Con 5 fases igualmente exigentes en su ciclo de vida y 10 áreas que deben considerarse independientemente de lo elaborado que sea un esfuerzo comercial, la gestión de proyectos se incluye en la categoría de las prácticas más complejas en el campo. Incluso cuando se planea con cuidado, un proyecto todavía tiene una larga cadena de dependencias para confiar hasta su fruición oportuna, razón por la cual un único eslabón débil puede poner en peligro todo un proceso. Más a menudo de lo que nos gustaría, los proyectos fallan exactamente debido a errores de cálculo en el diseño y errores en la ejecución.
Y, mientras un notable
97% de las organizaciones "creen que la gestión de proyectos es fundamental para el rendimiento empresarial y el éxito de la organización", el 2015 ha logrado ver menos de un tercio de todos los proyectos iniciados. Sin embargo, estas estadísticas pueden realmente ayudarnos a detectar la manzana podrida de PM y asegurar un rendimiento más grande, más exitoso para la próxima temporada.
Si está en el negocio de perseguir las entregas y los objetivos de la reunión, preste la atención cercana a estos 5 culpables comunes del fracaso del proyecto. Nunca, nunca sacarlos de su vista.
1. Planificación deficiente
Sin embargo, cerca de la mano, es raro un objetivo que se puede lograr con un solo barrido. En la gestión de proyectos, la distancia entre la noción y la meta es aún mayor y, por regla, acercarse a una requiere múltiples operaciones que forman un intrincado sistema causal. Siendo inevitablemente interconectados, incluso el más ínfimo de los elementos - no sólo los hitos del proyecto, sino su tarea consecutiva y subtareas también - deben ser considerados de antemano, y con la máxima precisión.
Crucial para un desarrollo efectivo, la planificación de proyectos tiene que definir un objetivo claro y alcanzable y trazar la hoja de ruta para que todos los involucrados sigan. La
Declaración de Alcance debe incluir versiones elaboradas de ambos, mientras que el Programa de Desglose de Trabajo debe fragmentarlos en hitos clave. Adicionalmente, esta fase debe establecer un diseño básico de comunicación y gestión de riesgos.
Comenzar un proyecto sin estas evaluaciones es el equivalente comercial de saltar en la oscuridad - no tener estructura para apoyarlo, el proyecto está condenado al fracaso.
2. Límite del alcance
Una vez establecida la Declaración de Alcance, el ciclo de desarrollo del proyecto puede, finalmente, comenzar. Después de la Lista de Desglose del Trabajo, que describe los hitos individuales y los traduce a
Diagramas de Gantt u otras representaciones visuales similares del proceso, un gerente de proyecto utiliza esta estructura para desarrollar un equipo, asignar roles y responsabilidades y redactar un cronograma del proyecto.
En caso de que cualquiera de estas decisiones se quede corta o cualquiera de los participantes opten por desviarse del plan, incluso ligeramente, los estatus del proyecto son inevitables.
Aunque hay un montón de factores que pueden causar este tipo de caída de ejecución del proyecto, el principal es la incapacidad para mantener el control del alcance del proyecto. Con el fin de evitar que los gerentes de proyectos llamen a la fluencia del alcance, es fundamental que cada miembro del equipo entiende claramente la hoja de ruta y el objetivo y hace su parte del trabajo con la máxima eficiencia. Si, por ejemplo, uno de los empleados no cumple con la tarea, todo el hito puede comenzar a descender exactamente debido a la cadena de dependencias en la que cada producto tiene su propio lugar y significado precisamente calculado.
Las reuniones regulares del estado son solamente una de las maneras de cortar los accidentes potencialmente fatales en el brote, pero son ciertamente los más eficaces. Cuando en la misma página, el director del proyecto, los miembros del equipo y las partes interesadas pueden mantener su propia parte de la negociación, alineándose con las obligaciones del proyecto de otros contribuyentes.
3. Falta de transparencia / comunicación deficiente
Las reuniones de estado nos llevan directamente a la cuestión de la comunicación. Para que un proyecto tenga éxito, todos los involucrados deben ser capaces de trabajar en sincronización sin trabas entre sí. La gestión de proyectos tiene que ver con la cuidadosa sincronización y la eficiencia del flujo de trabajo, por lo que un calendario transparente, métodos de productividad y estrategias de seguimiento del tiempo desempeñan un papel de apoyo, pero es indispensable durante la fase de ejecución.
Cuando se trata de la organización interdepartamental, los gerentes de proyectos suelen solucionar este problema empleando soluciones de automatización intuitivas. Las soluciones de gestión de proyectos brindan la tan necesaria asistencia en casos de proyectos duraderos pero sensibles al tiempo, y permiten a los equipos comunicarse tanto en tiempo real como en base a las necesidades.
Bitrix24 ofrece diferentes posibilidades de cooperación prolífica: desde calendarios de grupos y foros de discusión hasta diagramas de Gantt y la gestión de la carga de trabajo de los empleados, estas herramientas y características son brillantes para el flujo de trabajo sincronizado y la entrega oportuna.
Otro canal de comunicación que debe permanecer abierto es el que existe entre los gestores de proyectos, los clientes y las partes interesadas. Estas reglas básicas deben ser establecidas pronto e incluidas en el plan inicial del proyecto, asegurando así que las tres partes estén familiarizadas con los requerimientos y expectativas de cada uno. Junto con el análisis de las partes interesadas, la información sistemática es la clave para una relación exitosa entre aquellos que tienen intereses y preocupaciones en un proyecto en particular.
4. Ausencia de monitoreo y control
Contrariamente a lo que practican la mayoría de los directores de proyectos, la fase de ejecución no es la última en el ciclo de vida. Antes de cerrar definitivamente la cuenta, es necesario reevaluar un proyecto, el rendimiento del equipo medido y la entrega global en comparación con el acuerdo inicial. En caso de que se saltee la fase de monitoreo del proyecto, las posibilidades son grandes de que no habrá salida viable de la crisis de gestión de proyectos y que el cliente no estará satisfecho con el resultado.
El control de rendimiento oportuno puede resolver gran parte de la incertidumbre y acortar significativamente la última fase. Sin embargo, el progreso debe ser medido después de que cada hito sustancial se cierra, y los resultados revisados en forma de un informe de rendimiento. Dicha estrategia debe determinar si un proyecto está dentro del calendario y dentro del presupuesto o no, determinar si las demandas de los clientes y de las partes interesadas se han cumplido hasta el momento, señalar los cambios autorizados si existen y predecir posibles retrasos y peligros potenciales.
Al mantener un registro de las tareas individuales y el progreso general, los gerentes de proyectos están un paso más cerca de completar con éxito.
5. Gestión débil
Como, probablemente, ya has experimentado, las personas asignadas con el delicado proceso de gestión de proyectos a menudo carecen de experiencia, conocimiento práctico y habilidades de la gente, todos igualmente esenciales para reforzar el liderazgo competente y controlar el flujo de trabajo. La planificación del proyecto podría ser el aspecto más problemático de esta práctica; Incluso si la declaración de alcance es satisfactoria, un jefe de proyecto es responsable de la ejecución fallida.
La elección de la persona adecuada para el trabajo debe ser la primera y principal preocupación de las organizaciones exitosas. Lo más importante es que los directores de proyectos deben ser una combinación perfecta de habilidades organizativas, de liderazgo y blandas; Además, esta línea de trabajo requiere grandes habilidades para resolver problemas, al igual que la capacidad de mantenerse enfriados y claros bajo presión.
Con el fin de evitar todas las otras razones para el fracaso, las organizaciones simplemente tienen que empezar evadiendo esto primero. Un director de proyecto es el titiritero detrás de todo el espectáculo, y es absolutamente crucial. La comprensión de las frecuentes trampas de la gestión de proyectos ya es la mitad de la solución. Si todo lo anterior funciona sin problemas, simplemente tendrá que cavar más profundo; Una vez detectado, la raíz del problema siempre debe ser cuidadosamente analizado antes de ser eliminados. Y, mientras mejora lo que ha sido corrupto, recuerde contratar la automatización - lo que sus jefes de proyecto no pueden manejar ellos mismos, las herramientas de PM sin duda lo harán.
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