Aumentar la productividad laboral es uno de los grandes objetivos de cualquier organización, sin importar su tamaño ni el rubro en el que se desempeñe. Sin embargo, en el caso de las pequeñas empresas, alcanzar las metas en el menor tiempo posible y con el uso de recursos adecuado puede ser la diferencia entre un balance positivo y uno negativo.
Optimizar el proceso productivo de una empresa para lograr la mayor cantidad de objetivos cuanto antes puede parecer una misión imposible. No obstante, no lo es. Para ello, es necesario prestar atención al desarrollo general y particular de cada actividad, y perfeccionar cada una de ellas según sea necesario.
Como propietario de una pequeña empresa, resulta vital que tomes en cuenta y analices detenidamente cada proceso de tu organización a fin de determinar sus puntos débiles. Al detectarlos, podrás realizar las modificaciones necesarias para mejorar procesos y, de esa manera, apuntar al éxito de la compañía.
Examinar en profundidad cada uno de los factores productivos de una empresa permite detectar problemas que minan el crecimiento y la rentabilidad. Así, se pueden desarrollar estrategias para contrarrestar estos factores y contribuir, en última instancia, a la maximización de ganancias y al bienestar personal y profesional de cada miembro de la empresa.
Descubre, a continuación, los mejores consejos de productividad laboral e incrementa el rendimiento de tu empresa rápidamente poniéndolos en práctica.
El primer paso es plantear el fin último de la empresa y comunicarlo a todos los empleados. El mismo debe ser medible, razonable y alcanzable. Una vez comunicado, todos los departamentos de la compañía deben alinear sus estrategias a la consecución de dicha meta.
Sin lugar a dudas, la mejor forma de lograr un objetivo es estructurando tareas que contribuyan a alcanzarlo. Por este motivo, resulta imprescindible que todos los empleados conozcan y comprendan hacia dónde se dirige la empresa, y qué pueden hacer para colaborar a que llegue a la meta.
En la actualidad, existen en el mercado diferentes herramientas pensadas para organizar y planificar tareas, automatizar acciones y contribuir de diferentes maneras a la productividad laboral. Optar por una puede ser lo que tu empresa necesita para dar un salto de calidad.
El uso de una plataforma como Bitrix24 puede apoyar la organización del día laboral de cada empleado, además de facilitar la planificación interdepartamental, contribuir a la comunicación bidireccional y fluida, automatizar tareas repetitivas y centralizar toda la información de la organización.
Las nuevas tecnologías ofrecen una enorme variedad de aplicaciones que pueden contribuir a una palpable mejora de la productividad laboral. Sin embargo, es necesario contar con diferentes conocimientos para aprovecharlas al 100 %.
Asimismo, los cursos de idiomas, de informática, de marketing digital y cualquier otra temática relacionada con tu empresa se encuentran entre las mejores inversiones para aumentar la productividad laboral. Por un lado, se disminuirán los tiempos que cada empleado necesita para llevar a cabo una tarea y, por otro, se incrementará su satisfacción profesional.
4. Facilita el trabajo en equipo
La posibilidad de comunicarse rápidamente y obtener respuestas a dudas o consultas de forma inmediata disminuye los tiempos de espera por la información, contribuyendo a un aumento de la productividad. A este fin, las plataformas de comunicación empresarial, como es el caso de Bitrix24, resultan de gran importancia para pequeñas empresas.
Por otra parte, la edición de documentos en línea puede ser otra forma de apostar por el trabajo en equipo, fomentando el brainstorming y la colaboración, dos elementos fundamentales de cara a un mejor rendimiento personal y grupal de los empleados.
Las juntas y reuniones presenciales suelen ser bastante habituales en las empresas familiares o pequeñas. Si bien en algunos casos es imposible evitarlas, lo ideal es limitarlas, ya que implican una importante inversión de tiempo tanto del personal jerárquico como de los mandos invitados a participar.
Los correos electrónicos, el chat, las llamadas de video o las videoconferencias son excelentes opciones para responder de forma más ágil a las dudas, consultas y necesidades de los empleados de pequeñas empresas. Optar por una herramienta completa, del estilo de Bitrix24, que ofrezca estas aplicaciones puede ser una excelente apuesta a largo plazo.
6. Califica las tareas
Uno de los errores más comunes que lastran la productividad laboral es el desconocimiento para discernir la urgencia de la importancia. Las tareas urgentes son aquellas que no pueden esperar y, por lo tanto, es imprescindible empezar por ellas; mientras que las importantes requieren de la atención del empleado, pero no de forma inmediata.
Una herramienta de gestión de tareas de la talla de Bitrix24 que permita no solo la adjudicación de tareas, sino también su calificación como tareas y subtareas con etiquetas de prioridad y fechas de entrega puede conformar un paso inmediato hacia una llamativa mejora del proceso productivo de una empresa.
Cada vez son más las pequeñas y medianas empresas que en lugar de mantener un horario fijo para sus empleados basan sus horarios en los objetivos. Así, cada empleado puede manejar sus tiempos en función de las tareas y los deadlines de cada una de ellas.
Esta flexibilidad laboral puede tener un impacto directo en la productividad de cada profesional, al repercutir de forma abismal en el interés y la motivación personal. Al fin y al cabo, los empleados que se sienten valorados suelen realizar mejores aportes al objetivo último de la empresa.
Otro punto esencial es un ambiente de trabajo relajado y colaborativo. Para favorecer la motivación de tus empleados deberías considerar poner en práctica la meritocracia; es decir, el reconocimiento de tus trabajadores en relación con sus éxitos.
Asimismo, al analizar los factores productivos de una empresa deberías prestar especial atención a cada uno de tus trabajadores para detectar, si es que existiesen, incompatibilidades de valores. Por otra parte, no dudes en potenciar los talentos personales y celebra los éxitos profesionales con una pequeña recompensa.
9. Detecta los periodos de mayor productividad
El análisis a conciencia es fundamental para detectar oportunidades y amenazas; esto significa que al observar detalladamente cada proceso de tu empresa descubrirás cómo puedes mejorarlos y cuáles son los riesgos que podrían reducir la productividad para, así, desarrollar un plan de contingencia.
Esta investigación te permitirá reconocer los momentos de mayor productividad, un dato no menor, ya que facilitará la estructuración del trabajo en torno a dichos picos. Si logras llevar a cabo esto, te sorprenderá ver de qué forma tu empresa se acerca a su meta final.
Una clara y transparente relación entre departamentos fomenta el flujo de comunicación, a la vez que minimiza las dudas sobre a quién recurrir en caso de necesidad y reduce la competencia entre empleados.
Sin una organización ni una planificación, el proceso productivo de una empresa puede verse resentido a tal punto que no se alcancen los objetivos a medio ni a largo plazo. Tómate el tiempo necesario para determinar la relación entre empleados y departamentos e, incluso, con los proveedores.
Si bien la toma de decisiones final recae exclusivamente en el propietario de la empresa, es decir en ti, abre el espectro y permite que tu equipo participe en la toma de decisiones, en la medida de lo posible.
Poder opinar ayuda a que los empleados se sientan valorados, sobre todo cuando sus observaciones son escuchadas y acaban transformándose en cambios en la empresa o en nuevos objetivos. Un trabajador motivado está más comprometido con la empresa y, por lo tanto, aporta en mayor medida a la maximización de ganancias.
En conclusión, aumentar la productividad laboral de una pequeña empresa no es una utopía. Tan solo requiere de un pormenorizado análisis y ajuste de procesos, así como también de la incorporación de herramientas para mejorar la productividad laboral que faciliten la planificación y organización general. ¿Quieres guiar a tu compañía hacia el éxito empresarial? Pon manos a la obra, prueba Bitrix24 y optimiza los procesos desde cero.