Conseguir una comunicación efectiva cuando se trabaja en equipo no siempre es sencillo; especialmente, debido a que en los últimos tiempos se han aplicado nuevas metodologías de trabajo que no requieren de presencialidad. Algunas organizaciones han optado por modelos de trabajo en remoto o formatos híbridos sin tener en cuenta que este cambio también requiere de la adopción de nuevas soluciones de comunicación en equipo.
Pero, ¿qué es la comunicación en el trabajo en equipo?, y ¿qué es una comunicación eficiente exactamente?
Mucho más que llamadas telefónicas y correos electrónicos, una comunicación eficaz en equipo engloba desde las buenas prácticas hasta formas únicas de usar las nuevas herramientas para el intercambio de información en el trabajo.
Dependiendo de las necesidades de la organización, existen distintas maneras de transformar la comunicación de un equipo. Si crees que tu empresa necesita mejorar sus protocolos de comunicación interna, sigue leyendo porque en este post te ofrecemos 8 consejos para lograr una comunicación eficaz en equipo. ¡Seguro que te serán de utilidad!
¿Conoces qué relación existe entre la comunicación efectiva y el trabajo en equipo?
Es fundamental que entiendas cómo se interrelacionan estos dos conceptos, ya que la claridad y simplicidad con la que transmitas la información hacia tu equipo afectará de forma proporcional a su rendimiento. En este sentido, tener presente que la comunicación y el trabajo en equipo van de la mano puede ser sinónimo de éxito para tu empresa.
La exposición de ideas de forma transparente facilita que cada miembro del equipo pueda comprender su rol y cómo llevar a cabo las responsabilidades asignadas. Gracias a una comunicación grupal fluida, todo el equipo es capaz de entender a dónde se quiere llegar y cómo lograrlo. En otras palabras, una comunicación adecuada influye de forma positiva en las relaciones entre los miembros de un equipo, favorece un buen clima laboral y el trabajo colaborativo para la consecución de objetivos comunes.
Antes de iniciar un plan de trabajo de comunicación para tu equipo, es esencial que trabajes en los objetivos empresariales, y que estos estén perfectamente definidos. Comunicar sin enfoque y sin un propósito determinado puede llevar a una interpretación errónea del mensaje.
¿Tienes ya establecido lo que quieres comunicar y el objetivo al que va dirigido tu mensaje? Para lograr una comunicación eficaz con el equipo deberás poder dar respuesta a esta pregunta de forma sencilla.
Define y trabaja el mensaje que quieres transmitir centrado en el propósito concreto y prepara los canales a través de los cuales vas a divulgar este mensaje. Esto nos lleva directamente al punto siguiente.
Una vez definido el mensaje apuntando a un fin concreto, es fundamental elegir los canales específicos para comunicar con el equipo. Disponer de un entorno y de los medios adecuados es crucial para hacer llegar correctamente el mensaje. No es lo mismo pretender informar sobre un cambio de un proyecto a nivel global, que querer entablar una conversación directamente con un miembro del equipo de forma individual.
En cualquier caso, disponer de herramientas de comunicación que permitan difundir mensajes en tiempo real, tanto de forma individual como grupal, es primordial para agilizar el proceso de comunicación. Valorar si el mensaje debe ser transmitido en persona, mediante un anuncio o a través de un correo electrónico será determinante para una comunicación eficaz.
Cualquier proyecto, especialmente aquellos que presentan una larga duración en el tiempo, pueden verse sujetos a variaciones y modificaciones. Es posible que los miembros directivos estén informados de las necesidades de cambio, pero estas no se hayan trasladado al resto de integrantes del equipo. En este sentido, el factor tiempo juega un papel fundamental para lograr una comunicación eficaz que favorezca la consecución de objetivos.
Para evitar malentendidos, resultados indeseados, costes innecesarios y frustraciones por haber estado trabajando en una línea incorrecta, comunica los cambios a la mayor brevedad a todo el equipo involucrado en el proyecto en cuestión; equipo y empresa saldrán beneficiados.
Las reuniones en equipo son un momento excelente para conseguir un intercambio de información fluido. Por esto, es decisivo preparar las reuniones con detalle y esmero.
Teniendo en cuenta que una reunión sirve para discutir temas de forma conjunta y potenciar una comunicación bidireccional, es imprescindible informar previamente sobre el tema o temas que se van a tratar en la misma.
Envía las invitaciones con anticipación incluyendo una descripción completa de los temas que se abordarán. De este modo, los participantes estarán informados y podrán prepararse para el meeting. Adicionalmente, puedes enviar un recordatorio el día anterior al evento, por si acaso.
Durante la reunión, asegúrate de que esta se ciñe a la agenda establecida; como organizador de la reunión, puedes evitar que los temas se desvíen del foco de atención. Al finalizar, agrega las notas en la agenda compartida para que todo el equipo tenga acceso a la información de forma clara y transparente.
Como ya hemos mencionado en el punto 1, una adecuada comunicación entre los miembros de un equipo ayuda a mejorar la productividad. Hay que tener presente que, de la misma manera que tu empresa marca unos objetivos claros, cada empleado también define sus propias metas. Por ello, debes tomar en consideración el deseo de los miembros de tu equipo de contribuir en la consecución de los objetivos. Si pueden expresarse abiertamente y sienten que pueden aportar con sus ideas y conocimiento, su compromiso con el equipo y la compañía será mucho mayor.
Las reuniones son importantes, en este sentido, y también la comunicación diaria mediante mensajes, correos,... Pero obtener feedback del equipo, sin duda, sumará en la mejora de los procesos de comunicación de tu empresa. No importa el tamaño de la misma, la incorporación de formularios o cuestionarios breves en la dinámica de trabajo de tu equipo siempre será de gran apoyo para entender si hay deficiencias en el proceso de comunicación.
Por ejemplo, una buena manera de determinar si una reunión ha sido productiva y el equipo ha comprendido la línea de trabajo es enviar un formulario de feedback con tres o cuatro preguntas, solicitando una calificación de la reunión y el grado de satisfacción tras la misma. Si combinas ciertas preguntas cuantitativas con otras cualitativas (de respuesta abierta), podrás obtener información suficiente para establecer si la comunicación ha sido eficaz y el equipo se encuentra alineado.
Como se ha descrito anteriormente, uno de los consejos de comunicación para equipos que aporta buenos resultados es el de solicitar feedback a los miembros del equipo, ya sea a través de encuestas, un correo electrónico o en las reuniones.
Una vez recogido y analizado el feedback del equipo, es esencial aplicar los cambios pertinentes; de nada sirve solicitar la opinión del equipo si, posteriormente, no se van a valorar o implementar correcciones. En cualquier caso, siempre habrá cambios que se aplicarán y otros que serán rechazados, o tal vez aplazados para el momento oportuno. Comunica con tu equipo desde la empatía y expresa los motivos de aceptación y rechazo de forma justificada, para que todos los miembros del equipo comprendan el por qué de cada decisión.
Cuando se trata de comunicar de forma eficiente con el equipo, existen múltiples herramientas de software especializadas en comunicación interna que pueden mejorar la comunicación en tu empresa. En los últimos años los avances en software corporativo para facilitar la comunicación interdepartamental han experimentado una auténtica revolución. Tanto es así, que en una sola plataforma es posible disponer de múltiples canales de comunicación para establecer líneas de diálogo con diferentes miembros de un equipo. Por ejemplo, Bitrix24 es una herramienta especializada en comunicación interna que cuenta con distintos canales de comunicación como grupos de trabajo, servicio de mensajería, chats, llamadas y videollamadas, e incluso hasta una red social privada de acceso exclusivo para empleados.
Ahora que ya conoces cuáles son los 8 consejos para lograr una comunicación eficaz en equipo, quizás te interese saber cómo Bitrix24 puede ayudar a tu empresa a mejorar sus procesos de comunicación interna mediante sus múltiples funcionalidades. ¡Regístrate en Bitrix24 hoy mismo y empieza a disfrutar de todas sus ventajas!