La capacidad de concentración es un ingrediente clave para alcanzar la máxima productividad. Si quieres obtener los mejores resultados, debes descubrir cuáles son aquellos pueden afectar negativamente tu gestión del tiempo y las tareas. Básicamente, tienes que conocer los malos hábitos en el trabajo que están saboteando tus avances.
Quizá sientas que trabajas duro y disciplinadamente y, sin embargo, mantienes algunas costumbres que ralentizan tus progresos. Optimiza tu rutina diaria. Analiza los buenos y malos hábitos de trabajo, y deshazte de estos últimos. Tan pronto como lo hagas, podrás conseguir mucho más en menos tiempo. ¿Suena bien, verdad? Continúa leyendo.
Bitrix24 es una plataforma donde puedes asignar tareas, dejar comentarios, controlar sus fechas límites, crear reportes y muchos más.
Prueba Bitrix24 GratisLos hábitos definen nuestra vida. Y los malos hábitos en el trabajo definen nuestra productividad en nuestro puesto laboral y, por ende, nuestra carrera profesional. ¿Sabías que modificando pequeñas costumbres puedes alcanzar mayores objetivos con menos estrés y en menos tiempo? Vive una vida más equilibrada, con más paz mental, deshaciéndote de hábitos improductivos.
Reflexiona sobre tu jornada laboral, tus últimas semanas o, incluso, los últimos meses o años. ¿Qué podrías modificar? Esta introspección puede resultar difícil, ya que en muchas ocasiones resulta complejo determinar qué costumbres afectan la productividad. Pero tranquilo, estás en el lugar correcto porque te presentaremos aquellos malos hábitos de trabajo que pueden estar obstaculizando tu crecimiento.
La multitarea, o multitasking, ha sido durante muchos años alabada porque ¿qué puede tener de malo hacer varias cosas a la vez? Sin embargo, en la actualidad, los expertos señalan que se trata de uno de los grandes malos hábitos en el trabajo. Si este problema te afecta, no te preocupes: es uno de los más habituales y ¡tiene solución! Aunque no lo creas, al enfocarte totalmente en una única tarea, avanzarás más rápido. Por el contrario, si interrumpes una tarea para hacer otra, tardarás cierto tiempo en retomar el ritmo al volver a la tarea abandonada.
El secreto está en recordar que más no es necesariamente mejor. La multitarea puede parecer la solución cuando tienes una lista de tareas infinita, pero no lo es. Evita saltar de una actividad a otra. Deberías centrar tu atención en una única tarea por vez hasta que la misma esté finalizada. Una táctica bastante utilizada para contrarrestar estos malos hábitos de trabajo es usar el bloqueo de tiempo. Esta técnica consiste en asignar un horario para la realización de una determinada tarea, sin dedicarle ni un minuto a otra actividad.
Al hablar de buenos y malos hábitos de trabajo, es imprescindible mencionar la cantidad de tareas que pretendes abordar en un día. Ser el responsable de absolutamente todo te perjudica a ti, pero también al negocio. ¿Por qué? Sencillamente, porque es imposible llevar a cabo una infinidad de tareas sin caer en el error, sin sobrecargarse laboralmente y sin demorar la entrega de alguna de ellas. Para evitar esta situación, deberías aprender a priorizar tareas. Analiza qué tareas son realmente importantes y califícalas, del mismo modo, en relación con su urgencia. ¿Hay algunas tareas que no resultan estratégicas? ¿Llevas a cabo tareas rutinarias y repetitivas?
Si tu respuesta a alguna de estas dos preguntas es positiva, ha llegado el momento de tomar decisiones. Delega tareas para liberar tu tiempo y encargarte de lo verdaderamente relevante. Para ello, puedes utilizar un gestor de tareas como Bitrix24 que te permita asignar responsabilidades, recursos y fechas de entrega. Asimismo, podrás verificar el avance de cada tarea, crear dependencias entre ellas y obtener informes de rendimiento de cada colaborador. Por otra parte, no dudes en automatizar aquellas tareas repetitivas, como el envío de descuentos por email, el avance de los prospectos en el embudo de ventas o el control de stock.
Otro de los malos hábitos en el trabajo se relaciona con la hiperconectividad a la que estamos acostumbrados. Vivimos en un mundo donde el bombardeo de información es algo habitual. Cada día recibimos miles de estímulos a través del correo electrónico, las redes sociales, las llamadas y todo medio de comunicación. Así, resulta difícil alcanzar un alto grado de concentración que, en última instancia, es esencial para trabajar productivamente. Además, estas conductas indican una mala ética de trabajo que deberías combatir.
Piensa un momento. ¿Cuántas veces has revisado tu correo electrónico el día de hoy? ¿Y tu móvil? ¿Ya has ingresado a tus redes sociales? Ahora, analiza el tiempo empleado en estas acciones. Seguramente, es bastante más de lo que habías supuesto. Aunque no lo creas, leer y responder correos electrónicos puede evitar que concluyas tareas realmente prioritarias. Lo mismo sucede cuando pasas tu tiempo en cualquiera de las redes sociales o cuando consultas tu teléfono para ver si tienes notificaciones. En este punto, deberías apagar los recordatorios y notificaciones del móvil, cerrar el correo electrónico y dedicar toda tu atención al proyecto prioritario y urgente que tienes entre manos. ¡Verás cómo aumenta tu productividad!
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¿Cuántas veces en el último mes te has visto sobrepasado por las tareas que debías realizar? ¿Cuántas de ellas han estado íntimamente ligadas a tus objetivos? No saber decir “NO” es parte de los malos hábitos en el trabajo y repercute notablemente en tu cansancio y tu desempeño. Sin lugar a dudas, deberías aprender a establecer límites.
Deja de aceptar todas las tareas que se te asignan. Comprende que no puedes sobrecargarte de actividades simplemente por no saber negarte. El exceso de compromisos contribuye al estrés, la desmotivación y, correlativamente, a una menor productividad. Determina cuáles son tus objetivos y cómo puedes alcanzarlos. Céntrate en ellos y di no cuando las tareas no se alineen a ellos. Por supuesto, puedes ayudar a un colega, pero intenta que sea una excepción y no la norma.
Cada día es diferente, al igual que tu estado de ánimo. Algunas veces, concentrarse resulta sencillo y puedes trabajar sin descanso durante bastante tiempo. Otras, tu cuerpo y tu mente necesitan parar por un momento. En general, se considera que la capacidad de máxima concentración disminuye tras un lapso de 90 minutos. Entonces, ¿por qué intentar continuar trabajando sobre una tarea si necesitas una pausa? Sin lugar a dudas, sobre-exigirte es uno de los malos hábitos en el trabajo que debes abordar. Escucha a tu cuerpo y a tu mente. No trabajes hasta el límite de tus fuerzas. Por el contrario, toma descansos programados que te permitan recuperar energías y ser más eficiente. ¿De qué sirve trabajar durante cinco horas seguidas, sin pausa, si no puedes avanzar?
El truco está en dividir tus tareas en subtareas y tomar descansos entre ellas. Una buena opción es recurrir a la Técnica Pomodoro que contribuye a mejorar la gestión del tiempo. La misma divide el tiempo en pomodoros. Estos tienen una duración de 25 minutos. Así, defines la tarea a ejecutar y colocas el temporizador. Trabajas intensivamente en la tarea hasta que el temporizador suena. Luego, tomas una pausa breve. Una vez cumplidos cuatro pomodoros, disfrutas de una pausa más larga. El objetivo es hacer el trabajo sostenible. Última observación: en las pausas deberías evitar la ejecución de otras tareas; se tratan de momentos de relajación.
Conocer tu rendimiento es fundamental de cara a mejorar. Si no sabes cuánto tiempo te insume cada tarea, difícilmente podrás encontrar soluciones para aquellas actividades que te llevan más tiempo del que deberían. La información es poder. Por eso, no monitorear tu desempeño merece un lugar entre los malos hábitos en el trabajo a los que tendrías que poner fin. Al valorar cómo construir hábitos productivos, deberías tomar en consideración la implementación de una aplicación que permita rastrear tu productividad.
En el mercado, existe una gran variedad de plataformas que ofrecen esta funcionalidad. Entre ellas, destaca Bitrix24, que ofrece un potente gestor de proyectos y tareas, con reloj registrador en línea, herramientas colaborativas y de comunicación, de RR. HH., marketing, ventas y mucho más. Asimismo, la app recoge datos de desempeño de manera automática y genera informes de desempeño que te ayudarán a evaluar el uso que haces de tu tiempo. De esta manera, podrás refinar su utilización. Identifica las áreas en las que no eres tan eficiente y encuentra maneras de incrementar tu productividad.
La desorganización es una de las principales causas de la pérdida de tiempo. Cuando no sabes por dónde comenzar a trabajar, debes dedicar valiosos minutos a analizar las tareas a llevar a cabo. Tener una rutina facilita poner tu mente en un estado productivo. Sabemos que si eres una persona creativa, el hecho de pensar en rutinas puede resultar poco placentero. Sin embargo, es una de las formas más eficientes de comenzar tu día.
Tu rutina es una forma de poner manos a la obra al comenzar tu día laboral. Planificar de qué manera llevarás a cabo las tareas es una excelente manera de hacer el trabajo real. A este fin, es recomendable que tu última tarea de cada día sea organizar tus tareas para el día siguiente. Puedes utilizar una lista de tareas online para ello y priorizarlas. E, incluso, crear secciones de tareas adaptadas a tu día y tu estado mental. ¿Cuándo tienes mayor poder de concentración? Reserva ese momento para llevar a cabo las tareas más complejas.
Organizar el calendario del día siguiente no es lo único que deberías hacer. También, tendrías que identificar tus objetivos a mediano y largo plazo, y las tareas a completar para alcanzarlos. No te concentres únicamente en lo inmediato. Mira el panorama general y elabora un plan semana a semana. Por supuesto, deberías asegurarte de poder cumplirlo porque de nada sirve planificar y modificar absolutamente todo a la primera oportunidad posible.
Algunos ejecutivos han encontrado útil la organización por segmentos. De este modo, agrupan las tareas según su clase. Así, dedican las mañanas a las actividades estratégicas y las tardes a las reuniones. Esto posibilita que tengas una visión general de todo aquello a lo que deberás enfrentarte durante la semana al llegar al trabajo el lunes por la mañana. El uso de un calendario que permita el uso de diferentes colores para marcar cada tarea puede ser interesante en este punto. En Bitrix24, además, puedes crear calendarios personales y grupales, y generar recordatorios para que nunca olvides una cita.
La procrastinación es uno de los grandes enemigos de la productividad. A priori, dejar una tarea para más tarde o para mañana puede parecer que carece de trascendencia. Sin embargo, cuando esta es tu manera habitual de actuar diariamente, se transforma en uno de los grandes malos hábitos en el trabajo. Al fin y al cabo, dejar todo para el último momento implica un esfuerzo extra para alcanzar el resultado esperado. Y, en algunos casos, puede significar no lograr el éxito.
Ni las tareas se resuelven por sí mismas ni las decisiones se toman solas. Muchas veces, la procrastinación se relaciona con el miedo de enfrentar ciertos desafíos. En otras circunstancias, es una demora causada por una elección, por ejemplo, para emplear el tiempo en algo que genera mayor placer. Con independencia del origen, procrastinar puede dañar tu productividad seriamente. Lucha contra esta mala práctica utilizando la Regla de los Dos Minutos. Básicamente, deberías finalizar las tareas que te llevan poco tiempo cuanto antes para, así, evitar que la lista continúe creciendo. Reducir la lista de pendientes minimizará el riesgo de estrés. Al mismo tiempo, podrás dedicar más tiempo, y libre de preocupaciones, a tareas de mayor envergadura.
Todos hemos leído alguna vez sobre los buenos y malos hábitos en el trabajo. Sin embargo, no se suele hablar demasiado sobre el impacto de la deficiente ingesta de agua y del consumo de alimentos inadecuados mientras llevas a cabo tus tareas. Una forma simple de mejorar el rendimiento mental es beber suficiente agua. Como lees, agua. En general, se suele señalar la necesidad de consumir dos litros de líquidos al día, pero algunas bebidas no resultan beneficiosas para tu mente si se consumen en exceso. Este es el caso del café, que puede darte un impulso energético extra si bebieses únicamente un par de tazas y disminuir tu concentración, además de aumentar tu ansiedad, si se consume en exceso.
La ingesta regular de agua favorece el buen funcionamiento del cerebro, con todo lo que eso conlleva. La hidratación mantiene la energía en valores estables. Ahora bien, ¿qué sucede con los alimentos? Las comidas rápidas, ricas en azúcar y grasas trans, brindan un extra de energía a corto plazo. Sin embargo, una vez consumida la energía, sentirás un mayor cansancio y concentrarte te resultará más difícil. Por este motivo, es aconsejable tomarte el tiempo necesario para comer saludablemente y tener siempre a tu lado un vaso de agua.
Este es uno de los malos hábitos en el trabajo más extendidos. Tómate un segundo para observar tu navegador. Además de esta pestaña, ¿cuántas otras páginas web tienes abiertas? En la actualidad, muchos profesionales tienen la tendencia de abrir diferentes plataformas y dejarlas abiertas para ahorrar tiempo a la hora de llevar a cabo sus tareas. Sin embargo, en lugar de colaborar a una mayor productividad, terminan perjudicándola.
El razonamiento es el siguiente: al tener varias pestañas abiertas, tienes acceso fácil a las mismas y al ver una notificación, resulta difícil vencer la tentación de corroborar qué ha sucedido. Esta verificación, supuestamente rápida, puede consumir tiempo que debería ser dedicado a tareas importantes. Entonces, cierra todas las pestañas que no estén íntimamente relacionadas con la tarea que estás llevando a cabo. Así, incrementará tu concentración y, en paralelo, reducirás el tiempo dedicado a cada actividad.
El último de los malos hábitos en el trabajo que deberías desterrar es tener en mente todas las tareas a realizar. Esta no funciona de la misma manera cuando está libre de estrés que cuando está presionada. Tener siempre presente lo que debes llevar a cabo disminuye la productividad, la creatividad y la concentración. Para evitar esto, deberías tomar nota de todas tus tareas y permitirte esa externalización de tu lista de pendientes.
Tu cerebro tiene la capacidad de focalizar, solucionar problemas, generar ideas nuevas y pensar críticamente. Quítale de encima el peso de los pendientes y deja que su atención se enfoque en aquello para lo que ha sido creado. Un software como Bitrix24 te brinda diferentes visualizaciones posibles para tus tareas, tanto versiones clásicas de listas de tareas como Diagrama de Gantt o Cuadro Kanban.
Los malos hábitos en el trabajo pueden mermar claramente tu productividad. Es posible que no hayas notado estas costumbres negativas antes y que ahora te estés planteando cómo construir hábitos productivos. Pues bien, recuerda que la planificación y la organización son claves para evitar el despilfarro de tiempo. A este fin, podrías emplear un software de gestión de tiempo que te permita liberar tu mente y, a la vez, comprobar tu progreso y tu desempeño.
Bitrix24 es mucho más que una plataforma de planificación del tiempo, es un verdadero software integral de gestión de negocios. Ofrece calendarios, gestión de tareas y proyectos, gestión de personal, un CRM completo y mucho más. Prueba Bitrix24 hoy mismo.