Mayoritariamente, los proyectos fracasan porque el equipo asume que todo está bien y pasa por alto los signos que muestran claramente que se avecinan problemas. Evita que esto suceda en tu próximo proyecto. Descubre cuáles son las principales razones por las que fracasan los proyectos. ¡Abre bien los ojos y evita el desastre!
Los especialistas sostienen que aproximadamente la mitad de los proyectos que se ponen en marcha se concluyen con éxito. Es decir, que la tasa de fracaso asciende a un altísimo 50 %. Ahora bien, ¿por qué fracasan los proyectos? La realidad es que las razones por las que los proyectos fallan son múltiples y variadas. Estas pueden aunarse en diferentes grupos, siendo algunas de ellas relacionadas con la planificación, otras, operativas y las últimas, de gestión.
La mala planificación, las altas e irreales expectativas, un liderazgo débil o plazos de entrega cortos y ambiciosos son algunas de las causas que generan la falla del proyecto. No obstante, existen algunos marcadores que podrían indicar al inicio de un proyecto e, incluso, antes de comenzarlo, que el mismo está abocado al fracaso. Continúa leyendo para aprender a detectar algunos errores que pueden dañar seriamente tu próximo proyecto.
El porqué fracasan los proyectos puede responderse en muchos casos de manera sencilla al contemplar lo que se había planificado y lo que realmente se llevó a cabo. Si bien tu planificación puede haber sido cercana a la perfección en el papel, si la ejecución difiriese, el resultado podría verse afectado. Lamentablemente, es bastante común que las tareas se desvíen del trabajo propuesto en un inicio. De este modo, pueden aparecer toda clase de problemáticas que podrían no haberse visto contempladas y, por lo tanto, dificultar su solución.
Una de las mejores maneras de minimizar este riesgo que podría conducir a la falla del proyecto es implementar un software de gestión de proyectos potente. Así, podrías plasmar claramente los pasos a seguir por cada miembro del equipo. Por un lado, este facilita el monitoreo del avance de las tareas. Por otro, simplifica la visualización de las dependencias y, sobre todo, de la ruta crítica del proyecto. En este punto, los expertos recomiendan la utilización de un Diagrama de Gantt para que el flujo de trabajo pueda observarse y comprenderse fácilmente. Pero, ¿cómo actuar si la desviación de la planificación ya se ha producido? No esperes más. Presenta los cambios al cliente y solicita su aprobación.
Como bien sabes, los recursos son siempre limitados. Al referirnos a ellos, aunamos tanto los recursos humanos, como los materiales y los financieros. Las fallas en la gestión de proyectos pueden, sin dudas, afectar el uso de los recursos y, por lo tanto, sobrepasar el presupuesto. Asimismo, una deficiente planificación presupuestaria podría desencadenar un fracaso a nivel económico.
Para evitar este problema, conviene investigar adecuadamente y planificar el presupuesto en función de cada tarea, en lugar de hacerlo de manera general. De este modo, podrías predecir de manera más precisa los recursos necesarios. Por otra parte, no olvides incorporar una reserva de contingencia para la gestión de situaciones imprevisibles. Si durante la ejecución del proyecto quieres asegurarte de que el presupuesto está siendo respetado, realiza una auditoría. En caso de existir discrepancias, estarás a tiempo de reasignar recursos y alcanzar el éxito.
¿Puedes ver en la app de gestión de tiempo que tus empleados trabajan horas extras? ¿Acaso no están cumpliendo con los tiempos de entrega? Esta circunstancia no solo repercute en la satisfacción del cliente, sino que afecta al presupuesto del proyecto. A mayor tiempo de entrega, mayor uso de recursos y mayores costes. Inclusive, podría ser necesario que la empresa absorbiera los sobrecostes para cumplir con el cliente. Ahora bien, ¿has analizado por qué no se respetan los plazos? ¿Se trata de un error de planificación o de situaciones no previstas?
Cuando observas que más de dos fechas de entrega deben ser corridas, debes tomar en consideración que te encuentras frente a una falla del proyecto. Quizá, no hayas contemplado el anexo de tiempo de amortiguación en la planificación inicial; es decir, de espacios temporales extra para cubrir retrasos inevitables. Otra opción es que el mismo ya se haya utilizado cuando aún quedan bastantes tareas por delante. En ambos casos, aún puedes rectificar el rumbo si te ciñes al cumplimiento de la ruta crítica del proyecto, eliminando tareas no esenciales.
El trabajo en equipo requiere de una fluida comunicación bidireccional. ¿Por qué fallan los proyectos cuando la misma es deficiente? Sencillamente, porque no existe cohesión. Cada miembro del equipo trabaja por su cuenta, sin realizar preguntas ni comentarios. Esto no siempre es una señal de que todo funciona correctamente. Por el contrario, puede ser una de las razones por las que fallan los proyectos. La retroalimentación no existe y, por lo tanto, ni se corrigen errores ni se reciben actualizaciones de la situación actual.
Si tu empresa no cuenta a día de hoy con una herramienta de comunicación que centralice todos los intercambios de cada equipo de proyectos, es hora de que contrates una. Cultiva los canales de comunicación. Organiza reuniones periódicas y plantea una cultura de puertas abiertas que permita la libre circulación de información y dudas. Al usar Bitrix24, simplificarás la relación comunicación de tu empresa. Los empleados podrán chatear, efectuar llamadas o videollamadas en HD. Pero eso no es todo. Podrán dejar comentarios en documentos compartidos e, incluso, verificar sus tareas pendientes con unos simples clics. Por último, no dudes en monitorear los avances de cada empleado.
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Antes de poner en marcha el nuevo proyecto, analiza de qué manera deberá actuar cada trabajador para avanzar en sus tareas. ¿Les has brindado libertad de acción y decisión o, por el contrario, deben consultar cada paso que darán? La microgestión es una de las causas de las fallas en la gestión de proyectos. Como líder del equipo, no deberías querer estar a cargo de todo, más bien deberías brindar herramientas para el trabajo autónomo.
Erígete como un guía, una fuente de consulta, y no como el líder de una burocracia que solo contribuirá a retrasar el proyecto. Al evaluar por qué fracasan los proyectos, analiza tu rol en los mismos. ¿Cada acción requiere de tu aprobación? Esto puede minar la motivación de tu equipo y lastrar la productividad, además de retrasar la consecución de los objetivos. Así que ya sabes: apuesta a la gestión libre. Monitorea y controla, pero no microgestiones.
Si tus empleados tienen muchas dudas y no saben cómo resolverlas, es posible que estas se repitan una y otra vez. Esto no significa que el proyecto no avance, sino que lo hace más lentamente. De esta manera, puede verse afectado el presupuesto y, también, la fecha de entrega, con la consabida insatisfacción del cliente. En pocas palabras, podría inferirse que el equipo de trabajo no está seguro de los pasos a seguir. Sin lugar a dudas, se trata de uno de los grandes signos de por qué fracasan los proyectos.
Las preguntas pueden abarcar desde consultas relacionadas con la ejecución de las tareas hasta con las tareas mismas. Básicamente, la mejor manera de modificar esta situación es prever desde un principio que las dudas pueden hacer acto de presencia. Para ello, podrías generar un manual de procedimientos que indique los pasos a seguir para cada tarea, así como abordar posibles problemáticas y la manera adecuada de actuar. Así, los empleados podrían recurrir a dicho documento y reducir el tiempo invertido intentando obtener soluciones o respuestas. Almacena este documento y todo otro archivo de importancia en la base de conocimientos de tu empresa para que los trabajadores puedan tener libre acceso a dichas informaciones.
Este punto hace referencia tanto al gerente como a los demás miembros del equipo. En general, los seres humanos basamos nuestras acciones sobre dos pilares: los conocimientos formales y la propia experiencia. De este modo, somos capaces de encontrar soluciones a los conflictos que se nos presentan en diferentes ámbitos de la vida, incluido, por supuesto, el profesional. Ahora bien, si los miembros del equipo asignados al proyecto carecen de la experiencia previa necesaria, el riesgo de fracaso aumenta.
Con frecuencia dentro de un proyecto es necesario tomar decisiones sobre la marcha. Esto puede ser complicado cuando los trabajadores a cargo son poco experimentados. Esta circunstancia repercute en su forma de visualizar los conflictos, adelantarse a ellos, reaccionar y corregir el camino a seguir. Para alcanzar el éxito del proyecto, no lo dudes y presta especial atención al equipo que escoges. Por supuesto, puedes contar con algún profesional de menor experiencia y gran proyección, siempre y cuando tengas, asimismo, empleados experimentados. En otro orden de ideas, analiza si tú mismo estás a la altura del desafío como líder del proyecto. Siempre recuerda que la inexperiencia es una de las razones por las que fallan los proyectos.
Todo proyecto requiere de objetivos claros, entendidos como metas específicas, mensurables, alcanzables, relevantes y temporales. Estos indican el camino a seguir y, también, permiten determinar desviaciones del mismo que podrían explicar por qué fallan los proyectos. Tras la determinación de objetivos, deberían plantearse indicadores clave de actuación; es decir, métricas que ayuden a mantener el proyecto dentro del cronograma pautado.
Si el proyecto no tiene métricas, ¿cómo podrás monitorear los avances y determinar si debe alterarse la manera de trabajar? La falta de KPI puede ser el desencadenante del fracaso del proyecto. Analizar de qué manera se cumplimentan las tareas, cuál es el grado de productividad, cuál es el presupuesto ya utilizado y otras variables facilita que el proyecto se mantenga en el camino del éxito. No lo pienses más. Implementa una plataforma de gestión de tareas como Bitrix24 y emplea sus informes de desempeño para determinar si todo marcha como esperas.
Otra de las circunstancias que advierten sobre el potencial fracaso del proyecto es la actitud de los empleados. Aquellos desmotivados seguramente tengan mayores dificultades para cumplir con los plazos estipulados e, incluso, entregar su máximo esfuerzo en la persecución de los objetivos. La falta de motivación puede asociarse tanto con una situación personal, como con una económica o, incluso, profesional. El trabajador puede sentir que no se explotan sus talentos, sentirse estancado en la empresa, que no recibe la paga adecuada, o que la lealtad del equipo está fraccionada.
Frente a esta situación, es fácil comprender por qué fracasan los proyectos. ¿Cómo puede rendir un empleado que no está conforme con su realidad profesional? Asimismo, debe considerarse la carga laboral de cada trabajador. El exceso de tareas dentro de un mismo proyecto o en diversos proyectos puede generar estrés y, en última instancia, desmotivación. Como líder, puedes verificar en tu herramienta de gestión de tareas la cantidad de actividades que asume cada trabajador para evitar la saturación. Del mismo modo, puedes llevar a cabo entrevistas uno a uno para corroborar el nivel de motivación personal. Y si notas que un empleado no está haciendo su trabajo al 100 %, no lo dudes y actúa para evitar el fracaso del proyecto.
Por último, pero no por ello menos importante, la relación que el equipo de proyecto tiene con el cliente es esencial a la hora de abordar el éxito o el fracaso del mismo. Las señales de fractura de la confianza del cliente en la empresa deben tomarse en cuenta con la debida seriedad. Una demora en una entrega o un cambio no informado pueden ser suficiente para dificultar el trabajo conjunto.
El líder del proyecto es el encargado de gestionar cada interacción con el cliente y, a su vez, monitorear y controlar los avances. Si notas que el cliente se demora en enviar cierta información vital para la conclusión de una tarea, infórmale inmediatamente que su tardanza repercutirá en la fecha de entrega. Una comunicación fluida con el cliente es vital para minimizar este problema.
¿Has comprendido por qué fracasan los proyectos? Si bien las razones por las que fallan los proyectos pueden ser múltiples, hay algunas señales de advertencia que pueden hacerte sospechar desde, incluso, antes de poner en marcha el proyecto. Abre bien los ojos y presta atención al momento de planificar y, también, de ejecutar las diferentes tareas.
En caso de observar alguna de las situaciones descritas anteriormente, no lo dudes e intercede. Actuar a tiempo puede ser crucial para salvar tu proyecto. Ten en mente que a pesar de un comienzo complicado, es posible llevar un proyecto a buen puerto. Solamente es necesario modificar el rumbo y ajustar todo aquello que sea necesario. Deja de preguntarte por qué fallan los proyectos y, mejor, asegúrate de que ninguna de sus principales razones estén acechando aquellos de tu compañía.