían la estimación de gastos y el control de los mismos, el análisis de variación, los informes periódicos, las auditorías financieras, las reservas de contingencia y la revisión de cambios. Así, se intentaba cumplir con los objetivos del proyecto, sin sobrepasar el presupuesto estipulado.
En la actualidad, las múltiples herramientas para seguimiento de costes simplifican esta tarea, desde la etapa de planificación hasta la ejecución y cierre del proyecto. Las mismas brindan enfoques innovadores que pueden simplificar el seguimiento de los costes de proyectos y sus presupuestos. A continuación, te presentaremos 10 técnicas de gestión de costes basadas en las nuevas tecnologías.
1. Implementa herramientas para automatizar procesos siempre que sea posible
¿Has evaluado alguna vez cuántas horas de trabajo requieren actividades repetitivas que deben llevarse a cabo en cada proyecto? Al analizar el uso de recursos, deberías prestar especial atención al esfuerzo que cada uno de tus trabajadores debe dedicar a las diferentes tareas. La automatización puede colaborar para ejecutarlas de manera más rápida e, incluso, más precisa que los humanos. Esto repercute positivamente en el presupuesto inicial del proyecto: liberas recursos que pueden emplearse en tareas más estratégicas.
Ahora bien, esta no es la única ventaja de la automatización. La implementación de estas plataformas agiliza la entrada de datos, la ejecución de tareas administrativas relacionadas con la gestión de costes de proyecto y la generación de informes. No solo reducirás errores, sino que, además, acelerarás todo el proceso. En Bitrix24, los empleados pueden utilizar un gestor de tiempo para facturar de manera directa las horas dedicadas a cada proyecto. Además, la aplicación permite la elaboración de presupuestos y facturas en base a los datos ingresados, y se integra con diferentes herramientas de software de contabilidad.
2. Emplea aplicaciones móviles para simplificar el seguimiento de costes de proyecto
La gestión de costes de proyecto puede parecer sencilla. Sin embargo, es un verdadero desafío, ya que un monitoreo efectivo de costes implica el registro total de cada gasto asociado, desde las horas trabajadas por el personal asignado al proyecto hasta costes de transporte, logística, materiales, viajes y viáticos. En general, resulta más fácil dejar asentados los gastos elevados que aquellos menores. No obstante, para un seguimiento de costes de proyecto realmente efectivo deberías ser capaz de centralizar cada pequeño coste.
Para ello, no hay mejor opción que optar por herramientas para seguimiento de costes móviles. De este modo, tus trabajadores podrán ingresar gastos relacionados con viajes de negocios, reuniones con clientes, comidas e, incluso, gastos de oficina en el hogar (en caso trabajo remoto o híbrido) desde su teléfono móvil. Nunca más tendrás informaciones incompletas y, así, el seguimiento de costes de proyecto será mucho más eficiente y sencillo. Podrás ver en tiempo real si los costes se condicen con las estimaciones presupuestarias llevadas a cabo en la etapa de planificación y podrás ajustar recursos en caso de ser necesario.
3. Invierte en una plataforma de almacenamiento en la nube para que compartir datos sea más sencillo
Durante los últimos años, las soluciones en la nube se han convertido en tendencia. Cada vez más empresas las utilizan en su día a día para facilitar el trabajo en equipo entre personas que se desempeñan a distancia. Las mismas ofrecen acceso a toda clase de documentos desde cualquier ubicación con conexión a internet. Por supuesto, tienen altos estándares de seguridad. En Bitrix24, por ejemplo, puedes configurar permisos de acceso, además de contraseñas por archivo o carpeta. Al hablar del control de gastos de proyecto, esta clase de plataformas puede resultar muy útil.
Tus empleados podrán subir comprobantes virtuales de gastos efectuados relacionados con el proyecto en el cual trabajan. La centralización de todos los recibos y facturas, sean de transporte, colaboradores externos o contratación de servicios, permitirá una visualización más rápida de los costes. Además, las herramientas de almacenamiento de archivos y documentos efectúan regularmente respaldos que protegen los datos en caso de fallos técnicos o errores humanos. Por otra parte, en la mayoría de los casos, se pueden integrar con herramientas de análisis y, también, con un software de seguimiento de costes de proyecto.
4. Pon a prueba el crowdsourcing de datos financieros
El crowdsourcing es, hoy en día, una práctica habitual para obtener conocimientos, servicios, productos o ayuda económica de otros individuos. Pero, también, es uno de los enfoques innovadores que puede lograr la máxima optimización de costes en proyectos. Básicamente, el crowdsourcing de datos financieros consiste en recopilar datos a través de la colaboración en línea de un grupo diverso de personas, en lugar de depender de un único profesional.
En primer lugar, esta óptica destaca entre otras técnicas de gestión de costes porque toma en consideración la opinión y la visión de empleados, proveedores, clientes y stakeholders. De esta manera, se puede diseñar un presupuesto más realista y, por lo tanto, más posible de respetar. Al tener diversas perspectivas sobre los costes, se pueden identificar detalles que, si no, podrían pasarse por alto. Asimismo, al depender de la contribución de un grupo de personas, se reduce la carga de trabajo del encargado de la contabilidad, ya que cada involucrado es responsable de reportar los gastos y almacenar los recibos, facturas o comprobantes en la nube. Por último, merece la pena destacar que la presencia de distintos profesionales colabora en la validación cruzada de datos y, por lo tanto, en la optimización de costes en proyectos.
5. Confía en los análisis predictivos desarrollados por la inteligencia artificial
Pocas temáticas han ocupado tanto espacio en los medios y en las conversaciones profesionales en los últimos meses como la abrumadora aparición de diversas herramientas basadas en la inteligencia artificial. A pesar de la desconfianza que la misma genera en algunos ámbitos, la IA puede emplearse para analizar proyectos similares anteriores y obtener patrones que podrían ayudar a identificar potenciales riesgos financieros para el proyecto actual.
Por otra parte, la inteligencia artificial tiene la capacidad de analizar grandes cantidades de datos en poco tiempo, reduciendo el coste de esta labor. Pero esto no es todo: puedes utilizar la IA para generar predicciones sobre las tendencias de costes en proyectos. Identifica riesgos tempranos antes de que se conviertan en verdaderos problemas que afecten la gestión de costes de proyecto. Aborda potenciales desviaciones presupuestarias antes de que tengan un impacto negativo. Automatiza tareas analíticas y toma decisiones más informadas en tiempo real. No obstante, considera que para obtener informes confiables debes aprender a gestionar esta clase de herramientas de manera adecuada.
6. Súmate a la tendencia de emplear blockchain para una mayor transparencia financiera
Posiblemente, te estés preguntando cómo el blockchain puede hacer más efectivo el seguimiento de costes de proyecto. Al fin y al cabo, se asocia este término al registro de transacciones monetarias de criptomonedas. Sin embargo, blockchain es un concepto mucho más extenso. Se trata de una tecnología de registro digital en orden cronológico de transacciones que no pueden ser modificadas. Más allá de la funcionalidad ya señalada, puede registrar el origen, la producción, el transporte y la entrega de productos; las transacciones financieras; acuerdos de pago y estados de cumplimiento; y seguimiento de la cadena de suministros; entre otras opciones.
La característica crucial de blockchain, y motivo por el cual lo incluimos como una posibilidad para el monitoreo efectivo de costes, es que los datos registrados son inmutables; es decir que no pueden ser alterados ni eliminados. Esto repercute en una total transparencia financiera que es, justamente, lo que estás buscando. Los datos pueden consultarse siempre que lo desees y sirven para identificar desviaciones del presupuesto y tomar decisiones para corregir el rumbo. Como cada transacción queda almacenada, se simplifica la auditoría y la rendición de cuentas del proyecto. Por supuesto, debes considerar si esta oportunidad tecnológica se adapta a las necesidades y las características particulares de cada proyecto.
7. Benefíciate de la realidad aumentada para visualizar más fácilmente los costes de proyecto y los presupuestos
La realidad aumentada es una moderna tecnología que superpone elementos del mundo real con imágenes o datos del mundo virtual. Se suele emplear en el área de la salud, para visualizar imágenes en 3D durante las cirugías, o en juegos, para crear experiencias inmersivas e interactivas. Una buena manera de beneficiarte de esta tecnología para la reducción de costes es usarla para obtener una guía en tiempo real y soporte a la hora de desarrollar un producto. No obstante, nosotros te proponemos emplearla de manera totalmente diferente para obtener una visión clara de los costes de proyecto y presupuestos.
Sin dudas, se trata de uno de los enfoques más innovadores que encontrarás online para el seguimiento de costes de proyecto. Superpón gráficos y datos financieros sobre una representación del producto que estás diseñando o del proyecto en cuestión. Deja que la realidad aumentada resalte visualmente las desviaciones presupuestarias en un color determinado. Rastrea en tiempo real los costes asociados al transporte y el almacenamiento de suministros, el movimiento de materiales o productos, o compara tus registros financieros con la realidad física.
8. Detecta anomalías en la gestión de costes de proyecto gracias al machine learning
El seguimiento de costes de proyecto con machine learning (aprendizaje automático) de auditoría es una poderosa estrategia que utiliza modelos y algoritmos para analizar datos históricos para predecir y controlar los costes eficientemente. Deja que la IA analice los datos de recursos, líneas de tiempo y gastos almacenados de proyectos similares; y, luego, presente una estimación para el proyecto actual. De este modo, podrás planificar el presupuesto de manera más precisa.
El machine learning puede ofrecerte sugerencias para la optimización de costes en proyectos y señalar potenciales desviaciones. Estos modelos segmentan y categorizan automáticamente los gastos para un análisis más detallado que incrementa tu comprensión de los costes del proyecto. Asimismo, estima un monto de contingencia para poder hacer frente a riesgos imprevistos, analiza tendencias de costes y adapta los informes y las recomendaciones sobre la base de la información que va recibiendo.
9. Invierte en IoT (Internet de las Cosas) para el control de gastos de proyecto
Si bien emplear la IoT implica una inversión más elevada que otros de los enfoques innovadores ya presentados, puede ser lo que necesitas para efectuar un seguimiento de costes de proyecto más pormenorizado. Coloca sensores en equipos y maquinaria utilizados en el proyecto para medir su uso y el consumo de recursos difícilmente calculables, como la electricidad o el combustible. Rastrea la ubicación y el uso de vehículos y herramientas con GPS o RFID.
Identifica oportunidades para reducir costes colocando sensores de consumo de agua y energía. Controla la temperatura, la humedad y otras variables que podrían afectar el desarrollo de un nuevo producto. Algunos dispositivos IoT se integran con tu software de contabilidad y generan facturas precisas en función de la cantidad de recursos empleados. Así, el control de gastos de proyecto es mucho más exacto.
10. Presta atención a los informes avanzados de datos
Implementa un software de gestión de proyectos asignar tareas y visualizar los avances. El mismo te ofrecerá, además, informes detallados sobre los costes del proyecto. En Bitrix24, puedes personalizar los datos que deseas incluir en el mismo, pudiendo incluso generar comparativas con proyectos anteriores. Así, podrías identificar tendencias a lo largo del tiempo y descubrir si los costes están aumentando, disminuyendo o manteniéndose estables.
Analizar estos informes avanzados de manera regular, en lugar de esperar al fin del proyecto, es una de las mejores estrategias de seguimiento de costes porque estarás alerta a posibles problemáticas y podrás tomar medidas correctivas. Evalúa la eficiencia de los trabajadores y del uso de recursos. Calcula el coste por hito logrado, por unidad de producción o por proyecto. El Business Intelligence de Bitrix24 te permitirá ver los puntos fuertes y débiles en relación con el proyecto para aprender de ellos, y desarrollar proyectos cada vez más rentables.
El eficiente seguimiento de costes de proyecto contribuye a cumplir con los objetivos
El seguimiento de costes de proyecto es una práctica esencial para garantizar la salud financiera y el éxito de cualquier proyecto. A medida que estos se vuelven más complejos, se requieren perspectivas novedosas para gestionar eficazmente los costes y mantenerse dentro del presupuesto. Las estrategias tradicionales, como la estimación de gastos y los informes periódicos, han evolucionado hacia soluciones más avanzadas.
Hemos explorado diez enfoques innovadores que van desde la automatización de procesos hasta el uso de tecnologías como la inteligencia artificial, el blockchain y la realidad aumentada. Cada uno ofrece beneficios únicos, como la reducción de errores, la optimización de recursos y una mayor transparencia financiera.
Al adoptar estas técnicas de gestión de costes, los equipos pueden tomar decisiones más informadas, prevenir desviaciones presupuestarias y maximizar la eficiencia. ¿Ya sabes cuál de estas estrategias pondrás en práctica primero?
