Contenido
7 consejos fundamentales para completar proyectos a tiempo
1. Determina objetivos SMART para tu proyecto con expectativas que se ajusten a la realidad
2. Identifica la ruta crítica para cada proyecto
3. Evalúa los riesgos y prepara planes de contingencia
4. Delega tareas y responsabilidades a los trabajadores idóneos
5. Monitorea el avance del proyecto cada día
6. Mantén una comunicación fluida con el cliente y tus colegas
7. Prevé ajustes en el presupuesto
¡Completa los proyectos a tiempo y sigue creciendo!
Al discutir sobre el éxito o el fracaso de un proyecto, hay un factor ineludible del que no se puede dejar de hablar: el tiempo. Todo cliente espera que entregues un trabajo de excepcional calidad en el momento que has prometido hacerlo, sin importar las circunstancias que puedan haber afectado el avance de las tareas. Completar proyectos a tiempo es uno de los grandes dolores de cabeza de la mayor parte de los gerentes de proyectos.
Al prepararte para iniciar un nuevo proyecto, es crucial elaborar un plan y un presupuesto. Sin embargo, en muchos casos, adherirse a los mismos puede ser un verdadero desafío. Los cambios solicitados por el cliente, los problemas inesperados y las influencias del entorno pueden conjurar en contra de completar proyectos a tiempo.
No te dejes superar por la situación, ni te desanimes. Completar un proyecto a tiempo puede resultar, en ocasiones, complejo, pero es algo que puedes conseguir. Solamente requiere de concentración, habilidad y conocimiento. A continuación, te contamos cómo completar un proyecto a tiempo. Toma nota de estos consejos.
El primer consejo que deberías seguir para completar proyectos a tiempo es establecer objetivos SMART para cada uno de ellos. Recordemos que estas metas se caracterizan por ser específicas, mensurables, alcanzables, relevantes y temporales. En algunas circunstancias, se plantean objetivos demasiado exigentes para cumplir en un tiempo extremadamente acotado. Esto puede repercutir en el fracaso de un proyecto; es decir, en no poder completar un proyecto a tiempo.
Para evitar esta situación, deberías rechazar los proyectos que exijan una fecha de entrega poco realista. Al fin y al cabo, deseas que tu compañía lleve a cabo un trabajo de excelencia que genere una reputación positiva y atraiga a más clientes. Con el fin de brindar la mayor calidad posible, resulta imprescindible sentar expectativas realistas en una línea de tiempo acorde con las metas presentadas. Conversa con tus clientes al respecto.
No dejes que el cronograma sea determinado por el cliente. Eres tú quien debe definir de qué manera llevar a cabo cada tarea del proyecto. Por supuesto, siempre que sea posible, deberías adaptarte a la fecha límite que indica el cliente. Si piensas que la misma es demasiado cercana para la carga laboral exigida, no dudes en comunicárselo a tu cliente antes de iniciar el proyecto. Ahora bien, una vez hayas diseccionado las tareas que componen el proyecto, llega el momento de encontrar la «ruta crítica».
La ruta crítica señala el tiempo más corto posible para completar el proyecto, englobando todas las tareas imprescindibles para el éxito. Básicamente, forman parte de ella aquellas tareas cuyo retraso impactaría directamente en la fecha límite de entrega, evitando completar proyectos a tiempo. Por eso, una vez reconocida la ruta crítica, se vuelve fundamental monitorear de cerca todas las tareas que la componen para detectar cualquier signo de problemas. De este modo, podrás actuar a la mayor brevedad para evitar graves demoras.
Los imprevistos suceden. De hecho, podría decirse que son moneda común en la gestión de proyectos, ¿verdad? Ahora bien, para completar proyectos a tiempo es realmente necesario estar preparado para las contingencias. Esto lo logras mediante una investigación y evaluación consciente. ¿Existe alguna tarea que dependa de partes externas, como proveedores de materiales o subcontratistas? ¿Los trabajadores elegidos tienen reputación de cumplir con los tiempos de entrega? ¿Es posible que un cambio en el contexto afecte al desarrollo de las tareas? ¿Cuál es la carga laboral de cada uno de los miembros del proyecto? ¿Acaso tienen disponibilidad para hacer frente a una enfermedad o accidente de alguno de sus compañeros?
Toma nota de todos los riesgos posibles que puedas detectar. Una vez descritos, busca soluciones. Asegúrate de contar con otros proveedores y subcontratistas en tu CRM, que puedan ser contactados en caso de necesidad. Determina de qué manera podrías cubrir un puesto de trabajo si fuese necesario. ¿Existe alguna manera de reducir los riesgos? ¿Cuál es y cómo puedes ponerla en práctica? Estar preparado para posibles contingencias es una de las mejores maneras de completar proyectos a tiempo. Mantente informado no solo de lo que sucede internamente en el proyecto, sino de todo lo que pasa en el mercado y la industria. Solamente de esta manera podrás reaccionar a tiempo y modificar el rumbo en caso de ser necesario.
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Evita sobrecargarte con tareas. El exceso de trabajo puede llevar a demoras que impidan completar un proyecto dentro de los límites de tiempo establecidos. Delegar es, sin dudas, la mejor forma de llevar un proyecto a buen puerto. Para ello, una vez hayas dividido las tareas en subtareas y determinado el camino crítico, llega el momento de escoger a las personas más adecuadas para llevar a cabo cada actividad. Escoge los mejores talentos y asegúrate de que estos empleados cuentan con la disponibilidad horaria necesaria para cumplir con sus obligaciones.
¿Por qué es importante delegar? Sencillamente, porque la división de responsabilidad minimiza el riesgo de incumplimientos debido a una sobrecarga laboral. No olvides establecer las expectativas al asignar cada tarea, incluyendo plazos de entrega y recursos. Asegúrate, también, de que cada miembro del equipo conoce el objetivo final del proyecto y está comprometido con el mismo. Otra buena opción es determinar objetivos intermedios, que pueden ser semanales, por ejemplo. Así, podrás verificar que todo marcha correctamente.
Una de las respuestas más eficientes a la pregunta cómo completar un proyecto a tiempo es, sencillamente, monitorear regularmente los avances. Esto puede parecer evidente, sin embargo, ¿corroboras diariamente los avances de cada proyecto? Si eres un gerente de proyectos, es posible que tengas tanto trabajo acumulado y tantas decisiones esperando a ser tomadas, que algún día olvides verificar la situación particular de alguna tarea. Pues bien, para evitar estos olvidos, no hay nada mejor que implementar una herramienta de gestión de tareas y proyectos. Estas soluciones permiten dividir las tareas en otras más pequeñas y asignar responsabilidades. Además, podrás determinar dependencias e, incluso, recursos para cada una de ellas.
En Bitrix24, por ejemplo, las tareas madre se ven modificadas automáticamente cuando una tarea secundaria se demora. Por supuesto, puedes programar alertas en estos casos, para estar siempre al tanto de cualquier cambio en el avance del proyecto. Del mismo modo, esta aplicación favorece una rápida visualización de los proyectos al utilizar herramientas como el Gráfico de Gantt o el Cuadro Kanban. Pero eso no es todo. Un software integral te permitirá, también, que los miembros del proyecto ingresen las horas trabajadas en el reloj registrador en línea. Así, podrás comparar las horas efectivamente trabajadas y el avance obtenido. Esto te permitirá detectar divergencias entre el tiempo proyectado para la finalización de cada tarea y el real. Las desviaciones, en este punto, son bastante habituales. No desesperes y realiza los ajustes pertinentes para completar un proyecto a tiempo.
¿Sabías que los nuevos requerimientos del cliente son una de las principales causas que evitan completar un proyecto en tiempo y forma? En industrias como el diseño gráfico y el diseño web, esto es bastante usual. No obstante, también puede suceder en otras especialidades. Sin importar si eres un trabajador por cuenta propia, una PyME o una gran empresa, los cambios inesperados por parte de un cliente, sea persona física o jurídica, pueden afectar la compleción del proyecto. Para minimizar estas situaciones, es recomendable que apuestes por la comunicación bidireccional cotidiana con el cliente. De manera ideal, deberías dividir tu proyecto en pequeñas tareas con fechas de entrega intermedias.
De esta forma, el cliente podría corroborar si el trabajo efectuado responde a sus expectativas. En caso de no ser así, estarías a tiempo de incorporar pequeñas variaciones. Por supuesto, frente a grandes modificaciones, quizá sea necesario que converses con el cliente sobre la posibilidad de retrasar la fecha final del proyecto. Asimismo, si solicitas información extra al cliente, no dudes en darle una fecha límite de entrega y explica que si no cumple a tiempo, la fecha límite del proyecto se moverá. En paralelo, asegúrate de estar siempre disponible para las consultas de los miembros de tu equipo. Sé un guía para su trabajo. Responde a sus dudas y ayúdales para que puedan mantener los proyectos a tiempo.
Hablar de ajustes del presupuesto con el cliente suele ser un tema difícil. No obstante, en algunas circunstancias, los problemas con el presupuesto impactan directamente en completar proyectos a tiempo. Analicemos las posibilidades. Imaginemos que el cliente no realiza el desembolso oportuno para iniciar el proyecto. En este caso, completar un proyecto en la fecha estipulada sería, prácticamente, imposible a menos que se incrementase el presupuesto, ya que acelerar la finalización de las tareas podría requerir de una mayor inversión.
Por otro lado, es posible que, frente a una demora en una determinada tarea, sea necesario invertir más en la misma para acelerar su finalización y evitar un retraso en el proyecto. Quizá sea posible reducir el gasto en otra actividad de menor importancia para compensar y no afectar el presupuesto final. En algunos casos, esto no es posible. Ahora bien, para completar proyectos a tiempo respetando el presupuesto, no hay mejor idea que determinar un pequeño presupuesto de contingencia a la hora de planificar el proyecto. Así, tendrías acceso a fondos extra para hacer frente a situaciones inesperadas y mantener los proyectos a tiempo.
La clave del éxito de tu empresa está en gestionar el tiempo de forma adecuada para completar un proyecto dentro del plazo estipulado. De esta manera, los clientes quedarán satisfechos y, por ende, podrían volver a confiar en tu empresa, además de recomendarte a sus conocidos y colaborar en el aumento de tu base clientelar. Sin embargo, completar proyectos a tiempo es más complejo de lo que puedes pensar en un primer momento. Al fin y al cabo, las situaciones inesperadas ocurren y pueden incidir sobre el día a día de un proyecto.
Sin lugar a dudas, lo mejor es estar preparado. Determina objetivos alcanzables en el tiempo señalado y analiza los riesgos que podrían afectar su compleción. No olvides considerar la ruta crítica al reflexionar sobre los riesgos. Asimismo, delega tareas y monitorea los avances regularmente. Confía en un software de colaboración integral como Bitrix24 para gestionar tareas y, también, comunicarte con tus colaboradores, proveedores y clientes. Por último, prepárate presupuestariamente para los imprevistos. Completar un proyecto a tiempo puede ser, frente a algunas circunstancias, difícil, pero no imposible. Sigue nuestros consejos y alcanza el éxito.