La planificación de proyectos al detalle es el primer paso en el camino del éxito. Al fin y al cabo, la única forma de cumplir con las expectativas, respetar el presupuesto y las fechas de entrega y, sobre todo, brindar la mejor calidad posible dependen de esta variable.
A este fin, no hay mejor opción que invertir en una plataforma que simplifique y estructure la gestión de proyectos. De esta manera, será más sencillo determinar cuáles son las falencias o los puntos débiles de cada proceso para, luego, modificarlos, así como también evaluar el rendimiento de cada empleado. Entre todas las opciones del mercado, Bitrix24 se presenta como el software de gestión de proyectos más completo y funcional. Descubre por qué.
Una de las principales funcionalidades que diferencian a Bitrix24 de otras herramientas de gestión de proyectos es su potente gestor de tareas. La herramienta facilita la creación de tareas y la posterior asignación de responsables y fechas de entrega, además de posibilitar la gestión de roles con accesos diferentes para cada uno según indique la jerarquía de tu compañía.
Bitrix24 permite, además, el filtrado de tareas sobre la base de diferentes parámetros que van desde el estado de las mismas (pendientes, en curso o finalizadas), hasta por departamento, por empleado o por periodo. Esta última opción es perfecta para comparar los desempeños grupales e individuales y analizar si la productividad ha disminuido o se ha incrementado.
Con Bitrix24 se agiliza el seguimiento del desempeño de cada empleado. El software permite ingresar una estimación del tiempo de realización de cada tarea y realizar una comparación con el monitoreo del tiempo real que lleva concluirla. De igual manera, es posible administrar las horas de trabajo de los empleados al utilizar el un registro de horas laborables online.
Los datos recabados por el software de gestión de proyectos te permitirán brindarle a cada uno de los miembros del equipo un feedback adecuado a su rendimiento para, así, buscar formas de mejorar la productividad individual y que la misma repercuta, a mediano plazo, en la productividad del conjunto.
Una rápida y ordenada visualización de las tareas en curso, pendientes y finalizadas, ayuda a cada empleado a organizarse correctamente y saber qué debe hacer primero, en relación con las prioridades establecidas por el administrador o por las fechas de entrega de las tareas.
Los flujos de trabajo de Bitrix24 simplifican esa visualización al agrupar en un único lugar todas las tareas, con sus respectivas informaciones. Por supuesto, los administradores tienen la capacidad de observar todos los flujos de trabajo y gestionarlos. Asimismo, esta plataforma permite la automatización de tareas a través de reglas o triggers que puedes establecer para que el responsable reciba recordatorios cuando se acerque el plazo de la entrega o la fecha configurada para tal fin.
Algunas tareas dentro de la planificación de proyectos pueden considerarse “tareas madre”; es decir, tareas que solamente pueden ser finalizadas una vez se hayan cumplido determinadas subtareas. Esta dependencia entre tareas puede ser gestionada y automatizada en un par de clics en Bitrix24.
Cada subtarea puede ser asignada a un responsable diferente. Esta aparecerá dentro de su flujo de trabajo junto con todos los datos necesarios para llevarla a cabo, incluyendo la fecha de entrega o finalización y los recursos asignados. Una vez completadas todas las tareas secundarias, la tarea principal es marcada como “Completada” de manera directa por el software.
El diagrama de Gantt disponible en Bitrix24 es una herramienta totalmente visual y maleable que contribuye a que todos tus empleados tengan control de las tareas a realizar de un simple vistazo. La adjudicación de tareas queda totalmente clara, al igual que su administración y su modificación, lo que facilita la gestión de proyectos.
Se trata de una herramienta muy beneficiosa en el caso de proyectos con múltiples tareas que pueden dividirse en tareas más pequeñas o fases, ya que favorece la distribución de las mismas y, también de los recursos. Al utilizarlos, todos los involucrados serán conscientes de qué deben hacer en cada momento gracias a la utilización de diversos colores para distintos hitos, fases o procesos del proyecto.
Regístrate en Bitrix24
Compartir archivos es una parte esencial de la administración de proyectos. La falta de acceso a la información puede generar toda clase de demoras causadas por la burocracia de solicitar permiso o consultar al respecto a otro departamento o empleado.
Bitrix24 incorpora un software de gestión de documentos que simplifica la colaboración al trabajar en un mismo archivo, así como también brinda plantillas para automatizar procesos y disminuir tiempos de redacción y diseño. Por otra parte, almacena todos los documentos en un servidor centralizado con accesos restringidos según autorizaciones que tú mismo puedes gestionar. De esta manera, todo trabajador podrá consultar los datos que necesite, siempre y cuando tenga la autorización requerida.
Coordinar los horarios de todos los miembros de un equipo de trabajo nunca se llevó a cabo de manera tan eficiente. En Bitrix24, crea eventos públicos y privados, además de asentar las fechas de entrega de las diferentes tareas a cargo de cada empleado.
La ventaja del uso de calendarios de trabajo compartido radica en su práctico sistema de recordatorios compatibles con dispositivos iOS y Android. Estos recordatorios pueden configurarse para avisar sobre la cercanía de una fecha de entrega o, directamente para aparecer en un determinado día y horario.
¿Cuántas veces se pierde de vista la importancia de una tarea al no poder visualizarse claramente las consecuencias que puede generar su demora en un proyecto? En Bitrix24, podrás crear diferentes listas de verificación de tareas para seguir el progreso del trabajo en directo.
Sin lugar a dudas, es un excelente beneficio, principalmente en el caso de tareas conformadas por diferentes etapas cuya responsabilidad ha sido asignada a diversos trabajadores. Estas listas favorecen la visualización de posibles retrasos.
La gestión de proyectos con Bitrix24 es mucho más simple porque es posible centralizar en la plataforma la gestión integral de todas las tareas y actividades, incluso aquellas asignadas a trabajadores externos a tu compañía.
A diferencia de otras herramientas de gestión de proyectos, Bitrix24 posibilita la colaboración externa a través de la creación de una extranet que brindará acceso a la información necesaria para que el proceso pueda llevarse a cabo exitosamente.
La comunicación es parte esencial de la gestión de proyectos. Bitrix24 proporciona herramientas de comunicación, como chats, correo electrónico, llamadas, videollamadas en HD y videoconferencias para una colaboración eficiente.
Las herramientas de Bitrix24 están pensadas tanto para la comunicación interna, como para la comunicación externa con colaboradores, proveedores, o clientes, agilizando el intercambio de información y favoreciendo la participación de cada parte implicada en el proyecto.
Bitrix24 ofrece una solución completa para la gestión de proyectos, pero a la vez te permite administrar tu compañía de manera integral. La plataforma proporciona herramientas para la gestión de tareas, la gestión de marketing y ventas, pero además, proporciona soluciones para la creación y diseño de landing pages y sitios web, un CRM completo y un potente gestor de RR. HH., con funcionalidades diferentes según el plan escogido (gratuito o de pago).
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