Mejorar la comunicación del equipo: 7 consejos
En un elevado número de organizaciones, la mayor parte del trabajo se hace en equipo. Las personas tienen que interactuar constantemente con otros miembros de su mismo equipo para llevar a cabo sus tareas diarias. Con el fin de aumentar la productividad y asegurar la calidad de los servicios, durante los últimos años las empresas han invertido esfuerzos en potenciar la comunicación de equipo. Sin embargo, los tiempos cambian y también lo hace la forma de trabajar. Por esto, es importante aplicar estrategias para mejorar la comunicación, especialmente, si estos equipos se encuentran ubicados en remoto.
Los resultados de equipos bien coordinados y que se comunican de forma óptima ofrecen a la empresa mejores resultados. Y es por ello, que invertir tanto en estrategias, como en procesos y herramientas que ayuden a mejorar la comunicación interdepartamental se convierte en una prioridad.
A continuación, se proponen 7 consejos que ayudan a lograr el propósito de mejorar la comunicación y permiten formar un equipo bien cohesionado.
1. Definir de forma clara los roles dentro del equipo
Es necesario que cada miembro del equipo conozca muy bien cuáles son sus responsabilidades y que entienda qué rol tiene asignado cada compañero. Así que cuando mejor esté definido el puesto de cada integrante del equipo, mayor será la probabilidad de establecer una comunicación fluida entre todos. Si lo que se busca es mejorar la comunicación del equipo y que el engranaje entre todos los integrantes funcione es fundamental evitar confusiones a nivel de responsabilidades.
Muchas veces los directivos se cuestionan cómo solucionar la falta de trabajo en equipo, sin percatarse que, realmente, la dificultad viene determinada porque las responsabilidades no están bien definidas. En este sentido, es recomendable asignar nombres específicos para cada posición, descripción del puesto y establecer unas instrucciones claras a desempeñar en base al cumplimiento de objetivos.
2. Hacer un buen uso del email
Evitar sobrecargar el correo electrónico es una de las maneras más efectivas de mejorar la comunicación del equipo. Muchos directivos y compañías recurren al uso desmesurado del email sin darse cuenta de que su efecto es totalmente contraproducente. Que los empleados vean contínuamente su bandeja de entrada de correo de la empresa siempre llena, genera una sensación de cansancio y, muchas veces, lo que ocurre es que se terminan leyendo el correo electrónico sin la atención adecuada. De este modo, es posible, que de forma inconsciente, pasen por alto informaciones relevantes.
Evitar el abuso del email es tan sencillo como plantearse, previamente, antes de enviar un correo si éste es necesario. Si es imprescindible enviarlo, entonces debe resaltarse de forma muy clara su asunto. Usar letras mayúsculas o algún titular atrayente pueden ayudar a comprender la importancia de este mensaje. Además, si incluye acuse de recibo o bien requiere una contestación, permite garantizar que la persona lo ha abierto. Cuando se trata de asuntos informativos corporativos importantes un email bien planteado puede ayudar a mejorar la comunicación interna.
3. Utilizar una Intranet corporativa
La intranet corporativa tiene una gran relevancia a nivel de comunicación empresarial. Tanto si eres una startup, como una mediana empresa o una multinacional, y estás valorando cómo mejorar la comunicación en el equipo, una intranet corporativa puede ser la solución para tu compañía.
Una de las grandes ventajas de disponer de una intranet para empleados es que la información se encuentra en un único lugar y que además siempre está disponible. En la intranet es posible colgar documentos compartidos por diferentes departamentos como normativas, política de la empresa, documentos elaborados por recursos humanos y hasta incluir una página de inicio con noticias diarias. Disponer de una intranet colaborativa para toda la compañía es interesante porque fomenta la comunicación global, haciendo partícipe a todos los empleados de las últimas novedades.
4. Disponer de un gestor de flujo de trabajo
Otro de los consejos para mejorar la comunicación consiste en apoyarse en una herramienta de gestión de proyectos que regule el workflow de los integrantes del equipo. Gracias a innovadoras herramientas de software como Bitrix24, es posible que todos los integrantes del equipo sepan en qué tareas está trabajando cada uno. Disponer de esta información es muy importante para el buen funcionamiento del equipo y sobre todo, para evitar tener que estar consultando en qué fase del proyecto se encuentra cada uno.
Las herramientas de project management cuentan con etiquetas de todo tipo, inserción de comentarios y hasta incluso incorporan la posibilidad de crear alertas que envían correos electrónicos automáticos. Todas ellas, están en línea y permiten acceder desde cualquier dispositivo. Además, otro de los aspectos a destacar, es que estas herramientas para la gestión de proyectos y tareas son cada vez más creativas, aportando al usuario una experiencia de uso fácil y divertida. Las etiquetas de colores y los emojis, no sólo ayudan a gestionar tareas de forma más efectiva, sino que abren un mundo nuevo de oportunidades en cuanto a comunicación digital.
5. Escuchar y atender a las peticiones del equipo
Saber escuchar a los miembros del equipo y potenciar esta habilidad por parte de un líder es determinante para mejorar la comunicación del equipo. ¿Cuántos malos entendidos podrían haberse evitado si no fuese por un problema de comunicación? Los beneficios de la escucha activa son enormes y no sólo se aplican para conseguir más eficiencia en el trabajo sino que también, ayudan a que la relación entre compañeros sea más fluida.
Para conseguir mejorar la comunicación del equipo es necesario que tanto individuos como organizaciones contribuyan a ello. Este tipo de escucha debe estar basada en la reciprocidad y, por lo tanto, ayudará a comprender las demandas, miedos, inquietudes y preocupaciones de ambas partes. Cada equipo de trabajo y empresa debe encontrar sus propias fórmulas para que la comunicación fluya bidireccionalmente. El uso buzones de sugerencias virtuales, realización de encuestas de satisfacción interna o establecer videoconferencias de seguimiento semanal son algunos de los mecanismos que mejores resultados ofrecen.
6. Organizar reuniones de seguimiento periódicas
Otro buen consejo para mejorar la comunicación del equipo es realizar reuniones periódicas. Lo ideal es establecer una reunión semanal siempre a la misma hora y que tenga una duración de como máximo 60 minutos para no perder la concentración. Estos encuentros sirven para que los líderes y los empleados se pongan al día de la situación del equipo y además, se presenten los avances conseguidos durante la semana.
En el transcurso de estas reuniones es posible que surjan quejas pero que también se ofrezcan soluciones o se expongan sugerencias a una problemática concreta. Además, es importante fomentar que las personas se expresen sin ningún temor y que sientan que su opinión es considerada. Si las reuniones se llevan a cabo de forma óptima y respetando estos criterios, resultan muy útiles para mejorar la comunicación del equipo.
7. Realizar actividades de ocio fuera de la oficina
Realizar actividades recreativas fuera de la oficina tiene múltiples ventajas. En primer lugar, porque ayuda a salir de la rutina de estar en el mismo lugar durante 8 horas. Pero la segunda y más importante, es que fomenta la comunicación entre distintas personas del equipo con las que quizás no se tiene un contacto diario tan directo.
Las actividades de ocio organizadas por la misma compañía no sólo son ideales para que los miembros de la misma empresa se conozcan, sino que ayudan a forjar relaciones de confianza. Celebrar mensualmente alguna pequeña reunión que incluya una actividad de ocio, permite enriquecer la comunicación entre empleados y compañía. Las actividades de team building o los talleres formativos que potencian la creatividad son opciones muy interesantes para mejorar la comunicación en equipo.