El manejo de proyectos y las distintas metodologías que existen hoy en día, se vuelven cada vez más populares. ¿Quién no ha escuchado hablar de Scrum o de Agile, incluso sin ser un Gerente de Proyecto? La idea de estas metodologías es facilitar el trabajo de los equipos para crear productos (sean tangibles o no) más eficientes y con menos errores. Hoy, la metodología ágil es la más utilizada y de la que todo el mundo habla, pero no es la única que existe. En este artículo, queremos contarte cuáles son las 4 metodologías de manejo de proyectos más conocidas, además de Agile.
La metodología ágil (o por su nombre en inglés, "agile") es en realidad un conjunto de métodos ágiles que se utilizan más que nada en la industria del software. La idea no es generar un producto perfecto sino trabajar en la iteración y la repetición, para obtener comentarios del cliente y mejorar el producto todo el tiempo.
La premisa es que el equipo que sigue está metodología Agile de proyectos tenga un acercamiento unificado, flexible y más rápido, al generar software de buena calidad. Dentro de las metodologías ágiles se encuentra el Scrum, basado en 12 principios sobre administración de proyectos, que se organizan en "sprints" cortos y periódicos, de 2 a 4 semanas, y que ofrecen un resultado completo.
Este tipo de metodologías para gestionar proyectos se han vuelto tan populares hoy en día por los buenos resultados que otorgan y por lo fácil que resulta, para la mayoría de los equipos, adaptarse a esta forma de trabajar. Algunas de las ventajas de usar metodologías ágiles para la gestión de proyectos son:
Las entregas son más rápidas y los costos son más bajos.
Ofrecen flexibilidad al equipo.
No hay que esperar mucho tiempo para ver el primer producto.
Son fáciles de implementar.
No afectan a la calidad del producto.
Además de la industria del software, esta metodología ágil está empezando a ser utilizada en otros rubros, como las áreas de Recursos Humanos, Marketing y Ventas.
Una gran parte de la gestión de proyectos es la comunicación con otros miembros de un equipo. Esto no es fácil en absoluto: poder comunicar la información correcta, a las personas adecuadas y en el momento adecuado, puede ser muy desafiante, especialmente cuando se trata de equipos grandes.
Las personas son el centro de la gestión de proyectos más allá de las herramientas o las metodologías que se usen. El único propósito de tener un plan es facilitar el trabajo de las personas y llegar a la finalización exitosa del proyecto, y esto será aún más sencillo de lograr, utilizando herramientas como el software de Bitrix24. Además de organizar el tiempo del equipo de una forma eficiente, podrás hacer un seguimiento de los costos, una supervisión del trabajo sencilla, y mucho más.
Por lo tanto, el director del proyecto no es responsable de la finalización del proyecto, sino de que las personas del equipo se sientan cómodas y seguras para así poder completarlo. Del mismo modo, todas las herramientas, metodologías, software y técnicas de gestión de proyectos, cumplen este único propósito. Veamos entonces cuáles son las metodologías que existen, además de Agile, para que se pueda evaluar claramente cuál es la que mejor se adapta a cada situación.
La metodología en cascada es la más tradicional, de secuencial lineal, originado en los procesos del desarrollo de software. Apareció en 1970, a partir de las industrias manufactureras y de la construcción. Como consecuencia, esta metodología es altamente reglamentada y con principios poco flexibles, que son muy difíciles o imposibles de cambiar o de adaptar, una vez que se ha iniciado el trabajo.
El número de etapas involucradas puede variar según el proyecto, pero estas seis etapas son las más comunes en todos los proyectos que utilizan el modelo en cascada:
1. Recopilación de requisitos y documentaciónComo sucede con otras metodologías ágiles, siempre se comienza por recopilar la información proporcionada por el cliente y organizarla para que tenga sentido. Pueden ser fuentes escritas (como emails, fax, etc.), entrevistas telefónicas, o cualquier otro canal de comunicación que se haya elegido.
2. Diseño del sistemaUtilizando los requisitos establecidos, el equipo va a diseñar un sistema, para luego desarrollar el producto. Por ejemplo, si es software, se definirá el lenguaje de programación, entre otros detalles. Si es un proyecto de marketing, se definirán los canales donde se va a publicar el contenido, qué voz se usará y otros detalles.
3. Inicio del trabajoComo indica su nombre, aquí es donde el equipo comienza realmente con el trabajo, creando un producto funcional (y que sería muy parecido al producto final, sin las posibles correcciones de calidad).
4. Prueba del productoEsto se hace una vez que el producto está prácticamente listo: se empieza a probar su efectividad y su confiabilidad. Por lo general, esta evaluación se lleva a cabo por personas que no participaron en el desarrollo del producto. Si se detectan fallas, es posible que se retroceda a una fase anterior.
5. EntregaAquí es donde se envía el producto al cliente para que lo evalúe. Idealmente, lo aceptará sin cambios y se pasará a la etapa de mantenimiento.
6. MantenimientoUna vez que el cliente recibió el producto, seguramente lo que este necesite sea mantenimiento, sea para resolver posibles problemas o para implementar actualizaciones. Siguiendo con el ejemplo de marketing digital, no alcanza con subir un posteo una vez: hay que ser constantes para ver resultados. Y es aquí donde tu equipo puede ayudar.
Aunque esta metodología puede no ser la mejor en todos los casos, tiene varias ventajas con respecto a otras:
Transferencia fluida de informaciónCada fase del enfoque de gestión de proyectos en cascada tiene un resultado específico. La información sobre el proyecto pasa fácilmente de una fase a otra. Esto garantiza una transferencia fluida de conocimientos entre los miembros del equipo. Este conocimiento a menudo se presenta a través de documentación y esto permite que otros equipos (por ejemplo, Mantenimiento o Soporte) continúen fácilmente donde dejaron los anteriores, en caso de ser necesario.
Fácil de administrarComo se mencionó anteriormente, la metodología de cascada tiene una estructura clara con objetivos y entregables bien definidos para cada fase del ciclo de vida del proyecto. Por lo tanto, es fácil gestionar este tipo de proyecto, ya que se debe alcanzar cada hito, antes de pasar al siguiente nivel y así el progreso es sencillo. Es fácil identificar cualquier tipo de cuellos de botella o retrasos que puedan haber ocurrido durante cualquier fase.
La gestión de proyectos Lean tiene como objetivo "limpiar" los proyectos de cualquier tipo de retraso o problema que pueda haber, incluso antes de empezar. Los principios de Lean logran este fin, puliendo la gestión de proyectos de una empresa y enfocándose en una mejor capacitación de los empleados, entre otros principios.
Aprender a detectar desperdicios
Los desperdicios (ya sean de tiempo o recursos) están en todas partes y la mayoría de las veces se encuentran dispersos a lo largo de todo el flujo de trabajo. La clave es identificar los 8 desperdicios principales porque un problema nunca podrá resolverse si no se identifica. En términos generales, el marco Lean identifica 8 tipos de problemas: transporte, inventario, movimiento, espera, sobreproducción, sobreprocesamiento, defectos y habilidades.
Mejoras diarias
Una vez que se identifican los desperdicios, se pueden dirigir los esfuerzos a reducirlos diariamente, porque ningún desperdicio puede eliminarse por completo de una sola vez. Además, la eliminación y reducción de desperdicios se debe mantener durante toda la línea de fabricación y entrega del producto. Por eso, los esfuerzos diarios, pequeños y constantes, son la clave para controlarlos.
Mejoras récord
Si bien puede parecer extraño, registrar instancias de mejoras, con un "antes" y un "después", preferiblemente en forma de videos, contribuye en gran medida a acelerar y hacer crecer la cultura Lean de un equipo. Los videos pueden estar disponibles para todos los miembros de la organización y pueden servir como un medio para estandarizar mejoras.
Algunos de los principales beneficios de implementar Lean son los siguientes:
Mayor compromiso del equipo
Muchas empresas tienen miembros de sus equipos que no están comprometidos y no contribuyen de ninguna manera a mejorar la productividad. La metodología Lean aborda directamente este problema porque, en una cultura donde el objetivo es la mejora continua, donde cualquier empleado puede tomar la iniciativa, es imposible no comprometerse.
Menor rotación de empleados
Esto está estrechamente vinculado con lo mencionado anteriormente: cuando los empleados tienen una mayor participación e iniciativa en su trabajo, se fomenta un sentido de pertenencia y la sensación de ser escuchados para eliminar aquello que no les satisface. Esto, a su vez, permite a la empresa ahorrar recursos que de otro modo se destinarían a contratar, reclutar y capacitar a nuevos empleados que podrían no estar contentos.
Mayor ventaja competitiva
Las empresas que fomentan una cultura de mejora continua tienden a desarrollar productos naturalmente mejores y más competitivos en el mercado. Esto no solo mejora la reputación del negocio, sino que también constituye un estímulo positivo para los empleados que siguen la metodología Lean.
El modelo en espiral se utiliza, sobre todo, en empresas de desarrollo de software porque proporciona un enfoque sistemático e iterativo. Se llama así porque, al representar la metodología en forma de gráfico, se parece a una espiral con muchos bucles (que varían de un proyecto a otro).
Cada una de estas fases va desde la recopilación y el análisis de requisitos, hasta el diseño, la implementación, las pruebas y el mantenimiento del producto.
Los bucles de este método se basan en 4 principios fundamentales:
Identificar los objetivos: El cliente envía sus requisitos para el producto y, en base a eso, se comienzan a delinear los objetivos de desarrollo con el equipo. Luego, se proponen soluciones alternativas posibles para realizar las tareas.
Resolver los riesgos potenciales: Además de evaluar las soluciones, al desarrollar el producto se analizan los posibles riesgos y se establecen las prioridades.
Comenzar con la primera versión: Aquí se comienza a desarrollar y testear el producto, para presentar una primera versión del software al cliente.
Revisión por parte del cliente: En esta etapa, el cliente revisa la primera parte del proyecto desarrollado hasta el momento y proporciona su punto de vista para realizar los cambios necesarios, si los hubiera.
Veamos entonces otra alternativa a las metodologías ágiles: el método de la cadena crítica. Este método tiene el objetivo de mejorar el rendimiento, abordando las limitaciones de recursos que tenga el equipo y reconociendo que las personas a menudo sobreestiman el tiempo que llevará una tarea.
Para ello, el método de la cadena crítica aborda tres áreas clave:
Red de proyectos
En contraste con otras metodologías, el gerente de proyectos inicia la planificación desde el final y avanza hacia el principio. Esta técnica le permite determinar con mayor precisión los pasos y recursos necesarios para lograr el resultado deseado, evitando factores innecesarios
Disponibilidad de recursos
La cadena crítica tiene en cuenta la disponibilidad de recursos y las demandas competitivas de recursos. Estos recursos incluyen:
Personas.
Materiales.
Equipos.
Capacidad de trabajo.
Y cualquier otro elemento necesario para realizar las tareas del proyecto.
A diferencia de la mayoría de las metodologías que no abordan las limitaciones de recursos en las primeras etapas del proceso, CCPM hace explícitas estas limitaciones para sobreponerse a los obstáculos antes de que aparezcan.
Duración de las tareas
En esta metodología, quien lleva el proyecto adelante establece la duración de las tareas en una cierta estimación, sin agregar tiempo de seguridad o de reserva. Por ejemplo, si se estima que planear un embudo de ventas llevará 5 días, no se agregan 2 días por las dudas, sino que se espera que el equipo realmente cumpla con la fecha límite establecida.