Para emprender es necesario valorar los riesgos a fin de tomar las mejores decisiones que puedan llevar a la evolución adecuada de un proyecto. Lo ideal es tener presente las limitaciones propias y apoyarse en quienes dominan la materia. Por lo general, entre los primeros pasos, se plantea la implementación de un software de gestión de proyectos, que permita avanzar con paso firme en el desarrollo del negocio. Pero ¿cómo saber si estás eligiendo las soluciones para la gestión de proyectos empresariales equivocadas?
La correcta gestión de proyectos involucra etapas de planificación, ejecución y seguimiento. En un proyecto se identifican como principios básicos: el recurso humano, producto, proceso y el proyecto en sí. Establecer un plan de acción, delimitar tareas y realizar el seguimiento en cada una de las etapas es un aspecto clave para obtener los resultados esperados.
Conocer para qué sirve la gestión de proyectos simplifica la elección de las soluciones adecuadas que aporten en la simplificación de los procesos necesarios, en cada una de las etapas del proyecto.
Aunque resalta como el primer ítem de la lista de necesidades, la pregunta que debes responder para una correcta selección es: ¿Por qué es importante un software de gestión de proyectos?
Las soluciones de gestión a elegir siempre deben estar sincronizadas con la estrategia de tu negocio para el logro de objetivos. En este sentido, la implementación de un software de gestión de proyectos simplifica el uso de estrategias, agilizando el trabajo y la interacción con empleados y clientes. También, disminuye costos y minimiza tiempos de ejecución, construyendo en el mercado una imagen sólida y positiva del servicio brindado y la marca.
Otra de las ventajas asociadas a la gestión de operaciones de forma digital es la flexibilidad de adaptación de procesos. Un software de gestión de proyectos puede adaptarse al crecimiento de tu empresa, considerando variaciones de normativas, incremento de personal y volumen de clientes.
Conociendo su importancia, ¿cómo saber cuál es el mejor software de gestión de proyectos? La respuesta no necesariamente se inclina hacia el que ofrece más herramientas, sino más bien hacia aquella alternativa que mejor se ajusta a la operatividad de tu empresa.
La solución más básica debe incluir herramientas de planificación de tareas, diversas formas de comunicación interna y externa, además de accesibilidad desde diferentes dispositivos.
Adicionalmente, un software de gestión de proyectos completo, como Bitrix24, incorpora diagramas de Gantt y tableros Kanban, para apoyar la gestión en el uso de una metodología específica. Visibilizar la información de forma más práctica, evita que los procesos se pierdan en el tiempo, dejando actividades inconclusas que afecten la imagen de la marca en el mercado.
Aunque la selección de una solución de gestión de proyectos se realice en base a los parámetros previamente descritos, existen algunas consideraciones adicionales. Un emprendedor siempre está expuesto a riesgos. Por suerte, en lo que a conocimiento refiere, no es necesario comenzar de cero.
Documentarse y evaluar los errores cometidos por aquellos que ya han transitado esta vía supondrá un buen punto de partida.
Conociendo cuáles son los softwares para la gestión de proyectos y las herramientas o funcionalidades que deben integrar, es necesario estar al día sobre cuáles son los errores más comunes al elegir estas soluciones de gestión de proyectos.
Las herramientas para la gestión de tareas son el centro de la mayor parte de los softwares de gestión de proyectos. No obstante, algunas soluciones básicas no cuentan con recursos para el manejo de actividades recurrentes, muy comunes en las operaciones diarias de cualquier emprendedor. De igual forma, la ausencia de opciones para establecer la relación entre tareas dependientes puede ser una razón de peso para decantarse por otra solución de gestión de proyectos como decisión final.
Cada emprendedor, empresa, proveedor y/o cliente tiene la potestad de elegir entre la gran variedad de opciones que ofrece el mercado para la gestión de su negocio. Sin duda, es una decisión que depende de las necesidades del mismo. Por ello es fundamental evaluar la facilidad de intercambio de información que existe entre el software de gestión de proyectos de interés y el mundo exterior, en términos de comunicación, transferencia de documentos y demás recursos.
Sumado a la posibilidad de comunicación con el exterior para el intercambio de información con clientes y proveedores, la integración con las redes sociales potencia el uso del software de gestión de proyectos. Además, permite mantener servicios externos que complementen las herramientas presentes en la solución elegida.
En primera instancia este punto no parece tan importante; después de todo si el software opera en los dispositivos disponibles al momento, puede llevarse a cabo la implementación sin inconvenientes. Sin embargo, al considerar el mediano y largo plazo, es posible que el hardware requiera reemplazo y dependiendo del software seleccionado, las opciones se pueden ver limitadas.
Por otra parte, con el crecimiento de un negocio, crece el equipo de trabajo, por lo que garantizar el funcionamiento del software de gestión en los dispositivos de este equipo facilita el proceso de incorporación del personal y su trabajo diario. Este aspecto aplica para dispositivos móviles y equipos de escritorio.
El proceso de implementación de una solución de gestión de proyectos no sólo requiere de la documentación clara de procesos para su digitalización, sino también del apoyo de un equipo técnico que garantice que todo fluya de forma correcta. La etapa de configuración es fundamental para el correcto funcionamiento de cualquier software y determina el mayor aprovechamiento de este recurso.
Un error común, en especial en empresas pequeñas y emprendedores, es llevar a cabo esta etapa de forma intuitiva en busca de ahorrar en costos de implementación. Inconvenientes no detectados, no solventados en esta etapa, pueden incrementar los costos y tiempo de ejecución, con resultados no deseados.
Además, considerando la importante inversión de tiempo y esfuerzo que implica el proceso de adecuación y puesta en marcha de un software de gestión de proyectos, la posibilidad de realizar pruebas preliminares siempre es muy recomendable.