Planificar y promocionar eventos es una tarea encomiable que aúna diferentes actividades cuya correcta organización y ejecución repercute de manera directa en el resultado final. Tener bajo control cada uno de estos procesos resulta vital de cara a alcanzar las metas organizacionales.
En este sentido, el uso de un completo sistema de gestión de eventos simplifica la disposición y la asignación de tareas, la comunicación entre los miembros del equipo organizativo y la gestión de pagos y facturas. Además de minimizar los olvidos y, por tanto, contribuir al cumplimiento de las fechas límite. Entre las diferentes herramientas disponibles en el mercado, Bitrix24 destaca debido a sus completas funcionalidades que puedes conocer a continuación.
La planificación de webinars, conferencias y toda clase de eventos involucra, por un lado, la investigación de los mejores proveedores para cada una de las necesidades del evento y, por otro, la determinación de los invitados o, en el caso de eventos de pago, la clasificación de los mejores clientes potenciales para el mismo.
La implementación de un CRM que centralice toda la información relacionada con aquellas personas que han contactado con la empresa y los clientes efectivos ahorra tiempo a la hora de establecer a quién se le hará llegar la invitación o la oferta para asistir a un evento. Asimismo, almacenar los datos de los proveedores permite que el equipo contacte directamente con aquellos que ya han trabajado para la empresa y han tenido un buen desempeño, en primer lugar, para solicitar presupuestos y, en última instancia, repetir la colaboración.
Regístrate en Bitrix24
El CRM Marketing de Bitrix24 se utiliza, habitualmente, para lanzar campañas publicitarias direccionadas en Google Ads y en Facebook. No obstante, también es posible aprovechar esta función para comunicar la realización de eventos virtuales.
Asimismo, podrás enviar invitaciones a tu base de clientes, proveedores y leads al completo o a una sección segmentada directamente en el CRM basándote diferentes criterios. Con Bitrix24 la expedición de invitaciones es tan sencilla como seleccionar los destinatarios y escoger el medio (correo electrónico, messengers, redes sociales, SMS o, incluso, llamadas de robot).
¿En el pasado empleabas una herramienta específica de automatización de correos electrónicos? No es necesario que migres todas las informaciones guardadas en dichas apps, ni tampoco que lleves a cabo un nuevo diseño, ya que Bitrix24 se integra con las principales herramientas de email marketing.
Específicamente, el software gratuito de gestión de eventos Bitrix24 trabaja sin problemas con plataformas de terceros, como son MailChimp, SendPulse, SMP24, Mailigen o Unisender. Por supuesto, también tienes la posibilidad de utilizar las plantillas HTML ofrecidas por Bitrix24 para crear nuevas campañas de email marketing adaptados a tus necesidades y enviar hasta 1 millón de comunicaciones por mes.
Determinar la estrategia del evento y llevarla a cabo requiere de una fluida comunicación bidireccional. Solamente a través de una buena comunicación entre los miembros del equipo de organización del evento será posible sacar adelante un evento de cualquier magnitud. Debe considerarse que en la producción de eventos son muchos los imprevistos que pueden aparecer y, por lo tanto, los inconvenientes a sobrellevar.
Bitrix24 pone a disposición verdaderas herramientas de comunicación instantánea que resultan de utilidad tanto para un equipo que trabaja dentro de una misma oficina como para un equipo remoto. Los chats entre dos personas o grupales, las llamadas y las videollamadas en HD facilitan el flujo de información, la toma de decisiones y la solución de problemas.
Una de las grandes funcionalidades que diferencian al software gratuito de gestión de eventos Bitrix24 de otras plataformas es su completo gestor de tareas. Crear tareas y asignar responsables, recursos y fechas de entrega nunca ha sido tan rápido. Con solamente unos clics podrás determinar las tareas a cargo de cada uno de tus subordinados, además de poder monitorear fácilmente el avance de cada uno de ellos con las mismas.
Simplifica el proceso de planificación de tareas de tus eventos virtuales y presenciales a través de la implementación de Bitrix24. Este software favorece la división de tareas en subtareas y posibilita una asignación de recursos, fecha de inicio y de finalización. Además, te permite monitorear el tiempo efectivo que cada tarea ha insumido para evaluar, luego, el rendimiento de cada empleado.
Bitrix24 posibilita la creación de tableros Kanban y diagramas de Gantt para obtener una visión más clara de las tareas. Mediante el diagrama de Gantt diseñarás una hoja de ruta para cada miembro del equipo organizativo, con dependencias de tareas y prioridades; de esta manera, no habrá posibilidad de olvidos ni malentendidos. El mismo es interactivo, modificable y, además, imprimible.
El tablero Kanban es ideal para aquellos eventos de gran envergadura cuya gestión se facilita mediante la división de las tareas más largas en etapas. Cada etapa puede, entonces, ser asignada a un responsable al cual se le otorgará un color en particular. Es muy fácil de usar.
Más allá de la programación y la asignación de tareas, un sistema de gestión de eventos de calidad debe incluir calendarios tanto personales como grupales. Este es el caso de Bitrix24, una plataforma que no solo brinda la posibilidad de crear calendarios individuales y grupales, sino también por departamentos y de empresa.
Cada uno de los miembros del equipo organizativo tendrá incluidas sus tareas en su propio calendario, además de tener la posibilidad de incorporar sus días libres o compromisos en el mismo para que sus compañeros estén al tanto de su disponibilidad. Asimismo, los calendarios personales facilitan la organización separada de los eventos profesionales y del ámbito privado, mientras que los calendarios de equipo favorecen la organización de reuniones referidas al evento en cuestión.
¿Deseas llevar a cabo un encuentro virtual? No lo dudes y opta por Bitrix24, el software de videoconferencias que, a diferencia de sus competidores, no tiene límite de tiempo. Olvídate de las reuniones que se cortan a la mitad, con esta plataforma tu evento durará lo que tenga que durar sin interrupciones.
Asimismo, el programa de videoconferencias está disponible para su uso tanto en dispositivos de escritorio a través del uso de los navegadores Google Chrome o Mozilla Firefox, como en apps móviles. Por otra parte, ofrece máxima definición, además de la posibilidad de compartir pantalla y comunicarse por el chat incorporado.
Corroborar quién asistirá efectivamente a un evento es una tarea engorrosa que consume una gran cantidad de tiempo y energía a los organizadores de los eventos virtuales y presenciales. Por este motivo, contar con un práctico software gratuito de gestión de eventos resulta fundamental.
Bitrix24 incluye en cada invitación al evento toda la información relacionada con el mismo; esto es: el nombre del evento, la fecha y el horario, los ponentes, la agenda y todo otro dato relevante que el administrador haya configurado. Además, adjunta un enlace de confirmación de asistencia que evita la necesidad de confirmar por teléfono o por email la recepción de la invitación y la intención de participar en el evento.
A la hora de planificar y promocionar un evento, el control de gastos es fundamental. De hecho, un evento exitoso es aquel que alcanza las expectativas utilizando el presupuesto predeterminado previamente para su puesta en marcha y ejecución.
Al registrarte en Bitrix24, tendrás acceso a una potente plataforma colaborativa que permite compartir documentos fácilmente y gestionar los gastos a través de un sistema de informes con aprobaciones. El software permite crear un flujo de trabajo con acceso restringido donde se asienten los recursos disponibles, los empleados y un gasto parcial a medida que se avanza con el proyecto. El mismo sistema permite adjuntar archivos para mayor control y transparencia.
Si vas a vender entradas online para un evento, será necesario que ofrezcas facilidades de pago virtuales. Por supuesto, la seguridad en este aspecto adquiere mucha importancia. Bitrix24 responde a esta necesidad asegurando un pago en línea totalmente seguro y encriptado.
Los sistemas de pago se configuran fácilmente al escoger entre transferencia bancaria o la creación de un propio método de pago. Esta última opción permite la incorporación, por ejemplo, de PayPal, entre otras plataformas de pago. Después, solo será necesario configurar el sistema para generar una factura desde el CRM incluyendo los datos de la persona que adquiere la entrada y enviarla al destinatario desde la misma plataforma.
Bitrix24 simplifica la gestión de tareas, gestión de asistentes, la gestión de entradas de pagos y facturas, pero, además, brinda excelentes opciones de comunicación en línea, que puedes utilizar tanto desde un ordenador como desde cualquier dispositivo móvil Android o iOS.
¿Quieres que tu evento sea un éxito? No lo pienses más: consulta las funcionalidades y los precios de Bitrix24 y decídete hoy. Obtendrás una plataforma completa, con múltiples integraciones disponibles en su Marketplace y un funcional helpdesk, que no solo te ayudará a efectuar eventos inolvidables, sino también a llevar a tu empresa a un nivel de productividad superior.