Lo creas o no, el término kanban existe desde hace mucho tiempo. Por primera vez, apareció en los principios del siglo XVII en Japón, que estuvo marcado por un creciente período de comercio callejero en todas sus formas. Los pequeños y grandes vendedores usarían muchas técnicas creativas para atraer a más clientes y aumentar sus ventas. Uno de esos métodos, que demostró ser extremadamente efectivo, fue Kanban. Este es un término japonés que consta de dos partes:
'Kan' o 看, que se puede traducir como 'mira' o 'una señal'.
'Ban' o 板, que se puede traducir como 'un tablero'.
Como ya habrás adivinado, el término se refiere a los letreros que se usan para mostrar el logotipo de una empresa. La competencia entre los proveedores era tan feroz que debían comunicar a sus clientes lo que sus negocios podían ofrecer de manera clara y precisa. Si hubieras estado allí, habrías visto muchos Kanban elaborados que parecían peces decorando las entradas de las pescaderías o pipas de tabaco de estilo artístico para las tiendas de tabaco.
A principios de la década de 1940, el término se reintrodujo en el mercado japonés cuando un ingeniero industrial de Toyota desarrolló el primer sistema Kanban, destinado a gestionar el trabajo en cada etapa. Uno de los principales problemas que enfrentaba la empresa en ese momento era la sobreproducción. Con el fin de satisfacer las demandas actuales del mercado, comenzó a utilizar tarjetas de papel para realizar el seguimiento de los procesos de producción en la fábrica. Una vez que se vendía un determinado producto, la tarjeta que señalaba la demanda regresaba al equipo que trabajaba en la línea de producción. En otras palabras, los trabajadores de la fábrica no podían comenzar a trabajar en la siguiente pieza antes de que la anterior se entregara con éxito a su cliente. De esta forma, la empresa comenzó a producir la cantidad justa de productos, lo que no solo mejoró su productividad, también evitó más pérdidas financieras.
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En estos días, ya no necesitamos usar tarjetas de papel para administrar varias etapas en los procesos de trabajo. Ahora se puede acceder al sistema Kanban en varios programas online. En esencia, un tablero Kanban incluye los siguientes componentes.
1. Tarjetas Kanban, que representan tareas.
2. Columnas Kanban, que representan etapas separadas de un flujo de trabajo de principio a fin.
3. Límites WIP o Límites de trabajo en progreso que establecen límites en la cantidad máxima de tareas que pueden estar en progreso simultáneamente en el tablero de la persona asignada.
4. Swimlanes, o líneas horizontales que separan diferentes tareas entre sí en función de ciertos criterios.
El sistema evita que los miembros del equipo realicen múltiples tareas, lo que les permite concentrarse en los problemas más importantes y hacer el trabajo mejor y más rápido. En la mayoría de los casos, no puedes pasar a la siguiente tarea si la anterior no se ha completado. Y si ocurre algún error, existe una mayor probabilidad de que no pongas en peligro todo el proyecto, ya que sabrás con certeza dónde está el problema y encontrarás la mejor solución.
Otro gran aspecto de los tableros Kanban online es que todos los miembros de un equipo pueden acceder a ellos, lo que mantiene a las personas al día con lo que sucede con varios proyectos. No importa en qué industria te encuentras, siempre que haya un flujo continuo de tareas, puedes usar este método para mejorar la transparencia dentro de tu equipo y asegurarte de que nada se escapa.
Ahora que sabemos qué hace que los tableros Kanban sean lo que son, echemos un vistazo más de cerca a cómo los equipos pueden beneficiarse de este sistema.
En primer lugar, el sistema contribuye en gran medida a ayudar a las personas a descubrir cómo pueden emplear su tiempo de manera más efectiva, lo que se logra a través del seguimiento de tareas y productividad. De esta manera, independientemente del tamaño de un proyecto, puedes identificar fácilmente qué hace que se detenga o incluso falle.
Otra forma en que los tableros Kanban ayudan a maximizar los recursos está en su capacidad para ofrecer un flujo continuo de tareas. Esto no solo evita que los trabajadores se ocupen de una cantidad de trabajo superior a su capacidad, sino que también les ayuda a ser más productivos. El sistema Kanban hace posible lograr este equilibrio al dividir proyectos complejos en tareas y subtareas manejables.
El sistema también ha recibido grandes elogios por su flexibilidad, lo que significa que siempre puedes realizar cambios en los proyectos existentes en función de las actualizaciones más recientes. De esta manera, los equipos pueden ofrecer exactamente lo que quieren sus clientes en un corto período de tiempo.
Otra ventaja de usar tableros Kanban es su capacidad para reducir la cantidad de trabajo y tiempo desperdiciado, al ayudar a los trabajadores a evitar esfuerzos innecesarios o excesivos, así como a comprometerse a hacer el trabajo de forma incorrecta.
Además, el sistema ofrece excelentes oportunidades de colaboración, lo que permite que cualquiera que tenga acceso a los tableros puede dejar comentarios, adjuntar archivos o incluso crear listas de tareas para que todos puedan mantenerse al día con los objetivos de la empresa.
Al final del día, ni siquiera necesitas preguntar qué se tiene que hacer a continuación. Simplemente, pasas a la siguiente tarjeta y te sumerges en el proyecto.
Precio
Trello ofrece un plan gratuito y varios niveles de pago, a partir de USD10 por usuario por mes.
Trello es uno de los pocos programas que se enfoca principalmente en la funcionalidad Kanban. Sus puntos de venta son una interfaz fácil de usar y la capacidad de compartir múltiples tableros con personas fuera de Trello.
Sin embargo, en comparación con otro software Kanban popular, Trello no alcanza a sus competidores cuando se trata de ofrecer características tan importantes como WIP Limits o Swimlanes. Por otro lado, existe una variedad de opciones básicas que pueden ayudar a los usuarios a pasar de las ideas a las acciones en segundos.
Características clave
· Plantillas personalizadas
· Vista de tablero
· Cronología
· Calendario
· Listas de verificación (checklists)
Trello es la mejor opción para las siguientes industrias
· Diseño
· Ingeniería
· Recursos humanos
· Marketing y ventas
· Gestión de producto
Precio
Clubhouse está disponible de forma gratuita. También ofrece planes de pago desde USD 8.50 por usuario por mes.
Clubhouse es una solución de gestión de proyectos basada en la nube que permite a los equipos organizar múltiples proyectos y conectarse con compañeros de equipo en tiempo real. Sin embargo, no hay nada especial en los tableros Kanban, ya que ofrecen una gama bastante estándar de características, suficientes para mantener a los usuarios al día con las últimas actualizaciones del proyecto.
Características clave
· Stories
· Roadmap
· Los épicos
· Iteraciones
Clubhouse es la mejor opción en las siguientes industrias
· Permite que los equipos consoliden la planificación y gestión de proyectos desde pequeños detalles hasta informes completos de ingresos, todo en un sitio.
· La plataforma ayuda a mejorar la colaboración entre varios departamentos de hospitales y proporciona visibilidad de la productividad de los empleados.
· Clubhouse proporciona a los profesores todas las herramientas necesarias para involucrar sus alumnos y realizar un seguimiento de su desempeño.
Precio
Asana ofrece un plan gratuito y varios niveles de pago, desde USD10.99 por usuario por mes.
Asana es una poderosa herramienta que ayuda a los equipos a gestionar tareas y proyectos de todo tipo, independientemente de su complejidad. Aunque la cantidad de funciones parecen demasiadas a primera vista, no se necesita mucho tiempo para hacerse una idea de cómo funciona todo el sistema. Y hablando de sus tableros Kanban, Asana proporciona un espacio de trabajo claro y altamente personalizable que combina a la perfección con todas sus herramientas de gestión de tareas.
Características clave
· Cronología
· Plantillas personalizadas
· Hitos
· Calendario
· Campos Personalizados
· Objetivos
· Carga de trabajo
· Dependencias de tareas
Asana es la mejor opción en las siguientes industrias
· Marketing y comunicaciones
· RRHH y Reclutamiento
· Departamentos de IT
· Ingeniería
· Ventas y servicios
· Organizaciones sin ánimo de lucro de toda clase.
Precio
Wrike viene con un plan completamente gratuito y varios niveles de pago, desde USD9.80 por usuario por mes.
Wrike ofrece una gran variedad de funciones para ayudar a los usuarios a asegurarse de que las operaciones comerciales avancen en la dirección correcta. Sin embargo, en comparación con otras plataformas similares en el mercado, Wrike resulta cara, ya que la cantidad de funciones de Kanban accesibles en el plan gratuito es considerablemente limitada. Wrike tiene todo lo necesario para realizar mejoras en varios procesos en curso, incluso si tu equipo tiene un presupuesto ajustado y no puede permitirse soluciones de pago.
Características clave
· Diagramas de Gantt
· Tableros compartibles
· Flujos de trabajo personalizados
· Calendario
· Seguimiento del tiempo
Wrike es la elección definitiva en los siguientes sectores
· Educación
· Cuidado de la salud
· Viajes y hospitales
· Marketing y ventas
· Equipos de IT
· Bienes raíces
Precio
KanbanFlow ofrece un plan gratuito para siempre y varios niveles de pago, a partir de USD5 por usuario por mes.
KanbanFlow es una solución de gestión de tareas con capacidades Kanban puras en su interior. El software proporciona a los usuarios una descripción detallada de todos los procesos disponibles. La interfaz es bastante sencilla, aunque parece un poco torpe. Los límites WIP y Swimlanes son una adición perfecta a este sistema Kanban altamente efectivo.
Características clave
· Swimlanes
· Calendario
· Pronóstico
· Informe de estimación de tiempo
· Tablero
· Revisión histórica
KanbanFlow es la mejor opción en las siguientes industrias
· Empresas tecnológicas
· Proveedores de servicios de salud
· Manufacturas de todo tipo
· Editoriales digitales y físicas
· Equipos de ventas y marketing
Precio
Hygger viene con un plan gratuito y varios niveles de pago, desde USD7 por usuario por mes.
No hay nada de que te podrás quejar en lo que respecta a la interfaz y las características de la plataforma. Hygger es un potente software Kanban y se adapta perfectamente a equipos de todos los tamaños. Puede ayudar a las organizaciones tecnológicas y no tecnológicas a desarrollar todo su potencial a través de WIP Limits, Sprint Boards y Swimlanes. Estas son las características que otros programas similares no suelen incluir en sus paquetes.
Características clave
· Cronología
· Tareas
· Tablero sprint
· Matriz de valor/esfuerzo
· Puntuación ponderada
Hygger es la mejor opción en las siguientes industrias
· Marketing y ventas. Ayuda a los equipos a definir y lograr todos sus objetivos SMART.
· La gestión del inventario. El software ofrece una amplia variedad de herramientas para administrar y controlar una variedad de procesos, desde la compra hasta el almacenamiento.
· Gestión de clientes. Es una solución ideal para pequeñas y medianas empresas que buscan una manera de optimizar su comunicación con los clientes y comenzar a cerrar más negocios.
· Proyectos de construcción. Permite a los equipos programar, rastrear y ejecutar proyectos de varios niveles de dificultad.
Precio
Kanban Tool ofrece un plan gratuito y varios niveles de pago, a partir de USD5 por usuario al mes.
Otro poderoso tablero Kanban online que ofrece una visión general perfecta de todas las tareas. Además de ofrecer un espacio de trabajo flexible y altamente estructurado para la gestión eficiente de proyectos, Kanban Tool también ofrece análisis y métricas detalladas que muestran las áreas más problemáticas en cada etapa del proyecto. También permite la colaboración y la comunicación entre los usuarios a través de comentarios, tableros y tareas compartidas.
Características clave
· Seguimiento del tiempo
· Informes
· Automatización
· Calendario
· listas de verificación
· Tareas recurrentes
Kanban Tool es la mejor opción en las siguientes industrias
· Cuidado de la salud
· Departamentos de IT
· Recursos Humanos
· E-commerce
Precio
MeisterTask está disponible de forma gratuita. También ofrece varios planes de pago, desde USD8.25 por usuario por mes.
MeisterTask se encuentra entre un software puramente Kanban y un software de gestión de proyectos, ya que tiene una amplia variedad de potentes funciones detrás de su diseño. Al igual que cualquier otro software similar, funciona muy bien cuando se trata de digitalizar múltiples flujos de trabajo y brindar información detallada sobre su desempeño a nivel individual, de equipo u organizacional. Los usuarios también pueden obtener acceso instantáneo a proyectos específicos filtrándolos según las fechas de vencimiento, los estados, las personas asignadas.
Características clave
· Cronología
· Listas de verificación
· Límites WIP
· Campos Personalizados
· Automatización
· Tareas recurrentes
· Estadísticas e informes
· Roles y permisos
MeisterTask es la elección definitiva en las siguientes industrias
· Ventas y marketing
· Publicidad
· Gestión de organizaciones sin ánimos de lucro
· Ocio, Viajes y Turismo
· Bienes raíces
· Transporte
Precio
ClickUp ofrece un plan gratuito para siempre y varios niveles de pago, a partir de USD5 por usuario por mes.
Hay una amplia gama de características que este software de gestión de proyectos pone encima de la mesa. Su sencilla interfaz de arrastrar y soltar facilita a los usuarios mover tareas a través de múltiples flujos de trabajo. Incluso más que eso, con la ayuda de la barra de herramientas multitarea, los usuarios pueden implementar simultáneamente una variedad de cambios en múltiples tarjetas Kanban.
Hay mucho espacio para ser creativo y organizar los flujos de trabajo de una manera adecuada para cualquier equipo. Y hablando de las capacidades de la plataforma, esto es lo que hace de ClickUp una solución de referencia en una variedad de industrias.
Características clave
· Recordatorios
· Hitos
· Tareas recurrentes
· Plantillas personalizadas
· Mindmaps
· Planificación
· Estimaciones de tiempo
· Diagramas de Gantt
· Chat
ClickUp es la mejor opción en las siguientes industrias
· Desarrollo de software.
· Ventas y marketing.
ClickUp es útil para estudiantes y profesores que buscan una herramienta eficaz para planificar sus estudios y seguir rutinas.
Este software es una buena opción para los diseñadores que buscan una manera de optimizar sus procesos.
La administración del hospital se beneficiará enormemente de ClickUp, que ayudará en la gestión de todo el sistema dentro de una comunidad hospitalaria.
Regístrate en Bitrix24
Precio
El software ofrece una amplia variedad de funciones completamente gratuitas. Los usuarios también pueden actualizarse a los niveles más avanzados, a partir de USD 39 por mes.
A diferencia de muchos otros proveedores de servicios, Bitrix24 ofrece la mayoría de sus funciones clave de forma totalmente gratuita. Por lo tanto, los usuarios tienen una cantidad ilimitada de tiempo para averiguar cómo funciona todo el sistema y seleccionar las herramientas exactas que necesitan para llevar su negocio al siguiente nivel. Aunque la cantidad de instrumentos es claramente abrumadora, los recién llegados no tardan mucho en incorporar el software. Sus tableros Kanban Agile se combinan perfectamente con todas las herramientas de gestión de proyectos y CRM.
Características clave
· Tablero
· Copia de seguridad automática
· Facturación
· Perfil del cliente
· Portal del empleado
· Diagramas de Gantt
· Catálogo de producto
· Informes y estadísticas
· Videoconferencia
· Últimas acciones
Bitrix24 es la mejor opción en las siguientes industrias
· Marketing y publicidad. El software ayuda a las empresas a aumentar su ROI y a tomar mejores decisiones de marketing.
· Viajes y Turismo. La plataforma tiene todo lo que un equipo necesitaría para recopilar, manejar y almacenar todos los datos relacionados con los vuelos, viajes y reservas de sus clientes.
· Con la ayuda de las poderosas capacidades de CRM de la plataforma, muchas empresas y organizaciones pueden crear experiencias de compra más personalizadas.
· Bitrix24 es una plataforma ideal para gestionar y vigilar los estados de entrega de productos.