La dinámica global demanda a las empresas a desarrollarse a gran velocidad dentro de un mundo complejo. Crecer con acierto requiere de un alcance, plazos y recursos bien definidos, estableciendo su viabilidad y canales de comunicación confiables.
La automatización surge como una solución para afrontar nuevos retos de forma organizada. Identificar e implementar correctamente las funcionalidades de un software de gestión de proyectos se refleja en un impacto positivo en los resultados obtenidos a diferentes niveles.
Las funcionalidades esenciales de un software de gestión de proyectos son todas aquellas que facilitan la ejecución de las tareas necesarias para alcanzar los objetivos. Desde la supervisión, hasta las labores específicas de cada profesional se ven beneficiadas por la implementación de recursos que aporten a una mejor coordinación.
Dada su naturaleza dinámica, aún con tareas bien definidas y un cronograma de trabajo claro, el plan de proyecto puede desviarse. Con las herramientas necesarias es posible detectar cambios inesperados, tomar acciones y notificar al equipo justo a tiempo para retomar el rumbo del mismo. A continuación, identificamos los 15 recursos básicos de los sistemas de gestión de proyectos.
Entre las funcionalidades de un software de gestión de proyectos, la gestión de tareas es fundamental. Permite desglosar, organizar y asignar las diferentes actividades, a la vez que facilita la supervisión a distancia. Es la pieza clave para incrementar la productividad y mejorar los resultados en calidad y tiempo de respuesta.
La administración de actividades incluye su creación, así como la posibilidad de señalar lazos de dependencia entre ellas. Ante cualquier actualización de status de una labor asignada, las subtareas o tareas vinculadas son modificadas de modo automático.
El cronograma de trabajo debe estar siempre accesible y presentarse de forma clara al equipo involucrado. Esto, además de aclarar las expectativas que se tienen de cada profesional, les demuestra la importancia de su labor en la cadena de trabajo. Aún más destacado, es un sistema que permite analizar el estatus de cada etapa del proyecto y realizar ajustes si fuera necesario.
La mayoría de las soluciones de gestión de proyectos utilizan tableros Kanban y diagramas de Gantt para simplificar la visualización y detección de problemas. Ambos son recursos muy conocidos que, vinculados a la gestión de tareas, garantizan la entrega de información actualizada asociada a la evolución de cada compromiso.
La comunicación dentro de un entorno de colaboración es un elemento crucial. Mientras más medios de contacto existan, más fluidos serán los procesos. Aunado a los servicios tradicionales de telefonía, correo electrónico y mensajería instantánea, la posibilidad de crear chats grupales, realizar anuncios, videollamadas y videoconferencias contribuye a mejorar la productividad.
Plataformas como Bitrix24 cuentan además con una Intranet que promueve la interacción bajo códigos similares a los manejados en una red social. Por este medio, el equipo de trabajo puede publicar noticias, actualizaciones, reaccionar a comentarios o interactuar por medio de un “Like”.
La base de conocimiento es ese espacio virtual que permite publicar información de interés común para asegurar que todo se maneje bajo los mismos códigos. Desde las políticas de la empresa, hasta recursos importantes para la ejecución del trabajo, pueden estar disponibles. Es una estrategia que asegura la uniformidad de los procesos, siempre respetando los límites y preceptos básicos.
Es buena práctica agregar a este espacio horarios de trabajo, consejos para solución de problemas básicos, formatos e incluso el organigrama de la empresa. Aún más útil, es generar subsecciones por equipos de trabajo o departamentos, para agregar datos más específicos.
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La presencia de un calendario pone fecha de entrega a cada actividad y establece prioridades. La posibilidad de compartir esta información con el equipo de trabajo permite a todos estar en sincronía. Cada miembro del equipo puede identificar sus responsabilidades, definiendo también niveles de competencia, asociados a su vez, a niveles de acceso.
Ingresando al calendario, se hace visible la disponibilidad de todos los involucrados en el proyecto al momento de convocar reuniones o eventos, facilitando la coordinación de todas las partes. También, contribuye en la administración de la carga laboral por parte de los líderes de proyecto.
Guardar documentos y registros en la nube simplifica y da seguridad al manejo de la información. Al estar almacenados en un espacio virtual, es más sencillo controlar el acceso de material confidencial. Al mismo tiempo, el personal involucrado en el proyecto tiene la libertad de acceder al recurso público que necesite, desde diferentes dispositivos.
Los servicios de almacenamiento en la nube son bastante frecuentes y las opciones son muy diversas. Sin embargo, incorporarlo como una de las funcionalidades de un software de gestión de proyectos centraliza la administración y ofrece mayor control del uso del recurso.
Una de las mayores ventajas de implementar un software de gestión de proyectos es la agilidad con la que permite visualizar la eficiencia del grupo y de cada individuo. La información recopilada del gestor de tareas puede ser condensada en informes que presenten el KPI global y eficiencia por tareas, en base a tiempos de respuesta y cumplimiento de objetivos.
A partir de los datos obtenidos con el indicador de desempeño se pueden definir incentivos, detectar problemas y/o aplicar correctivos. Es un punto de partida para tomar acciones, mantener al equipo motivado y garantizar resultados positivos en cada etapa.
El seguimiento del tiempo invertido en las diferentes actividades provee datos que pueden contrastarse con las expectativas y generar metas adecuadas a la realidad. En base a esta experiencia, un líder de proyecto estará consciente de la carga asignada a cada empleado y su rendimiento, con el fin de construir un cronograma realista para el cliente.
Comúnmente, el personal puede registrar las horas trabajadas o se puede llevar un cálculo automatizado dependiendo del tipo de actividad a desarrollar. Un sistema de gestión de proyectos debe ser capaz de registrar el inicio y finalización de una tarea, al igual que las pausas realizadas. En base a estas entradas se pueden distribuir tareas de forma equilibrada entre todos los miembros del equipo.
La vista del supervisor es un complemento que tiene como objetivo simplificar las tareas del líder de proyecto. Acceder a todos los aspectos del proyecto, conocer al responsable de cada actividad y el estatus de las asignaciones desde una sola plataforma agiliza su labor.
Es fundamental para la toma de decisiones tener una visión global, pero sencilla, de lo que sucede en el proyecto. Contactar al equipo, coordinar reuniones y eventos, determinar conflictos en el flujo de trabajo y demás actividades asociadas dependen directamente de tener a la mano todos los datos. Sin duda, una vista que resuma todos los aspectos importantes es una de las funcionalidades del software de gestión de proyectos que aporta en la obtención de buenos resultados.
Las plantillas de correos, los reportes o los informes pueden ser agregados o personalizados en un sistema de gestión de proyectos para garantizar la uniformidad en la presentación del producto. Esto también permite estandarizar comunicados y demás documentos, manteniendo la imagen de la empresa y reflejando profesionalismo y seriedad ante el cliente externo.
Un software de gestión como Bitrix24 da libertad al usuario para crear y editar documentos o formularios que pueden ser compartidos en formato digital o ser directamente impresos de ser necesario. Es posible trabajar con una plantilla existente, personalizarla o crear una propuesta desde cero.
Uno de los aspectos más delicados al migrar una empresa al mundo digital es la protección de los datos y el acceso a la información. Un software de gestión de proyectos debe contar con herramientas para definir responsabilidades y configurar permisos de acceso a la información para los diferentes miembros del equipo.
La configuración de perfiles concede o limita a cada usuario la posibilidad de editar documentos, delegar, crear y eliminar tareas a nivel individual o en todo un departamento.
El correo electrónico es uno de los medios de comunicación tradicionales más utilizados en el ámbito laboral. Agiliza el intercambio cotidiano de documentos, dudas y demás actividades relacionadas al trabajo que se desempeña. Es allí donde la posibilidad de crear nuevas tareas a partir de un correo recibido cobra gran valor.
Al vincular el correo electrónico con el gestor de tareas se puede crear una nueva actividad desde un requerimiento y asignar un responsable. La nueva tarea se envía como un mensaje electrónico con un enlace directo, incluyendo todos los detalles.
Al tener muchas actividades pendientes y visibles, puede ser muy fácil perder el enfoque. Un filtro automático muestra al usuario las prioridades, para garantizar su concentración en lo que realmente lo requiere al momento. El objetivo principal de la herramienta es apuntar a la eficiencia y productividad.
El proceso ocurre de forma automática, mostrando las tareas más relevantes en función a la actividad reciente de cada usuario. Este aspecto, conduce al mejor aprovechamiento de los recursos materiales y humanos de la empresa y minimiza los tiempos de respuesta en relación a cada tarea.
Aunque la oferta de funcionalidades de un software de gestión de proyectos sea muy amplia, algunas empresas pueden tener necesidades muy específicas dependiendo del proyecto. Es por ello que, contar con la opción de incorporar herramientas especializadas puede ser de gran utilidad.
De igual forma, tener esta facilidad permite integrar el servicio con recursos ya implementados en la compañía. Esto evita un proceso de migración y adaptación en algunas áreas en las que el recurso utilizado opere de forma exitosa.
En el marketplace de Bitrix24, por ejemplo, puedes encontrar multitud de aplicaciones que pueden integrarse al software para mejorar la comunicación, el manejo de documentos o procesos de negocios en general. Esto permite ampliar el rango de servicios del software y centralizar la gestión.
Una aplicación que funcione en sistemas operativos iOS y Android ofrece el valor agregado de la movilidad. Favorece la conectividad y en consecuencia, mejora los tiempos de respuesta.
Un gerente de proyectos puede supervisar al equipo de trabajo desde cualquier lugar, pero también puede aclarar dudas con la inmediatez que requieran. Adicionalmente, beneficia la integración de equipos de trabajo remotos y presenciales, flexibilizando las condiciones laborales al tiempo que se garantiza el acceso a la información. Es una forma práctica y eficiente que permite a los usuarios mantenerse presentes y accesibles desde cualquier lugar.