Los diferentes avances tecnológicos han colaborado en la generación de nuevos nichos de negocios, así como también en la aparición de nuevas formas de trabajar. Cada vez son más las empresas que priorizan la contratación de talento sin importar la ubicación física. Por este motivo, a fin de gestionar de manera eficiente los equipos de trabajo remotos se hace vital contar con herramientas colaborativas de calidad.
Las herramientas de colaboración de red se han convertido en uno de los grandes pilares para organizar y coordinar a empleados que trabajan a distancia y con diferentes husos horarios. Sin lugar a dudas, apostar a esta vertiginosa forma de trabajar implica utilizar todos los recursos al alcance para asignar tareas, comunicarse y controlar los avances de cada proyecto.
Sin la ayuda de las herramientas colaborativas para empresa sería prácticamente imposible llevar a cabo los procedimientos necesarios para alcanzar la consecución de los objetivos empresariales. Asimismo, las plataformas integrales como Bitrix24 permiten, también, la obtención de informes que sirven para afinar la productividad y, por ende, la ganancia final de la compañía.
Las herramientas colaborativas son soluciones tecnológicas que facilitan la planificación, la organización, la comunicación, la gestión y el análisis de los proyectos de forma remota. Es decir que estas aplicaciones se orientan hacia los objetivos y el dinamismo, permitiendo que todos los empleados accedan a la información que necesitan en cuestión de segundos desde cualquier parte del planeta.
En un mundo cada vez más globalizado, elegir herramientas de trabajo colaborativo en la nube es apostar por la eficiencia. De esta manera, la empresa puede contratar a la persona idónea para cada puesto, sin que las fronteras se interpongan en esta decisión, ya que, de cualquier manera, las propias herramientas brindan la posibilidad de acceder a la información remotamente, además de generar espacios de comunicación bidireccional eficaces.
En el mercado, existen diferentes herramientas colaborativas online gratuitas que ofrecen diversas funcionalidades. Antes de tomar una decisión, evalúa cuáles son las necesidades de tu empresa y cuál de ellas responde de la manera más adecuada posible a las mismas.
Particularmente, Bitrix24 es una plataforma integral que ofrece aplicaciones para la gestión de proyectos, calendarios, herramientas de comunicación y de atención al cliente, CRM integrado, automatización de marketing y de ventas, y Sales Intelligence, entre otras posibilidades, tanto en la nube como en premisa. Descubre sus principales funcionalidades orientadas a equipos a distancia a continuación.
Uno de los principales riesgos que engloba la gestión de un equipo a distancia es la desconexión y la falta de comunicación. Por este motivo, es fundamental optar por herramientas colaborativas que contribuyan a generar una interacción bidireccional continua y eficaz.
Las diferentes herramientas de comunicación de Bitrix24 favorecen la relación interpersonal y las consultas entre empleados, así como también con los supervisores. De hecho, el software incluye correos electrónicos, videollamadas y conferencias en HD, chat privados y grupales, instant messenger y llamadas.
Otro de los puntos más interesantes dentro de las herramientas colaborativas para empresa es la posibilidad de gestionar las tareas de un equipo de trabajo. En Bitrix24 tendrás la oportunidad de crear diferentes proyectos, cada uno con sus tareas y subtareas que puedes asignar en un simple clic al empleado responsable de la misma.
De esta manera, se minimiza la superposición de tareas, además de asegurar que cada persona tiene en claro cuáles son sus responsabilidades y las fechas de entrega de cada actividad. Por otra parte, se clarifica la cadena de mando, ya que cada persona sabe a quién reportar, y se simplifican también las tareas de supervisión y análisis de resultados.
El acceso centralizado a la información es vital en cualquier equipo de trabajo remoto. Sin lugar a dudas, uno de los mayores beneficios de utilizar herramientas colaborativas, como es el caso de Bitrix24, es la posibilidad de compartir documentos en línea.
Asimismo, estos archivos pueden ser editados por usuarios múltiples y pueden ser aprobados por el supervisor a medida que se avanza hacia la finalización del proyecto. De esta manera, se eliminan los retrasos producidos por la necesidad de solicitar información a un compañero u a otro departamento.
La organización y la planificación son vitales en cualquier empresa para lograr el éxito de todo proyecto. No obstante, en el caso particular de la gestión de equipos de trabajo remotos estas dos variables cogen aún una mayor importancia.
El uso de los calendarios de Bitrix24 permite que cada empleado encuentre toda la información referida a los proyectos en los que participa y a las reuniones, tanto en su calendario personal como en el grupal. Una interesante ventaja de esta plataforma es que puede integrarse fácilmente con aplicaciones externas como Outlook e, incluso, configurar recordatorios de forma sencilla.
El diagrama de Gantt incluido dentro del software Bitrix24 permite crear en unos sencillos pasos una hoja de ruta para que cada miembro de un equipo conozca las fechas de inicio y finalización de cada tarea y subtarea que componen un determinado proyecto, así como también la adjudicación de recursos y responsabilidades. El mismo es interactivo y, también, imprimible.
El administrador puede, además, determinar prioridades dentro de las tareas para evitar retrasos, así como dependencias para que en caso de que una subtarea se demore, todo el diagrama se modifique brindando información verídica sobre la nueva fecha de entrega. Finalmente, la plataforma recoge información sobre el tiempo efectivamente utilizado para llevar a cabo cada tarea, permitiendo así la evaluación de la productividad personal de cada empleado.
El tablero Kanban permite dividir las tareas de cada proyecto en etapas para facilitar, así, su visualización por cada persona partícipe. En Bitrix24 es posible incluir diferentes colores para cada participante o tarea y, luego, esta persona solamente debería mover la tarea a «finalizada» una vez concluida.
Así, es posible corroborar el avance de un proyecto en un simple vistazo, determinar cuáles son los posibles cuellos de botella, analizarlos y buscar las mejores soluciones posibles. Sin lugar a dudas, el tablero Kanban es una de las mejores funcionalidades de las herramientas de colaboración de red.
Bitrix24 incluye entre sus funcionalidades un CRM gratuito para usuarios ilimitados que engloba en un único lugar toda la información recabada por el equipo de ventas. De esta manera, se centralizan los datos de los leads y los clientes tanto para uso del departamento de ventas como del departamento de marketing e, incluso, el soporte al cliente.
Cada miembro del equipo que disponga de los permisos necesarios podrá consultar todos los datos relativos a los clientes, conocer el embudo de ventas, generar prospectos, crear campañas masivas de marketing, detectar oportunidades de mercado o acceder a informes de ROI publicitario, entre otros aspectos.
Dentro de una oficina, es fácil determinar quién ha cumplido con el horario laboral y quién no. Pero en el mundo virtual esto puede ser un verdadero dolor de cabeza, a menos que se opten por herramientas colaborativas que permitan el control de las actividades de los empleados.
En el caso de Bitrix24, el software cuenta con un botón de seguimiento de trabajo que registra el tiempo trabajado. Este registro se mantiene en línea para que el supervisor pueda controlarlo. Lo más interesante es que el empleado puede iniciarlo, pausarlo y reiniciarlo tantas veces como lo necesite, antes de finalizarlo al final del día laboral.
Más allá de poder corroborar el tiempo trabajado que ha sido ingresado por cada empleado, Bitrix24 genera informes de cada tarea con información detallada sobre los recursos utilizados para llevarla a cabo. Estos resultados pueden contrastarse con los KPI determinados previamente para evaluar el desempeño.
Por otra parte, cada supervisor puede generar una evaluación que quedará registrada en el sistema para posteriores revisiones. Esto permite que el empleado reciba un feedback de su trabajo y, a la vez, favorece que la empresa tenga un control del rendimiento personal de miembro de la misma.
Investiga las funcionalidades de las herramientas colaborativas que ofrece el mercado y escoge la que mejor se adecúe a tus necesidades. Ten en mente que un software integral favorece la eficacia al reducir los tiempos de traspaso de información de una aplicación a otra.
Bitrix24, por su parte, no solo es una completa herramienta de colaboración para equipos remotos, sino que permite la integración con diferentes aplicaciones ampliamente extendidas como Outlook, MailChimp y PayPal, entre otras, además de contar con un marketplace donde puedes encontrar complementos para personalizar la plataforma.