10 claves para una gestión de personal eficiente

Definir las mejores funcionalidades de un software de gestión de proyectos dependerá del alcance y el tamaño de la empresa. No obstante, una plataforma de comunicación confiable y un gestor de tareas eficiente son recursos fundamentales. A esto, se deben agregar todos aquellas herramientas que aporten y faciliten la gestión de proyectos.

Cómo administrar personal remoto, híbrido y presencial de manera eficaz

La gestión de personal eficiente depende de la creación de una estrategia integral que coordine los esfuerzos de recursos humanos y los maximice. En pocas palabras, deberías tomar en consideración todas esas situaciones que tienen un impacto crítico en el desempeño colectivo de tu empresa.

Hoy te daremos las claves para una gestión de la fuerza de trabajo optimizada. Sin embargo, es posible que tu empresa tenga alguna necesidad particular que no se menciona a continuación. No dudes en implementar las recomendaciones que compartimos contigo y sumar, también, alguna otra táctica que te permita llevar a tu empresa a la cima del éxito.

1. Contrata empleados que se ajusten a la cultura de tu empresa

Una parte fundamental de la gestión de plantilla es la contratación de nuevos miembros para la plantilla. A la hora de analizar qué talentos incorporar a la empresa, deberías ver más allá del curriculum vitae de cada candidato. Su situación personal, familiar y de salud puede impactar en su productividad y, de esta manera, en los objetivos de la compañía.

Estudia la personalidad de los candidatos. ¿Cuál se ajusta mejor a la cultura organizacional? ¿Quién comparte valores con la empresa? Los trabajadores que poseen la misma estructura de valores que tu compañía seguramente se adaptarán más fácilmente a la misma. A la vez, se sentirán más comprometidos y aportarán positivamente para alcanzar los objetivos empresariales.

2. Analiza qué desean y qué necesidades tienen tus empleados

El trabajo remoto ha posibilitado que las empresas accedan a talentos a lo largo y ancho del planeta. No obstante, también ha recrudecido la competencia para captar y retener a estos profesionales. Una 

gestión de la fuerza de trabajo eficiente requiere de una minuciosa evaluación de los deseos de tus empleados. Básicamente, deberías saber cuáles son sus aspiraciones y necesidades para, así, intentar cumplirlas y retenerles en el largo plazo. Además, un empleado satisfecho es un trabajador más productivo y, por ende, más valioso para la compañía.

Muchas empresas ofrecen distintos beneficios para diferenciarse de la competencia, pero sin llevar a cabo una adecuada investigación que les permita saber si están respondiendo a las necesidades de la plantilla. No cometas este error. No hagas estas elecciones a ciegas. Recolecta datos. Averigua qué siente cada empleado y cómo podrías aumentar su compromiso y sentimiento de pertenencia. Las encuestas de satisfacción y los grupos focales pueden ser buenas maneras de obtener estos datos que te permitirán tomar decisiones más acertadas en tu estrategia de gestión de personal.

3. Mantente siempre al tanto de las nuevas tendencias

Los cambios en el mercado y en el contexto general repercuten, sin lugar a dudas, en tu empresa. Por lo tanto, resulta esencial que estés siempre a la vanguardia. Monitorea el contexto y adelántate a las tendencias. No respondas a ellas, mejor súmate a las mismas. Observar el mercado y la competencia, pronosticar tendencias y llevar a cabo la gestión de plantilla en consecuencia es la mejor forma de contribuir al crecimiento a mediano y largo plazo de tu compañía.

Maximiza los resultados a través de una correcta gestión del personal. ¿Cuáles son los momentos de mayor volumen laboral? ¿La empresa cuenta con el número de empleados adecuado para hacer frente a ese pico estacional? ¿Quiénes son las personas más adecuadas para hacerse cargo de las tareas clave? ¿Es necesario llevar a cabo una capacitación para mejorar la productividad? ¿Se está gestando alguna situación que podría impactar en un mayor requerimiento de los productos o servicios de la compañía? ¿Puede la empresa asumir ese incremento de la demanda? ¿Cómo podrías mejorar esta circunstancia? No dejes de hacerte preguntas. Esa es la única manera de encontrar las mejores respuestas y actuar de la manera más planificada y organizada posible.

4. Ofrece flexibilidad y un adecuado balance entre vida laboral y personal

En general, los empleados buscan un adecuado equilibrio entre su vida personal y laboral. Las largas jornadas laborales están pasando a la historia. Hoy en día, los empleados quieren mayor flexibilidad que les permita conciliar el desarrollo profesional con su vida familiar, sus pasatiempos y el descanso. Esto no significa que las oportunidades de crecimiento no se valoren. De hecho, deberías ofrecer regularmente formaciones y promociones para mantener el interés de tus trabajadores. Al fin y al cabo, la mayoría desea fervientemente tener avanzar laboralmente, solo que no a costa de resignar tiempo libre. En este sentido, el nuevo enfoque en la gestión de personal busca un equilibrio entre horarios fijos y flexibles. 

Algunas áreas de la compañía exigen la manutención de una rutina laboral fija, como por ejemplo el departamento de atención al cliente o el área de ventas. No obstante, otras pueden fácilmente ajustarse a las necesidades de tu plantilla para, así, conciliar mejor la vida familiar y profesional. Por supuesto, no es imprescindible que recurras al trabajo íntegramente remoto. Siempre puedes optar por equipos de trabajo híbridos o, incluso, plantear una solución personalizada para tu empresa. ¿Qué tal establecer un horario reducido los días viernes durante el verano? ¿O permitir que los empleados soliciten un día de trabajo remoto al mes o a la semana? Piénsalo: puede ser lo que necesitas para llevar la gestión del personal de tu empresa al siguiente nivel y mejorar, así, la satisfacción de tu plantilla. Por otra parte, es una oportunidad para ahorrar costes para la organización.

5. Implementa un software de gestión de personal

Olvídate de las múltiples hojas de cálculo y las interminables anotaciones en papel. Reduce espacio de almacenamiento físico al apostar a un completo software de gestión de personal como Bitrix24. Esta plataforma simplificará cómo administrar personal remoto, híbrido o presencial. Podrás recibir curriculum vitae y almacenarlos de manera organizada, con palabras claves que faciliten la posterior búsqueda. Incluso, es posible clasificar cada currículum y cada entrevista realizada, y guardar la información en la app. Pero eso no es todo.

Monitorea el avance de todas las tareas de la empresa y aprovecha los datos que Bitrix24 recoge de manera automática para evaluar al personal. Crea y administra formularios de RR. HH., y automatiza procesos recurrentes. Controla las horas trabajadas, los días libres, las bajas por enfermedad y las vacaciones de manera más sencilla. Los empleados pueden solicitar cualquier permiso a través de la aplicación y tú puedes aceptarlo o denegarlo directamente. En el primer caso, la información se asentará en el calendario para evitar olvidos y, de este modo, mejorar la organización empresarial. Gestiona fácilmente las nóminas y calcula rápidamente los impuestos y beneficios de cada trabajador. Asimismo, podrás fomentar las interacciones entre empleados, llevar a cabo formaciones y generar un clima laboral positivo dentro de la empresa.

6. Involucra a tus empleados en el crecimiento de la compañía

Los empleados que se sienten valorados y escuchados por la empresa suelen trabajar de manera más comprometida y, por ende, productiva. Sin lugar a dudas, deberías aumentar la cantidad de empleados satisfechos. Para ello, no olvides que la comunicación asertiva es parte integral de una gestión de plantilla eficaz. En más de un sentido, comunicar efectivamente puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso. Eso sí, toma en consideración que escuchar es igualmente importante, como ya ha quedado claro en el punto uno de este artículo.

Genera reglas y procedimientos destinados a facilitar los diferentes procesos de la empresa. Por supuesto, no olvides compartirlos oportunamente a través de las herramientas de comunicación disponibles. La intranet, el correo electrónico y el boletín organizacional son algunas buenas opciones. No obstante, toda reglamentación debería almacenarse en un gestor documental para que cualquier empleado que lo necesite pueda acceder a la misma. Por otra parte, no simplifiques la comunicación como la acción de brindar información. Asegúrate de que la misma ha sido comprendida. Pregunta y repregunta para corroborar que el sentido ha quedado claro. Pon a tus empleados al tanto de cualquier cambio de rumbo en la empresa y abre las puertas para recibir retroalimentación. Cultiva una cultura donde las ideas fluyan libremente y la comunicación se transmita vertical y horizontalmente. Esto repercutirá en un mejor clima laboral.

7. Asigna los roles de acuerdo con los talentos

Otro punto clave para una gestión de personal eficiente es llevar a cabo una asignación de roles adecuada. Esto significa adjudicar los diferentes roles a las personas que tienen las habilidades para llevarlos a cabo. Como gerente de RR. HH. sabes que los trabajadores son el núcleo del negocio. Así, la gestión de la fuerza laboral es crítica y de ella depende, en última instancia, la satisfacción de los trabajadores y, también, de los clientes. Cuando la persona acertada está en el puesto correcto, los niveles de satisfacción de las personas atendidas aumentan. 

Para llevar a cabo la elección, es imprescindible que conozcas en profundidad a cada miembro de la plantilla. Lleva un legajo de cada empleado con información sobre sus estudios, capacitaciones, proyectos, éxitos y fracasos. ¿Cuáles son sus habilidades y cuáles sus defectos? ¿En qué situaciones ha demostrado su valía? ¿Destaca en algún rol en particular? Centraliza los datos y utilízalos para asignar los roles según las habilidades. Asimismo, no olvides generar un cronograma que te permita corroborar la carga laboral de cada trabajador para minimizar el riesgo de burnout. En Bitrix24, puedes asignar tareas en unos pocos clics, con determinación de recursos disponibles y fecha de entrega. Además, puedes visualizar el avance de las mismas y obtener un relevamiento automático sobre el rendimiento a fin de cada mes.

8. Actualiza tu base de datos regularmente

La gestión de personal no es una tarea estanca. Por el contrario, evoluciona regularmente y está sometida a un gran número de cambios. Más allá de las tendencias previamente abordadas, toda modificación de estado de un empleado requiere de una actualización de tu base de datos. En este sentido, deberías dejar asentada toda capacitación, asistencia a conferencia o cualquier otra actividad en la que participe cada trabajador.

Asimismo, recuerda anotar los cambios en las responsabilidades o las promociones. Y no olvides recoger cualquier dato que podría llegar a impactar en la productividad personal. ¿El trabajador ha tenido un hijo? ¿Ha fallecido algún familiar cercano? ¿Está pasando por un divorcio? La vida personal de los empleados puede afectar su rendimiento. Anotar estas situaciones te ayudará a tomar decisiones y escoger el mejor trabajador para cada rol y proyecto. 

9. Evita la microgestión: construye una cultura de la responsabilidad

La microgestión, tan utilizada en el pasado, es una forma de gestión considerada negativa en la actualidad. Cuando asignas roles y tareas, delegas en el empleado la responsabilidad por el cumplimiento de la misma. De este modo, le permites activar su creatividad y tomar decisiones de manera autónoma, potenciando su aprendizaje. Para que esto repercuta de manera positiva en la empresa, una de las funciones de la gestión de personal es construir una cultura de la responsabilidad.

Debes comunicar las expectativas asociadas a cada rol, ya sea dentro de un departamento o de un proyecto en particular. ¿Qué se considera un éxito y qué un fracaso? ¿Cómo repercutirá en el trabajador, si el proyecto no ha llegado a buen puerto? Saber qué se espera de ellos puede ayudar a los empleados a aumentar su nivel de compromiso y trabajar con mayor ahínco para alcanzar la meta.

10. Evalúa el desempeño personal y brinda retroalimentación al respecto

Por último, pero no por ello menos relevante, la evaluación del desempeño es una parte fundamental de la gestión de personal. ¿De qué manera podrás tomar decisiones relacionadas con promociones, asignación de tareas o, incluso, ceses de contratos, si no mides regularmente el rendimiento? Determina diferentes indicadores claves y comunica a tus empleados de qué manera observarás su desempeño.

El uso de un software de gestión de personal, mencionado anteriormente en el punto 5, facilitará esta cuestión, al recoger automáticamente datos de desempeño. Bitrix24, por ejemplo, recopila información de tiempo de trabajo, utilización de recursos, entrega de tareas a tiempo y otras variables. Posteriormente, realiza un completo informe para que puedas brindar una devolución a cada empleado sobre la manera en la que ha trabajado. 

Una buena gestión de personal contribuirá al éxito de tu empresa

Ahora que ya sabes qué es la gestión de personal y cómo colabora en el éxito de tu empresa, ¡ponte manos a la obra! Analiza la situación actual de tu compañía. No pienses a corto plazo. Visualiza hacia dónde va el mercado y la competencia. Programa las necesidades de recursos humanos de los próximos meses. Lleva a cabo contrataciones pensando en retener el talento durante años. Capacita a los empleados, dales oportunidades de crecimiento y escúchales.

Comunica efectivamente. Abre las puertas de tu oficina para que todo trabajador pueda acercarte sus ideas. Implementa un software de gestión de personal que simplifique tus tareas repetitivas y contribuya a un mayor seguimiento de los trabajadores. Mide el desempeño y habla con cada empleado al respecto. Una gestión de personal efectiva es lo que tu empresa necesita para dar el gran salto.