El software de colaboración adecuado para una empresa genera un significativo ahorro de tiempo y de recursos. Y aunque este es un aspecto primordial que hay que tener presente en el momento de evaluar una solución de colaboración para tu empresa, está lejos de ser el único. Con esto en mente, conocer los errores comunes del proceso de selección puede ser un gran aporte en la elección del mejor software de colaboración.
Informarte sobre la experiencia negativa documentada de otros es un buen punto de partida para descartar metodologías previamente probadas y desechadas. En general, se trata de seleccionar un software intuitivo y de fácil uso, que incluya las herramientas necesarias para una colaboración eficiente en la empresa.
El mercado ofrece una gran variedad de herramientas de colaboración empresarial, tanto para la comunicación y colaboración (email, chat, llamadas, messenger, videoconferencias,...), como para la gestión colaborativa (calendarios, gestión de proyectos y tareas, bases de conocimiento,...). Pero ¿cuáles son los tipos de software de colaboración? Las dos grandes alternativas que se presentan contemplan los software desarrollados a medida y las aplicaciones genéricas o estándar. Veamos brevemente en qué consisten ambas soluciones:
Por su parte, un software para trabajo colaborativo a medida ofrece características particulares desarrolladas con enfoque en las necesidades propias de la organización. Este tipo de soluciones puede obedecer a la demanda de grandes empresas o convertirse en una opción ideal para satisfacer necesidades muy específicas de una organización.
No todas las empresas requieren un software de colaboración a medida que, además, suelen implicar costes de implementación y desarrollo. Algunas herramientas estándar pueden cumplir con los objetivos planteados en las áreas de administración y contabilidad, por ejemplo. Partiendo de la misma base, es posible encontrar plataformas de desarrollo colaborativo de software de enfoque estándar que permitan individualizar la interfaz y los procesos, operando a la perfección al servicio de cualquier empresa.
Identificar los errores propios y de otros es un mecanismo de aprendizaje que permite ahorrar tiempo y establecer un punto de partida sólido. Basados en estas experiencias es posible elegir el software de colaboración adecuado a las necesidades de la empresa y lograr su implementación de forma sencilla en corto plazo. Evalúa y evita los 7 errores más comunes documentados en la selección de soluciones para el trabajo colaborativo.
Ante una situación nueva y desconocida para los empleados, la comunicación es un aspecto clave. La elección de un software de colaboración debe garantizar espacios de intercambio de información constante y fluida. Sumado a esto, habilitar canales de debate e intercambio es fundamental para aclarar dudas de forma oportuna.
Una plataforma que no garantice este aspecto, y favorezca la flexibilidad incluso para trabajos a distancia, puede generar inconvenientes que deriven en la adquisición de recursos adicionales para cubrir dicha necesidad.
Los tiempos de implementación y adaptación del equipo de trabajo a las nuevas herramientas impactan directamente en la velocidad que la empresa percibirá los resultados. Una interfaz complicada y poco intuitiva implica mayor tiempo de entrenamiento y adaptación. De igual forma, el nivel de complejidad de uso del sistema puede requerir de los empleados conocimientos básicos previos al entrenamiento, incrementando así la inversión inicial.
Definir el objetivo debe ser el punto de partida. Metas poco claras pueden llevar a la selección de herramientas innecesarias para la empresa, perdiendo el enfoque de la inversión. Tener en cuenta qué motivó a tu empresa a implementar un software de trabajo colaborativo permite evaluar si las opciones que están sobre la mesa responden la necesidad de forma apropiada.
¿Qué nivel de automatización se requiere? ¿Qué procesos se deben automatizar para mejorar la productividad? Las respuestas a estas preguntas definen el alcance y establecen el rol de cada empleado en el proceso de cambio.
Pretender migrar los datos a un software para trabajo colaborativo sin verificar su calidad es un error muy frecuente que puede llevar al fracaso. La tendencia es a apurar este proceso para concretar la puesta en marcha, pero al ingresar datos incorrectos los resultados pueden ser muy desalentadores.
La migración de datos a un software de colaboración es una tarea delicada que debe realizarse con mucho cuidado. La selección de una plataforma que pueda detectar duplicidad de información, así como otros beneficios que contribuyan a agilizar esta etapa es, sin duda, favorable. Sin embargo, el trabajo manual será necesario a cierto nivel.
Todo sistema debe pasar por las etapas de implementación, operatividad, estabilización y mantenimiento evolutivo para aprovechar su potencial. Una solución integral debe poner a disposición personal calificado para cubrir y culminar con éxito todas estas etapas. La capacidad de respuesta y soporte técnico del desarrollador es importante para asegurar la solución de dudas e inconvenientes.
Un consultor puede atender y resolver diversas situaciones y realizar ajustes, sin embargo, designar personal interno que conozca la realidad de la empresa y esté capacitado para resolver diferentes situaciones es necesario y conveniente. Estas personas, durante el proceso de estabilización, pueden indicar otros aspectos que se pueden desarrollar para maximizar la utilidad de la herramienta.
Incluso en el caso de software genéricos, la solución siempre debe adaptarse a la empresa y no lo contrario. En este sentido, la flexibilidad que ofrecen las herramientas determinará las posibilidades de adecuación. Siempre se requerirán cambios en pro de una mejora, pero los procesos centrales de la empresa deben respetarse, considerando que las herramientas están para contribuir y no para obstaculizar de forma alguna la productividad de la empresa.
Dependiendo de la alternativa elegida, un software colaborativo puede operar desde la nube o instalarse en un servidor local a preferencia del usuario. En ambos casos, las consideraciones de hardware deben estar presentes. Es importante garantizar la compatibilidad con la mayor cantidad de dispositivos a fin de poder incorporar a la red de trabajo a todos los miembros del equipo.
De esta forma, una solución con compatibilidad restringida puede dejar fuera miembros clave del equipo, disminuyendo la utilidad de las herramientas de colaboración.