En el pasado, los trabajadores dependían de agendas en papel o métodos manuales poco eficientes para recordar las actividades a desarrollar. La revolución digital ha dado paso a herramientas más sofisticadas para la planificación diaria. Ahora es más sencillo gestionar las tareas pendientes y adaptarse a los cambios diarios. Muchas aplicaciones de gestión de tareas actuales poseen funciones avanzadas, como automatización, listas de tareas inteligentes y recordatorios e, incluso, integración con el CRM, incrementando la eficiencia.
Una de las herramientas de software de listas de tareas de referencia este año es Bitrix24. Su app crea y asigna tareas, gestiona proyectos y automatiza procesos cómodamente a través del móvil. Las listas de tareas se pueden clasificar con el uso de filtros, asignar fechas límite y compartirlas con el responsable de ejecutarlas. La aplicación incluye un asistente de IA para facilitar tanto la creación de listas de tareas como la descripción de las mismas, entre otras posibilidades. Además, la IA permite automatizar flujos de trabajo, lo que agiliza la priorización de tareas y la identificación de cuellos de botella en tiempo real.
Se trata de una plataforma integral, que posibilita la gestión de proyectos con Kanban, Scrum o gráficos de Gantt, y trabajar colaborativamente en los documentos del Drive. Los archivos se pueden modificar, eliminar, compartir con compañeros de equipo y coeditar o, incluso, subir nuevos archivos.Además, esta aplicación para crear listas de tareas se integra nativamente con un robusto CRM. El ecosistema de Bitrix24 proporciona herramientas de comunicación, como chat, videollamadas y videoconferencias, así como espacios de trabajo colaborativos. Si buscas una solución avanzada y flexible, con inteligencia artificial incorporada, Bitrix24 es una de las mejores opciones del mercado.
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Prueba gratis Bitrix24TickTick es una app móvil que hace la función de agenda. Añade notas, agrega listas de tareas y emplea un calendario. El gestor de tareas facilita la clasificación por prioridad según las etiquetas asignadas. Gracias a su funcionalidad de listas de tareas inteligentes, cada vez que se completa una tarea, la app emite un sonido y la tarea aparece marcada como finalizada de forma automática.
Con la versión gratuita es posible añadir nueve listas de tareas e incluir en cada una ellas 99 tareas. La interfaz de la app es muy visual y, por lo tanto, muy sencilla de usar. Entre sus opciones de personalización y diseño, ofrece varios temas para adaptar su apariencia a los gustos y preferencias del usuario. Como último detalle, todo el contenido se sincroniza con los distintos dispositivos, ya sea una tablet, ordenador o smartwatch.
Todoist está clasificada como una de las mejores apps de listas de tareas online por The Verge, una publicación estadounidense de noticias tecnológicas. Más allá de añadir tareas en la app, Todoist recuerda plazos y fechas de vencimiento importantes, y esto se puede realizar de forma periódica o puntual.
Una de sus ventajas con respecto a otras herramientas para planificación diaria es que Todoist incluye un widget para la pantalla de inicio; es decir, un acceso directo que ahorra tiempo cada vez que quieres consultar una tarea desde la app. Además, también incorpora notificaciones de aviso de plazos y tiempos. Se trata de una app compatible con el Asistente de Google y con distintos smartwatches. Cabe destacar que Todoist ha mejorado su reconocimiento de lenguaje natural, posibilitando añadir tareas rápidamente con frases cotidianas, además de haber incorporado opciones de filtrado avanzado de tareas.
Si aún tienes dudas sobre cómo hacer una lista de tareas de forma efectiva, te recomendamos probar Any.do, una app móvil para organizar tareas, listas y recordatorios. Agrega todas tus tareas al calendario y, así, sabrás para qué día está programada cada tarea. Además, todas las tareas están sincronizadas en los diferentes dispositivos; de este modo, podrás acceder desde cualquiera de ellos, ya sea una tablet, un móvil, un ordenador e, incluso, un reloj inteligente.
Finalmente, es importante destacar que Any.do ofrece la posibilidad de compartir listas, por lo que familiares o amigos siempre podrán acceder a las tareas que decidas compartir con ellos. Los recordatorios de voz se pueden habilitar e integrar con Google Home y Alexa.
LystOf es otra de las mejores aplicaciones de gestión de tareas. Principalmente, destaca por su facilidad de uso y la creación de listas privadas o bien públicas según desee el usuario. Por lo tanto, existe la posibilidad de colaborar con otros usuarios en la modificación de la lista.
Otra de las características de LystOf es la asignación de las listas por categorías. Esto es muy interesante para tener siempre las listas catalogadas. Puede ser que te interese tener las listas organizadas con base en temáticas como viajes, libros, proveedores o espacios para eventos, entre otros. En este caso, la búsqueda es más rápida y es mucho más sencillo revisarlas. Se trata de una app ideal para incluir listas de todo aquello que te venga a la cabeza. ¡Si te vienen buenas ideas, no olvides anotarlas en LystOf!
Es una de las mejores apps de listas de tareas para no olvidar nada y centralizar todos los datos en el almacenamiento en la nube. Remember The Milk tiene un sistema muy sencillo, que proporciona distintas opciones que van desde personalizar las listas según el gusto del usuario hasta compartirlas con otras personas y grupos de trabajo.
Asimismo, para no olvidarse de completar ninguna tarea es posible configurar los recordatorios automáticos para recibir avisos por email, MSN o Google Hangouts, entre otras. Este software de recordatorios y alertas es ideal para aquellas personas que necesitan encontrar una herramienta eficaz que les avise constantemente cuáles son sus tareas pendientes.
La herramienta ToodleDo es mucho más que un software de productividad personal, ya que todas sus funcionalidades están enfocadas a mejorar la productividad. ToodleDo es interesante porque integra cinco conceptos: tareas, notas, esquemas, listas y hábitos en un mismo espacio. Esta herramienta es una de las mejores apps de listas de tareas si estás buscando una solución enfocada a la gestión de proyectos.
Creada bajo la metodología de GTD (Getting Things Done), la sección de tareas ofrece una vista en formato grid que muestra de forma efectiva en qué fase se encuentra la tarea. Sin duda, se trata de una de las más completas aplicaciones de planificación para empresas y profesionales que deseen llevar a cabo una gestión de tareas parametrizada y bajo criterios de efectividad.
Otra de las apps de listas de tareas más completas es Notion Tasks, una solución que integra la gestión de proyectos con bases de datos, documentos y notas en un único espacio de trabajo. Organiza tareas, asigna responsabilidades y lleva a cabo un seguimiento del progreso con total claridad. Su principal fortaleza es su flexibilidad: emplea una plantilla de proyecto y personalízala según tus necesidades. Visualiza las tareas en diferentes formatos, como listas, tableros Kanban o líneas de tiempo.
La automatización en la gestión de tareas evita que tus empleados pierdan tiempo en procesos repetitivos y facilita la priorización de las actividades esenciales. Su asistente de inteligencia artificial te ayuda a crear contenido, autocompleta tablas y da respuesta a preguntas dentro de la aplicación. Notion Tasks estructura la información eficientemente, conectando tareas y documentación relevante, para una gestión optimizada del flujo de trabajo, con colaboración en tiempo real.
Quire es considerada una de las apps para organizar tareas en equipo más efectivas, debido a su diseño ágil e intuitivo. Su sistema de tareas anidadas desglosa grandes objetivos en subtareas pequeñas y más abordables. Automatiza flujos de trabajo y minimiza, así, el tiempo que los miembros de tu equipo invierten en la organización manual.
Emplea los tableros Kanban, los diagramas de Gantt y los calendarios interactivos para obtener una visión precisa del progreso de cada tarea, priorizando actividades y equilibrando la carga laboral de cada profesional al instante. Asimismo, este software de recordatorios y alertas mantendrá a todos alineados con los plazos, para que ningún detalle pase desapercibido, incluso en situaciones de cambio.
Si buscas una forma diferente de organizar tu día a día, Habitica es una de las apps de listas de tareas más entretenidas del momento. Mediante la gamificación, transforma los hábitos y las responsabilidades en misiones con recompensas y desafíos, ayudándote a mantener la motivación. Puedes utilizar esta aplicación de forma individual o invitar a tu equipo a participar y completar desafíos grupales.
Habitica incluye automatización en la gestión de tareas, aunque no es tan avanzada como en otras aplicaciones de gestión de tareas con inteligencia artificial. En este caso, puedes configurar tareas recurrentes que se reinician automáticamente según el disparador escogido. Si no completas la tarea a tiempo, el sistema aplica penalizaciones (pérdida de puntos de vida u otros beneficios del juego). Por otra parte, obtendrás puntos de experiencia y oro, que podrás usar para desbloquear mejoras, cada vez que cumplas con los objetivos pautados.
Si estás investigando las diferentes aplicaciones de planificación para empresas, ClickUp Tasks puede ser lo que estás buscando. Se trata de una solución integral para la solución de tareas y proyectos. Muchos negocios la escogen por su sistema de múltiples vistas, que incluye listas, tableros Kanban y diagramas de Gantt, entre otras posibilidades.
Una de sus características más llamativas es la integración de listas de tareas con CRM, facilitando la gestión de clientes, el seguimiento de proyectos y la colaboración en tiempo real. Asimismo, cuenta con funciones de automatización, recordatorios inteligentes, seguimiento de tiempo y gestión de sprints.
Otro software de productividad personal que deberías tomar en consideración es Akiflow. Su enfoque innovador centraliza la gestión de tareas y la planificación del tiempo en un solo lugar. Automatiza tareas, integrando eventos, recordatorios y reuniones dentro del calendario inteligente.
Akiflow importa automáticamente tareas de más de 3000 herramientas, como Gmail, Notion, Trello o Slack, eliminando la necesidad de usar múltiples aplicaciones. Asimismo, puedes bloquear el tiempo para organizar horas de trabajo concentrado, dentro del calendario, simplemente arrastrando y soltando. Merece la pena remarcar que esta herramienta de gestión de tareas con inteligencia artificial aprende de los hábitos del usuario y optimiza la asignación de tareas.
Structured sobresale dentro del grupo de apps de listas de tareas más intuitivas del mercado. Si quieres organizar tu jornada visual y estructuradamente, puede ser la solución para ti. La línea de tiempo interactiva divide el día en tareas y simplifica la visualización de cada actividad de forma ordenada.
Su interfaz simple facilita la asignación de tareas en segundos e, incluso, puedes importarlas desde el calendario. Sincroniza los diferentes dispositivos que emplees habitualmente, como ordenador, móvil o reloj inteligente. Structured está enfocada en la organización personal, pero puede integrarse con otras herramientas de productividad, brindando la posibilidad de centralizar listas personales y profesionales.
Transformar los correos electrónicos en tareas de manera automática, seguramente, ahorraría mucho tiempo, ¿verdad? Twobird integra los correos electrónicos, los recordatorios inteligentes y las tareas para que gestiones todos tus pendientes sin salir de tu bandeja de entrada.
Filtra automáticamente correos electrónicos de baja prioridad, minimiza las distracciones y céntrate, así, en aquellos de importancia. Asigna tareas, agrega comentarios y edita notas directamente dentro de una conversación o email. Aunque Twobird no ofrece una integración de listas de tareas con CRM, es una plataforma eficiente para organizar cargas de trabajo. Su enfoque en la simplificación lo convierte en una buena opción para quienes quieren mejorar su productividad y gestionar ágilmente las tareas, sin aplicaciones complejas y manteniendo su flujo laboral habitual.
[BANNER type="lead_banner_1" title="Comenzando con tareas y proyectos" content-title="Comenzando con tareas y proyectos" description="Ingresa tu correo electrónico para descargar una guía que te ayudará a comenzar con cualquier software de gestión de proyectos." picture-src="/images/content_es/articles/3-lead.png" file-path="/upload/files/ES-Project-management-implementation-guide.pdf"]Quizá, Superlist sea el representante perfecto de una nueva generación de apps de listas de tareas que combinan un diseño minimalista con funciones avanzadas impulsadas por inteligencia artificial. Gestiona tanto tus tareas personales como los proyectos profesionales en un mismo espacio.
Crea listas con comandos de voz, convierte correos electrónicos en tareas y planifica actividades de forma inteligente. Comienza a asignar tareas, compartir listas y entablar conversaciones dentro de cada elemento en cuestión de minutos. Superlist se integra con diversas plataformas y se sincroniza en distintos dispositivos.
La metodología GTD rige el enfoque de OmniFocus, posicionándose como una de las apps de listas de tareas más avanzadas, al simplificar la gestión de múltiples proyectos sin perder el control. Su potente sistema de organización captura rápidamente tareas de herramientas conectadas. Categorízalas con etiquetas y agrega fechas de vencimiento.
Automatiza las diversas tareas y optimiza flujos de trabajo. Usa sus funciones de previsión y revisión semanal para visualizar el progreso y corroborar que cada actividad se completa en el momento adecuado. Este software de recordatorios y alertas mejora la gestión eficiente de tareas y se puede sincronizar en todos los dispositivos Apple.
La última de las apps de listas de tareas que analizaremos es Motion. Su principal diferencial es la incorporación de la inteligencia artificial dentro de sus funciones. Su sistema automatizado organiza horarios, asigna prioridades y reprograma compromisos o actividades en función de los cambios en la carga laboral.
A diferencia de otras aplicaciones de planificación para empresas, Motion cuenta con un algoritmo de optimización que prioriza el trabajo más importante y reestructura la agenda en tiempo real, asegurando que los plazos se cumplen sin estrés. Visualiza tus tareas diarias en diferentes formatos, sincroniza calendarios y coordina esfuerzos fácilmente.
Seleccionar la herramienta ideal para ti entre las múltiples apps de listas de tareas disponibles en el mercado español puede ser complejo. Para tomar esta decisión y acertar, debes evaluar cuidadosamente el uso que le darás. Si buscas mejorar tu rendimiento individual, un software de productividad personal puede ser perfecto para ti. El mismo te ayudará a gestionar tu agenda, establecer recordatorios y optimizar tu rutina.
En cambio, para startups o empresas de diferente tamaño, es mejor optar por apps para organizar tareas en equipo que favorezcan la colaboración en tiempo real y la asignación de responsabilidades. Si, además, tu negocio necesita integrar procesos de atención al cliente o ventas, no lo dudes: una plataforma con integración de listas de tareas con CRM facilitará la sincronización de datos y la fluidez del sistema. Como ves, esta elección depende de tus necesidades. Por eso, analiza tus prioridades y elige la app que mejor se adapte a tu forma de trabajar: la clave está en encontrar la herramienta que realmente potencie tu productividad.
En un mundo que cambia a una velocidad vertiginosa, adaptarse es vital. Contar con un software de productividad personal puede marcar la diferencia al ayudarte a optimizar tu tiempo, priorizar actividades y mejorar la colaboración con tus colegas, superiores y/o empleados. Elegir una app adaptada a tus necesidades, ya sea para uso personal o laboral, es esencial para que le saques el mejor provecho posible.
Si bien hay muchas opciones disponibles, Bitrix24 resalta entre todas las apps de listas de tareas porque es mucho más que una herramienta de gestión de proyectos y tareas. Se trata de una plataforma completa con integración de listas de tareas con CRM, automatización y comunicación en equipo. Prepara tareas individuales y colaborativas, crea dependencias entre tareas, asigna responsabilidades y monitorea los avances. Su asistente de inteligencia artificial, CoPilot, te ayudará en la elaboración de tareas, escribiendo resúmenes y generando listas de verificación en un solo clic.
Además, Bitrix24 se adapta a distintos tipos de usuarios, desde emprendedores hasta grandes empresas que requieren una solución escalable y centralizada. Su ecosistema unificado posibilita el trabajo organizado, sin depender de múltiples herramientas externas.
Bitrix24 ofrece flexibilidad y seguridad para gestionar tareas desde cualquier lugar. Si buscas una plataforma versátil que te ayude a optimizar la productividad y mantener el control total de tus proyectos, no lo dudes y abre tu cuenta en Bitrix24.
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Prueba gratis Bitrix24Las mejores apps de listas de tareas para equipos de trabajo son:
Bitrix24
Google Tasks
Microsoft To Do
Evernote
TickTick
Todoist
Any.do
LystOf
Remember The Milk
ToodleDo
Notion Tasks
Quire
Habitica
ClickUp Tasks
Akiflow
Structured
Twobird
Superlist
OmniFocus
Motion
Bitrix24 es la aplicación de gestión de tareas que se integra mejor con un CRM, ya que su ecosistema todo en uno permite asignar tareas directamente a cliente y equipos, automatizar flujos de trabajo y realizar seguimientos en tiempo real. Asimismo, centraliza la comunicación y la gestión de proyectos dentro del CRM, mejorando la colaboración y la productividad.
En el mercado, existen apps de listas de tareas gratuitas y sin anuncios. Habitualmente, ofrecen funciones básicas, como la creación de tareas, los recordatorios y la sincronización entre dispositivos. Si se necesitasen funcionalidades más avanzadas, como automatización, colaboración en equipo o integración con otras herramientas, sería mejor optar por una aplicación de pago.
Las ventajas de usar inteligencia artificial en la gestión de tareas son:
Automatización inteligente de tareas.
Recordatorios y notificaciones según urgencia y contexto.
Optimización del tiempo mediante ajustes de plazos de forma eficiente.
Análisis de productividad al instante.
Recomendaciones personalizadas basadas en datos.
Integración con otras herramientas.
Reducción de errores por ingreso manual de datos.
Mejora notable en la precisión de la planificación.
Las características que diferencian a las mejores herramientas de listas de tareas son las siguientes:
Gestión de tareas, seguimiento en tiempo real y comentarios dentro de tareas.
Creación y asignación automatizada de tareas.
Personalización avanzada que incluye etiquetas, colores, prioridades y vistas.
Recordatorios y alertas inteligentes.
Compatibilidad con una multiplicidad de herramientas, como CRM y calendarios.
Sincronización multiplataforma.
Informes de productividad que permiten mejorar la gestión del tiempo.