Para alcanzar el éxito, necesitas un equipo fuerte. Cuanto más sólido, mayores serán las probabilidades de alcanzar las metas establecidas. Pero ¿cómo crear equipos al gestionar proyectos que sean realmente efectivos? Si esta es tu duda, no te preocupes: estás en el lugar correcto. Continúa leyendo para encontrar la respuesta.
FAQ
Crear un equipo de proyecto eficaz no es una tarea sencilla. De hecho, los expertos señalan que para ello hay que prestar atención a una multiplicidad de factores que interactúan entre sí. La dinámica de un equipo, al igual que aquella de la sociedad, depende de sus miembros, pero también, y principalmente, del liderazgo.
Un líder decidido y firme, comunicativo, abierto y empático puede construir un equipo de proyecto eficaz sin mayores problemas. Por supuesto, deberá tomar en consideración una serie de factores que impactan, por un lado, en la estructura del equipo de proyecto y, por otro, en la interacción generada entre los miembros. ¿Quieres descubrir la mejor manera de alcanzar el éxito de un proyecto a través de la gestión de los recursos de la compañía? No pierdas detalle.
El primer paso para construir un equipo de proyecto eficaz es asegurarte de que todos los miembros saben hacia dónde van y por qué. Básicamente, deberías elaborar objetivos SMART; es decir, metas medibles, alcanzables, específicas y relevantes a cumplir en un periodo determinado. La redacción de estos objetivos indica el camino a seguir y es la piedra angular para una gestión de proyectos exitosa. Los objetivos ayudan a visualizar el panorama general. Asimismo, funcionan como una señalización de las actividades a realizar, algo fundamental sobre todo cuando surgen escollos dentro de un proyecto. La toma de decisiones debe centrarse en estas metas para, así, sacar adelante la situación. Del mismo modo, actúan como una motivación compartida: todos los trabajadores se desempeñan para llegar al mismo lugar.
Una vez determinados los objetivos, los mismos deben ser debidamente comunicados. Corrobora que cada miembro de tu equipo los comprende. Repregunta en caso de ser necesario. Por otra parte, puede ser interesante asentar dichas metas en un sitio accesible para todos los empleados. Si dispones de un gestor de documentos compartido, no dudes en utilizarlo. De esta manera, ante cualquier duda, los miembros de la plantilla podrán recurrir al documento y refrescar los objetivos del mes, el semestre o el año. Incluso, podrías crear un plan ejecutivo, incluyendo no solo las metas, sino las tareas y las métricas de éxito. El mismo actúa como un resumen, una hoja de ruta que puede facilitar el avance de los proyectos.
Sentirse seguro es esencial para arriesgarse y la asunción de riesgos es una parte constitutiva de todo proyecto. Al fin y al cabo, los empleados deben tomar decisiones que impactan de una u otra manera en la consecución de los objetivos. Aquellas personas que se sienten comprendidas y sostenidas tanto por su líder como por sus colegas son capaces de buscar soluciones creativas y, muchas veces, obtener excelentes resultados.
Asimismo, es una realidad que todos los seres humanos somos susceptibles de cometer errores. Trabajar con la certeza de que un error será castigado puede generar parálisis y, por ende, afectar la motivación y la productividad. Si buscas construir un equipo de proyecto eficaz, deberías generar una sensación de seguridad y comodidad entre los miembros de tu grupo de trabajo. Para ello, no olvides ver al ser humano detrás del trabajador. Sé honesto y cercano. Muestra empatía y, sobre todo, apuesta a la retroalimentación.
La organización y la planificación son la base de una gestión eficiente. Sin la determinación de roles y responsabilidades, será imposible crear un equipo de proyecto efectivo. Los roles determinan la estructura del equipo de proyecto; es decir, ayudan a definir de qué manera se trabaja. Estos se asignan según las habilidades individuales, de manera tal de sacar el mayor provecho posible a los talentos individuales.
Del mismo modo, la determinación de responsabilidades minimiza el riesgo de una superposición de esfuerzos y, por lo tanto, un desperdicio de recursos. Cuando cada miembro del equipo sabe qué debe hacer y se pone a ello, se incrementan las posibilidades del éxito del proyecto. Define los roles y las responsabilidades al inicio del mismo. Así, podrás evaluar el avance y el desempeño individual. Para ello, podrías implementar un software de gestión de tareas y proyectos como Bitrix24. Esta plataforma permite la visualización de las diferentes tareas con dependencias entre ellas y asignación de recursos y fechas de entrega. Además, permite saber en un simple vistazo quién está a cargo de cada actividad a través de sus diagramas de Gantt o cuadros Kanban.
El líder es un rol preponderante en cualquier proyecto que inicie la empresa. Sobre sus hombros recae el peso de la gestión de proyectos exitosa, o el fracaso. Aunque pueda parecer excesivo, su persona es capaz de impulsar la colaboración, la motivación y el rendimiento de la plantilla. Al mismo tiempo, puede generar todo lo contrario: desconexión, desgano y baja productividad. En pocas palabras, como líder eres el principal responsable a la hora de construir un equipo de proyecto eficaz.
Con este fin, es importante que establezcas desde un primer momento las normas que guiarán al equipo. ¿Qué se puede hacer y qué no? ¿Cuáles son las vías de comunicación aprobadas? ¿De qué manera se evalúa el desempeño? ¿Qué sucedería si un empleado no cumpliese con sus objetivos? Luego, no dudes en compartir tu visión. Abre la discusión y presta atención a las dudas de tus subordinados. Plantea tu posición y sé convincente a la hora de compartir las metas grupales. No esperes a que los problemas se solucionen solos; por el contrario, gestiónalos, elimina los bloqueadores del éxito y guía a tus trabajadores. Toma decisiones complicadas en caso de ser necesario. Celebra el éxito de tus empleados y llévales hacia la cima.
5. Implementa un software de gestión de proyectos en equipo
Sin lugar a dudas, una de las claves de una gestión de proyectos exitosa es la implementación de una herramienta que facilite la planificación y el control del proyecto como mencionábamos con anterioridad.. En el mercado, existen numerosas opciones de software de gestión de proyectos en equipo. Algunas se conforman con ofrecer un gestor de tareas, como hemos recomendado en el punto tres de este artículo. Otras se alzan como verdaderas aplicaciones integrales que favorecen la colaboración, la comunicación y la administración de un proyecto.
En el caso de Bitrix24, la plataforma no solo facilita la asignación de tareas, sino también la visualización de 360º del proyecto. Podrás verificar cómo avanza cada trabajador y obtener reportes de productividad. Asimismo, podrás convertir correos electrónicos a tareas de manera automática. Automatiza tareas repetitivas y controla las horas trabajadas mediante el reloj registrador online. Genera notificaciones y recordatorios. Filtra las tareas pendientes y visualiza la información en diferentes presentaciones, según tus deseos y necesidades. Centraliza toda la información de tu empresa en un único lugar. Aprovecha su completo CRM y sus múltiples gestores para manejar los recursos humanos, las ventas, el marketing y las finanzas, entre otras posibilidades.
La comunicación es fundamental para que un proyecto sea exitoso. Un equipo que trabaja de manera aislada, sin consensuar, sin discutir ni comentar ideas, difícilmente alcanzará sus metas. Si deseas construir un equipo de proyecto eficaz, ocúpate de fomentar regularmente la comunicación entre tus empleados. No se trata solamente de prestar atención a la comunicación formal, sino, y sobre todo, a la informal. ¿Sabías que aquellas personas que se sienten verdaderamente comprometidas con un equipo rinden mejor? Para ello, es necesario desarrollar relaciones interpersonales que van más allá de la conversación de rigor.
Interactúa periódicamente con tus trabajadores. Envía comunicaciones formales, pero también abre un espacio para que puedan comentarte sus deseos y miedos. Puedes utilizar diferentes herramientas como las sesiones de comentarios, las reuniones informales o los juegos de construcción de equipo. El chat, las llamadas y las videollamadas en HD pueden ayudarte en este aspecto. Bitrix24 cuenta, también, con una red social corporativa que puede ayudar a que tus empleados forjen relaciones más allá de sus tareas laborales.
La inteligencia emocional se define como la habilidad de comprender los propios sentimientos y cómo influyen en nuestro actuar, además de cómo nuestras actitudes impactan en quienes nos rodean. Esta pericia cobra aún mayor importancia cuando se trabaja en equipo, específicamente cuando se apunta al éxito del proyecto. Los equipos exitosos demuestran empatía, colaboración y la capacidad de lograr entendimientos, incluso en la más adversa de las situaciones.
Como líder, te recomendamos trabajar la inteligencia emocional de tus empleados. Para ello, erígete como un ejemplo a seguir. Muéstrate empático, no pierdas la paciencia y busca siempre la mejor manera de gestionar cada situación. Si notas que un trabajador no se comporta de manera acorde a lo que deseas, habla con él. No dejes pasar actitudes que puedan dañar el desempeño del equipo. Trabajar esta habilidad conducirá a una mayor confianza, una creciente colaboración y una mejor resolución de problemas.
¿Sientes que pierdes tiempo a la hora de planificar proyectos? Es muy posible que estés en lo cierto. Mejor, automatiza aquellas partes de los proyectos que se repiten una y otra vez. ¿Has pensado quizás en generar plantillas de proyectos? Si has comprobado que una manera de trabajar da frutos, ¿por qué no replicarla? Crea en Bitrix24 una plantilla que simplifique la organización de un proyecto. Del mismo modo, ayudará a los miembros de tu equipo a orientarse y saber de qué manera proceder al utilizar un formato repetitivo.
Por supuesto, esto no es lo único que deberías observar. Seguramente, determinados enfoques y prácticas han obtenido el éxito del proyecto que estabas esperando. No dudes en sistematizar esta manera de trabajar. Genera procedimientos operativos estándar, SOP por su sigla en inglés, para minimizar los errores y aumentar la productividad. Los mismos son relevantes para ayudar a un nuevo miembro a insertarse en el funcionamiento del equipo y, también, para facilitar la puesta en marcha de todo proyecto.
Esta recomendación para construir un equipo de proyecto eficaz puede parecer evidente, pero es más compleja de lo que puedes pensar en un primer momento. Escoger a los trabajadores adecuados para un proyecto implica mucho más que evaluar los talentos disponibles. Debes tomar en consideración el desempeño profesional, la motivación y las cualidades humanas.
Sin embargo, la elección de los mejores empleados, esos que evidencian una mayor productividad, no asegura el éxito del proyecto. Esto se debe a que unir a un grupo de trabajadores no es lo mismo que crear un equipo de proyecto eficaz. Algunas personas son excelentes profesionales y, no obstante, no pueden trabajar en equipo. Les cuesta cooperar o tienen un ego tan grande que les impide aceptar sugerencias. Este tipo de personalidades no sumará en tu equipo de trabajo. Busca empleados comunicativos, perseverantes, colaborativos, abiertos a sugerencias y críticas. Pon especial atención a la contratación de personal. De este modo, multiplicarás las oportunidades de éxito.
En la actualidad, la microgestión ha quedado en el pasado. Los líderes no verifican cada paso que dan sus empleados. Por el contrario, les brindan la autonomía necesaria para tomar decisiones, incluso si eso implica equivocarse. Sé ese líder que permite a sus trabajadores desarrollarse integralmente. Preséntate como una guía, un consultor, pero no te interpongas en su labor. Dales espacio para que sientan el desafío como una motivación.
Esto no significa que te desentiendas del proyecto. Comprueba que cada empleado avance según lo acordado. Para ello, utiliza tu software de gestión de proyectos en equipo. Muchas plataformas, como Bitrix24, recogen información de desempeño y generan informes de manera automática. Estos permitirán corroborar que todo marcha según lo planeado y, también, detectar conflictos y demoras. Brinda retroalimentación a los miembros de tu equipo y modifica el rumbo, si fuese necesario.
Construir un equipo de proyecto efectivo requiere de gran pericia por tu parte. Deberás escoger a los trabajadores adecuados y fomentar la colaboración entre ellos. Comunica los objetivos y cualquier cambio de rumbo. Guía a los miembros del equipo con mano firme, pero con empatía. Escucha asertivamente y habla de forma clara. Establece roles y responsabilidades, y haz que se cumplan.
Crea una base de conocimiento que permita compartir información, cuestiones de organización o problemas técnicos, entre otros. Esto ayudará a minimizar el tiempo requerido para la puesta en marcha de nuevos proyectos. Modela la estructura del equipo de proyecto para que alcanzar el éxito sea casi una realidad.