En un mercado sobresaturado de ofertas, cumplir con lo prometido dentro de los tiempos y el presupuesto estipulados se convierte en un diferencial que los clientes aprecian. Para lograr este objetivo, la mayoría de las empresas está confiando en el rol del Digital Project Manager.
10 habilidades significativas que todo Digital Project Manager debe ostentar
La gestión digital de proyectos es un proceso altamente extendido a día de hoy. De hecho, cada vez son más los profesionales que se especializan en la gestión de proyectos en línea. Básicamente, un Digital Project Manager planifica un proyecto y su debido presupuesto, determina los recursos necesarios, delega tareas y realiza el seguimiento. Pero su rol no termina allí, revisa periódicamente los avances y lleva a cabo ajustes en caso de ser necesario. Se asegura de que los entregables cuentan con la calidad requerida y funciona de enlace con los clientes y la cúpula directiva. Finalmente, mide los resultados y analiza cómo se puede mejorar de cara a un nuevo proyecto.
Como puedes ver, se trata de un rol crucial para la empresa, ya que su objetivo a largo plazo es hacer crecer el negocio y obtener el mejor retorno de la inversión de cada proyecto. Sin lugar a dudas, no cualquier profesional está preparado para asumir la posición de gestor de proyectos remoto. Para desempeñarse adecuadamente, debe poseer ciertas habilidades esenciales que le ayudarán a llevar a cabo su tarea de la manera más exitosa posible. ¿Quieres descubrir cuáles son las características de la gestión digital de proyectos que debes tener en cuenta?
Una de las tareas más difíciles de un Digital Project Manager es la gestión eficiente de los clientes, los trabajadores y la cúpula directiva. Su meta es mantener a todos los involucrados satisfechos con el avance del proyecto y, para ello, debe ser capaz de comunicar asertivamente. Más allá de esta habilidad que puede aprenderse, debe poder lograr que cada persona se sienta escuchada y valorada. De este modo, el gestor de proyectos que trabaja en remoto se asegurará de que las expectativas de los clientes estén siempre en un primer lugar. Asimismo, verificará que se los atienda a la brevedad y que toda solicitud esté bajo control.
En paralelo, controlará los avances del equipo de trabajo, informará a los gerentes al respecto y, por supuesto, ayudará a los clientes a tomar decisiones. Su destreza como comunicador es imprescindible para el buen funcionamiento de las relaciones entre todos los involucrados en un proyecto. Muchos gerentes de proyectos digitales optan por la implementación de un software de gestión con herramientas de comunicación, como Bitrix24, para centralizar en un único sitio todos los intercambios con las diferentes partes.
Si una de las tareas del Digital Project Manager es la planificación de los proyectos y la posterior asignación de tareas, se comprende que el conocimiento de metodologías de gestión de proyectos es esencial. La implementación de una Metodología Agile, por ejemplo, puede contribuir a disminuir las demoras en las entregas. La misma consiste en la división de grandes tareas en subtareas más fácilmente completables, controlables y medibles. Hay muchas otras metodologías que deberías conocer y valorar, como Scrum, Lean, Cascada, Kanban o Scrumban, entre otras.
Conocer las diversas metodologías implica, también, saber escoger la más adecuada para cada proyecto y grupo de trabajo. De igual modo, propiciar el uso de una plataforma online para la puesta en marcha de las mismas y la gestión del proyecto en su totalidad. Ten en cuenta que el empleo de dichas aplicaciones puede ser estresante para el cliente e, incluso, para los trabajadores. Por eso, debes mantener la paciencia y presentarte como el guía que todos necesitan para sacar el mayor rédito posible de estas herramientas.
Negociar es una habilidad básica en la gestión digital de proyectos. Es probable que debas negociar tarifas con los diferentes proveedores y, a su vez, hacer lo propio con los plazos deseados por los clientes. Sin embargo, estos no son los únicos ámbitos donde deberás probar tu valía. Al preparar un plan para el proyecto, deberás poder fundamentar los recursos necesarios frente a directivos de tu empresa y, también, frente al equipo escogido.
Durante la ejecución del proyecto, pueden presentarse diferentes oportunidades en las que el éxito dependa de tu capacidad de negociación. Esto puede suceder frente a situaciones inesperadas, como el aumento de los costes; o frente a la necesidad de ejecutar cambios en el proyecto debido, por ejemplo, a un error de cálculos. El correcto uso de tu autoridad y la gestión adecuada de las expectativas de cada sector hará que obtengas el éxito.
Entre las características de la gestión digital de proyectos que debes considerar está el análisis. Sin lugar a dudas, es una de las tareas que mayor tiempo requiere. Al fin y al cabo, de esta investigación dependerá, en primer lugar, la planificación del proyecto. Asimismo, el análisis continuo de los avances del mismo determinará si el Digital Project Manager debe exigir un esfuerzo mayor al equipo, conversar con el cliente para obtener una prórroga o llevar a cabo cualquier modificación exigida.
Como ves, la capacidad analítica es determinante para el puesto. Por supuesto, para facilitar la evaluación de la productividad, el gerente de proyectos digitales puede emplear un software como Bitrix24. Este simplifica la división y asignación de tareas, fechas de entrega y responsabilidades, a la vez que centraliza toda la información sobre un proyecto. Además, puedes acceder a informes de rendimiento que te permitirán observar cómo trabaja cada miembro del equipo de trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento..
Regístrate en Bitrix24
Al inicio de este artículo, te hemos comentado que un gerente de proyectos digitales es el encargado de preparar un completo presupuesto para cada proyecto. Pues bien, más allá de planificar los costes asociados a cada una de las tareas presentes en la ejecución del proyecto, también debe saber preparar cotizaciones para presentar a los clientes.
En este punto, no solo debe elaborar una cotización online, sino justificarla de tal manera que el cliente esté de acuerdo con la misma y la acepte. Por otra parte, a lo largo del proyecto, debe ser capaz de observar si se respeta el presupuesto. Si se produjese una desviación, sería su tarea determinar alguna manera de cumplir con lo estipulado sin sobrepasar lo firmado por el cliente.
No todos los profesionales están capacitados para liderar un equipo de trabajo online, mucho menos para gestionar varios proyectos en paralelo. Un gestor de proyectos digitales no solo debe ser una persona sumamente organizada, sino que también debe exhibir claras características de liderazgo; es decir, capacidad para resolver problemas, mentalidad abierta, inspirador, intuitivo y positivo. Todo ello a distancia.
Más allá de estas características, debe ser un profesional inclinado al trabajo en equipo, en detrimento de la microgestión. Por el contrario, su rol es de guía, de nexo, no de ejecutor. De este modo, si deseas desempeñar dicho puesto, debes aprender a delegar efectivamente, controlando los avances, pero sin perturbar el trabajo ajeno. Además, es importante que cooperes con los demás miembros del equipo, mostrándoles tu confianza y tu apoyo, y sirviendo como consultor. Solamente de esta manera podrás desarrollar eficientemente todas las tareas que hacen los Digital Project Managers.
Los recursos humanos son el recurso más valioso de toda organización, incluso al hablar específicamente de la gestión digital de proyectos. Los miembros de tu equipo de trabajo no solo se encargan de ejecutar un plan, sino también de generar ideas creativas y llevar a cabo tareas de diseño. Estas tareas implican tiempo de concentración, desarrollo, planificación, ejecución y corrección. Para cuidar a tu equipo de trabajo, nunca olvides el tiempo asociado a esta carga laboral.
Imponer enormes cargas de trabajo o fechas de entrega inmediatas solo contribuirá a aumentar la insatisfacción de tus subordinados. Se sentirán poco cuidados y es posible que, así, disminuya su compromiso y, por ende, su rendimiento. Asegúrate de desarrollar planes con objetivos SMART y acompaña a tu equipo a lo largo de todo el camino. Aprecia los aportes que cada profesional realice, evalúalos y determina si merece la pena incorporarlos al proyecto. En ese caso, habla con el cliente y llega a un acuerdo. Recuerda: valorar a tus trabajadores favorecerá que trabajen más y mejor, aumentando su productividad, y esto, en última instancia, repercutirá en un incremento de la satisfacción del cliente.
Otra de las características de la gestión digital de proyectos es el uso continuo de idioma tecnológico. Un buen Digital Project Manager debería manejar a la perfección la terminología. Esto, por un lado, favorece una buena relación con los ingenieros, desarrolladores o encargados de la parte técnica. Demuestra que te preocupas por su trabajo, que lo valoras y que realmente sabes cómo se hacen las cosas.
Por otro, comprender los diferentes términos y el detrás de escena de la parte técnica del proyecto permite que respondas a las preguntas de tus clientes. Evita depender de tu equipo para contestar a las dudas o convencer a un cliente sobre la necesidad de implementar un cambio. Así, te determinarás como un líder más confiable y fuerte. De hecho, idealmente no solo deberías conocer el lenguaje, sino ser capaz de trabajar con tecnología, al menos de manera básica. Así, en caso de necesidad, podrías dar una mano para finalizar las tareas necesarias o ejecutar cambios de último momento. Tu equipo lo agradecerá. ¿Puedes pedir algo más en tu camino hacia el éxito?
El rol del Digital Project Manager es, también, ser un ojo avizor y detector de errores. Se supone que eres el último control de calidad antes de la entrega al cliente. Sin importar cuántas revisiones se hayan planificado y llevado a cabo previamente, es importantísimo que tengas ojo para los detalles, por más ínfimos que sean. Evalúa cada pieza desde todos los ángulos posibles antes de efectuar la entrega.
¿Se adecúa a lo solicitado? ¿Se han cumplido con las indicaciones del cliente? ¿El vocabulario utilizado es el correcto? ¿Los colores se corresponden con la marca? ¿El tono de la comunicación está bien? No dudes en plantearte un sinfín de preguntas hasta que estés seguro de que no existe ninguna pequeña cosa que pueda enfurecer al cliente.
El consumo diario de medios digitales es casi una obligación para todo gerente de proyectos digitales. De otra forma, ¿cómo podría estar al tanto de las nuevas tendencias? Navegar la red, emplear aplicaciones variadas, usar las redes sociales y llevar a cabo capacitaciones son actividades esenciales si deseas trabajar en un puesto de planificación y liderazgo en línea.
Infórmate. No te quedes quieto. Mira a tu alrededor. Analiza lo que hace la competencia. Observa a otras empresas. Presta atención a las tecnologías emergentes. Deja fluir las ideas y compártelas con tu equipo. Sé un miembro estratégico más del grupo.
Todo Digital Project Manager debe confiar en una plataforma que centralice la información y le permita acceder rápidamente a los datos necesarios para la toma de decisiones. Entre la enorme variedad del mercado, destaca Bitrix24, ya que cuenta con un poderoso gestor de tareas, cuadros Kanban y diagramas de Gantt, entre otras múltiples herramientas.