Ahora que ha quedado claro qué es la respuesta al riesgo, quizá sea importante mencionar los dos tipos de riesgo de proyecto. Estos son los riesgos negativos, o amenazas, y los riesgos positivos, u oportunidades. Los últimos son situaciones que la empresa debería intentar explotar o incrementar la posibilidad de que ocurran, ya que resultan valiosas para ella.
Por su parte, las amenazas implican, como su nombre lo indica, un posible perjuicio. Las amenazas pueden ser tanto internas (como los riesgos estratégicos u operacionales) como externas (riesgos climáticos o políticos, entre otros). Al igual que en el caso de las oportunidades, las amenazas pueden ser conocidas (detectadas durante el análisis) o desconocidas (no detectadas durante la investigación).
La gestión de proyectos de registro de riesgos es una tarea dinámica, al igual que los riesgos. Es decir que debe llevarse a cabo de manera continua, ya que siempre pueden aparecer nuevas amenazas, modificarse los riesgos existentes e, incluso, desaparecer. Por este motivo, cada vez más empresas cuentan con un Gerente de Riesgos que trabaja periódicamente en el análisis y la implementación de una estrategia de respuesta al riesgo.
Como ya hemos señalado anteriormente, la respuesta a cada riesgo será diferente, ya que es necesario tomar en consideración de qué manera ese riesgo podría perjudicar a tu empresa. En líneas generales, al hablar de una estrategia de respuesta al riesgo es crucial que se adecúe al nivel de amenaza. Estas pueden mutar con el tiempo y, así, la respuesta también debería modificarse. A continuación, se presentan las diferentes estrategias de respuesta al riesgo.
Una de las principales estrategias de respuesta al riesgo es la evitación que consiste en eliminar la amenaza. Esencialmente, se suprime la causa para eludir el riesgo. Como puedes imaginar, esta solución es útil principalmente en el caso de riesgos críticos. Dentro de estos, se pueden englobar aquellos que podrían generar un compromiso o problema legal para la compañía, o poner en riesgo la salud o la vida de los empleados.
En algunos casos, esta solución puede significar que no se llevará a cabo el proyecto debido a su alto riesgo o que alguna de sus tareas será eliminada para evitar las complicaciones derivadas. Si bien puede ser una estrategia eficaz, también puede ser considerada negativa, ya que podría significar la pérdida de una ganancia para la compañía. Por eso, debería ser utilizada con precaución y tras una detallada evaluación de riesgos-beneficios y otras posibles soluciones.
La estrategia de mitigar consiste en buscar la disminución del riesgo de proyecto a través de una modificación de la probabilidad de ocurrencia. Para llevar a cabo esta solución se invierte dinero y recursos que permiten minimizar las amenazas inherentes al proyecto. Se trata, entonces, de una reducción de la posibilidad de que el suceso se produzca, aunque no lo evita totalmente.
Por lo general, se usa en situaciones en las que evitar el riesgo implica grandes pérdidas para la empresa y la amenaza en sí misma no acarrearía pérdidas tan grandes como las asociadas a la evitación. Por ejemplo, los supermercados saben que uno de los riesgos son los robos, pero dejar de vender llevaría a la empresa a la quiebra. La mitigación podría realizarse a través de la instalación de cámaras de seguridad o sensores: estos minimizan el riesgo, pero no lo eliminan.
Dentro de la gestión de proyectos de registro de riesgos, se emplea mucho la transferencia. Este abordaje no evita ni elimina el riesgo, sino que simplemente transfiere la responsabilidad de su gestión a un tercero. Se trata de una buena manera de eliminar el componente de mayor riesgo de un proyecto sin necesidad de perder la posibilidad de ganar dinero con él. Para ello, es necesario analizar si la tarea es transferible y si el proyecto puede llegar a buen puerto aún bajo esta circunstancia.
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El objetivo de esta estrategia de respuesta al riesgo es garantizar que el proyecto pueda llevarse a cabo, aún en caso de que la amenaza ocurra. Por supuesto, la misma solo puede implementarse en determinados casos, como al contratar a un tercero para que entregue un determinado producto a precio fijo o tomar un seguro por daños en el traslado de un producto.
Como su nombre lo indica, la estrategia de respuesta al riesgo de aceptación supone asumir el riesgo. De este modo, no se realizan acciones preventivas. No obstante, existen dos clases de aceptación: activa y pasiva, que se relacionan con diferentes abordajes en el supuesto de que la amenaza efectivamente se produzca.
La aceptación activa se ejecuta cuando, tras identificar el riesgo y determinar que merece la pena exponerse a él, se prepara un plan de contingencia. Este servirá de guía para el actuar de cada miembro involucrado y facilitará la toma de decisiones. Sin embargo, podría suceder que este plan no se adaptase al 100 % a la situación; por lo cual, se suele recomendar una revisión al momento de implementarlo. Por su parte, la aceptación pasiva no conlleva ninguna preparación especial; por el contrario, se considera que la probabilidad de ocurrencia es tan baja que no se adelanta ninguna posible solución.
¿Qué sucede cuando el riesgo detectado pertenece a un área que el responsable no domina? Esto suele acontecer cuando el responsable de un proyecto no tiene la autoridad necesaria para gestionar un riesgo… o cuando sus conocimientos al respecto son insuficientes. Frente a esta situación, la reacción más adecuada es escalar.
De este modo, se traslada al nivel jerárquico superior, ya seas tú como líder de la empresa o el Gerente de Riesgos, en caso de que la organización disponga de un puesto específico para ello. Esta persona recibe, entonces, la responsabilidad de reaccionar y actuar frente a la amenaza, tomando las decisiones necesarias para sacar adelante el proyecto.
Si bien los riesgos están presentes en todo proyecto, también lo están las oportunidades. Descuidar estas últimas o, simplemente, aceptarlas sin más puede contribuir a que pierdas muchas de ellas. Los llamados riesgos positivos tienen sus propias estrategias de respuesta al riesgo del proyecto o, mejor dicho, a las oportunidades del proyecto.
Poner en práctica las estrategias que te presentaremos a continuación te ayudará a aumentar las circunstancias favorables y, por ende, a sacar provecho de cada oportunidad. Asimismo, podrás incrementar el número de oportunidades que rodean a tu empresa. Para ello, solo debes estar atento a tu compañía y al mundo circundante, y listo para la acción.
La primera de las estrategias de respuesta de gestión del riesgo positivo, o la oportunidad, consiste en asegurar la concreción de la oportunidad a través de una manipulación de recursos para que el proyecto se realice cuando sea más ventajoso.
Piensa, por ejemplo, en las vacaciones de los empleados. Si tu empleado más eficaz y experimentado está de viaje, quizá sea mejor iniciar el proyecto cuando esté de vuelta. De esta manera, podrás delegar la responsabilidad en el trabajador más idóneo.
En algunas ocasiones, tu empresa puede encontrarse con una interesante oportunidad de mercado, pero no ser capaz de aprovecharla. El motivo puede ser una falta de personal, de recursos o de tiempo que impida concretar la oportunidad.
En este caso, en lugar de ceder la oportunidad a la competencia, puedes recurrir a la estrategia compartir. Así, la compañía se asocia con otra empresa o emprendedor para aprovechar la oportunidad de mercado. Se trata de un trabajo conjunto que favorece el aprovechamiento de la oportunidad, aunque las ganancias se repartirán equitativamente.
¿Recuerdas la estrategia de respuesta al riesgo de mitigar? Pues bien, esta podría considerarse, exactamente, su antónimo. En lugar de minimizar los riesgos, se busca maximizar la posibilidad de que la oportunidad ocurra.
Una de las circunstancias más habituales es invertir en maquinaria o software, como por ejemplo una plataforma de trabajo colaborativo. Esta adquisición puede efectuarse antes de que sea realmente necesaria porque se ha obtenido un descuento. De esta manera, tu compañía contará con los recursos necesarios para afrontar un proyecto futuro.
También es posible aceptar o escalar, de la misma manera que se ha señalado para las amenazas. Al aceptar una oportunidad, se la está aprovechando, pero sin realizar ningún esfuerzo extra para asegurar que la misma ocurra.
Finalmente, se puede escalar una oportunidad en aquellas situaciones en las que el responsable del proyecto no sepa cómo sacarle rédito. Asimismo, puede ser necesario ejecutar esta estrategia cuando se carece de autoridad o de conocimientos de gestión.
Una vez hayas comprendido las posibles amenazas y oportunidades a las que puede enfrentarse tu empresa, podrás tomar las decisiones más adecuadas para la misma. Entre ellas, apostar por la implementación de un software de gestión integral que colabore con el diseño de una eficaz estrategia de respuesta al riesgo.
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