¿Buscas soluciones innovadoras para un problema empresarial desafiante? Quizá, sea la hora de recurrir a la toma de decisiones en equipo. Al presentar una problemática a un grupo, podrás obtener diversos planteamientos que podrían empujarte hacia un resultado final inesperado y satisfactorio.
Para ello, deberías actuar sobre los sesgos grupales, la falta de confianza para expresar opiniones y la homogeneidad del equipo, problemáticas habituales a las que podrías enfrentarte mediante la implementación de las estrategias para el proceso de toma de decisiones en equipo que compartiremos contigo a continuación. Si no sabes por dónde empezar, sigue leyendo.
¿Estás evaluando implementar la toma de decisiones en equipo dentro de tu empresa? Puede ser una gran idea, sobre todo si estás buscando maneras innovadoras de afrontar diferentes situaciones. Este método fomenta la diversidad de opiniones, permitiendo que obtengas una variedad de perspectivas sumamente valiosa. Asimismo, es una excelente forma de estimular la participación activa y, por lo tanto, la colaboración. Por último, los empleados sentirán un mayor compromiso con el plan si han participado de su definición y esto es siempre una buena noticia.
Si bien es cierto que obtener decisiones grupales puede llevar más tiempo y presentar algunos desafíos, las ventajas superan ampliamente las desventajas. Además, si pones en práctica las estrategias para mejorar la toma de decisiones en equipo que compartiremos contigo, podrás contrarrestar las problemáticas más habituales, como los sesgos y la baja participación. ¿Estás preparado para sacar el máximo potencial del equipo?
Los especialistas en estrategias de resolución de problemas sostienen que la confianza y el respeto son esenciales para que las personas se sientan lo suficientemente cómodas para compartir lo que piensan. Esto puede extrapolarse fácilmente a la toma de decisiones en equipo. Compartir las propias opiniones o ideas no es sencillo para la mayor parte de las personas. Por este motivo, durante las reuniones, muchos profesionales se mantienen en un segundo plano, escuchan y no participan activamente. Esto es, sin dudas, un verdadero desperdicio, ya que podrían aportar un punto de vista diferente y valioso.
En general, las discusiones suelen ser dominadas por quienes tienen una mayor autoconfianza y autoestima. Ahora bien, si deseas tener la posibilidad de escuchar a todos, tendrías que invertir en la construcción de un ambiente laboral basado en el respeto y la confianza. Cada trabajador debería sentirse a salvo para compartir sus pensamientos, sin importar qué tan ridículos o poco útiles puedan parecer. Todo puede desencadenar una idea maravillosa, así que comienza hoy mismo a modificar el clima laboral, implementando una guía de convivencia y la comunicación bidireccional como base de las interrelaciones.
Recoger individualmente las opiniones puede resultar extraño al hablar del proceso de toma de decisiones en equipo. Al fin y al cabo, si el objetivo es la construcción de consenso, ¿por qué no organizar una reunión que propicie el intercambio y la discusión? Sencillamente, porque las dinámicas de equipo son complejas y pueden afectar tanto la participación como las ideas que se comparten. Básicamente, no deseas que la autocensura evite tu acceso a todas las ideas de los miembros del equipo. Por eso, no hay mejor opción que presentar un problema y, luego, recopilar los pensamientos de forma independiente y anónima.
Una buena idea es preparar un detallado informe sobre la temática o problemática a abordar y pedir a los miembros del equipo que escriban todas sus sugerencias, ideas y opiniones y las compartan en el buzón de sugerencias, en un documento compartido o, incluso, en una carpeta en la nube. Existen varias técnicas de brainstorming que podrías aplicar para este fin para, por un lado, fomentar la generación de ideas y, por otro, facilitar la participación de todos. Una vez recogidas las ideas, solicita a los miembros del grupo que las califiquen, otra vez, de forma anónima. Este proceso iterativo, denominado técnica nominal, permite explotar todo el potencial del equipo sin sesgos. Aquella sugerencia que ocupe el primer puesto será la decisión del grupo.
Una de las mayores ventajas de poner en práctica estrategias para la toma de decisiones en equipo es la posibilidad de obtener múltiples visiones de una situación. Cuanto más heterogéneo sea el grupo, mayor variedad de opiniones estarán a tu disposición. ¿Por qué? Sencillamente, porque las ideas del ser humano se relacionan con su experiencia, y sus conocimientos formales e informales. Entonces, es fácil comprender que un equipo con profesionales diversos brindará, en última instancia, una mayor diversidad.
Sin embargo, cabe señalar en este punto que, como siempre, es necesario tomar en consideración las necesidades específicas del proyecto y la empresa a la hora de conformar el grupo. En el caso de las tareas complejas, la toma de decisiones en equipo podría beneficiarse de la heterogeneidad, mientras que las decisiones relacionadas con las tareas repetitivas, que requieren de un pensamiento más estructurado, podrían tomarse más fácilmente en entornos homogéneos donde todos piensen más o menos igual. En resumen, comprende la naturaleza de la decisión a tomar para escoger la mejor formación posible del grupo de trabajo.
¿Quizá tu empresa necesite una herramienta para una toma de decisiones en equipo?
Regístrate¿Tienes que tomar decisiones cruciales? Mantén entonces el equipo pequeño, ya que estos son menos propensos al sesgo, además de que promueven mejor la interacción. Los miembros pueden mantener el compromiso y la concentración durante todo el proceso de toma de decisiones en equipo, reduciendo las distracciones y fomentando el pensamiento crítico. De hecho, cuando el grupo se conforma de entre 3 y 5 personas, se suele producir un diálogo más abierto y significativo, y una comunicación más eficiente y libre de malentendidos.
Por otra parte, resulta mucho más sencillo asegurar la participación activa de todos los miembros del equipo, quienes se sienten más responsables de la decisión a tomar y, por lo tanto, desean poner en común sus pensamientos. Además, la construcción de consenso se alcanza de manera más rápida y sencilla, ya que los participantes tienen una mayor flexibilidad y capacidad de comprensión. Así que ya sabes, la próxima vez que enfrentes una decisión importante, recuerda mantener un tamaño de equipo compacto para, de ese modo, desbloquear el potencial del equipo.
Como hemos mencionado con anterioridad, uno de los principales problemas en la toma de decisiones grupales es la tendencia humana a apoyar las opiniones de aquellos colegas con mayor experiencia o, simplemente, una personalidad más segura. Para minimizar este sesgo, ¿qué te parecería insertar dentro del grupo uno o dos disidentes? Su rol sería, simplemente, actuar como abogado del diablo; es decir, poner en tela de juicio todo el proceso de toma de decisiones en equipo.
Al cuestionar continuamente todo lo que se discute, se obliga a los demás miembros del grupo a analizar y volver a evaluar las situaciones, pudiendo desencadenar mejoras significativas en la calidad de los entregables. ¿No te parece una fantástica idea? Por supuesto, toma en consideración que los disidentes tendrán por delante una tarea poco grata; por lo tanto, deberían ser personas que puedan manejar el estrés y la tensión del momento.
¿Cuántas veces has organizado una reunión para la toma de decisiones en equipo con la presencia de expertos en la materia a discutir para obtener un resultado totalmente esperado? Esto suele suceder en estos casos, ya que los presentes se dejan guiar por los expertos. Al fin y al cabo, por algo ocupan ese lugar destacado. Si bien en muchos casos es necesario contar con su visión, presentarla antes de que los miembros del grupo escogidos expresen sus razonamientos puede poner obstáculos a que obtengas las conclusiones que necesitas para resolver la situación de manera innovadora.
Este sesgo podría minimizarse si, en lugar de iniciar la conversación con la teoría de los expertos, recolectases primero las opiniones de los miembros del equipo. De este modo, contarías con múltiples abordajes para un determinado tema que podrían o no coincidir con aquel presentado por los especialistas. Es posible que incluso puedas visualizar similitudes y pequeñas diferencias que podrían implementarse en la toma de decisiones en equipo.
¿Te has preguntado alguna vez cómo influye la elección del mensajero del equipo en las decisiones grupales finales? En general, una única persona es responsable de seleccionar a los miembros adecuados del grupo, organizar la agenda y comunicar los resultados. En estos casos, los sesgos individuales pueden influir fácilmente en la decisión de todo el equipo. Piénsalo: si un profesional preparase todo, ¿cómo podría evitar que sus propios pensamientos impactasen en el resultado final? La mejor manera de lograrlo es repartiendo la responsabilidad entre diversos miembros del equipo. Asigna roles diferentes según su experiencia. De este modo, serán verdaderamente partícipes del proceso de toma de decisiones.
Puedes emplear un gestor de tareas para asegurarte de que todos saben exactamente qué deben hacer y cuándo. Al involucrar a todos los miembros en el proceso, creas un ambiente en el que se valora la diversidad de ideas y se promueve una toma de decisiones más equilibrada. Esto puede conducir a decisiones más fundamentadas y a una mayor aceptación y compromiso por parte de todos los miembros del equipo. Entre los métodos empleados a este fin, destaca Delphi. En este caso, el líder es quien reduce las posibilidades obtenidas tras la lluvia de ideas y las deja nuevamente en manos del equipo para que, de forma colaborativa, trabajen sobre las mismas. El proceso se repite hasta que se obtiene una decisión final.
Cuando te enfrentas a una decisión importante, es fundamental considerar todas las posibles ramificaciones; es decir, los potenciales resultados y cómo estos impactarían no solo en el proyecto, sino en la empresa en general. En estos casos, podrías generar un diagrama de decisiones. Esta herramienta visual te permite trazar los diferentes caminos y evaluar las consecuencias en cada etapa del proceso. De este modo, se simplifica la toma de decisiones en equipo porque será más sencillo visualizar de forma clara y concisa cómo una elección puede desencadenar una serie de eventos, incluyendo los riesgos y los problemas potenciales.
Cabe destacar que este diagrama involucra a todo el equipo en la exploración de opciones, potenciando la discusión colectiva y, por ende, la construcción de consenso. Se pueden debatir las ventajas y desventajas de cada propuesta y alcanzar, así, una visión holística de las implicaciones de la decisión. Este análisis exhaustivo puede llevar cierto tiempo, pero ahorrarle dinero a la empresa, en última instancia, al permitirle estar preparada para los desafíos que podrían surgir.
El secreto para la toma de decisiones en equipo es, por un lado, abogar por un espacio de respeto y confianza donde todos los miembros puedan sentirse seguros, y, por otro, la estructura. Aunque no lo creas, para explotar el verdadero potencial del equipo es primordial que la gestión sea organizada y planificada. Emplea un proceso determinado para facilitar el pensamiento estratégico compartido.
Esto implica pensar bien de qué manera te asegurarás de que cada miembro invitado a formar parte de las decisiones grupales realmente participa y, también, cómo evitar los sesgos. Busca formas de mantener el anonimato y abrir, así, posibilidades de aportación para los profesionales introvertidos. A su vez, apuesta a la introducción de disidentes para obtener una revisión profunda de las aristas de cada solución o propuesta. Todas estas variables deben ser controladas por ti para, así, alcanzar una decisión informada, original y adecuada. ¿Estás preparado para el desafío?