Toda compañía o negocio debe tener un presupuesto de ventas. Sin un plan detallado sobre la cantidad de productos o servicios que será capaz de vender en un período determinado, es imposible saber si una operación será rentable o si es sostenible en el tiempo. Por ello es importante saber qué es un presupuesto de ventas, las ventajas de contar con uno, y qué se debe tomar en cuenta antes de implementarlo.
Incluso antes de la llegada de la era de la información, las compañías exitosas generaban estimados periódicos sobre sus operaciones a corto, mediano y largo plazo. La razón es que tener este conocimiento a mano es de inmensa utilidad a la hora de formular planes y estrategias, así como también ayuda saber cuándo realizar inversiones o deshacerse de costos innecesarios.
Por tanto, un presupuesto de ventas es un documento que toma en cuenta variables económicas internas y externas para estimar los ingresos totales de una empresa en un tiempo específico. Si bien, las variables que se deben incluir en este documento, como volumen de ventas y precios de productos, pueden parecer obvias, lo cierto es que hay que tomar muchos otros elementos en cuenta para poder realizar un presupuesto de ventas operativo.
Cualquier negocio u organización que se proponga tener éxito requerirá elaborar cálculos sobre su potencial rentabilidad y sostenibilidad en el tiempo.
Cuando nos comprometemos con un emprendimiento o idea de negocios, lo hacemos porque tenemos ciertos objetivos que queremos cumplir. Un presupuesto de ventas nos da una idea realista sobre la posibilidad de cumplir dichos objetivos.
Contar con un documento que ofrezca estimados concretos sobre el desempeño de nuestra organización a futuro tiene innumerables ventajas, y todas van a depender de la naturaleza de la empresa y la industria en la que se desenvuelva. Sin embargo, todas estas ventajas pueden ser resumidas en tres líneas generales.
Los encargados de tomar decisiones en cuanto a gastos operativos necesitan conocer las condiciones económicas de su empresa o departamento de manera clara. Esto provee puntos de referencia precisos que ayudan a determinar los estándares bajo los cuales deben operar, sobre todo al calcular los niveles de gastos administrativos.
Aquí se responden preguntas sobre contratación de personal adicional, aumento en la calidad de materias primas, enfoque y alcance de campañas publicitarias.
Toda organización necesita proyectarse hacia el futuro en términos de objetivos. Estos pueden variar grandemente dependiendo de la naturaleza de la empresa o de la industria en la cual se desenvuelve.
Cumplir metas futuras siempre depende de la salud financiera de la organización, y esta debe ser medida cuidadosamente para evitar establecer objetivos demasiado ambiciosos.
Establecer un estimado de ingresos futuro sirve como vara de medir el desempeño de la organización. Por ello, muchos realizan un presupuesto de ventas justo antes de efectuar cambios importantes, como nuevas estrategias o mayores gastos administrativos. La idea es contrastar las proyecciones con los resultados finales y determinar el impacto de estos cambios.
No hay una manera única de preparar y ejecutar un presupuesto de ventas, pero es siempre bueno tener una idea general de los elementos que se deben tomar en cuenta antes de comenzar a elaborar el documento
Un presupuesto de ventas sólo tiene sentido si está enmarcado en un período específico. Esto ayuda a establecer puntos de comparación con la competencia o con el desempeño en períodos anteriores similares. Dependiendo de tu situación particular, estos períodos pueden ser definidos en semanas, meses, temporadas, o divisiones anuales como trimestres y cuartos de año.
En este punto no sólo se toma en cuenta el precio de venta de nuestro producto sino también lo que cuesta producirlo, promocionarlo, y hacer que llegue a manos del consumidor final. Para esto, debemos tomar en cuenta factores como costos fijos, costos variables, gastos ocultos, y precio final del producto.
La manera más fácil de obtener datos operativos sobre estos factores en un sólo lugar es calculando el punto de equilibrio de tu organización.
Recopila datos históricos sobre las operaciones y ventas hechas por tu organización. Al hacer esto, se ofrecen perspectivas realistas sobre el desempeño de la organización.
Este paso es similar al anterior pero utilizando datos externos por motivos comparativos. Toda organización debe comprender su posición dentro de su industria y cómo se compara con el promedio o con sus competidores más fuertes. Una mirada al volumen de ventas de los competidores ayuda a no crear expectativas que no se puedan cumplir.
Los consumidores son nuestra mejor fuente de información. Son ellos los que nos pueden dar una apreciación sincera acerca de sus expectativas con respecto al consumo de nuestros productos, su calidad, y el servicio que reciben de nuestra organización.
Una base de clientes satisfechos son un buen indicador de que las ventas podrían mantenerse en el mismo nivel o incluso aumentar debido a referencias. Por otro lado, un contacto directo con nuestros clientes también nos puede advertir sobre problemas que deberían ser resueltos para mejorar las proyecciones de ventas en el futuro.
Las preferencias en el mercado a veces fluctúan con mucha rapidez. Si estás en una industria que tiene una demanda muy elástica, es muy importante tener siempre un ojo puesto en la evolución del mercado. Incluso si hemos experimentado un aumento de ventas, una evolución negativa en la demanda de productos dentro de nuestro nicho podría impactar las ventas futuras y echar por tierra nuestras proyecciones más optimistas.
Una vez obtenidos todos los datos relevantes, ya podemos elaborar un presupuesto de ventas sólido que nos permita establecer con precisión expectativas realistas.
Todo documento elaborado por una organización debe cumplir una función, y esto aplica también para los presupuestos de venta. Realizar este tipo de análisis debe tener un propósito por varias razones. Veámos cada una de ellas a continuación:
Un presupuesto de ventas debe ser parte de una estrategia de negocios que busque cumplir con uno o varios objetivos en el futuro. Tal vez tu organización se propone incrementar su base de clientes, añadir una nueva línea de productos, o expandir operaciones hacia otras locaciones. Tener estos objetivos claros guiarán el proceso de elaboración del presupuesto de ventas para que refleje datos relevantes para las estrategias a largo plazo.
Un presupuesto de venta debe servir para establecer estimados que puedan ser segmentados en actividades clave. Por ejemplo, establecer que un departamento incrementará sus ganancias en un 10% no dice mucho acerca del impacto individual de cada actividad que tiene lugar en él. Es importante delinear cada actividad antes de realizar el presupuesto para asegurarse de que el documento sirva de referencia para cada miembro del equipo.
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Cuando buscamos criterios objetivos para proyectar el nivel de gastos óptimo para el futuro, un presupuesto de ventas resulta ser una herramienta valiosa. Imaginemos que vamos a lanzar una nueva funcionalidad a nuestro servicio básico, pero necesitamos saber si en el próximo período contable tendremos recursos para implementarlo. Aquí, el presupuesto de ventas se vuelve indispensable y hay que asegurarse de que en su elaboración se incluyen datos específicos que respondan a nuestras incógnitas.
Antes de crear un presupuesto de ventas hay que asegurarse de que todos los departamentos y responsables involucrados estén al tanto de la elaboración de este documento. Por lo general, esto estimula la participación y abre oportunidades para que cada departamento provea información relevante que de otra manera podría quedar por fuera, o señale puntos donde el presupuesto de ventas debería hacer énfasis.
Como podemos ver, el presupuesto de ventas es un documento que requiere de grandes cantidades de información y estrecha comunicación entre departamentos. Un CRM efectivo no sólo potencia las comunicaciones entre tu equipo de trabajo y tus clientes. También lleva un seguimiento detallado de las interacciones entre los clientes y cada punto de contacto con la organización, así como cada detalle sobre las transacciones.
Todo esto permite automatizar tareas y llevar registros detallados a los cuales se puede acceder de manera instantánea.
Un CRM, como Bitrix24, proporciona toda la información necesaria, así como herramientas de análisis en tiempo real que pueden ser compartidas y visualizadas por cualquier miembro de tu equipo. Nuestra plataforma potencia la elaboración de estrategias de marketing y ventas eliminando factores de incertidumbre y permitiendo análisis de datos objetivos y estimaciones realistas.
Veamos algunas de las preguntas más frecuentes que nos hacen nuestros clientes acerca de la elaboración e importancia de los presupuestos de ventas.
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