La colaboración ágil en un entorno de oficina híbrida es la clave para tener éxito en el mundo laboral actual. No es una novedad que el mercado está en constante evolución. Lo que hoy funciona, puede resultar en un fracaso mañana. Esto ha llevado a muchas empresas a comenzar a emplear métodos ágiles para adaptarse rápidamente a los cambios y lograr resultados extraordinarios.
No obstante, los gerentes de proyectos se están enfrentando a un desafío nunca antes planteado: ¿cómo lograr la colaboración en equipo cuando los miembros están dispersos por el mundo? Implementar herramientas de colaboración ágil puede ser lo que necesitas, siempre acompañadas de una estrategia empresarial que guíe a los equipos en la dirección esperada. ¿Quieres descubrir de qué manera lograrlo?
Durante la última década, el mercado laboral ha sufrido notables cambios, entre los cuales destacan principalmente el trabajo remoto y los equipos híbridos. No es una novedad que cada vez más empresas deciden implementar estas dos formas de trabajar, impulsados por los reclamos de los Millennials y los GenZ, dos generaciones que valoran más que nada la posibilidad de conciliar la vida laboral y la personal. Si tu compañía se ha decidido a sumarse a esta tendencia, es hora de que comprendas de qué manera la colaboración ágil puede empujarte hacia el éxito.
Los populares métodos ágiles, anteriormente empleados principalmente por los desarrolladores de software, se han extendido a otros sectores. En un mundo cambiante y sumamente competitivo, adaptarse a los cambios con facilidad es una ventaja que no debería ser subestimada. Ahora bien, ¿cómo impacta la distancia física existente entre los miembros de un equipo al momento de implementar estas metodologías? La realidad es que la colaboración, pilar esencial de las mismas, podría verse afectada. Sin embargo, gracias a las herramientas de colaboración ágil, es posible contrarrestar este problema y lograr que los equipos trabajen de manera totalmente alineada. ¿Quieres saber cómo lograrlo? Toma nota de los mejores consejos de colaboración ágil para equipos híbridos.
Uno de los grandes principios de los métodos ágiles es la división del proyecto en partes más fácilmente abordables, que deben brindar un entregable en un periodo que va entre las dos y las cuatro semanas. Como estas técnicas se basan en la colaboración, la decisión de qué se hará en cada sprint y de qué forma se obtendrá el producto a presentar al cliente se realiza de manera conjunta. Una vez determinadas las tareas a completar en el lapso estipulado, las mismas se asignan a los responsables.
Para evitar confusiones y malentendidos, no hay mejor opción que implementar el uso de un gestor de tareas que permita dejar en claro quién es responsable de cada tarea y de qué manera las tareas y subtareas de cada sprint, o mini-proyecto, se vinculan entre sí. En Bitrix24, puedes incorporar datos sobre los recursos disponibles, la fecha de entrega y las dependencias entre tareas para facilitar la visualización de los avances de cada miembro del equipo. Esto es esencial para mantener la flexibilidad necesaria para adaptarse a los cambios frente a circunstancias fuera de tu control. Al poder ver los avances, podrás determinar cuellos de botellas y actuar sobre ellos antes de que el sprint se viese afectado. En este punto, puede resultar interesante emplear soluciones visuales como el Cuadro Kanban o el Diagrama de Gantt. Estas propuestas ayudan a los equipos a planear colaborativamente sus tareas y les permiten ver en un abrir y cerrar de ojos el avance del proyecto.
Una de las mayores complicaciones asociadas a la oficina híbrida es la gestión de la comunicación. ¿Cómo proceder cuando los miembros de un equipo se desempeñan en diferentes horarios y no comparten el espacio de trabajo de forma habitual? La respuesta es clara: como líder, debes fomentar una comunicación constante con cada uno de los trabajadores. Para ello, no dudes elegir una plataforma que proporcione múltiples herramientas de comunicación.
Tu objetivo es que la información, las consultas y las dudas circulen de manera libre entre los miembros del equipo agile. Por ello, tienes que buscar una opción que ofrezca posibilidades de comunicación instantánea, más allá del clásico correo electrónico. El chat es un elemento que no debería faltar, ya que es una de las soluciones preferidas por los profesionales que se desempeñan de forma remota, pero también para aquellos que están en oficina y quieren solventar cualquier cuestión rápidamente. Asimismo, no olvides verificar que puedes llevar a cabo llamadas telefónicas y videollamadas en HD. Ambas opciones pueden simplificar explicaciones más complejas en el día a día.
La colaboración ágil se basa en una cultura de confianza, respeto y seguridad. Estos tres valores deben guiar las interacciones de tu empresa, sin importar si tus empleados se desempeñan de forma híbrida o totalmente remota. Pero no solo es importante que verifiques esto, sino también que busques generar una verdadera conexión entre los miembros de tu equipo ágil. Lo cierto es que cuando existe una relación entre los trabajadores, estos se sienten más comprometidos con sus tareas porque no quieren perjudicar a sus colegas. Desean ser reconocidos y valorados por el grupo.
Entonces, si quieres fomentar la colaboración en la metodología ágil, el primer paso es construir un verdadero equipo. Hacer esto puede resultar complejo al referirnos al lugar de trabajo híbrido o al trabajo remoto. Pero difícil no significa imposible. Tu rol como líder implica también interesarte por tus empleados, entender sus motivaciones y ayudarles a alcanzar su máximo potencial. Asimismo, deberías contribuir a las interacciones informales a través de actividades de team building, en especial, online. Si logras el compromiso entre los miembros del equipo, estarás un paso más cerca de tener éxito en el proyecto.
¿Quizá tu empresa necesite una herramienta para mejorar su trabajo en equipo?
RegístrateNo hay dudas de que la experimentación impulsa la innovación, promueve la adaptabilidad, facilita el aprendizaje continuo, fomenta la colaboración y genera confianza y resiliencia en el equipo. ¡Todas estas son variables realmente apreciadas dentro de los métodos ágiles! Por lo tanto, ha llegado el momento de abrazar la experimentación. Sabemos que esto puede generar nerviosismo porque si bien existe la posibilidad de éxito, también está presente el riesgo del fracaso. Pero, piénsalo: ¿hay alguna oportunidad mejor para arriesgarse que dentro de un sprint? El riesgo es más pequeño que si lo hicieses en un proyecto no ágil, ya que el lapso de tiempo es corto y el entregable más manejable.
En lugar de limitar a los miembros de tu equipo para que sigan un plan inamovible, invítales a plantear y a probar de manera conjunta nuevas ideas y enfoques para mejorar continuamente la manera de hacer las cosas. Puede conducir a soluciones más efectivas para los desafíos que se presenten. Además, en un entorno híbrido, donde la dinámica y las circunstancias pueden cambiar rápidamente, no está de más practicar la respuesta inmediata a las circunstancias, algo que puede aprenderse mediante la experimentación. Por último, pero no por ello menos importante, la misma fomenta una mentalidad abierta y empodera a los empleados, contribuyendo a la colaboración ágil: todos están dispuestos a tomar riesgos porque los mismos se enfrentan en grupo. Esto fortalece la sinergia entre los miembros del equipo.
En la actualidad, los equipos ágiles se caracterizan por incluir profesionales que se desempeñan desde cualquier lugar y en diferentes momentos. Esto plantea un desafío que debes asumir si realmente te interesa promocionar la colaboración ágil: ¿de qué manera asegurarte de que los miembros del equipo puedan trabajar juntos a pesar de la diferencia horaria y/o espacial? La respuesta es sencilla: deberías invertir en soluciones tecnológicas que faciliten la colaboración sincrónica y asincrónica.
Seguramente, estés al tanto de que algunas plataformas posibilitan la edición en tiempo real de documentos en la nube. Esto es esencial para que los miembros de un equipo puedan trabajar sobre un mismo proyecto. En Bitrix24, no solo es posible editar, sino también entablar verdaderas conversaciones al agregar comentarios en el documento con etiquetas para que cada persona involucrada reciba un mensaje avisándole de lo que sucede en el archivo. Por otra parte, también podrás asignar un responsable que habilite o deshabilite los permisos para modificar los documentos, así como la privacidad de los mismos. Una variable interesante es que en Bitrix24 cada equipo de trabajo puede tener su propio Drive de almacenamiento para evitar que los archivos se mezclen con los de otro proyecto. Y mucho más…
Entre los principios de los métodos ágiles, destaca la búsqueda continua de la mejora. Para ello, los equipos virtuales e híbridos deben mantener su concentración en el objetivo. Al fin y al cabo, las metas guían la labor de todos los trabajadores. Estas deben ser claras y medibles desde el inicio del proyecto, además de ser comunicadas de manera efectiva y ser comprensibles para todos. De este modo, existe una dirección y un propósito de equipo, que alinean a todos los miembros y les permiten tomar decisiones y acciones que impulsen directamente hacia los resultados esperados.
Claramente, esto repercute en una mayor colaboración ágil. Cada profesional no solo es consciente de la importancia de sus tareas, sino también de las de sus compañeros y cómo las mismas se interrelacionan entre sí. Se fomenta la transparencia y la responsabilidad porque el éxito individual apuntala aquel del grupo. Esto impulsa un sentido de logro y motivación en el equipo, a la vez que crea un ambiente de confianza y colaboración al trabajar hacia metas compartidas. Por otra parte, la evaluación de resultados tras cada sprint se lleva a cabo de manera conjunta, lo que fomenta la participación de todos los miembros del equipo al momento de buscar soluciones o analizar tanto casos de éxito como de fracaso.
La metodología Agile plantea la comunicación cara a cara como esencial para el avance del proyecto. Por supuesto, esto se complica cuando en una oficina híbrida hay personal que trabaja siempre de forma remota, a menos que se implementen herramientas de comunicación visual como las videoconferencias. Para alcanzar la eficiencia en la colaboración en equipo, deberías asegurarte de organizar reuniones periódicas para que cada miembro sea consciente de lo que los demás están haciendo y cómo se avanza hacia la meta. La frecuencia dependerá de las necesidades de cada equipo. En general, pueden llevarse a cabo stand-ups diarios o encuentros semanales, más allá de la reunión de final de sprint y planificación del próximo.
Los expertos recomiendan optimizar las reuniones para que el tiempo se emplee de la manera adecuada. Esto implica preparar una agenda de la reunión online que se compartiría previamente para que todos los participantes tuviesen la oportunidad de prepararse de manera adecuada para presentar sus entregables, sus desafíos y sus dudas. Asimismo, idealmente debería limitarse el tiempo para evitar divagaciones o largas discusiones que no aporten al proyecto. De este modo, se alcanzaría la sincronización total del equipo y se podrían determinar modificaciones necesarias para aportar a la colaboración ágil y, por ende, el alcance de los objetivos de cada sprint.
En un mundo donde la tecnología y las formas de trabajo están en constante transformación, los métodos ágiles se han vuelto cada vez más importantes. Para que los mismos resulten exitosos resulta esencial fomentar la comunicación abierta, la toma de decisiones conjunta y la entrega de valor continua, y esto solo puede lograrse a través de la colaboración.
Como líder, es crucial que busques las mejores maneras para que los empleados que se desempeñan tanto de forma presencial como remota puedan sentirse parte de un equipo. Para ello, invierte en herramientas de colaboración ágil, como Bitrix24, que les permitan comunicarse libremente y, también, trabajar de manera conjunta. Busca la transparencia en la asignación de tareas y el control de los avances. Construye un ambiente laboral positivo que potencie la experimentación y la búsqueda de la mayor satisfacción del cliente. Todo esto repercutirá, a su vez, en una sensación de pertenencia y conformidad, en especial por parte de los miembros del equipo virtual, que es altamente beneficiosa para la colaboración.