Lograr una gestión ágil de proyectos es una de las principales metas de todo líder empresarial, ya que permite una maximización de recursos y, por tanto, de los beneficios. De hecho, este concepto ha estado asociado hasta el momento a la conversación cara a cara bajo la creencia de que solamente de esta manera era posible obtener una interacción eficiente. Sin embargo, los tiempos actuales han cambiado, así como también las maneras de trabajar. Los equipos remotos han llegado a las empresas pisando fuerte y planteando toda clase de incógnitas; entre ellas, si es posible salvar de alguna manera la distancia física y, también, comunicacional. Para ello, nada mejor que descubrir 10 consejos para crear equipos más ágiles en la era digital.
Para sobrevivir y continuar creciendo, las empresas deben adaptarse a los cambios. El secreto está en considerarlos oportunidades, en lugar de lastres. Lo cierto es que esta nueva forma de trabajar puede ser realmente beneficiosa para las organizaciones. Por supuesto, para obtener estos beneficios es imprescindible sortear los desafíos planteados por la diseminación de los miembros de un equipo de trabajo en diversas localizaciones.
Retos y consejos para gestionar un equipo a distancia
Entre los retos más destacables, se encuentra la generación de confianza entre todos los miembros de un mismo equipo. Mientras que en una oficina la relación del día a día se encarga de alimentar la creencia de una persona en otra, la colaboración online puede generar mayores suspicacias.
Por otro lado, no se debe olvidar que el líder se enfrentará a la problemática de coordinar diferentes zonas horarias así como también culturas diferentes con costumbres diversas. Y eso no es todo: la interacción a través de la red debe ser fluida, eficiente y bidireccional para permitir un flujo de información que favorezca la consecución de los objetivos, a pesar de la distancia física.
Esto significa que, para gestionar un equipo de trabajo de manera remota debes tomar en consideración las características que lo diferencian del personal tradicional que se encuentra reunido dentro de una misma oficina. Conocer aquellos puntos en común y, también, aquellos contrapuestos te permitirá ajustar las herramientas para responder de manera adecuada y eficiente a las necesidades de los empleados, de los clientes y de la empresa en general. La pregunta ahora sería: ¿cómo se pueden salvar todos estos retos?
Los mejores 10 consejos para crear equipos ágiles
Si bien las problemáticas mencionadas anteriormente son reales y comunes a casi todos los equipos de trabajo remotos, no son irresolubles. El uso de softwares de colaboración empresarial y un liderazgo positivo pueden sortear estas dificultades sin problemas, logrando una gestión ágil de proyectos que repercuta en el éxito organizacional. Para ello, puedes poner en práctica los siguientes 10 consejos para crear equipos más ágiles.
1. Usa una comunicación fluida
Del mismo modo que sucede en un grupo de trabajo presencial, los equipos remotos necesitan comunicarse de manera clara y oportuna entre sí y con sus superiores. Por este motivo, el primer consejo para gestionar un equipo de trabajo remoto es la implementación de herramientas de gestión de proyectos así como también aquellas que facilitan el intercambio de información son imprescindibles para una lograr una gestión ágil de proyectos.
Puede ser recomendable plantear reuniones periódicas (una vez a la semana, por ejemplo) en equipo para compartir datos referidos a los proyectos. Durante estas
videoconferencias, se debe fomentar la interacción; es decir, favorecer la participación de cada miembro y permitir el intercambio de opiniones. Esta ida y vuelta es enriquecedora a nivel laboral y, también, personal. En lo referente a este último punto, se aconseja generar sentimiento de equipo a través de encuentros informales que contribuyan a un mejor conocimiento de las personas que trabajan en conjunto. De esta manera, se facilita la generación de la confianza, un pilar fundamental en cualquier equipo.
2. Facilita la definición de conceptos en común
Una problemática habitual suele ser la diferencia de definición de objetivos y conceptos. Así, una persona puede creer que la eficiencia es «X», mientras que para la empresa el término vaya en una dirección levemente diferente. Para evitar estas desviaciones es importante una reunión de definición de conceptos en común; de esta forma, todos sabrán a qué atenerse y si responden o no a lo esperado de ellos.
3. Crea una hoja de ruta
De la mano del punto anterior viene este consejo para gestionar un equipo de trabajo: crear una hoja de ruta evita pérdidas de tiempo y otros recursos, ya que todos los implicados saben hacia dónde van, de qué manera llegar a ese punto, a quién contactar si tienen problemas y cuándo deben alcanzar el objetivo.
4. Gestiona los proyectos con metodologías ágiles
Al pensar en una metodología ágil de gestión de proyectos, Scrum es la primera que suele aparecer en la mente de manera espontánea. Este marco de trabajo ágil permite una fácil división de tareas que se priorizan, se comparten y se supervisan de manera fácil para, así, cumplir con los tiempos de un proyecto. Cada entrega debe producirse en un plazo preestablecido, situación que permite un mejor control de los tiempos invertidos en cada proyecto y mejor gestión de los cambios que deban realizarse.
Sin embargo, es necesario hablar de la metodología Agile de gestión de proyectos de forma más amplia; un conjunto de valores y principios que suponen una nueva forma de trabajar y organizarse, para proyectos que requieren de un desarrollo rápido y mucha flexibilidad. Se trata de una metodología muy utilizada en IT, ya que en este ámbito los cambios son constantes y muy rápidos.
Implementar una metodología ágil permitirá a tu equipo trabajar de forma más eficiente y enfocado a resultados y tiempos de entrega. La mejora de la comunicación entre los participantes en el proyecto incrementará la fluidez de los procesos y la transparencia.
5. Impulsa una adecuada distribución de trabajo
El líder del equipo debe asegurarse de que cada miembro tenga cargas de trabajo similares para evitar problemas. Por otra parte, se recomienda asegurarse de que cada persona entienda el rol que debe asumir y las responsabilidades que el mismo comprende.
6. Fomenta el sentimiento de equipo
Más allá de las videoconferencias que ayudan a ponerle cara a cada miembro del equipo, la mejor manera de formar una unidad es que todos sientan que aportan de igual manera. Para alcanzar este objetivo, se necesita que cada empleado sienta que tiene las mismas responsabilidades y los mismos beneficios que su compañero; es decir, que deben evitarse diferenciaciones entre los miembros del personal de oficina, si existiese, y aquellos del equipo remoto o, incluso, entre los miembros de un mismo grupo. Para ello, es esencial que el líder se mantenga atento a la carga de tareas de cada persona, ya que quien no cuenta con tareas suficientes puede perder el interés y sentirse apartado del equipo. El uso de softwares de gestión de proyectos es la mejor manera de mantenerse informado al instante sobre el rendimiento de cada miembro y su necesidad o no de recibir mayor carga laboral.
7. Busca la satisfacción del cliente
Este es el precepto central de la gestión lean y ágil de proyectos. Básicamente, deben enfocarse todos los procesos a la satisfacción de los clientes. Para ello, trata de mantener la motivación del equipo de trabajo, fomenta el uso de software que permita avanzar hacia la excelencia técnica y la comunicación fluida, y busca la adaptación a los cambios que se presenten en el camino.
8. Capacita a tus empleados de manera continua
En un mundo hiperconectado y tendiente a los cambios rápidos, la capacitación periódica es la mejor forma de garantizar que los nuevos miembros estén preparados para incorporarse al equipo y que ninguna persona quede desfasada. Las nuevas tecnologías requieren un esfuerzo continuo de adaptación que permita responder de manera eficiente a las necesidades planteadas por el mercado.
9. Guía a tu equipo
El rol de un buen líder no es únicamente designar tareas y controlar si se han llevado a cabo en tiempo y forma; además, debería señalar las necesidades de los empleados frente a la compañía, actuar como guía y solventar cualquier problemática que se presentase en el camino. Sin lugar a dudas, se trata de una piedra angular de la gestión de proyectos con metodologías ágiles.
10. Simplifica las tareas y los procesos
El último de los 10 consejos para crear equipos más ágiles implica la búsqueda de softwares que simplifiquen las tareas y permitan un acceso rápido y eficiente a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento. Existen muchas opciones en el mercado, como Bitrix24, una plataforma de colaboración que centraliza herramientas para la gestión de clientes y proyectos, comunicación organizacional, atención al cliente y E-commerce.
Existen muchas recomendaciones y consejos para gestionar un equipo a distancia, pero lo cierto es que el principal paso para alcanzar el éxito es determinar el uso de programas que permitan la comunicación interpersonal a distancia y el trabajo colaborativo. Para triunfar, es necesario simplificar los procesos y optimizar los recursos. ¿Ya lo estás llevando a cabo en tu empresa?
