Cómo elaborar un plan de proyecto online: 9 pasos
Un plan de proyecto es un esquema básico que indica de qué manera proceder para alcanzar los objetivos esperados. Se trata, sin lugar a dudas, del pilar esencial para lograr el éxito. Si te estás preguntando cómo elaborar un plan de proyecto, estás en el lugar indicado.
La realidad es que crear un plan para desarrollar un proyecto online difiere en alguna medida de las tareas habituales para un proyecto in situ, ya que los responsables de las tareas no se encuentran dentro de una misma oficina, sino diseminados por la ciudad, el país o, incluso, el mundo.
De hecho, quizá sea este el principal desafío de la elaboración de un plan de proyecto online: ¿de qué manera es posible coordinar a un equipo de trabajo que no tiene contacto diario en persona? ¿Cómo se puede controlar que cada empleado cumpla con las tareas pautadas en los plazos determinados? ¿Cómo minimizar los errores causados por una mala comunicación? Descubre todo esto a continuación.
9 pasos para la elaboración de un plan de proyecto
Gestionar un proyecto online puede resultar abrumador cuando no se cuenta con la planificación ni las herramientas necesarias para afrontar las actividades cotidianas de forma eficiente y organizada, así como los posibles imponderables que pueden afectar al desarrollo del mismo.
Por este motivo, resulta fundamental crear un plan general de un proyecto. El mismo actuará como hoja de ruta de cada paso a efectuar en pos de la meta, además de tomar en consideración aquellas situaciones que podrían retrasar las fechas de entrega o aumentar los costos. El fin último es, en todo caso, el aumento de la productividad y la correspondiente maximización de ganancias para la empresa.
1. Cómo elaborar un plan de proyecto: definición de objetivos
El primer paso de la elaboración de un plan de proyecto es determinar hacia dónde se dirige el equipo de trabajo; es decir qué se espera de la actividad, cuál es el fin último de la misma y cuáles son las fechas estimadas de entrega.
En el caso particular de un proyecto online, es importante crear un documento accesible a todos los miembros del equipo de trabajo donde se resuman las metas, los deadlines y toda información que pueda contribuir a un desarrollo fluido del proyecto. A este fin, la utilización de una plataforma como Bitrix24 que permita compartir documentos es esencial.
2. Establecimiento de la medición del éxito
Dentro del plan de proyecto, debes establecer los parámetros de medición del éxito del mismo. Esto es los KPI’s que se usarán para determinar si cada una de las tareas han sido finalizadas de manera adecuada y cuál ha sido el desempeño de cada miembro del equipo.
Reviste importancia que la determinación de la medición del éxito se realice con anterioridad al inicio del proyecto para que cada participante del mismo pueda ser informado sobre la manera en la que evaluará su rendimiento y de qué forma podría afectarle.
3. División del proyecto en tareas
Para favorecer el trabajo colaborativo, es imprescindible que el líder con ayuda de su equipo de trabajo simplifique el proyecto en tareas más pequeñas y sencillas. La división de tareas permitirá establecer de manera más clara y eficaz la necesidad de recursos (humanos, temporales y materiales) para cada una de ellas.
Por otra parte, de esta forma se minimizan los posibles errores relacionados con el abarcamiento de tareas de enorme cuantía, responsabilidad y carga laboral. No olvides que varias tareas más sencillas pueden ser distribuidas dentro del equipo de trabajo, sin necesidad de sobrecargar solamente a una o dos personas con actividades de gran responsabilidad.
4. Determinación de responsabilidades y presupuesto
Una vez pautados los objetivos y establecidas las tareas, se deben coordinar las responsabilidades y los presupuestos destinados para cada tarea y para el proyecto en general. Por supuesto, en este punto resulta de vital importancia que el responsable del proyecto explique a cada uno de sus miembros la alineación existente entre las metas particulares de este trabajo puntual y aquellas de la empresa.
Asimismo, cada miembro del equipo debe ser informado de qué se espera de él en términos de trabajo, uso de recursos y fecha de entrega. La mejor manera de asegurar una fluida colaboración entre miembros y, por lo tanto, una exitosa consecución de los objetivos es la asignación de responsabilidades de forma clara.
5. Elaboración de un plan B
Para elaborar un plan de proyecto online deberás planificar los imprevistos te ayudará a cumplir con el proyecto de la manera deseada. Toma en consideración cuáles son los posibles problemas u obstáculos que podrían afectar al correcto desarrollo del proyecto.
Plantea todas las posibles cuestiones que pueden llegar a salir mal: ¿qué sucedería si la materia prima no llegase a tiempo? ¿O si un responsable de una tarea no cumpliese con los plazos? Crea un plan B, un plan C y, si fuese necesario, un plan D para poder responder de manera efectiva a cualquier inconveniente. Y no olvides tener en cuenta estos problemas a la hora de pautar la fecha final de consecución del proyecto.
6. Creación de un calendario integral
Si aún te preguntas cómo elaborar un plan de proyecto online y controlarlo, opta por una herramienta que no solo contribuye a la organización y la planificación, sino también a la gestión y la inspección del proyecto como es el caso del software integral Bitrix24.
Dentro del plan de proyecto, la utilización de calendarios personales y compartidos, así como la creación de un diagrama de Gantt facilitan la planificación, la organización de cada actividad. En el segundo caso, se mejora la visualización de cada tarea, incluso de aquellas que son dependientes de otras, los responsables de cada una de ellas, las fechas de inicio y finalización, y los recursos asignados.
7. Establecimiento de un proceso de comunicación y colaboración
Otra de las partes vitales de la elaboración de un plan de proyecto es planificar de qué manera se llevará a cabo la comunicación entre los miembros del equipo de trabajo. Es necesario apuntar que todos los empleados deberían poder contactarse entre ellos y a su superior en cualquier momento para zanjar dudas o informar de posibles inconvenientes.
El uso de una plataforma de comunicación como Bitrix24 que permita las llamadas entre dos usuarios o más, las videoconferencias HD y el chat entre dos personas o grupal es la mejor manera de asegurar que la información se compartirá al momento y de manera bidireccional.
8. Centralización de la información
Dentro del plan general de un proyecto debe considerarse la manera en la que se gestionará la información, más allá de la comunicación bidireccional que debería fomentarse entre el equipo de trabajo. La centralización de los datos dentro de una plataforma accesible para todos los empleados minimiza los retrasos relacionados con la solicitud de información a un compañero u otro departamento.
En el mercado, existen diferentes plataformas que funcionan como bases de datos o intranets y que, a su vez, brindan herramientas para favorecer la comunicación directa entre los miembros de un equipo. Bitrix24, por ejemplo, ofrece además de las herramientas ya mencionadas, tablero Kanban, análisis de datos y listas de verificación, entre otras aplicaciones.
9. Evaluación del proyecto
Cuando pienses en cómo elaborar un plan de proyecto online no olvides planificar la evaluación del mismo. Sobre la base de los KPI’s determinados en el segundo paso, tras la conclusión del proyecto será necesario que realices una valoración del rendimiento general del equipo de trabajo y, también, de cada empleado en particular.
Bitrix24 puede ayudarte en este punto, ya que recoge toda la información sobre el tiempo y los recursos materiales que han sido utilizados para la concreción de cada tarea y subtarea, además de albergar los datos de los responsables de cada una de ellas.
Bitrix24, la mejor forma de crear un plan de proyecto online
Optar por el uso de un software integral como Bitrix24 facilitará la gestión general de un proyecto, a través de una recabación de información centralizada, el uso de calendarios personales y de grupo, el diagrama de Gantt, los tableros de planificación Kanban y las herramientas de comunicación grupal, como las videoconferencias HD, las videollamadas HD, los chats y las llamadas de voz.
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