¿Sientes que tu día se pasa volando y que el tiempo no te alcanza para concluir ninguna tarea? Si este es tu caso, deberías analizar cómo organizar la gestión de tu tiempo laboral. Probablemente, cada mañana te encuentres con una enorme lista de tareas que debes completar y que te impiden alcanzar la máxima productividad. ¿Quieres descubrir cómo priorizar tareas efectivamente cuando cada una de ellas parece ser imprescindible?
Sin lugar a dudas, deberías aplicar una metodología para administrar las tareas. La priorización de tareas en el trabajo es esencial. Para ello, debes determinar su importancia y urgencia, además de otras variables que analizaremos a continuación. ¿Estás preparado?
Como gerente o líder de una empresa, es habitual que te enfrentes a días repletos de actividades. No sería raro que, a veces, sientas que no tienes capacidad para cumplir con todos tus compromisos. Es posible que te hayas informado sobre la mejor manera de llevar a cabo la priorización de tareas. Quizá, incluso, sigas a diferentes gurús de la gestión del tiempo y aun así sientas que nada ha cambiado.
Las tareas continúan acumulándose sobre tu escritorio, a pesar de que trabajas con esfuerzo para evitar este problema. Te tomas el tiempo de clasificarlas, pero esto te resulta complejo porque, al fin y al cabo, todo resulta relevante. Entonces, ¿cómo priorizar tareas cuando absolutamente todas se presentan como importantes? Si este es tu caso, no pierdas las esperanzas. La priorización de tareas en el trabajo no es una utopía. A continuación, te contaremos cómo puedes alcanzar el éxito en esta área.
El primer paso para la priorización de tareas efectiva es visualizar claramente todo lo que necesitas hacer. Por este motivo, deberías incluir en una hoja o en un documento todas las actividades pendientes. No dejes ninguna afuera, ni siquiera la más insignificante. Resulta crucial que plasmes aquellas a corto plazo, pero también aquellas a mediano y largo plazo.
Posteriormente, clasifica cada tarea como diaria, semanal, quincenal o mensual. Esto te permitirá observar claramente cuál es la carga laboral a la que te estás enfrentando. Asimismo, facilitará la priorización de tareas porque deberías empezar por aquellas que no solo sean relevantes, sino también cuya fecha de entrega se encuentre más próxima.
Cuando piensas en cómo priorizar tareas, no olvides tomar en consideración tus objetivos. ¿A dónde quieres llegar y cómo puedes alcanzar esa meta? Alinea tu día a día con tus objetivos. Sin lugar a dudas, esta es una de las mejores maneras de organizar la gestión del tiempo.
Dedica tus mayores esfuerzos a aquellas tareas que contribuyen directamente a la consecución de tus objetivos. Si obtener el éxito del proyecto actual es vital para tu crecimiento profesional, determina qué tareas deben cumplirse en tiempo y forma. Esto te permitirá priorizar tareas según importancia, pero también según urgencia.
Hay una realidad que, a veces, es difícil de vislumbrar: no todas las tareas son exactamente igual de importantes. Los expertos señalan que existe un fenómeno conocido como “el efecto de la mera urgencia” que nos hace abocarnos totalmente a aquellas actividades que hay que entregar a la brevedad. No obstante, en algunos casos estas tareas no tienen un verdadero impacto ni en el proyecto ni en tus objetivos personales.
Cuando sucede esto, básicamente has detectado una actividad que, en realidad, no es esencial y, por lo tanto, podrías delegar. En ese caso, no lo dudes y hazlo. Libérate de compromisos que lastran tu productividad y no son acordes a tu posición en la compañía. Quédate solamente con aquellas tareas estratégicas que requieren de tu talento y atención.
No es extraño que te preguntes cómo priorizar tareas cuando todas son claves. Una vez te hayas desprendido de aquellas que no entrañan importancia, ha llegado el momento de ahondar en aquellas que aún se encuentran en tu lista de tareas. Analiza cada una de ellas en relación con su criticidad, realización, expectativas e impacto. Asigna a cada variable un puntaje del 1 al 3, siendo 3, muy alto.
La criticidad hace referencia a la manera en que la tarea repercute en los resultados del proyecto, mientras que la realización señala si puede llevarse a cabo inmediatamente, o si se debe esperar el cumplimiento de otras tareas. Por su parte, el puntaje indicado en expectativas señala si afecta de manera directa al avance de un proyecto. El impacto indica qué sucedería si la tarea fuese un fracaso. Al organizar tu gestión del tiempo, comienza a trabajar en aquellas tareas con la puntuación más alta.
Algunas veces enfrentarse a un enorme listado de tareas puede resultar abrumador. En consecuencia, definir cómo priorizar el trabajo puede parecer una misión imposible. En estos casos, una de las mejores opciones es utilizar la matriz de priorización de tareas, famosa bajo el nombre de matriz Eisenhower. Esta herramienta facilita la organización de las tareas según su urgencia e importancia, brindando, así, mayor claridad a tus actividades.
La priorización de tareas se lleva a cabo distribuyendo las mismas dentro de la matriz. Esta cuenta con cuatro cuadros (urgente y no urgente, e importante y no importante). La combinación de dos variables te indicará cómo priorizar tus tareas. Aquellas tareas que son importantes, pero cuya fecha de entrega no es cercana, revisten menor urgencia que aquellas que debes finalizar en el corto plazo. De este modo, deberías comenzar por estas últimas, ya que son fundamentales para el éxito del proyecto y, también, deben ser finalizadas en primer lugar. Asimismo, deberías apartar las que ocupan los dos cuadros inferiores y, por lo tanto, son no relevantes. Para ello, puedes optar por la automatización o, en caso de no ser posible, su asignación a algún miembro de tu plantilla.
Otra interesante técnica de priorización de tareas en el trabajo es poner manos a la obra en lo importante y urgente, pero no olvidar lo importante y no urgente. Para ello, no hay mejor forma de organizarse que crear un calendario con plazos para cada una de las tareas que has reconocido y anotado en el punto uno de este artículo.
En general, al analizar cómo priorizar el trabajo, terminas enfocándote en las tareas estratégicas y de entrega inmediata, y continúas posponiendo otras también vitales, pero con entrega diferida. Esto puede repercutir notablemente en un proyecto, ya que podrías dejar para último momento una tarea con gran impacto para el éxito o el fracaso de tu empresa. Por este motivo, asigna fechas de realización a toda tarea y ¡cúmplelas! No retrases continuamente la resolución de una tarea. Crea, mejor, plazos de entrega anteriores al deadline y oblígate a respetarlos.
¿Cuántas veces te has preguntado cómo priorizar tareas, mientras mirabas cientos de anotaciones en tu agenda, separadas por días, semanas y meses? El uso regular de un software de gestión de tareas facilita la visión general de todas tus obligaciones. Por otra parte, con una herramienta como Bitrix24 podrás adaptar la visualización según tu conveniencia (diaria, semanal, mensual) y, además, la app contribuirá a evitar superposiciones y olvidos. De este modo, podrás cumplir con todas tus obligaciones sin someterte a un estrés excesivo. Arma un cronograma real, tomando en consideración no solo la prioridad, sino también el tiempo que cada tarea te demanda. En algunas ocasiones, hay tareas importantes, pero no urgentes, que demandan una gran inversión de horas de trabajo.
Una gestión de tiempo eficiente te permitirá atacar cada tarea en el momento adecuado, cumpliendo con los plazos y sin perder de vista tus objetivos. En el mercado, hay muchas plataformas diseñadas para el manejo correcto de la rutina laboral. Pero, como ya apuntábamos, la aplicación de gestión de tareas y proyectos de Bitrix24 simplifica la asignación de tareas, algo interesante si deseas delegar alguna de tus responsabilidades. Además, puedes crear subtareas y dependencias entre ellas para que las modificaciones en una de ellas afecten a las demás. Asimismo, puedes asignar el nivel de prioridad a cada tarea, y configurar recordatorios y alarmas. ¿Y si quieres tener toda la información de tus obligaciones de un único vistazo? Opta, entonces, por un Gráfico de Gantt o Tablero Kanban, ambos también disponibles en la plataforma. Por último, puedes consultar tu propio informe de desempeño para evaluar tu productividad y realizar los ajustes necesarios para incrementarla.
Supongamos que tienes pendientes varias tareas importantes y urgentes, cuya fecha de entrega es la misma. Entonces, ¿cómo puedes priorizar tareas adecuadamente? En este caso, deberías basar tu elección en el esfuerzo que supone completar cada una de ellas. No todas las tareas tienen la misma dificultad y esta será, justamente, la variable que te permitirá tomar una decisión.
Antes de comenzar a trabajar, analiza, por un lado, el tiempo que necesitas para finalizar cada tarea y, también, la carga laboral que implica. Frente a tareas similares en urgencia e importancia, deberías comenzar por aquellas más sencillas. ¿Por qué? De esta manera, podrás enfocar toda tu atención a la tarea más compleja, sin la carga de saber que tienes otra tarea pendiente al momento de finalizar la que estás llevando a cabo. Liberarte de una tarea esencial puede simplificar tu día y, a la vez, contribuir a que te sientas más confiado y concentrado para tu siguiente obligación.
El Principio de Pareto, conocido también como la regla 80-20, es una de las mejores formas para llevar a cabo la priorización de tareas en el trabajo cuando todo parece importante. Esta regla señala que la menor parte del esfuerzo produce la mayor parte del efecto. Básicamente, llevando esta teoría al trabajo: el 20 % de tu esfuerzo repercute de manera esencial en los resultados.
Ahora bien, ¿cómo priorizar tareas siguiendo este enunciado? Primero, pregúntate cuáles son las cinco tareas importantes y urgentes que quieres cumplir hoy en día. ¿Y si tuvieses que retirar tres de esas tareas? Una vez te quedes solo con dos obligaciones sobre la mesa, elige una. No sobre-analices: deja que tu instinto te guíe.
En tu día a día, te enfrentas con muchas situaciones que pueden afectar seriamente la gestión del tiempo en el trabajo. Nos referimos a los enemigos del tiempo. Entre ellos, destacan las llamadas inesperadas y extensas, la consulta continua del email o del WhatsApp y las interrupciones de los colegas en la oficina. Pero eso no es todo. Procrastinar, llevar a cabo varias tareas en simultáneo y participar de un exceso de reuniones son otras cuestiones que te dificultan avanzar. Del mismo modo, una mala planificación y organización personal, e incluso de tus colegas, así como una deficiente información, pueden afectar a tu desempeño.
Sin lugar a dudas, es importante que conozcas a los enemigos del tiempo para vencerlos. Solamente siendo consciente de su existencia podrás evitarlos. Una de las mejores maneras de realizar una eficiente priorización de gestión de tareas en el trabajo es invertir en herramientas de gestión de tiempo. Estas te ayudarán a organizar tu día a día y controlar que avanzas por orden de prioridad en tus tareas diarias. En el mercado, existen muchas opciones que podrían serte de utilidad. Entre ellas, destaca Bitrix24, ya que no es solamente un gestor de tareas y proyectos, sino una completa herramienta de gestión de empresa integral. La solución te permitirá organizar calendarios personales, grupales y empresariales, comunicarte con tu equipo, compartir documentos y mucho más.
Recuerda: a la hora de priorizar tareas, evalúa la importancia y la urgencia de cada una de ellas. Delega aquellas que lastren tu productividad y no sean estratégicas ni se alineen con tus objetivos. Puntúa las tareas, utiliza la matriz de priorización de tareas o la regla del 80-20 para escoger las obligaciones que abordarás en primer lugar. Establece plazos personales, más allá de las fechas de entrega estipuladas para cada proyecto, y cúmplelos. Por supuesto, sé consciente de que los imprevistos ocurren. Deja espacio para ocuparte de ellos y adáptate siempre a los cambios.