Herramientas de gestión de proyectos en 2023: todo lo que necesitas saber

Las herramientas de gestión de proyectos se han convertido en un elemento clave para las empresas que buscan mejorar su eficiencia y eficacia en la gestión de proyectos. De acuerdo con CIO (2019), las organizaciones que utilizan prácticas probadas de gestión de proyectos desperdician 28 veces menos dinero que aquellas que no las implementan. 

Sin lugar a dudas, ha llegado el momento de que reflexiones sobre la importancia de implementar un software para la gestión de proyectos en tu empresa. Al fin y al cabo, el 67% de los proyectos de las organizaciones que subvaloran la gestión de proyectos como un elemento esencial para impulsar el cambio resultan en fracaso (PMI, 2020). Y tú lo que deseas es alcanzar el éxito. ¿Preparado para descubrir todo lo que debes conocer sobre las herramientas de gestión de proyectos?

FAQ

7 funcionalidades básicas que tu software de gestión de proyectos debe incluir

Como project manager, es probable que hayas experimentado los desafíos que presenta la gestión de proyectos y los recursos. Para ayudarte a resolverlos, existen herramientas de gestión de proyectos diseñadas para brindarte una visión integral de tus proyectos y mejorar la toma de decisiones. Ahora bien, para que un software de estas características sea efectivo, debe incluir un conjunto de funcionalidades básicas que le permitan a los usuarios planificar, monitorear y controlar sus proyectos de adecuadamente. ¿Quieres descubrirlas?

1. Gestión integral de las tareas

La primera de las funcionalidades que toda herramienta de gestión de proyectos debe tener es un potente gestor de tareas. Al fin y al cabo, para gestionar un proyecto es muy importante, por un lado, clarificar todas las actividades a desarrollar y, por otro, determinar fácilmente las responsabilidades. Esto colabora a minimizar el riesgo de malentendidos que pudiesen afectar, en última instancia, al cumplimiento de los objetivos. Del mismo modo, colabora para que puedas saber exactamente la carga laboral de cada empleado y, por consiguiente, a quién puedes delegarle nuevas tareas. Pero eso no es todo. Un gestor de tareas como Bitrix24 te permite establecer prioridades y recordatorios, además de dependencias entre tareas. Si bien esto puede parecer complicado, esta aplicación es sumamente intuitiva. Por lo tanto, no es necesario contar con grandes conocimientos técnicos para utilizarla regularmente. Incluso, puedes convertir correos electrónicos a tareas sin mayores complicaciones. Asimismo, Bitrix24 ofrece tutoriales y asistencia las 24 horas del día. para que, ante la duda, siempre puedas recibir respuestas que te permitan sacarle el mayor provecho a tu herramienta de gestión de proyectos.

2. Calendarios para equipos de trabajo y, también, personales

Sin lugar a dudas, un calendario de equipo puede considerarse una de las maneras más eficientes para programar y organizar reuniones. Y, como bien sabes, estos encuentros resultan vitales para que todos los miembros del equipo colaboren de manera adecuada. Algunas plataformas brindan la posibilidad de crear y gestionar calendarios múltiples, incluyendo un calendario empresarial con los compromisos de la compañía al completo, y otros grupales e individuales. Si bien las herramientas de gestión de proyectos que ofrecen esta funcionalidad son múltiples, Bitrix24 destaca por su versatilidad. Genera todos los calendarios que necesites y configura permisos de acceso para proteger los datos. Envía invitaciones desde el mismo calendario no solo a miembros de la empresa, sino también a clientes o proveedores. Cada persona podrá confirmar su asistencia en un único clic. Configura recordatorios y , además, sincroniza el calendario personal o del equipo de trabajo con Microsoft Outlook y Google Calendar.

3. Base de conocimientos y gestor de documentos

Al hablar de las funcionalidades básicas que todas las herramientas de gestión de proyectos deberían poseer, tenemos que abordar la administración de información dentro de la compañía. Todos los empleados participantes de un proyecto deben poder acceder a datos relativos al mismo. En la actualidad, con el auge del teletrabajo, los gestores documentales y bases de conocimientos de las organizaciones deberían ser accesibles sin importar dónde se encuentren los trabajadores. La base de conocimientos almacena las regulaciones, las formaciones, los calendarios de empresa y los manuales de procedimientos. Por su parte, el sistema de administración de documentos permite que los miembros de tu equipo accedan a datos relevantes para el avance del proyecto. En cuestión de segundos, todo empleado con los permisos necesarios podrá obtener la información requerida para avanzar con sus tareas. Así de sencillo. Sin esperar ni llevar a cabo solicitudes burocráticas que podrían comprometer la finalización de una tarea. Asimismo, los trabajadores podrían editar documentos en línea de manera conjunta y compartir comentarios. De ser necesario, podría consultarse el flujo de trabajo y su historial e, incluso, cerrar la posibilidad de modificaciones del archivo. Merece la pena indicar que el gestor documental debería poder integrarse con otras aplicaciones que ya tengas en práctica. Bitrix24 lo hace con Dropbox, Google Drive y Microsoft One Drive, entre otras.

4. Herramientas de comunicación

Otras de las variables más importantes de un software de gestión de proyectos es contar con herramientas de comunicación variadas que faciliten el intercambio de opiniones y favorezcan la colaboración. Sin lugar a dudas, ningún proyecto puede llegar a buen puerto si quienes trabajan en él lo hacen de manera aislada. Como líder, generar un flujo abierto y bidireccional de comunicación es parte intrínseca de tu rol. Básicamente, la plataforma que escojas debería permitir que los colegas colaboren e interactúen de manera rápida y efectiva. Para ayudarte, una buena herramienta de gestión de proyectos debería ofrecerte chat para gestionar el día a día con los miembros del equipo. También, es valioso que puedas llevar a cabo llamadas e, incluso, videollamadas en HD. Recuerda que verse a la cara, a pesar de la distancia, genera una relación de confianza entre las personas y ayuda a motivar a los empleados. Emplea este medio de comunicación siempre que te sea posible y, por supuesto, sea pertinente. Bitrix24 no solo te ofrece estas funcionalidades, sino también videoconferencias y correo electrónico.

5. Gestor de tiempo

Los especialistas en gestión de proyectos insisten en la imperiosa necesidad de monitorear regularmente el tiempo que cada empleado dedica a cada tarea, así como el uso de recursos que hace. ¿Por qué? Sencillamente, porque el éxito de un proyecto se mide habitualmente en relación no solo con la consecución de los objetivos, sino también con la adecuación al presupuesto. Por este motivo, el gestor de tiempo es una de las funcionalidades más destacadas de cualquier herramienta de gestión de proyectos. Bitrix24, por ejemplo, cuenta con un reloj registrador en línea que permite fijar un horario de ingreso y salida para los empleados, así como indicar los descansos, o configurar horarios flexibles. Además, puedes realizar un seguimiento del tiempo que dedican los miembros del equipo a cada tarea en vivo y asegúrate de que cumplen con las horas de trabajo estipuladas a través de informes detallados.

6. Informes de desempeño y productividad

Para tomar decisiones en tiempo y forma, y, así, llevar cada proyecto a buen puerto, debes contar con información actualizada y pormenorizada sobre el rendimiento de cada trabajador. Si una tarea se demorase y tú no te enterases, tu proyecto podría terminar fracasando. Por ello, debes verificar que las herramientas de gestión de proyectos que estás analizando te brinden informes de desempeño y productividad. En general, las plataformas recogen datos de manera regular, cada vez que un empleado está conectado a la misma. No obstante, ¿sabías que algunas apps como Bitrix24 ofrecen informes personalizables? Solo inserta los datos que deseas recopilar y espera a que la plataforma genere el documento. Así, podrías adaptar los informes a los KPI de cada proyecto.

3 funcionalidades específicas y deseables en tu herramienta de gestión de proyectos

Más allá de las funcionalidades esenciales mencionadas previamente, existen otras específicas que, según señalan los especialistas en gestión de proyectos, pueden ser de gran utilidad para gerentes en diferentes situaciones. Si bien es cierto que puedes gestionar de manera adecuada un proyecto sin ellas, también lo es que las mismas pueden simplificar tu labor. Por supuesto, todo depende de las necesidades de tu empresa y tu equipo de trabajo. Sin lugar a dudas, las tres funciones especiales que comentaremos a continuación pueden ser perfectas para empresas que gestionan proyectos complejos. ¿Nuestro consejo? Intenta escoger una herramienta de gestión de proyectos que las incluya

1. Cuadro Kanban para una mejor visualización del proyecto

Si te gusta trabajar con un enfoque visual y basado en flujos, es posible que desees considerar una herramienta que ofrezca Cuadros Kanban. En este caso, el progreso y la cantidad de trabajo pendiente se representa mediante tarjetas o post-its que se mueven a través de diferentes columnas, que simbolizan las diferentes etapas del proyecto. Al ser tan visuales, mejoran la comprensión de las responsabilidades por parte de los miembros del equipo de trabajo. Asimismo, facilitan el monitoreo de los avances en tiempo real y, por lo tanto, mejoran la eficiencia en la gestión del tiempo y los recursos. Merece la pena señalar que los cuadros Kanban son más apropiados para proyectos con una naturaleza iterativa o incremental, en los que se requiere una gestión flexible y en tiempo real. Sin lugar a dudas, deberías estudiar bien las diferentes herramientas de gestión de proyectos disponibles en el mercado y escoger una que incluya Kanban.

2. Diagrama de Gantt para optimizar la gestión del tiempo

¿Y qué sucede si prefieres trabajar con un enfoque de planificación de proyectos basado en fechas? Entonces, deberías optar por una herramienta de gestión de proyectos con Diagrama de Gantt. El mismo muestra el calendario de un proyecto y la relación temporal entre las diferentes tareas y subtareas. Se representa mediante barras horizontales que muestran la duración de cada una de ellas y, a su vez, su relación con las demás tareas. Nos encontramos ante una herramienta clásica, pero muy valorada en la gestión de proyectos, especialmente en el desarrollo de aquellos de mayor envergadura y complejidad. Esto se debe a que permite a los gerentes de proyecto monitorear el progreso, identificar cualquier desviación y tomar medidas apropiadas para mantener el curso deseado. En general, se considera que los Diagramas de Gantt contribuyen a una mejor asignación y optimización de los recursos, lo que a su vez mejora la eficiencia y la rentabilidad del proyecto. Ahora bien, su uso es más apropiado en proyectos con una naturaleza lineal y secuencial, en los que se requiere una planificación detallada y una gestión rigurosa del tiempo.

3. Herramienta Scrum para una gestión eficiente de proyectos complejos

La última de las funcionalidades deseables a la hora de escoger entre la enorme variedad de herramientas de gestión de proyectos disponibles en el mercado es Scrum. Este marco de trabajo ágil se enfoca en el desarrollo iterativo e incremental de productos, con un enfoque en la colaboración y la flexibilidad, en contraposición a la planificación detallada y la rigidez. Una de las principales ventajas de Scrum es su capacidad para mejorar el rendimiento y la productividad del equipo, ya que permite una mayor flexibilidad y adaptabilidad a los cambios en el proyecto. Además, Scrum también fomenta la colaboración y la retroalimentación continua, lo que ayuda a garantizar que el producto cumpla con las expectativas del cliente y esté en línea con sus necesidades y deseos. Si trabajas con proyectos complejos, sería fundamental elegir una herramienta de gestión de proyectos que ofrezca soporte para Scrum para asegurar una gestión de proyectos exitosa,

2 funcionalidades complementarias de tu herramienta de gestión de proyectos

Al momento de escoger un software de gestión para tu empresa, quizá te interese elegir uno que no solo incluya las funcionalidades básicas y específicas ya mencionadas, sino también dos complementarias que pueden resultarte de gran utilidad. Por eso, te presentamos dos variables que, si bien no son esenciales dentro de esta clase de herramientas, sí podrían ayudarte a organizar y gestionar la información, así como también a administrar correctamente tus presupuestos y facturación.

1. CRM

Conocer a tus clientes en profundidad, saber cuál y cómo ha sido la relación con ellos a través del tiempo y cuáles han sido sus requerimientos es imprescindible para brindarles la mejor atención posible. Por eso, incluimos el CRM dentro de las funcionalidades que podrían interesarte. El Customer Relationship Management, o gestor de la relación con los clientes, centraliza todas las informaciones y las interacciones con cada cliente en un único lugar. Te ayuda a almacenar y administrar estos datos, permitiéndote acceder a ellos de manera rápida a través de palabras claves. También, puede ser interesante la posibilidad de vincular proyectos y facturas a cada cliente, así como automatizar emails o enviar directamente invitaciones a reuniones.

2. Presupuestos y facturación

No minimices la importancia de un software de presupuestos y facturación. Al planificar un proyecto, debes desarrollar un detallado presupuesto que, de hecho, funcionará como uno de los indicadores de éxito o fracaso del mismo. Para hacerlo, nada mejor que contar con una aplicación con plantillas modificables según las necesidades de tu empresa. Estas herramientas colaboran con una buena estructuración de las finanzas empresariales. Por un lado, contribuyen a organizar los presupuestos de los proyectos y, por otro, sirven para recaudar los pagos de los clientes. Algunas plataformas no solo facilitan la elaboración de facturas personalizadas con logo y los datos requeridos, sino que también pueden enviarse directamente por correo electrónico y programar recordatorios para que el cliente abone dentro del periodo establecido.

Las 9 herramientas de gestión de proyectos más usadas

¿Sabías que en la actualidad solo un 23 % de las organizaciones utiliza una herramienta de gestión de proyectos (Wellingtone, 2020)? Conociendo la complejidad de la planificación, la organización, la ejecución y el control de un proyecto, este número resulta extremadamente bajo. Asimismo, merece la pena señalar que entre las organizaciones que han decidido usar regularmente herramientas de gestión de proyectos, un 35 % crea planes en MS Excel. A pesar de que el uso de esta aplicación ha caído en los últimos años, aún continúa encontrándose entre las más extendidas. ¿Tú también planificas en hojas de cálculo? Si bien son muy prácticas, quizás haya otra app más adaptada a las necesidades de tu empresa. Y si aún no has implementado ninguna herramienta de gestión de proyectos, tal vez ha llegado el momento de que des un paso hacia el futuro. El mercado español cuenta con interesantes plataformas. Elige la que más se adecúe a tus expectativas y comienza a disfrutar de una mayor facilidad en la gestión de proyectos.

---

¿Buscas un software que permite gestionar los proyectos en tu empresa?

Regístrate en Bitrix24

Probar Gratis

---

1. Asana

Entre las herramientas de gestión de proyectos más utilizadas, se encuentra Asana. Esta aplicación basada en la web permite a los equipos colaborar y coordinarse de manera efectiva en tareas, proyectos y flujos de trabajo. Con Asana, los gerentes pueden asignar tareas, seguir el progreso y mantener un registro completo de los detalles y la historia de cada proyecto. Además, Asana ofrece una amplia variedad de herramientas de colaboración, como comentarios en tiempo real, alertas y notificaciones, lo que permite una mejora en la comunicación y coordinación entre los miembros del equipo. Puedes crear diferentes equipos de trabajo, generar tareas y asignar responsabilidades, y visualizarlas como lista, tablero o calendario. No obstante, no cuenta con gestión de documentos y para obtener informes requieres de un plan de pago.

2. Trello

Trello es una herramienta de gestión de proyectos basada en la web, que utiliza una intuitiva visualización en forma de Tablero Kanban, calendario, mapa y otras variantes para organizar y supervisar tareas y proyectos. Con Trello, los gerentes pueden asignar tareas, establecer prioridades, seguir el progreso y colaborar con su equipo en tiempo real. El diseño permite una visibilidad clara y una organización intuitiva, lo que facilita la toma de decisiones y la gestión eficiente de proyectos. A pesar de ser una herramienta fácil de usar, no se trata de una opción integral, ya que no incluye herramientas de comunicación, facturación ni gestión documental.

3. Monday.com

Otra de las herramientas de gestión de proyectos más empleadas actualmente es Monday. Asigna tareas y plazos para, posteriormente, dar seguimiento al avance. Además, obtendrás un detalle de los pormenores y la cronología de cada proyecto. Es relevante destacar que esta plataforma brinda diversas herramientas de trabajo en conjunto, tales como comentarios en tiempo real, alarmas y notificaciones, que propician una buena comunicación y una coordinación más óptima entre los integrantes del equipo. Asimismo, es altamente personalizable y se integra con una amplia variedad de aplicaciones y herramientas, lo que permite una sencilla adaptación a los procesos de trabajo existentes. Además, la plataforma es fácil de utilizar y ofrece una experiencia intuitiva para los usuarios. Un punto importante es que esta herramienta ofrece webinars y cuenta con soporte al cliente.

4. Basecamp

Más allá de posibilitar la asignación de tareas y la corroboración de los avances de diversos proyectos, Basecamp sobresale por su amplia variedad de herramientas de colaboración. Por ejemplo, podrás generar foros de discusión, una opción interesante para fomentar el intercambio de opiniones. Asimismo, tiene chat en tiempo real. Por otro lado, a diferencia de las herramientas de gestión de proyectos presentadas anteriormente, Basecamp cuenta con herramientas de archivo y documentación, esencial para que todos los miembros del equipo puedan acceder a la información desde cualquier sitio.

5. Jira

Jira es una herramienta de gestión de proyectos en línea diseñada específicamente para equipos de desarrollo de software. Con ella, los gerentes pueden realizar un seguimiento de errores, problemas y solicitudes de funciones de manera efectiva y organizada. La plataforma ofrece una amplia variedad de funciones. Entre ellas, la gestión de tickets, la priorización y la asignación de tareas, el seguimiento de los progresos y la gestión de proyectos en general. Además, Jira se integra con una amplia variedad de aplicaciones y herramientas. También, ofrece informes detallados y personalizables, lo que permite a los gerentes tener una visión clara del progreso de los proyectos y el rendimiento del equipo.

6. Slack

Durante los últimos años, cada vez más empresas han implementado Slack como medio de comunicación principal entre miembros de un equipo. Esta plataforma de mensajería móvil y basada en la web brinda soluciones de colaboración eficaces para equipos de todos los tamaños y sectores. Los miembros del equipo pueden comunicarse de manera fluida, compartir archivos y colaborar en tiempo real, lo que permite una mejora en la resolución de problemas y la toma de decisiones. Además, Slack cuenta con una amplia variedad de integraciones con otras herramientas. Es una herramienta flexible y fácil de usar que puede ser adaptada a las necesidades individuales de cualquier equipo. Con una interfaz intuitiva y una amplia gama de funciones, Slack es la solución ideal para equipos que buscan mejorar su colaboración y comunicación interna.

7. Microsoft Teams

Microsoft Teams es una plataforma de mensajería y colaboración desarrollada por Microsoft que permite a los equipos de trabajo comunicarse y colaborar de manera eficiente. La aplicación está disponible tanto en la web como en dispositivos móviles y es una parte integral de la suite de productividad de Microsoft, lo que significa que está integrada con otras aplicaciones y servicios de Microsoft, como Office 365 y OneDrive. Esta integración permite a los usuarios acceder y compartir fácilmente archivos y aplicaciones. Además de la comunicación del equipo, la plataforma ofrece una amplia variedad de herramientas de colaboración, incluyendo videoconferencias, reuniones en línea, compartición de pantalla y almacenamiento en la nube.

8. Zoom

Zoom no es exactamente un software PPM, aunque es una solución para la gestión de proyectos y equipos muy popularizada en los últimos años. Se trata de una herramienta de videoconferencia móvil basada en la web que se usa ampliamente para la comunicación de equipos remotos. De hecho, hoy en día es una de las plataformas más utilizadas. La aplicación puede emplearse tanto en ordenadores como en dispositivos móviles. Asimismo, es posible compartir pantalla, chatear y enviar archivos. Sin embargo, no permite la asignación de tareas y, por lo tanto, es una opción complementaria y no integral.

9. Bitrix24

Bitrix24 es una plataforma de gestión de proyectos que ofrece una amplia gama de herramientas para mejorar la productividad y la eficiencia de los equipos de trabajo. Con su sistema de gestión de tareas, los equipos pueden organizar y asignar tareas a los miembros del equipo, lo que permite un seguimiento más ágil del progreso del proyecto. La herramienta de gestión de tiempo permite a los usuarios registrar el tiempo invertido en cada tarea, brindando una visibilidad más clara del progreso y ayudando a identificar los cuellos de botella. Bitrix24 también ofrece opciones de colaboración y comunicación de última generación. Con su sistema de mensajería integrado, los equipos pueden comunicarse y colaborar de manera rápida y efectiva, lo que reduce la necesidad de reuniones y correos electrónicos adicionales. La herramienta incluye opciones de Kanban, Gantt y Scrum. Así, los equipos pueden visualizar y planificar el progreso del proyecto claramente. Además, la herramienta incluye un sistema de CRM integrado, software de presupuestos y soporte al cliente, lo que la convierte en una de las herramientas de gestión de proyectos más completas y versátiles del mercado.

Herramientas para la gestión de proyectos utilizadas por grandes empresas

Según Gartner, algunas de las mejores opciones en el mercado para las empresas de mayor envergadura serían Microsoft, CA Technologies, Planview, SAP, ServiceNow, Oracle, Innotas y Deltek. Sin embargo, existen muchas otras buenas herramientas de gestión de proyectos. Cada una de estas herramientas ofrece un enfoque único y una amplia gama de características diseñadas para satisfacer las necesidades específicas de diferentes tipos de organizaciones. Por ejemplo, Microsoft cuenta con un software PPM para empresas y organizaciones del mercado medio, con un fuerte enfoque en la integración con otros productos del gigante tecnológico. CA Technologies, por su parte, se centra en la gestión de la cartera de TI y el desarrollo ágil para organizaciones empresariales. Planview se enfoca en la planificación estratégica y la gestión de carteras, mientras que SAP brinda una integración sólida con otros productos SAP y soporte para múltiples idiomas y monedas. Además, ServiceNow se especializa en la gestión de servicios de TI y Oracle brinda una amplia gama de características para la gestión de carteras, proyectos y finanzas.

Escoge una herramienta de gestión de proyectos ajustada a las necesidades de tu compañía

En el contexto actual de un mundo cambiante y globalizado, es fundamental tener una herramienta de gestión de proyectos eficiente para mantener un control riguroso de los avances y garantizar el éxito de cada proyecto. La selección de un software de gestión de proyectos es crucial en este sentido. Busca una aplicación fácil de usar que permita que los miembros de tu equipo se comuniquen eficazmente y colaboren de manera cercana, sin importar desde donde trabajen. Asimismo, debería integrarse con otras herramientas ya implementadas en la empresa y, por supuesto, permitir una amplia personalización de acuerdo a las necesidades específicas de la compañía. Por último, presta especial atención a la seguridad de los datos y asegúrate de que la app sea escalable; es decir que pueda acompañar el crecimiento de tu negocio. Al elegir una herramienta de gestión de proyectos, considera tanto las funcionalidades imprescindibles como las funcionalidades específicas que mejor se adapten a las necesidades de la empresa y del equipo de trabajo. Una plataforma como Bitrix24 es una excelente opción, ya que ofrece una gran variedad de funcionalidades para la gestión de tus proyectos y multitud de integraciones que complementarán todavía más la solución. Con la ayuda de un eficiente software de gestión de proyectos, podrás mejorar la eficacia de tus proyectos y alcanzar tus objetivos con un
menor esfuerzo.