Conseguir los objetivos propuestos en el tiempo estimado requiere la sincronización de diferentes procesos. Esto es posible con el uso de la herramienta adecuada, acompañado de un equipo humano preparado y eficiente. La idea principal al incorporar una solución de gestión de proyectos es maximizar la productividad, simplificando las tareas organizativas y de seguimiento para abrir espacio a lo realmente importante: el desarrollo del proyecto.
Por su parte, las soluciones de software de gestión de proyectos representan un mercado muy dinámico que involucra evolución constante. Este aspecto se traduce en mayor comodidad y mejor gestión del tiempo para los usuarios.
Los procesos para la administración de proyectos en las empresas pueden ser muy complicados, dependiendo de las estrategias y herramientas que se utilicen. En ellos siempre están involucrados aspectos como: la variedad de proyectos simultáneos, herramientas para el control de los tiempos de respuesta, variedad y pertinencia de los medios de comunicación disponibles.
Seleccionar la mejor opción se resume en lograr identificar cuál es la mejor herramienta de gestión de trabajo para cubrir las necesidades de organización y administrar los proyectos de tu empresa. Tomar cualquier opción a la ligera puede ocasionar que se disponga de muchas funciones innecesarias, teniendo otras áreas de interés desatendidas.
Bitrix24 es un sistema creado para la gestión de proyectos que, por sus características, se ha convertido en una de las alternativas a Asana más populares para los usuarios. Su CRM facilita negociaciones y contacto constante con el cliente para mejorar el servicio. Garantiza un intercambio de información fluido que permite atender los requerimientos de forma inmediata. A su vez, los equipos de trabajo pueden mantener contacto en tiempo real por diferentes canales de comunicación, creando grupos que vinculen al personal según sus responsabilidades.
Regístrate en Bitrix24
Los calendarios compartidos permiten coordinar eventos, reuniones o entregas, dejando la información visible a todos los involucrados en la actividad. Además, el gestor de tareas facilita la asignación de responsabilidades, distribución equitativa y evaluación de desempeño en un equipo de trabajo. La herramienta permite la creación de tableros Kanban y diagramas de Gantt para visualizar el progreso del proyecto y los flujos de trabajo, entre otras posibilidades.
Bitrix24 dispone de un plan totalmente gratuito, además de planes de pago para cubrir las necesidades de cualquier tipo de empresa.
Redbooth es una de las alternativas a Asana que permite el trabajo remoto en equipo. Es una opción con una plataforma sencilla, adaptable a una significativa gama de sectores que incluyen IT y marketing. En general, brinda un buen desempeño en cualquier actividad que requiera trabajar dentro de un entorno colaborativo. Se definen a sí mismos como una red social para administrar proyectos.
Con este software de gestión de proyectos se facilita el intercambio de información, subiendo archivos y revisando el tiempo empleado en cada tarea. Su plan gratuito no dispone de soporte a usuarios externos y esto dificulta la colaboración con clientes u otras personas ajenas a la organización. No obstante, resulta un excelente punto de partida para evaluar el recurso y la respuesta de los empleados en lo que refiere a su adaptación.
Una herramienta para la gestión de equipos de marketing, agencias de publicidad, universidades y demás organizaciones que manejan un alto volumen de proyectos es, sin duda, Workzone. Se caracteriza por ser potente y fácil de usar aún para grandes cargas de trabajo. Dispone de funciones relacionadas con el control de procesos, gestión de modelos, planificación de proyectos, seguimiento de procesos, entre otras. Además, es accesible desde equipos móviles, lo que facilita la movilidad del equipo de trabajo sin desconectarse de la evolución del proyecto.
En este entorno de trabajo es posible visibilizar en una sola pantalla, en qué está trabajando cada integrante del equipo, los proyectos que van bien encaminados y los que están quedando atrás. Este modo de visualización resumida, facilita la toma de decisiones oportunas que permitan redireccionar o agilizar procesos, corrigiendo su curso para obtener el resultado esperado.
Otra de las alternativas a Asana que representa una solución en la web para gestionar proyectos es Basecamp. Dentro de este ambiente, los usuarios siempre pueden ingresar a la aplicación desde cualquier navegador web, mantenerse presente durante cualquier evento de acuerdo a su responsabilidad y realizar las diferentes tareas relacionadas con los proyectos en los que está involucrado.
Con Basecamp puedes obtener un resumen esquemático con la visión amplia de todo lo que deben conocer los usuarios. Se puede acceder también desde equipos iOS y Android. No obstante, aunque ofrece recursos muy potentes y prácticos, está centrada en el cliente y es una solución de flujo libre, que no permite la personalización. Por otra parte, su versión gratuita ofrece un máximo de almacenamiento de 100 GB, lo cual representa una limitación significativa, aún para empresas pequeñas.
Adobe Workfront es una alternativa a Asana que ofrece un ambiente colaborativo para ejecutar flujos de trabajo complejos en forma remota, sencilla y segura. En este entorno, los miembros de cada equipo pueden agilizar solicitudes, gestionar procesos, planificar proyectos, priorizarlos y crear informes de trabajo entre otras funciones. Workfront está diseñado pensando en apoyar a las personas en la optimización del trabajo, para facilitar el logro de objetivos.
Dispone también de variedad de funciones, entre las que se encuentran alertas y notificaciones, configuración de flujos de trabajo, control de permisos de acceso y conversión de correos electrónicos a tareas.
Esta herramienta funciona en la nube y puede ser integrada a sistemas Windows, Linux, dispositivos iPhone, iPad o cualquier móvil que opere con sistema Android. Sin embargo, se debe tomar en cuenta que en ocasiones los programas se hacen pesados en móviles de baja y media gama.
Wrike es una más del listado de excelentes alternativas a Asana. Permite organizar y controlar el flujo de trabajo de los proyectos de la empresa. Apoya en las tareas concernientes a la planificación, agilización de los procesos y permite el seguimiento de actividades a nivel individual y por equipos de trabajo. Wrike dispone de una versión gratuita para trabajar con un máximo de 5 usuarios que puede resultar muy útil en el momento de evaluar la herramienta.
Este software es muy completo porque dispone de funcionalidades como vista Gantt, gestión de recursos y dependencia de tareas. Con Wrike, toda la organización puede trabajar en tiempo real. La información se puede compartir con todos los interesados en cualquier momento y a través de diferentes canales de forma ágil. Se debe considerar que la interfaz de usuario es poco intuitiva y el periodo de adaptación dependerá en mayor medida de las habilidades del equipo de trabajo.
El muy conocido Trello es la herramienta más enfocada a la gestión de tareas de esta lista, teniendo esto algunas ventajas, pero también limitaciones. Es un software para la gestión de proyectos basado en la nube, que permite a los trabajadores y equipos crear proyectos y realizar seguimiento a las diferentes tareas de cada proyecto. Se fundamenta en un sistema visual que muestra tableros, listados y tarjetas para que los usuarios puedan asignar tareas, organizarlas y desplazarlas en las listas. Se integra con otras herramientas a través de Power-Ups.
Cuando un usuario inclina su preferencia hacia el uso de Trello, debe considerar que los casos donde se incluye un gran número de proyectos generan gran incomodidad para la visualización. Lo recomendable es iniciar con un número reducido de proyectos y definir en detalle el uso de las tarjetas y la dinámica de trabajo. Este proceso inicial con pocos proyectos facilita la adaptación y deja espacio para corregir errores en la implementación, si fuera necesario.
Zoho Projects es un software de gestión de proyectos basado en la nube que apoya a los usuarios en las tareas de planificación y seguimiento de proyectos. La alternativa a Asana facilita el trabajo en equipo a distancia con eficiencia, permite la automatización de las tareas relacionadas con el proceso comercial, el análisis de datos multicanal y permite el acceso desde dispositivos móviles. Además, ofrece información en tiempo real y se integra con gran variedad de aplicaciones.
Con esta herramienta, el usuario obtiene una visión clara de los proyectos, pudiendo visualizar el progreso de cada uno mediante los diagramas de Gantt. Adicionalmente, con Zoho Projects el usuario tiene la posibilidad de evaluar rutas críticas para detectar cuellos de botella y establecer correctivos a fin de obtener los resultados deseados en el tiempo esperado.
Jira es otra de las soluciones para la creación y administración de proyectos que se considera una de las mejores alternativas a Asana. Está catalogada como una de las más ágiles para el control y seguimiento de flujos de trabajo. Dispone de herramientas que incluyen tableros Kanban, Scrum y hojas de ruta. Es muy aceptada en empresas de ingeniería por contar con más opciones de diseño.
Cuando se trata de cubrir las necesidades de los equipos de software y se requiere flexibilidad para las tareas de equipos ágiles, Jira es una buena opción. Antes de tomar una decisión, es importante reconocer el nivel de complejidad que tiene Jira para los administradores en relación a las funciones relacionadas con la gestión de usuarios, roles y permisos. Maneja múltiples niveles de permisos globales y específicos para cada proyecto.
MindManager es un software de gestión para empresas que ofrece a los usuarios la posibilidad de gestionar las tareas diarias de modo visual. Esta herramienta ofrece plantillas para planificación semanal, lista de tareas, reuniones y demás. Estos recursos facilitan la elaboración de mapas mentales y permiten agregar eventos al calendario, para que vayan apareciendo en el mapa mental según las actualizaciones.
Esta alternativa a Asana puede ser implementada en la nube y equipos de escritorio, además de estar adaptada para facilitar el acceso desde equipos móviles. Aunque es un gestor de proyectos profesional y permite trabajar de manera rápida y eficaz, dispone de pocas opciones para importar. Otra desventaja es que muestra excesiva cantidad de paneles complementarios y no aporta gran variedad de funciones comparada con otra de las soluciones de gestión de proyectos presentadas.